李丹

摘要：企業(yè)辦公管理效率的高低對(duì)于企業(yè)是否能夠穩(wěn)定發(fā)展有著重要的關(guān)聯(lián)。因此，當(dāng)企業(yè)在進(jìn)一步深化改革的時(shí)候，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和業(yè)務(wù)發(fā)展更加繁重，而企業(yè)更好地發(fā)揮職能作用和為中心工作服務(wù)，是一個(gè)需要認(rèn)真思考的問題。本文首先分析了企業(yè)辦公管理的重要作用，其次詳細(xì)探討了企業(yè)辦公管理的職能，并對(duì)企業(yè)辦公管理應(yīng)用和發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：企業(yè)辦公 管理 穩(wěn)定 改革 職能 信息化 分析

0 引言

辦公室的管理職能的發(fā)揮就企業(yè)而言是很重要的。因?yàn)樾聲r(shí)期的企業(yè)科學(xué)管理，對(duì)企業(yè)辦公室工作的提出有更好的要求。企業(yè)辦公室只有以科學(xué)發(fā)展觀為統(tǒng)領(lǐng)，堅(jiān)持以人為本，大力提高行政效能，才能保證企業(yè)沿著科學(xué)發(fā)展的正確道路運(yùn)作，以此取得顯著的經(jīng)濟(jì)、政治和社會(huì)效益。

1 企業(yè)辦公管理概述

辦公室作為單位的一個(gè)綜合管理部門，其職能主要是滲透到單位各個(gè)部門之中的綜合職責(zé)和權(quán)力的表現(xiàn)。而辦公室作為綜合性能強(qiáng)的行政管理部門是員工和企業(yè)之間的橋梁，起到承上啟下的作用。而且工作范圍廣，參與的行政事務(wù)多，較為復(fù)雜。其次是服務(wù)面寬，所有的事情都匯集到辦公室，然后再整體進(jìn)行落實(shí)。由此我們可以看出，辦公室的工作人員有較強(qiáng)的辦事能力和辦事效率。

在新形勢(shì)的市場(chǎng)發(fā)展下，企業(yè)辦公室為了適應(yīng)發(fā)展需要堅(jiān)持“科學(xué)、規(guī)范、高效”的原則，還要按照“高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量、高效益”的要求，多管齊下、綜合治理，以此來建立健全新的管理工作機(jī)制。為了做好辦公室工作，就需要善于觀察、以此來研究辦公室的服務(wù)制度，從中找出規(guī)律性的東西，形成相互銜接的制度和體系，要保證各方面的工作都有章可循、井然有序，步入規(guī)范化道路。因此，就需要構(gòu)建“工作有標(biāo)準(zhǔn)，過程有監(jiān)督，結(jié)果有考核”的管理機(jī)制，以此來充分調(diào)動(dòng)辦公室工作人員的積極性和主動(dòng)性，這樣能夠應(yīng)對(duì)人員缺少又任務(wù)重時(shí)的工作。我們還要堅(jiān)持從基礎(chǔ)工作入手，建立健全的各類管理制度，對(duì)各個(gè)崗位人員的素質(zhì)要求進(jìn)行考察，這樣能夠更好地監(jiān)督考核指標(biāo)，將繁雜的辦公室工作納入標(biāo)準(zhǔn)化管理體系中，開創(chuàng)各種工作忙而不亂，有條有理的進(jìn)行，保持各類人員各司其職、各盡其責(zé)的良好局面。

2 企業(yè)辦公管理主要職責(zé)

2.1 促進(jìn)企業(yè)發(fā)展 辦公室作為企業(yè)的辦事部門，其工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)都是建立在適應(yīng)市場(chǎng)發(fā)展要求和促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展上的，由于當(dāng)前企業(yè)正處在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和生存壓力之中，為了避免各種矛盾的交織，就需要辦公室能從其職能出發(fā)，以適應(yīng)新型市場(chǎng)發(fā)展為目標(biāo)，更好的做好參謀設(shè)計(jì)部門。而企業(yè)在發(fā)展中的種種現(xiàn)實(shí)矛盾和需要，都是因?yàn)樾枰k公室從新認(rèn)識(shí)發(fā)展中的市場(chǎng)，以此來了解和掌握企業(yè)應(yīng)該朝向哪個(gè)階段發(fā)展，起到促進(jìn)、推動(dòng)和導(dǎo)向企業(yè)發(fā)展的重要輔助作用。

