摘要：該文探討了運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)進(jìn)行成人學(xué)歷教育經(jīng)費(fèi)管理，解決的幾方面關(guān)鍵性操作技能和技術(shù)難題。

關(guān)鍵詞： 計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)；成人學(xué)歷教育；經(jīng)費(fèi)管理

中圖分類號：TP3 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044（2014）01-0090-04

成人學(xué)歷教育經(jīng)費(fèi)管理是成人學(xué)歷教育過程管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，由于成人學(xué)歷教育經(jīng)費(fèi)管理沒有納入成人學(xué)歷教育網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，沒有可以利用的系統(tǒng)軟件，需要手工進(jìn)行核算。通過幾年的運(yùn)行實(shí)踐，進(jìn)行了技術(shù)革新，運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)解決了成人學(xué)歷教育經(jīng)費(fèi)管理中幾方面的關(guān)鍵性操作技能和技術(shù)難題，提高了成人學(xué)歷教育經(jīng)費(fèi)管理的效率和水平。運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)進(jìn)行成人學(xué)歷教育經(jīng)費(fèi)管理，必須正確安裝Office 2007、Excel2003、Visual FoxPro 6.0 （VFP6.0）數(shù)據(jù)庫等軟件。

1 學(xué)歷教育收費(fèi)記載明細(xì)表.xls的編制、核定收費(fèi)明細(xì)（按收費(fèi)年度錄入學(xué)費(fèi)、代辦費(fèi)、發(fā)票號碼、收費(fèi)日期等）工作

南通大學(xué)成人學(xué)歷教育在籍學(xué)生（校本部、教學(xué)站點(diǎn)）共有9000多人，怎樣把這9000多人的收費(fèi)信息管理好，是一個(gè)值得探討的問題。如果用手工逐條登記錄入：學(xué)費(fèi)、代辦費(fèi)、發(fā)票號碼、收費(fèi)日期等字段信息，那工作量太大了，而且容易出錯(cuò)。

1.1首先必須運(yùn)用Excel2007技術(shù)，編制年度校本部收費(fèi)記載明細(xì)表.xls、年度教學(xué)點(diǎn)收費(fèi)記載明細(xì)表.xls

具體操作步驟為：①進(jìn)入南通大學(xué)成人學(xué)歷教育網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)管理人員登陸頁面，輸入賬號名、密碼、權(quán)限（選擇學(xué)校管理員）。②進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，在“學(xué)籍管理”中按“導(dǎo)出”，進(jìn)入“導(dǎo)出學(xué)籍資料（導(dǎo)出學(xué)籍資料方式）”頁面，按入學(xué)年份導(dǎo)出“[xls格式]”文件，作為編制“學(xué)歷教育收費(fèi)記載明細(xì)表.xls”的基礎(chǔ)。③打開“按入學(xué)年份導(dǎo)出”[xls格式]文件，保留：入學(xué)年份、畢業(yè)年份、教學(xué)點(diǎn)（校本部及教學(xué)點(diǎn)）、院系（相關(guān)學(xué)院）、班級（各相關(guān)專業(yè)班級）、學(xué)號（即錄取編號）、姓名、性別、學(xué)籍（在籍及退學(xué)）、學(xué)制（專升本2.5年、?？?.5年及高起本5年）、層次（專升本、?？啤⒏咂鸨?種類別）等列，增加“學(xué)費(fèi)1、代辦費(fèi)1、發(fā)票號1、日期1；學(xué)費(fèi)2、代辦費(fèi)2、發(fā)票號2、日期2；學(xué)費(fèi)3、代辦費(fèi)3、發(fā)票號3、日期3”（代表不同收費(fèi)年度、發(fā)票號碼及收費(fèi)日期），然后把文件另存為Excel 97-2003工作簿格式（因?yàn)镋xcel2007不兼容低版本，要確保在安裝低版本Excel的電腦能打開文件），分別編制“年度校本部收費(fèi)記載明細(xì)表.xls”和“年度教學(xué)點(diǎn)收費(fèi)記載明細(xì)表.xls”。（圖略）

