馮金蘭

（廣東技術(shù)師范學(xué)院，廣東 廣州 510665）

淺談高校學(xué)生檔案管理利用的改革創(chuàng)新

馮金蘭

（廣東技術(shù)師范學(xué)院，廣東 廣州 510665）

在新的時(shí)期，高校學(xué)生檔案存在著由命根子逐步變?yōu)殡u肋的困境，學(xué)生檔案在利用方面存在較大的問題。檔案的價(jià)值在于利用，在十八屆三中全會(huì)掀起全面深化改革的大時(shí)代背景下，作為檔案工作者如何順應(yīng)改革的潮流，積極探索高校學(xué)生檔案工作新思路，是我們探討的一個(gè)重要課題。

高校學(xué)生檔案；網(wǎng)絡(luò)化；誠(chéng)信檔案；青春夢(mèng)想檔案；心理檔案

一、高校學(xué)生檔案在利用方面存在問題

在新的時(shí)期，隨著高校教育體制改革的不斷深化，卻出現(xiàn)了令高校檔案部門十分尷尬的現(xiàn)象，即畢業(yè)生檔案遭遇冷落，出現(xiàn)許多畢業(yè)生“棄檔”的行為。各市縣級(jí)人才中心存放相當(dāng)數(shù)量的畢業(yè)生檔案，由于長(zhǎng)期置之不理而被納入“死檔”范圍。有報(bào)道稱，貴州近七萬(wàn)份檔案無(wú)人問津，其中90%是學(xué)生檔案；濟(jì)南近五萬(wàn)份學(xué)生檔案中，有兩萬(wàn)份超過派遣期無(wú)人問津等。這一現(xiàn)象，還有進(jìn)一步擴(kuò)大的趨勢(shì)。主要有三大原因：

一是管理水平不高，學(xué)生檔案沒有質(zhì)量。首先，檔案管理未能做到規(guī)范化、制度化。到目前為止，高校學(xué)生檔案管理包括歸檔內(nèi)容、歸檔格式、歸檔方式都還沒有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和參照，比如對(duì)于什么內(nèi)容應(yīng)該納入檔案，各高校都有自己的一套思路，各自有創(chuàng)新，各自有“自選動(dòng)作”，雖然有百花齊放的效果，但始終略顯凌亂；又比如檔案的分類，卷內(nèi)材料排列等也沒有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致學(xué)生檔案的歸檔質(zhì)量不高，利用價(jià)值難以體現(xiàn)，檔案管理工作在制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化上還有很長(zhǎng)一段路要走。其次，檔案管理模式守舊。很多高校的學(xué)生檔案管理工作有著很濃重的“閉關(guān)鎖國(guó)”“固步自封”問題，沒有很好地“走出去”，基本上所有檔案都是“單向”式的，也就是單純地收集資料，甚至完全沒有或者不用學(xué)生的參與，不考慮新元素的更新，只把學(xué)生學(xué)籍成績(jī)等基本資料歸進(jìn)去，造成檔案與學(xué)生分離，與社會(huì)脫軌，與時(shí)代落伍。這樣的檔案對(duì)于教學(xué)質(zhì)量的提高，對(duì)于用人單位的考察，也對(duì)于學(xué)生本身的記錄都難以體現(xiàn)自身的價(jià)值。最后，管理技術(shù)落后，雖然多數(shù)高校的檔案部門大都配置了計(jì)算機(jī)，但是并未真正實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理的信息化，計(jì)算機(jī)僅作為輔助工具來(lái)進(jìn)行登錄及館內(nèi)查詢，未實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程查詢服務(wù)。檔案管理方式并沒有因配備了計(jì)算機(jī)而產(chǎn)生質(zhì)的飛躍。

