摘要：利用VBA技術(shù)開發(fā)一套基層電大學生繳費注冊管理系統(tǒng)，結(jié)合利用EXCEL和ACCESS軟件，重點要掌握VBA技術(shù)在數(shù)據(jù)訪問、報表呈現(xiàn)中的應(yīng)用技巧。該文根據(jù)開發(fā)電大學生繳費管理系統(tǒng)的經(jīng)驗，整理出相關(guān)系統(tǒng)設(shè)計及技術(shù)解決方案，以供學習交流及參考。

關(guān)鍵詞：VBA；繳費管理系統(tǒng)；數(shù)據(jù)庫

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2013）16-3736-03

學生繳費注冊管理工作是電大管理的重要環(huán)節(jié)，傳統(tǒng)工作方法中存在繳費數(shù)據(jù)統(tǒng)計效率低、報表不夠美化等問題，造成學生支持服務(wù)工作的滯后，進而影響了基層電大學習支持服務(wù)的質(zhì)量。本系統(tǒng)可以輔助收費部門管理好繳費信息，讓各級管理者及時了解學員注冊情況，從而為各種管理工作提供決策依據(jù)。

1 學生繳費管理系統(tǒng)的要求

1）根據(jù)繳費單據(jù)生成繳費數(shù)據(jù)，系統(tǒng)應(yīng)能根據(jù)收費標準生成學生各項費用；

2）錄入員只需輸入學號或姓名，即可查詢學生的歷史繳費數(shù)據(jù)，已繳費數(shù)據(jù)不能隨意修改，從而減少人為錯誤；

3）按班級查詢學生繳費情況并生成報表，方便統(tǒng)計學生的繳費情況，以便班主任核查；

4）按班級批量錄入繳費數(shù)據(jù)；

5）生成全校的在讀學員繳費情況報表，方便領(lǐng)導決策；

6）繳費數(shù)據(jù)在ACCESS數(shù)據(jù)庫中保存，在查詢時調(diào)用，不增加EXCEL主程序的大小，提高數(shù)據(jù)的安全性；

7）利用員工號和密碼登錄，提高數(shù)據(jù)的安全性；

8）用快捷按鈕來訪問常用功能，提高界面的美觀性。

2 繳費管理系統(tǒng)的設(shè)計與功能實現(xiàn)

2.1 系統(tǒng)分析

數(shù)據(jù)庫設(shè)計：系統(tǒng)采用ACCESS數(shù)據(jù)庫作為數(shù)據(jù)存儲、訪問對象，數(shù)據(jù)表應(yīng)包括班級表、學雜費標準表、學員表、繳費記錄表等。為了便于查詢訪問數(shù)據(jù)，要事先在查詢設(shè)計器中生成各類查詢，如學員情況查詢、學員繳費情況查詢、各班按學期統(tǒng)計已繳費人數(shù)查詢等。

2.2 系統(tǒng)設(shè)計

1）繳費登記：通過以下步驟可將學生的繳費信息錄入本系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中。

第一步是查詢，確認學生信息，如姓名、學號，及已繳費學期及項目等，在查詢結(jié)果界面，可以添加新的繳費記錄 ，方法是點擊“添加記錄”按鈕；第二步，輸入繳費信息，即所交學期（必須輸入）、確認金額等 ；第三步，保存到數(shù)據(jù)庫。此時，程序會回到查詢界面，并立即刷新數(shù)據(jù)庫，從而可以見到該同學的最新繳費數(shù)據(jù)。

2）按班級查詢繳費情況。

按照班級查詢繳費情況，主要的服務(wù)對象是班主任，為了讓班主任可以方便地查詢到所轄班級的詳細繳費情況，包括在讀學員及休學學員，以及學雜費和補修學分費的繳費情況，采用從數(shù)據(jù)庫中直接訪問相關(guān)數(shù)據(jù)，并生成數(shù)據(jù)透視表的方法。提供的功能包括是：選擇學生類別（本科、?？疲?、班級；設(shè)置查詢條件（全部學員，或只顯示在讀學員）；打印報表。

3）查詢?nèi)＠U費情況。

為了完善繳費管理工作，本程序設(shè)計了全校繳費情況的匯總報表，該報表能自動查詢本校處理繳費狀態(tài)的班級（1-6學期），將其作為統(tǒng)計的對象，然后對繳費數(shù)據(jù)庫進行查詢，并獲得各班級各學期繳費注冊的學員人數(shù)及休學人數(shù)。如圖2所示 ，操作方法很簡單，只需點擊“全校匯總”菜單，進入報表界面，并點擊“更新數(shù)據(jù)”按鈕即可進行自動數(shù)據(jù)庫統(tǒng)計和數(shù)據(jù)填充顯示。

3 結(jié)束語

本系統(tǒng)采用EXCEL電子表格軟件作為主要的操作界面及數(shù)據(jù)訪問平臺，并以ACCESS數(shù)據(jù)庫為支撐，實踐證明，具有實用、美觀、數(shù)據(jù)安全性較高等特點。通過本系統(tǒng)來輔助收費部門管理繳費信息，進而改進了各項管理，提高了學生支持服務(wù)水平，有效地降低了新生流失率。

參考文獻：

[1] 沃肯巴赫. Excel 2003高級VBA編程寶典[M].蓋江南，王勇，譯.北京：電子工業(yè)出版社，2005.

[2] 漢森. Excel 2003與VBA編程從入門到精通[M].李兆斌，譯.北京：電子工業(yè)出版社，2004.