1.2 核定年度收費(fèi)明細(xì)，采用Visual FoxPro 6.0 （VFP6.0）數(shù)據(jù)庫進(jìn)行對應(yīng)信息字段的對接

現(xiàn)以核定年度校本部收費(fèi)明細(xì)（在校本部收費(fèi)記載明細(xì)表中，按收費(fèi)年度錄入學(xué)費(fèi)、代辦費(fèi)、發(fā)票號碼、收費(fèi)日期等）工作為例作詳細(xì)說明?！澳甓刃１静渴召M(fèi)記載明細(xì)表.xls”已經(jīng)按要求編制好，下面必須把學(xué)費(fèi)、代辦費(fèi)等收費(fèi)信息錄入表中，如果按部就班的錄入：按照財(cái)務(wù)處提供的財(cái)務(wù)系統(tǒng)收費(fèi)明細(xì)，對照已繳費(fèi)的學(xué)號、姓名手工逐條登記錄入：學(xué)費(fèi)、代辦費(fèi)、發(fā)票號碼、收費(fèi)日期等字段信息，可想而知這是多么龐大的一項(xiàng)工作。3900多個(gè)校本部的學(xué)生，如果逐條錄入，那工作量將很大，長時(shí)間人在疲勞的狀態(tài)下，容易精神不集中、頭暈眼花，錄入就會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤、效率低下。經(jīng)過探討研究，需要進(jìn)行技術(shù)革新，解決錄入學(xué)生收費(fèi)信息方面的技術(shù)難題。在本部財(cái)務(wù)系統(tǒng)收費(fèi)的學(xué)生收費(fèi)信息方面，采用Visual FoxPro 6.0 （VFP6.0）數(shù)據(jù)庫進(jìn)行對應(yīng)信息字段的對接，接入收費(fèi)明細(xì)記載表.xls，能省去手工記錄需逐條錄入的大量繁瑣工作，而且一次成功準(zhǔn)確無誤，準(zhǔn)確率100%。因?yàn)镺ffice 2007文件導(dǎo)出沒有DBF文件功能，在安裝Office 2007的同時(shí)，需同時(shí)安裝Excel2003方便導(dǎo)出DBF文件。在電腦D盤先建一個(gè)“對接收費(fèi)明細(xì)”文件夾。用Excel2003分別打開“校本部收費(fèi)記載明細(xì)表. xls”和“財(cái)務(wù)系統(tǒng)收費(fèi)明細(xì). xls”兩個(gè)Excel文件，分別另存為“校本部收費(fèi)記載明細(xì)表.dbf 3”和“財(cái)務(wù)系統(tǒng)收費(fèi)明細(xì). dbf 3”兩個(gè)文件，放入“對接收費(fèi)明細(xì)”文件夾中，以備兩個(gè)dbf文件對接學(xué)生收費(fèi)明細(xì)用。

Visual FoxPro 6.0 （VFP6.0）數(shù)據(jù)庫對應(yīng)信息字段對接的具體操作步驟為：

1） 在電腦桌面，用鼠標(biāo)左鍵雙擊Visual FoxPro 6.0 （VFP6.0）圖標(biāo)，打開Visual FoxPro 6.0 （VFP6.0）數(shù)據(jù)庫界面。用鼠標(biāo)左鍵按頂部菜單最左邊的“文件（F）”菜單下的“新建（N）”，出現(xiàn)“新建”對話框界面。（圖1）

圖1 VFP6.0步驟1 圖2 VFP6.0步驟2 圖3 VFP6.0步驟3

2） 按“新建（N）”下的“數(shù)據(jù)庫”→“新建文件（N）”，出現(xiàn)“創(chuàng)建”對話框界面。在“創(chuàng)建”對話框界面中，數(shù)據(jù)庫名為：“數(shù)據(jù)1”，保存類型（T）：選擇“數(shù)據(jù)庫（*.dbc），保存在“對接收費(fèi)明細(xì)”文件夾中，建立一個(gè)名為“數(shù)據(jù)1”的Visual FoxPro 6.0 （VFP6.0）數(shù)據(jù)庫文件，用于對接學(xué)生收費(fèi)明細(xì)。然后關(guān)閉Visual FoxPro 6.0 （VFP6.0）數(shù)據(jù)庫界面。（圖2）