二是重視程度不夠，學(xué)生檔案缺少能量。一方面，高校對(duì)學(xué)生檔案不夠重視，很多高校都沒有很好地認(rèn)識(shí)檔案管理工作的意義，認(rèn)為學(xué)生檔案只是學(xué)生成績(jī)、獎(jiǎng)懲的記錄，對(duì)檔案工作只當(dāng)成普通的日常工作，沒有將學(xué)生檔案工作提到議事日程，也沒有相關(guān)的規(guī)定制度將檔案工作以績(jī)效的形式掛鉤，更得不到學(xué)校在人力、財(cái)力、物力等方面的支持，最終成為惡性循環(huán)，檔案的價(jià)值得不到體現(xiàn)，沒有學(xué)校的支持，缺少能量和動(dòng)力，學(xué)生檔案工作在創(chuàng)新發(fā)展的道路上更是舉步維艱。另一方面，學(xué)生自身對(duì)檔案不夠重視。根據(jù)調(diào)查，絕大部分高校學(xué)生進(jìn)入校園后都沒有接觸檔案，甚至“檔案”這個(gè)詞在學(xué)生的四年大學(xué)生涯中都沒有出現(xiàn)，只有到畢業(yè)時(shí)才有所關(guān)注，學(xué)生在高校得不到關(guān)于檔案知識(shí)的宣傳教育，大多數(shù)都認(rèn)為這是學(xué)校方面的事，與自己無(wú)關(guān)，難以形成關(guān)注檔案、參與檔案建設(shè)的理念，沒有學(xué)生的參與互動(dòng)，學(xué)生檔案更顯老調(diào)陳詞，利用價(jià)值不高，只能進(jìn)入檔案館深藏。

三是創(chuàng)新理念滯后，學(xué)生檔案不夠份量。隨著時(shí)下許多新興網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)工具的誕生，學(xué)生檔案的管理更顯滯后，學(xué)生在校期間在QQ空間、微博、微信朋友圈所發(fā)表的內(nèi)容更像是自身成長(zhǎng)的記錄和展現(xiàn)，學(xué)生也熱衷于更新和完善，而學(xué)生檔案的唯一優(yōu)勢(shì)只是有官方的公信力，但由于資料的缺乏，籍貫、年齡、考試成績(jī)等這些具有公信力的資料，對(duì)于用人單位了解學(xué)生能力和對(duì)于學(xué)生自身都意義不大，只能通過檔案證明他本人是在這個(gè)學(xué)校學(xué)習(xí)，用人單位更希望從中獲取學(xué)生在綜合素質(zhì)、成就、創(chuàng)造能力等信息，而學(xué)生本身更關(guān)切的是檔案能細(xì)致地記錄自己成長(zhǎng)的經(jīng)歷而不是一些數(shù)據(jù)。因此，學(xué)生檔案在用人單位，甚至學(xué)生的眼里都顯得“分量”不足，檔案對(duì)于學(xué)生和用人單位而言，只相當(dāng)于一個(gè)“入職證明”“身份證明”，只有面對(duì)考研升學(xué)、轉(zhuǎn)正定級(jí)、人事調(diào)動(dòng)時(shí)，才會(huì)用到檔案。

