張雪原

(北京大學醫(yī)學部，北京 100191)

高等醫(yī)學院校公文處理是一項復雜的系統(tǒng)工程，包括公文擬制、辦理、管理、立卷歸檔在內(nèi)的一系列銜接有序的工作，它直接關(guān)系到高校行政工作的效率與管理水平。內(nèi)收公文作為公文的一種重要形式，是機關(guān)實現(xiàn)管理職能的必要條件，是部門間進行工作聯(lián)系的紐帶與橋梁，是收文單位聯(lián)系、開展工作的書面憑據(jù)。文章以北京大學醫(yī)學部2013年的內(nèi)收文相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計為基礎(chǔ)，立足于內(nèi)收文的上報、批示、轉(zhuǎn)辦等程序，對學校行政管理工作進行分析，并就規(guī)范學校公文處理工作提出若干建議。

一、基本數(shù)據(jù)統(tǒng)計

(一)總體概況。

從統(tǒng)計結(jié)果看，2010-2012年內(nèi)收文數(shù)量呈增長態(tài)勢。內(nèi)收文數(shù)量的增加不僅反映了相關(guān)部門認識問題、解決問題的積極態(tài)度，也反映了學校領(lǐng)導對相關(guān)問題的高度重視。然而，公文數(shù)量的不斷上升同時也增加領(lǐng)導和部門的工作強度，一定程度上影響了問題解決速度。針對這一問題，學校采取了一系列措施規(guī)范公文運行流程，提高公文處理效率。因而，從2013年開始內(nèi)收文的數(shù)量有所減少(見附圖)。

附圖 醫(yī)學部2010-2013年內(nèi)收文總量的變化

(二)基本特點。

第一，來源于職能部門的內(nèi)收文數(shù)量遠遠超出其他二級單位。醫(yī)學部內(nèi)收文主要來源于學院、醫(yī)院、職能部門、直屬單位和其他單位。從內(nèi)收文數(shù)量來看，職能部門在2013年共計621件，遠遠超過其他二級單位總共102件的數(shù)量(見表1)。

表1 2013年內(nèi)收文分類統(tǒng)計表

注：有兩家或兩家以上單位聯(lián)合報文的情況

第二，公文的數(shù)量在某種程度上反映了某個部門需要處理事物的多少。公文數(shù)量的變化可以反映出某個部門在特定階段的發(fā)展程度。

從2010-2013年的數(shù)據(jù)看，后勤處報送的公文增長較快，這反映了學校更加注重后勤的配套性輔助作用。為此，學校加強了后勤與基建的管理建設(shè)。同時，教育處、研究生院、人事處、保衛(wèi)處等部門報送公文的數(shù)量也呈現(xiàn)日益增多的趨勢，這分別體現(xiàn)了學校對人才培養(yǎng)、任用和調(diào)配工作的關(guān)注加強以及安全穩(wěn)定工作在建設(shè)和諧校園中的重要性。

同時，通過2010-2013年的數(shù)據(jù)，可以看出學院和醫(yī)院的報文數(shù)量逐年遞減，而通過相關(guān)機關(guān)職能部門進行歸口報送的公文數(shù)量逐年遞增(見表2)。這說明這些部門越來越注重公文報送的規(guī)范性，有意識地通過機關(guān)職能部門進行對口報送。

表2 2010-2013年內(nèi)收文數(shù)量變化較大的部門

第三，實質(zhì)性文件數(shù)量大于程序性文件數(shù)量。程序性文件指已形成既定的辦理程序的文件，如大額資金審批表等報告等。實質(zhì)性文件指因特定需要上報的，沒有形成既定的辦理程序，需要部領(lǐng)導予以斟酌、協(xié)調(diào)的相關(guān)文件。從2013年內(nèi)收文分類統(tǒng)計表中可以看出(見表3)，程序性文件的比重為36.2%，實質(zhì)性文件的比重為63.8%。其中，機關(guān)職能部門的實質(zhì)性文件的比重(64.6%)要高于醫(yī)院(53.3%)、學院(63.6%)及其他單位(55.6%)，這表明機關(guān)職能部門的工作規(guī)范化程度要高于學院、醫(yī)院等單位。同時，學院、醫(yī)院及其他單位眾多實質(zhì)性問題的出現(xiàn)，也對機關(guān)職能部門的工作規(guī)范化建設(shè)提出了新的要求。

表3 2013年內(nèi)收文中程序性文件與實質(zhì)性文件的數(shù)量對比

二、內(nèi)收公文存在的問題

(一)公文規(guī)范性方面存在的問題。

1．書寫不規(guī)范。通過2013年內(nèi)收公文標題的分析，對其存在的問題總結(jié)如下：(1)文種不清。例如，《“關(guān)于×××情況的報告”的請示》，連續(xù)使用“報告”、“請示”字眼。還有將“報告”“請示”“函”等文種混淆使用的情況。(2)標題含混。例如，《××單位的工作報告》，該標題沒有準確反映公文的內(nèi)容，應用“關(guān)于××工作的報告”明確報告的主旨內(nèi)容。