3） 用鼠標(biāo)左鍵雙擊“對接收費(fèi)明細(xì)”文件夾中的“數(shù)據(jù)1.dbc”，打開Visual FoxPro 6.0 （VFP6.0）數(shù)據(jù)庫文件，出現(xiàn)“數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)器–數(shù)據(jù)1”對話框界面，點(diǎn)“新建本地視圖”出現(xiàn)“新建本地視圖”對話框界面。（圖3）

4） 按“視圖向?qū)В∟）”出現(xiàn)“本地視圖向?qū)А睂υ捒蚪缑?。（圖4）

5） 在“本地視圖向?qū)А睂υ捒蚪缑嬷械臄?shù)據(jù)庫和表（D）：按“數(shù)據(jù)1”按鈕右邊的□，出現(xiàn)“打開”對話框界面。（圖5）

6） 用鼠標(biāo)左鍵分別雙擊“校本部收費(fèi)記載明細(xì)表.dbf 3”和“財(cái)務(wù)系統(tǒng)收費(fèi)明細(xì). dbf 3”兩個(gè)文件，在“可用字段”選擇“全部加入”>>，按“下一步”，選擇兩表中相同的字段“學(xué)號”部分，分別選擇“校本部收費(fèi)記載明細(xì)表.學(xué)號”和“財(cái)務(wù)系統(tǒng)收費(fèi)明細(xì).學(xué)號”按“添加（A）”，在對話框中出現(xiàn)“校本部收費(fèi)記載明細(xì)表.學(xué)號=財(cái)務(wù)系統(tǒng)收費(fèi)明細(xì).學(xué)號”。（圖6、圖7）然后按“下一步”。

9） 然后雙擊“對接收費(fèi)明細(xì)”視圖中的“字段”，全頁打開“對接收費(fèi)明細(xì)”視圖。（圖11）

10） 按頂部菜單最左邊“文件（F）”選擇“導(dǎo)出”，保存類型：選擇Microsoft Excel5.0 （xls）到“對接收費(fèi)明細(xì)”文件夾中，導(dǎo)出名為“校本部收費(fèi)記載明細(xì)表.xls”文件。然后在“導(dǎo)出”對話框界面，按“確定”，完成xls文件的導(dǎo)出。（圖12）

因?yàn)镸icrosoft Excel5.0 （xls）不是標(biāo)準(zhǔn)的Excel文件格式，打開“校本部收費(fèi)記載明細(xì)表.xls”文件，去除多余重復(fù)的列，保留“校本部收費(fèi)記載明細(xì)表.xls”編制時(shí)的基本列，另存為Excel 97-2003格式的xls文件，命名為“校本部收費(fèi)記載明細(xì)表.xls”替換原xls文件，就完成“校本部收費(fèi)記載明細(xì)表.xls”核定年度校本部收費(fèi)明細(xì)工作。

以上步驟即完成已繳費(fèi)學(xué)生的學(xué)費(fèi)相應(yīng)信息字段的對接，把財(cái)務(wù)系統(tǒng)收費(fèi)明細(xì)（學(xué)費(fèi)、代辦費(fèi)、發(fā)票號碼、收費(fèi)日期等）的收費(fèi)信息接入“校本部收費(fèi)記載明細(xì)表.xls”，省去手工記錄需逐條錄入的大量繁瑣工作，而且一次成功，其完成過程只有數(shù)十秒，做到信息字段對接準(zhǔn)確無誤，準(zhǔn)確率達(dá)到100%，順利高效的完成核定年度校本部收費(fèi)明細(xì)工作。按照以上操作步驟，也能順利完成核定年度教學(xué)點(diǎn)收費(fèi)明細(xì)工作。

圖10 VFP6.0步驟8之二 圖11 VFP6.0步驟9 圖12 VFP6.0步驟10

2 學(xué)歷教育函授站（教學(xué)點(diǎn)）經(jīng)費(fèi)核算（結(jié)算分成），函授站（教學(xué)點(diǎn)）結(jié)算分配表.xls的編制工作