2.2 溝通協(xié)調(diào)各部門工作 在其職能發(fā)揮上，主要是由單純的服務(wù)轉(zhuǎn)向深入服務(wù)上，這樣能夠更好地參與到中心工作的推進(jìn)和決策的貫徹落實(shí)上。而辦公室的工作出發(fā)點(diǎn)和主要檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)就是從其是否為企業(yè)能夠更好地服務(wù)，其成果能否落實(shí)到中心工作的推進(jìn)上，因此，就需要辦公室抓住全局中的一些主要問題，進(jìn)行深入研究和超前思考，這樣才能廣泛及時(shí)的了解企業(yè)各個(gè)方面的動(dòng)態(tài)，能夠及時(shí)掌握信息，讓各部門和領(lǐng)導(dǎo)能夠更好地把握全局，制定決策，為工作提出更好地參考和依據(jù)，還要把握工作進(jìn)展，了解發(fā)展的走向問題，還要借鑒各方面成功的經(jīng)驗(yàn)，為領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)工作，提出切實(shí)可行的操作意見。

2.3 明確員工崗位權(quán)限和責(zé)任 崗位責(zé)任制是機(jī)關(guān)工作的一項(xiàng)根本制度，其主要職責(zé)就是明確辦公室各個(gè)科室的職責(zé)權(quán)限的基礎(chǔ)，然后劃分好每個(gè)崗位的權(quán)責(zé)，做到辦公室每個(gè)人都能各司其職，使工作能夠更加高質(zhì)量、高效率地完成，避免出現(xiàn)相互推脫的現(xiàn)象，把一切不良現(xiàn)象扼殺在搖籃里。就需要我們?cè)谥贫◢徫回?zé)任制時(shí)，堅(jiān)持以事定崗、以崗定人和精干效能的原則，堅(jiān)持從辦公室的主要工作入手，但凡重復(fù)的工作科室都要進(jìn)行合并；一人能完成的工作，就不需要兩人共同完成。這樣既能充分發(fā)揮崗位責(zé)任制，也能堅(jiān)持職權(quán)責(zé)任制相一致的原則，使每個(gè)崗位都能盡職盡責(zé)的完成任務(wù)，工作規(guī)定都要盡可能的量化，以便進(jìn)行考核。

2.4 推動(dòng)各項(xiàng)工作程序化 程序辦事需要分清主次。一般程序化的各項(xiàng)管理活動(dòng)都是按照一定的秩序有準(zhǔn)備、有步驟、有條不紊、循序漸進(jìn)地進(jìn)行的，使得辦公室管理的正?；M(jìn)行。主要包括以下4項(xiàng)程序，即公文處理程序、會(huì)議安排程序、接待工作程序、印章使用程序等。實(shí)現(xiàn)辦公室管理程序化的關(guān)鍵在于優(yōu)化程序，為此，我們?cè)谥贫ǔ绦虻臅r(shí)候就要注意程序的可行性、有序性、系統(tǒng)性和便捷性。而在工作實(shí)際上的前提就是可行性即程序必須要明確。否則，再好的程序都是毫無意義的。系統(tǒng)性即程序本身就是一個(gè)有機(jī)系統(tǒng)，它必須考慮到各方面的因素和主客觀條件，盡量預(yù)見到可能發(fā)生的情況，力求全面周到，統(tǒng)籌兼顧，不能顧此失彼。有序性即程序的各環(huán)節(jié)、各步驟之間必須按一定的次序前后銜接，不可顛倒、重復(fù)或錯(cuò)亂。簡捷性即程序必須盡量簡化，可有可無的程序一概刪除。因?yàn)槎嘁坏莱绦蚓鸵馕吨嘁坏缆闊?，就要多花人力、物力、?cái)力和時(shí)間。因此，程序設(shè)計(jì)是越少越好，要確定關(guān)鍵路線，減少重復(fù)，提高工作效率。

2.5 推動(dòng)企業(yè)管理信息化 計(jì)算機(jī)技術(shù)、“Intranet和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫技術(shù)的迅猛發(fā)展，為企業(yè)辦公自動(dòng)化信息管理提供方便的條件，創(chuàng)造了必要的集成化的辦公環(huán)境。辦公自動(dòng)化使企業(yè)充分有效地傳遞、利用信息，完成各種辦公業(yè)務(wù)，提高辦公效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)多種資源共享，信息時(shí)代將先進(jìn)的管理模式和工作方式有效的結(jié)合起來，熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)和通訊技術(shù)與企業(yè)能夠更好地相結(jié)合，通過先進(jìn)成熟的計(jì)算機(jī)和通訊技術(shù)手段構(gòu)成一個(gè)高質(zhì)量、高效率、智能化的辦公系統(tǒng)，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)日常辦公管理提供決策權(quán)的信息服務(wù)，進(jìn)而提高辦公效率，減輕工作人員的工作負(fù)擔(dān)，節(jié)約寶貴的時(shí)間，改變傳統(tǒng)的管理思路和管理模式，就需要提高工作人員的綜合素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的電子商務(wù)化、辦公無紙化和決策科學(xué)化等。以此來適應(yīng)新形式下企業(yè)的辦公要求。endprint