二、對(duì)高校學(xué)生檔案管理利用改革創(chuàng)新的一些建議

一是創(chuàng)新檔案內(nèi)容板塊，充分展示學(xué)生個(gè)性。學(xué)生檔案要實(shí)現(xiàn)自身利用價(jià)值，首先必須從歸檔的內(nèi)容抓起，以傳統(tǒng)內(nèi)容為基石，不斷創(chuàng)新內(nèi)容板塊，并將諸多新的內(nèi)容板塊融合起來(lái)，成為傳統(tǒng)內(nèi)容的“附件”或“拓展”，通過傳統(tǒng)和創(chuàng)新相結(jié)合的方式，讓學(xué)生充分展示自我，讓教師和用人單位深入了解學(xué)生。目前有的高校在這方面作了創(chuàng)新，比如建立了誠(chéng)信檔案，系統(tǒng)、真實(shí)、全面地記錄學(xué)生在校期間的誠(chéng)信表現(xiàn)，并要求學(xué)生在建檔的第一時(shí)間在誠(chéng)信承諾書上簽字，以樹立誠(chéng)信觀念，并建立了一套誠(chéng)信測(cè)評(píng)體系，通過學(xué)生自評(píng)、小組評(píng)議、教師評(píng)議等為學(xué)生的“誠(chéng)信表現(xiàn)”亮分；比如建立了青春夢(mèng)想檔案，采取與學(xué)生互動(dòng)的方式，由學(xué)生提供素材、老師指導(dǎo)編入的形式，記錄學(xué)生在校成長(zhǎng)的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，并跟隨學(xué)生從校園走向社會(huì)，為教學(xué)提供了切實(shí)的參考，也成為學(xué)生展示自己的平臺(tái)；又如建立了心理檔案，形成了很多有用的材料，學(xué)校通過心理檔案能準(zhǔn)確地分析學(xué)生的個(gè)性特征，及時(shí)采取相應(yīng)的心理引導(dǎo)來(lái)促進(jìn)學(xué)生健康成長(zhǎng)，用人單位也可以通過心理檔案了解畢業(yè)生的心理健康狀況，選拔最合適的人才。將這些新興的內(nèi)容都融合起來(lái)，建立一個(gè)綜合性的新增板塊，達(dá)到更好地展示、記錄的效果。

二是搭建互動(dòng)檔案平臺(tái)，開啟現(xiàn)代化服務(wù)模式。應(yīng)牢固樹立檔案服務(wù)于教學(xué)、服務(wù)于用人單位、服務(wù)于學(xué)生的理念，進(jìn)一步完善檔案利用體系，提供多樣化、個(gè)性化、常態(tài)化的檔案服務(wù)，簡(jiǎn)化利用手續(xù)，方便查閱檔案信息，取代原有學(xué)生就業(yè)中的“外調(diào)”方式。實(shí)施互動(dòng)式管理，搭建提供查詢、自主更新、綜合評(píng)價(jià)、資料審核為一體的高校檔案開放性管理平臺(tái)，對(duì)創(chuàng)新內(nèi)容模塊的一些個(gè)性化內(nèi)容實(shí)施微博式的管理，學(xué)生可自主更新，并配以專門的校方審核體系，使檔案內(nèi)容充實(shí)、真實(shí)，讓用人單位、教師、學(xué)生更多地參與進(jìn)來(lái)，而不是檔案工作者埋頭苦干，從而形成各方關(guān)注、認(rèn)同、參與檔案管理工作的良好氛圍。

三是加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)，提高檔案管理的軟硬件水平。一方面，要建立數(shù)字檔案館。當(dāng)前已經(jīng)進(jìn)入了信息爆炸的網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，各種信息資源通過網(wǎng)絡(luò)快速傳播，學(xué)生檔案管理工作要跟上時(shí)代的步伐，首先要實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理的信息網(wǎng)絡(luò)化，進(jìn)一步完善管理的設(shè)備，提高技術(shù)水平。目前高校學(xué)生的錄取、畢業(yè)等環(huán)節(jié)已實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理，檔案管理也應(yīng)該完成數(shù)字化升級(jí)改造。高校校園網(wǎng)已基本建成，這為學(xué)生檔案現(xiàn)代化管理創(chuàng)造了條件。利用成熟的多媒體技術(shù)，將學(xué)生檔案材料中的文本、照片和藝術(shù)作品等進(jìn)行數(shù)字化處理，制成電子檔案，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案信息存儲(chǔ)的電子化和檢索的網(wǎng)絡(luò)化按照“存量數(shù)字化”的思路，逐步推進(jìn)傳統(tǒng)載體學(xué)生檔案數(shù)字化，讓過去形成的紙質(zhì)等傳統(tǒng)載體檔案通過數(shù)字化，進(jìn)入社會(huì)的信息化系統(tǒng)，充分發(fā)揮其作用。按照“增量電子化”的思路進(jìn)行學(xué)生檔案原生電子文件的歸檔接收工作，及時(shí)把學(xué)生學(xué)籍變動(dòng)電子文件歸檔接收并納入學(xué)生檔案管理部門、檔案信息資源體系，并嚴(yán)格規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，保證學(xué)生電子文件收集齊全、整理有序、格式規(guī)范、歸檔及時(shí)。另一方面，要實(shí)現(xiàn)檔案人員的知識(shí)化、專業(yè)化。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷創(chuàng)新，QQ群、微博、微信等新鮮事物層出不窮，沒有時(shí)尚的觀念，最終會(huì)被時(shí)代所淘汰。因此，要注重檔案人員思想觀念的提高，使他們具備與時(shí)俱進(jìn)的素質(zhì)，緊跟時(shí)代的步伐。同時(shí)加大對(duì)檔案人員的崗位技術(shù)培訓(xùn)力度，使檔案人員具備處理各類信息的能力。重點(diǎn)培育既懂檔案管理，又懂檔案分析研判的綜合性人才。并通過學(xué)習(xí)培訓(xùn)，高校間檔案人員交流合作等方式，提高檔案管理員的業(yè)務(wù)能力，致力實(shí)現(xiàn)檔案管理軟硬件兩手都抓、兩手都硬的目標(biāo)，努力提高學(xué)生檔案的管理水平。

