摘要：網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用迅速波及到了社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域、各個(gè)層次。學(xué)校，是培養(yǎng)跨世紀(jì)人才的重要基地，如何把信息技術(shù)和教育很好地結(jié)合起來(lái)，把信息網(wǎng)絡(luò)和先進(jìn)的計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)引入學(xué)校，是擺在每個(gè)教育工作者面前的重要問(wèn)題，同時(shí)也成為一個(gè)迫在眉睫的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：高校；辦公系統(tǒng)；分析；設(shè)計(jì)

中圖分類(lèi)號(hào)：TP391 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2013）13-3212-03

1 現(xiàn)行系統(tǒng)分析

1.1 現(xiàn)行系統(tǒng)構(gòu)成

高?，F(xiàn)行辦公系統(tǒng)組成多而雜，可以分為如下兩大類(lèi)：

1）信息存儲(chǔ)和業(yè)務(wù)操作系統(tǒng)，如財(cái)務(wù)管理，科研管理系統(tǒng)，圖書(shū)管理系統(tǒng)，排課系統(tǒng)，教材管理，成績(jī)管理系統(tǒng)，畢業(yè)論文管理系統(tǒng)等等；

2）信息傳遞系統(tǒng)：紙質(zhì)通知，網(wǎng)站，手機(jī)短信，QQ群等等。

近年來(lái)學(xué)校信息系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)展顯著，同時(shí)也存在不必要的建設(shè)。如學(xué)校有了一卡通，還要搞一個(gè)手機(jī)通，這基本是沒(méi)有必要的，僅是充當(dāng)了移動(dòng)聯(lián)通的超級(jí)促銷(xiāo)角色。

1.2 現(xiàn)行系統(tǒng)存在的問(wèn)題

1）各個(gè)系統(tǒng)相互獨(dú)立，基本信息不一致，甚至各個(gè)系統(tǒng)的登陸用戶(hù)名都不一致，其結(jié)果是每位老師需要記住很多個(gè)的登陸用戶(hù)名。

2）通信系統(tǒng)多而雜，信息獲取渠道不通暢，辦公辦事過(guò)程繁雜，垃圾信息泛濫等等。如：

案例1：科技處發(fā)通知：請(qǐng)老師們申報(bào)國(guó)家自然科學(xué)基金

紙質(zhì)通知：存在有的老師錯(cuò)過(guò)通知的情況，同時(shí)也會(huì)存在老師們?cè)诰W(wǎng)站上轉(zhuǎn)了半天找不到通知和下載文件的情況。即使每個(gè)人5分鐘查找，成千上萬(wàn)的人使用，時(shí)間浪費(fèi)巨大。

手機(jī)短信通知：手機(jī)垃圾信息泛濫，那條是要馬上要做的工作，那條是垃圾信息，很難找，同時(shí)也會(huì)存在老師們?cè)诰W(wǎng)站上轉(zhuǎn)了半天找不到相關(guān)具體通知和下載文件的情況。

QQ群通知：QQ群里，你一句，我一句的，不乏有好的交流，但是垃圾信息更是泛濫。

案例2：XX老師因有急事，需要調(diào)課（辦公辦事過(guò)程繁雜）

現(xiàn)行處理方式如下：該老師先到院教務(wù)秘書(shū)處領(lǐng)一張調(diào)課表，并填寫(xiě)表格，然后找由院長(zhǎng)簽字，接著找教務(wù)秘書(shū)蓋章，再到教務(wù)處辦理，最后將調(diào)課結(jié)果交給院教務(wù)秘書(shū)，并通知學(xué)生。

整個(gè)過(guò)程估計(jì)至少需要半個(gè)小時(shí)。在這些環(huán)節(jié)中，要是院長(zhǎng)、教務(wù)秘書(shū)不辦公室，那么調(diào)課的老師還需要等待找人，所需要的時(shí)間將會(huì)更多。本來(lái)調(diào)課不是一個(gè)很大的事情，但是經(jīng)過(guò)這些環(huán)節(jié)周轉(zhuǎn)，卻浪費(fèi)了老師大量的時(shí)間和精力。

1.3 各種通告方式存在的問(wèn)題

1）網(wǎng)站通知。將通知在學(xué)校的一些網(wǎng)站上公布，相關(guān)人員可以到網(wǎng)站上查看。但這種方法有諸多不足之處。其一：相關(guān)人員無(wú)法知道信息何時(shí)發(fā)布，除非天天在諸多網(wǎng)站上查看；其二，相關(guān)人員無(wú)法準(zhǔn)確知道信息發(fā)布在何處，這需要在網(wǎng)站上到處找。