和我校成人學(xué)歷教育合作辦學(xué)的函授站（教學(xué)點(diǎn)）有31家，學(xué)校和函授站（教學(xué)點(diǎn)）之間有經(jīng)費(fèi)核算（結(jié)算分成）工作。要把這31家函授站（教學(xué)點(diǎn)）的經(jīng)費(fèi)核算（結(jié)算分成）工作管理好，確保學(xué)校和函授站（教學(xué)點(diǎn)）的收益分成，必須運(yùn)用必須運(yùn)用Excel2007技術(shù)。

2.1運(yùn)用Excel2007技術(shù)，編制“南通大學(xué)函授站（教學(xué)點(diǎn)）學(xué)員繳費(fèi)名單表.xls”、“南通大學(xué)函授站（教學(xué)點(diǎn)）成人學(xué)歷班費(fèi)用匯總表.xls”（圖略）

以上這兩個(gè)表由31家函授站（教學(xué)點(diǎn)）填好上報(bào)，用于校本部和教學(xué)站點(diǎn)之間繳費(fèi)名單、經(jīng)費(fèi)分成核算的核對工作。

2.2運(yùn)用Excel2007技術(shù)，編制“南通大學(xué)函授站（教學(xué)點(diǎn)）結(jié)算分配表.xls”

根據(jù)函授站（教學(xué)點(diǎn)）上報(bào)的“函授站（教學(xué)點(diǎn)）學(xué)員繳費(fèi)名單表xls”、“函授站（教學(xué)點(diǎn)）成人學(xué)歷班費(fèi)用匯總表.xls”和我的“年度教學(xué)點(diǎn)收費(fèi)記載明細(xì)表.xls”中的學(xué)生信息進(jìn)行學(xué)員信息核對，確認(rèn)函授站（教學(xué)點(diǎn)）實(shí)際繳費(fèi)名單和確認(rèn)學(xué)校和函授站（教學(xué)點(diǎn)）之間的經(jīng)費(fèi)分成情況，編制“年度函授站結(jié)算分成表（費(fèi)用明細(xì)表）.xls”（圖13）。按經(jīng)費(fèi)分成比例，將學(xué)費(fèi)分成款劃撥至相關(guān)函授站（教學(xué)點(diǎn)）或函授站（教學(xué)點(diǎn)）將應(yīng)該上交給學(xué)校的學(xué)費(fèi)分成款上交學(xué)?！，F(xiàn)以編制“2013年度函授站鹽都衛(wèi)校結(jié)算分成表.xls”為例說明。在“2013年度鹽都衛(wèi)校結(jié)算分成表.xls”（圖14）中，院系、站點(diǎn)、班級人數(shù)、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、學(xué)費(fèi)分成比例（比例、通大、站點(diǎn)）需要按序號1–8不同的信息字段進(jìn)行人工輸入。

圖13 年度函授站結(jié)算分成表 圖14 2013年度鹽都衛(wèi)校結(jié)算分成表

運(yùn)用Excel2007公式計(jì)算的單元格為：E15=SUM（E7：E14）。J7=E7×F7……→J14=E14×F14，J15=SUM（J7：J14）。K7=E7×代辦費(fèi)（150-300）……→K14=E14×代辦費(fèi)（150-300），K15=SUM（K7：K14）。M7=J7×30%（函授站比例） ……→M14=J14×30%（函授站比例），M15=SUM（M7：M14）。N7=J7×70%（學(xué)校比例） ……→N14=J14×70%（學(xué)校比例），N15=SUM（N7：N14）。O7=K7……→O14=K14，O15=SUM（O7：O14）。通過運(yùn)用Excel2007公式計(jì)算，和鹽都衛(wèi)校年度結(jié)算分成的計(jì)算部分表就能高效快捷的完成 。再加適當(dāng)文字表述即完成“2013年度函授站鹽都衛(wèi)校經(jīng)費(fèi)結(jié)算分成表.xls”的編制工作（圖14）。按照以上方法，就能高效快捷準(zhǔn)確無誤的完成共31家函授站（教學(xué)點(diǎn)）的“年度經(jīng)費(fèi)結(jié)算分成表.xls”的編制工作，準(zhǔn)確率達(dá)到100%。