3 企業(yè)辦公管理的發(fā)展趨勢(shì)

隨著全球信息化時(shí)代的到來，人們的生活方式已經(jīng)發(fā)生翻天覆地的變化，因此就需要以紙張為基礎(chǔ)的人工辦公管理方式進(jìn)行重要的改革，以適應(yīng)新的發(fā)展趨勢(shì)。提高企業(yè)辦公管理的質(zhì)量和效率，這也是企業(yè)辦公管理系統(tǒng)重新設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)的主要目的，以此來滿足解決企業(yè)的日常工作處理的問題。在對(duì)目前的舊辦公管理系統(tǒng)框架的結(jié)構(gòu)上，需要我們?nèi)娣治銎髽I(yè)辦公室管理方式，以此來讓企業(yè)辦公管理能夠更加系統(tǒng)化和自動(dòng)化，因此，就需要我們采用JSP面向?qū)ο蠹夹g(shù)和SQL Server數(shù)據(jù)庫提出了一個(gè)基于B/S結(jié)構(gòu)的企業(yè)辦公管理系統(tǒng)的架構(gòu)。其主要特色如下：①總結(jié)企業(yè)辦公的業(yè)務(wù)流程模式，利用UML建模語言，建立了辦公管理系統(tǒng)的模型，提高了模塊的實(shí)用性并降低了其耦合度。②系統(tǒng)基于B/S的三層結(jié)構(gòu)建立，避免了C/S架構(gòu)需要安裝、不易維護(hù)的困難。③系統(tǒng)模塊主要包括公告管理、會(huì)議管理、文檔管理、人力資源管理、通訊錄管理、論壇管理、系統(tǒng)設(shè)置等七大模塊，能夠更快地實(shí)現(xiàn)以單位內(nèi)部的信息傳遞的聯(lián)系，便于單位內(nèi)部協(xié)同工作的無紙化辦公。這樣信息系統(tǒng)才能更好的實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和軟件開發(fā)技術(shù)的現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，更好地實(shí)現(xiàn)辦公的信息資源化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化和管理人性化的辦公管理軟件系統(tǒng)。我們?cè)诮Y(jié)合實(shí)際工作，能夠看出，信息系統(tǒng)化能夠滿足企業(yè)日常管理的需求，具有較好的可維護(hù)性和開放性。

信息化辦公為企業(yè)創(chuàng)造的是一個(gè)集成的辦公環(huán)境，所有的工作人員都在同一個(gè)環(huán)境下一起工作，擺脫時(shí)間和地域的限制，就能更好地實(shí)現(xiàn)電子化工作與知識(shí)的共同管理。能滿足企業(yè)個(gè)性及靈活的需求；數(shù)據(jù)的三維動(dòng)態(tài)顯示，輕松快速?zèng)Q策企業(yè)資源的應(yīng)用；全部操作是在WEB界面完成，簡單易用，界面直觀清晰；信息化安全設(shè)計(jì)貫穿信息辦公管理全過程，為辦公管理提供保障。

4 結(jié)束語

作為企業(yè)辦公室部門，在整個(gè)企業(yè)的工作中處于舉足輕重的地位，是為企業(yè)工作提供各項(xiàng)保障的部門，也是企業(yè)的中心任務(wù)。對(duì)于現(xiàn)如今的企業(yè)來講，任何具有優(yōu)勢(shì)的產(chǎn)品都是暫時(shí)的，因?yàn)殡S著企業(yè)的發(fā)展，很多事物都會(huì)隨之發(fā)展的。而隨著網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)的發(fā)展及計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平的提升，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的引入也很大程度上改變了傳統(tǒng)企業(yè)的管理模式，引起新一輪的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，企業(yè)就需要通過先進(jìn)的技術(shù)來改變?nèi)粘I(yè)務(wù)處理預(yù)計(jì)行政管理的信息系統(tǒng)，并不斷進(jìn)行管理創(chuàng)新，才能使企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展，立于不敗之地。

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