2）QQ通知：大學(xué)校園幾乎人人都有一個(gè)QQ，所以現(xiàn)在學(xué)校里常常用QQ群來(lái)聯(lián)系或發(fā)通知。局部辦公使用QQ是比較經(jīng)濟(jì)便捷的，但他的缺陷是無(wú)法將其運(yùn)用到整個(gè)學(xué)校的整體運(yùn)作當(dāng)中。在一個(gè)大學(xué)里少則有幾萬(wàn)人，這么多的人構(gòu)成成千上萬(wàn)的群體，每個(gè)成員可能屬于成百上千的群體，而QQ只能創(chuàng)建有限的幾個(gè)群，每個(gè)群的人數(shù)有限，即使QQ允許我們創(chuàng)建不受限制的群，這么多的群，這么復(fù)雜的關(guān)系怎么管理啊，所以QQ只能局部使用，運(yùn)用到整個(gè)學(xué)校的運(yùn)作是不可能的。

3）手機(jī)短信：短信顯然可以快速的將信息發(fā)送給目標(biāo)人員，但當(dāng)要發(fā)送的內(nèi)容比較大，并且要發(fā)送的人數(shù)多時(shí)，它的缺點(diǎn)就暴露出來(lái)了。

2 解決方案設(shè)計(jì)

建設(shè)一個(gè)用戶(hù)信息一致（用戶(hù)信息應(yīng)該上升為一種重要資源和信息），通知信息直接到桌面平臺(tái)的辦公信息傳輸方案，打開(kāi)計(jì)算機(jī)就能清楚知道每天應(yīng)該完成的工作。

2.1 總體構(gòu)架

2.2主要模塊

2.2.1 前臺(tái)模塊

系統(tǒng)設(shè)置：設(shè)置系統(tǒng)用戶(hù)名、密碼、郵件讀取方式（刪除讀取、不刪除讀取）。

郵件讀?。合蛳到y(tǒng)發(fā)送讀郵件請(qǐng)求，獲取郵箱地址和密碼列表，從郵箱列表讀取郵件，并將郵件存儲(chǔ)在本地磁盤(pán)（提供郵件自動(dòng)讀取功能）。

郵件編輯：文本編輯，粘貼附件等。

郵件發(fā)送：創(chuàng)建郵件，向系統(tǒng)發(fā)送發(fā)郵件請(qǐng)求，獲取收件人郵箱地址列表，發(fā)送郵件。

郵件管理：郵件分類(lèi)，郵件標(biāo)識(shí)，郵件排序，郵件檢索，郵件刪除等。

管理員模塊：增加用戶(hù)，刪除用戶(hù)。

2.2.2 后臺(tái)模塊

2.3.2 詳細(xì)設(shè)計(jì)

郵箱基本信息表：郵箱地址，郵箱密碼，郵箱類(lèi)型（個(gè)人，單位，社團(tuán)，職稱(chēng)、職務(wù)），所屬者，管理員。

個(gè)人用戶(hù)基本信息表：用戶(hù)名稱(chēng)，用戶(hù)密碼，姓名，職稱(chēng)，職務(wù)，私有郵箱，直接上級(jí)單位，所屬社團(tuán)1，所屬社團(tuán)2，所屬社團(tuán)3，所屬社團(tuán)4，……，所屬社團(tuán)10。

單位用戶(hù)基本信息表：?jiǎn)挝幻Q(chēng)，郵箱地址，郵箱密碼，直接上級(jí)單位，管理員。

社團(tuán)郵箱基本信息表：郵箱名稱(chēng)，所屬機(jī)構(gòu)，郵箱地址，郵箱密碼。

單位從屬關(guān)系表：從屬單位，所屬單位。

2.4 權(quán)限設(shè)計(jì)

1）每個(gè)客戶(hù)端以個(gè)人用戶(hù)登錄名登錄系統(tǒng)。

2）每個(gè)客戶(hù)端擁有讀取個(gè)人郵箱、直接上級(jí)單位郵箱、所屬社團(tuán)郵箱、職務(wù)郵箱、職稱(chēng)郵箱郵件的權(quán)限。

3）每個(gè)客戶(hù)端擁有給個(gè)人郵箱、直接上級(jí)單位郵箱、所屬社團(tuán)郵箱以及直接所屬機(jī)構(gòu)的下屬機(jī)構(gòu)發(fā)送郵件的權(quán)限。

2.5 界面設(shè)計(jì)：工作桌面可以參照outlook。桌面平臺(tái)提供信息提供如下功能

1）點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的信息傳輸：系統(tǒng)的每個(gè)用戶(hù)可以給另一用戶(hù)發(fā)送信息（權(quán)限之內(nèi)）。

2）點(diǎn)對(duì)多的信息傳輸：如科技處可以通過(guò)一鍵操作給學(xué)校所有老師發(fā)送信息。

3）信息接收：系統(tǒng)自動(dòng)接收點(diǎn)對(duì)點(diǎn)和點(diǎn)對(duì)多的信息。

4）信息刪除：一鍵操作刪除垃圾信息。

5）信息標(biāo)記：重要信息可以做標(biāo)記。

6）信息檢索：輕松智能搜索歷史信息。

7）所有的信息支持大容量的信息傳輸，信息的內(nèi)容可以包括文字和附件。