3 醫(yī)學(xué)類二次分配的計(jì)算核算及學(xué)歷教育經(jīng)費(fèi)分配收費(fèi)記載總表.xls的數(shù)據(jù)錄入、學(xué)歷教育經(jīng)費(fèi)分配總表的編制工作

校本部醫(yī)學(xué)類相關(guān)專業(yè)涉及到醫(yī)學(xué)院、護(hù)理學(xué)院、公共衛(wèi)生學(xué)院三個(gè)學(xué)院，有許多醫(yī)學(xué)類基礎(chǔ)公共課是由醫(yī)學(xué)院的專任老師授課的，在經(jīng)費(fèi)核算時(shí)必須對醫(yī)學(xué)類成人學(xué)歷教育經(jīng)費(fèi)進(jìn)行二次重新分配，明確校本部醫(yī)學(xué)類三個(gè)學(xué)院的收益分配情況。對醫(yī)學(xué)類經(jīng)費(fèi)二次分配結(jié)算表的結(jié)構(gòu)、公式進(jìn)行了深入的研究，進(jìn)行優(yōu)化組合。運(yùn)用Excel2007技術(shù)，編制“醫(yī)學(xué)類二次分配（校內(nèi)班分配表）.xls”（圖略）、“醫(yī)學(xué)類二次分配（教學(xué)點(diǎn)分配表）.xls”（圖15）、“醫(yī)學(xué)類二次分配（總分配表）.xls”（圖16）。

圖15 醫(yī)學(xué)類二次分配（教學(xué)點(diǎn)分配表） 圖16 醫(yī)學(xué)類二次分配（總分配表）

每年年底的學(xué)校成人學(xué)歷教育經(jīng)費(fèi)分配，涉及到學(xué)校20個(gè)相關(guān)學(xué)院的收益，必須嚴(yán)格按照學(xué)校制定的 《南通大學(xué)繼續(xù)教育辦班管理暫行辦法》 《南通大學(xué)繼續(xù)教育經(jīng)費(fèi)和收益分配暫行辦法》的規(guī)定執(zhí)行。要準(zhǔn)確無誤的計(jì)算出相關(guān)學(xué)院應(yīng)得的收益分成，必須運(yùn)用Excel2007技術(shù)，編制“南通大學(xué)年度成人學(xué)歷教育學(xué)費(fèi)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表.xls”（圖略）和“南通大學(xué)年度成人學(xué)歷教育經(jīng)費(fèi)分配方案總表.xls”（圖略），進(jìn)行每年度的學(xué)校成人學(xué)歷教育經(jīng)費(fèi)分配。充分發(fā)揮Excel2007表格功能強(qiáng)大的運(yùn)算與分析能力，靈活地對經(jīng)費(fèi)分配數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、計(jì)算、匯總、查詢、分析等處理，快速提高醫(yī)學(xué)類經(jīng)費(fèi)二次分配和年度學(xué)校成人學(xué)歷教育經(jīng)費(fèi)分配的經(jīng)費(fèi)核算效率，準(zhǔn)確率達(dá)到100%，取得了良好效果。

4 畢業(yè)生繳費(fèi)清查工作

現(xiàn)在成人學(xué)歷教育的學(xué)制是：專升本2.5年、?？?.5年、高起本5年，在每年春季是高起本畢業(yè)，在每年夏季是專升本、?？频膶W(xué)生畢業(yè)。成人學(xué)歷教育校本部學(xué)生的學(xué)費(fèi)，在每個(gè)繳費(fèi)年度我們都安排統(tǒng)一收?。缓谡荆ń虒W(xué)點(diǎn)）的學(xué)費(fèi)由站點(diǎn)統(tǒng)一收取，然后再和我校進(jìn)行經(jīng)費(fèi)分成劃撥。因?yàn)槌扇藢W(xué)歷教育學(xué)生絕大多數(shù)都是工作的成年人或社會(huì)青年，總有一部分人不能自覺的按照規(guī)定在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)把學(xué)費(fèi)繳清，由于各種原因或多或少都存在著不少的欠費(fèi)情況（有的欠1年，有的欠2年，有的欠3年等情況）。為了保證所欠學(xué)費(fèi)都能按時(shí)繳清，確保學(xué)校的學(xué)費(fèi)收入。在學(xué)生畢業(yè)前都要進(jìn)行繳費(fèi)的清查工作，督促學(xué)生繳清欠費(fèi)，學(xué)生交清所欠學(xué)費(fèi)才能給與畢業(yè)，發(fā)放畢業(yè)證書和學(xué)位證書。每年我校夏季畢業(yè)的專升本、?？频膶W(xué)生有2500～3000多人，進(jìn)行畢業(yè)生的繳費(fèi)清查工作，如果按照人工核對，每一個(gè)畢業(yè)生的繳費(fèi)情況都要逐筆核對過去，那2500～3000多人的繳費(fèi)清查工作將是一項(xiàng)工作量很大的工作，經(jīng)過長時(shí)間的核對容易頭暈眼花，效率不高并且容易出錯(cuò)。 （下轉(zhuǎn)第104頁）