2．報送不規(guī)范。目前，公文報送不規(guī)范的現(xiàn)象主要體現(xiàn)在：不按要求填寫內(nèi)收文處理單；缺少單位負責人審核簽字；未經(jīng)過文秘室報送公文，導致公文處理無法實現(xiàn)登記、辦結(jié)、歸檔等程序。

(二)公文流轉(zhuǎn)方面存在的問題。

公文處理工作時效性強、環(huán)節(jié)多。公文在傳閱的過程中，環(huán)節(jié)越多，停留辦理的時間量就越大[1]。

1．從流轉(zhuǎn)時間看，2013年內(nèi)收文存在著傳閱過程中無效滯留時間的現(xiàn)象，比如，文件過時未批；領(lǐng)導出差在外，無法及時批閱等情況。

2．從公文流轉(zhuǎn)流程看，一是，存在任意削減公文處理的某個程序，進而嚴重影響公文的正常運轉(zhuǎn)和工作秩序。二是，存在任意顛倒公文處理規(guī)范化程序的先后次序。

三、對改進內(nèi)收公文處理工作的建議

(一)規(guī)范公文處理流程。

1．確保公文報送的規(guī)范性。針對公文報送不規(guī)范的現(xiàn)象，應加強對各單位公文處理人員的培訓，明確校內(nèi)公文的報送、批示、辦結(jié)等流程。同時，對于研究中心(所)等虛體機構(gòu)需要進行重點培訓，明確他們與掛靠單位之間的關(guān)系，盡可能地納入到掛靠單位的公文報送系統(tǒng)，避免公文轉(zhuǎn)接過程中出現(xiàn)疏漏。

2．提高公文標題的明確性。公文標題，要反映公文的制發(fā)機關(guān)、內(nèi)容、性質(zhì)，便于進行登記、辦理、立卷、查找。因此，公文標題一定要準確、鮮明、簡練，既能概括公文的主要內(nèi)容，點出公文的中心思想，又能選準文種。

3．增強公文內(nèi)容的可操作性。2013年，醫(yī)學部需要解決實質(zhì)性問題的文件共有401份，占總量的64.6%。這部分文件的處理缺乏約定俗成的套路，而且往往需要通過若干職能部門之間的配合才能有效解決。因此，建議相關(guān)部門提供可供參考的解決措施，以便于學校領(lǐng)導的科學決策，避免“返工”、重復協(xié)調(diào)。

(二)提高公文流轉(zhuǎn)效率。

1.提高認識，強化效率意識。公文處理人員應做到以下幾點：第一，要實施公文限時辦結(jié)制，明確公文處理的時限，以便據(jù)此進行督促、檢查。第二，建立健全公文承辦責任制，及時督辦、查辦。第三，加強工作責任心和自覺性，講究工作方法，在處理公文時要分清輕、重、緩、急，以確保緊急、重要的公文優(yōu)先處理。

2.實施辦公自動化系統(tǒng)。辦公自動化使工作人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作，提高工作效率。目前，北京大學本部以及多家附屬醫(yī)院均已使用辦公自動化系統(tǒng)管理公文，取得了比較理想的效果。醫(yī)學部辦公室實施辦公自動化勢在必行。

(三)有效發(fā)揮機關(guān)職能部門的作用。

1．對院部面臨的問題及時梳理、合理分類。近年來，院部面臨的實質(zhì)性問題日益增多，機關(guān)職能部門有必要根據(jù)不同問題的不同特點制定相似問題的解決套路，實現(xiàn)部分實質(zhì)性問題向程序性問題的轉(zhuǎn)變。同時，要鼓勵院部直接與機關(guān)職能部門就相關(guān)問題進行溝通，形成部門間某類實質(zhì)性問題的處理規(guī)范。

2．機關(guān)各職能部門建立有效的信息共享機制。(1)梳理有效的信息資源，保證信息資源的常態(tài)共享。在全校范圍內(nèi)，對所需共享的信息資源進行全盤摸底，確定哪些信息資源應該在全局范圍內(nèi)共享；哪些信息應該在部分范圍內(nèi)共享，并根據(jù)不同部門的需求進行權(quán)限設(shè)置。(2)建立健全規(guī)范的議事程序和嚴格的網(wǎng)絡(luò)安全管理，保證信息資源的特定共享。應制定協(xié)商解決有關(guān)問題的議事程序和規(guī)則，明確與會人員的構(gòu)成，解決問題的時限等，從而保證相互之間的信息暢通。(3)機關(guān)職能部門對相關(guān)問題的解決措施和效果及時形成工作報告，上報學校領(lǐng)導，保證學校領(lǐng)導掌握情況、把握實際，為解決不同類型的實質(zhì)性問題提供有效參考。

[1]任浚梅,葉婉英.公文流轉(zhuǎn)中需要注意的一些問題[J].辦公室業(yè)務(wù),2013(7)：10-11.