四是完善規(guī)章制度建設(shè)，讓檔案管理有法可依、有理可據(jù)。通過教育部門或省檔案學(xué)會(huì)牽頭，聯(lián)合各高校研討制定檔案管理的制度體系。規(guī)范歸檔內(nèi)容，什么內(nèi)容可以新增歸入檔案，檔案的格式要求等都有一個(gè)一個(gè)標(biāo)桿，形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。規(guī)范管理手段，目前雖然進(jìn)入了電子化檔案的時(shí)期，但紙質(zhì)檔案還具有重要的作用，應(yīng)該規(guī)范學(xué)生檔案的接收、利用和轉(zhuǎn)遞流程，設(shè)置合理的轉(zhuǎn)遞方式和周密的轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)，嚴(yán)格轉(zhuǎn)遞手續(xù)，以防畢業(yè)生檔案錯(cuò)漏或丟失。建立完善的審核體系，確保檔案材料的真實(shí)。形成明確的規(guī)定，確定學(xué)生檔案的主管部門，以制度督促高校落實(shí)好檔案管理工作，落實(shí)好學(xué)生檔案管理所需的人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、庫(kù)房等問題，做到人員到位、經(jīng)費(fèi)到位、設(shè)備到位、庫(kù)房充足。

五是加強(qiáng)宣傳推廣，形成良好的檔案意識(shí)。針對(duì)目前學(xué)生本人和用人單位對(duì)檔案的意識(shí)淡薄的問題，一方面從上述的檔案工作本身抓起，定規(guī)范、提質(zhì)量、求創(chuàng)新，全面改變陳舊古板的形象，提升檔案在學(xué)校、學(xué)生和用人單位心目中的地位。另一方面，學(xué)校要重視學(xué)生檔案知識(shí)的普及工作，注重宣傳推廣的作用，提高學(xué)生對(duì)檔案的重視程度，讓學(xué)生了解檔案在校期間以及畢業(yè)后的重要作用。學(xué)校可以在新生中開展檔案知識(shí)的普及工作，對(duì)在校學(xué)習(xí)期間的學(xué)生開設(shè)檔案選修課，對(duì)畢業(yè)生開設(shè)就業(yè)課等方法，靈活運(yùn)用，使學(xué)生了解檔案和個(gè)人利益息息相關(guān)。同時(shí)把學(xué)生檔案宣傳從學(xué)校推向用人單位、推向社會(huì)，通過宣傳，提高檔案意識(shí)，使用人單位和社會(huì)了解學(xué)生檔案工作，重視檔案的作用和價(jià)值，促使更多的人利用學(xué)生檔案。

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