（上接第93頁）

經(jīng)過實(shí)踐研究，對畢業(yè)生的繳費(fèi)清查工作進(jìn)行了技術(shù)創(chuàng)新，解決畢業(yè)生繳費(fèi)清查工作的技術(shù)難題，用Visual FoxPro 6.0 （VFP6.0）數(shù)據(jù)庫公式命令進(jìn)行篩選，簡化了人工核對的繁瑣過程?，F(xiàn)以2013年夏季畢業(yè)學(xué)生的繳費(fèi)清查工作為例予以詳細(xì)說明。具體步驟如下：

⑴按照分管畢業(yè)管理的人員提供的“校本部2013畢業(yè)生名單.xls”和根據(jù)我編制的“年度校本部收費(fèi)記載明細(xì)表.xls”、“年度教學(xué)點(diǎn)收費(fèi)記載明細(xì)表.xls”篩選整理后編制的“校本部2013畢業(yè)生繳費(fèi)情況.xls”進(jìn)行相應(yīng)信息字段的對接（相同的信息字段為“學(xué)號”），具體步驟參照：（Visual FoxPro 6.0 （VFP6.0）數(shù)據(jù)庫對應(yīng)信息字段對接的具體操作步驟）

⑵按照導(dǎo)出的“校本部2013畢業(yè)生學(xué)費(fèi)清查.xls”文件，用Excel2003打開另存為“校本部2013畢業(yè)生學(xué)費(fèi)清查.dbf 3”文件，雙擊“校本部2013畢業(yè)生學(xué)費(fèi)清查.dbf”文件，打開Visual FoxPro 6.0 （VFP6.0）數(shù)據(jù)庫，在頂部菜單“窗口（W）下選擇”命令窗口（C）”，打開“命令”窗口對話框界面，輸入命令： “select * from 校本部2013畢業(yè)生學(xué)費(fèi)清查；where 學(xué)費(fèi)1 like "0" or 學(xué)費(fèi)2 like "0" or 學(xué)費(fèi)3 like "0" ”，運(yùn)用Visual FoxPro 6.0 （VFP6.0）數(shù)據(jù)庫公式命令進(jìn)行篩選。Enter回車鍵回車↙后，跳出篩選后欠費(fèi)名單的數(shù)據(jù)庫界面。（圖略）

⑶最后導(dǎo)出“校本部2013畢業(yè)生欠費(fèi)名單.xls“，即完成2013夏季畢業(yè)學(xué)生的繳費(fèi)清查工作。運(yùn)用Visual FoxPro 6.0 （VFP6.0）數(shù)據(jù)庫公式命令進(jìn)行相應(yīng)信息字段的篩選，大大提高了畢業(yè)生繳費(fèi)清查工作的效率。（圖略）

5 結(jié)束語

在成人學(xué)歷教育經(jīng)費(fèi)管理中運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)解決了經(jīng)費(fèi)管理工作中的關(guān)鍵性操作技能和技術(shù)難題，提高了成人學(xué)歷教育經(jīng)費(fèi)管理的效率和水平，真正實(shí)現(xiàn)成人學(xué)歷教育經(jīng)費(fèi)管理的無差錯(cuò)管理。