吳新麗++閆明

摘要：很多或超過保管期限或已經(jīng)失去保存利用價(jià)值的檔案，給文書檔案工作帶來了一定的困難，也使得文書檔案鑒定工作顯得更加緊迫。本文針對文書檔案鑒定工作存在的難點(diǎn)問題，分析產(chǎn)生的原因并提出對策。

關(guān)鍵詞：檔案鑒定 問題 對策

文書檔案鑒定工作，就是鑒別和判斷文書檔案的價(jià)值，挑選有價(jià)值的檔案由檔案機(jī)構(gòu)繼續(xù)保管，剔除無保存價(jià)值的檔案最終予以銷毀的工作。它是檔案管理工作中的重要組成部分，決定檔案存毀命運(yùn)的重要手段，也一直是檔案工作的難點(diǎn)。

1 文書檔案鑒定存在的問題

目前文書檔案鑒定工作的開展還很落后，不是沒有正常開展就是力度不夠，所以存在諸多問題。當(dāng)前，隨著學(xué)術(shù)研究的持續(xù)推進(jìn)，檔案資源數(shù)量激增，但參考價(jià)值良莠不齊，使得檔案管理面臨諸多考驗(yàn)。那么，國內(nèi)文書檔案鑒定工作的現(xiàn)狀及難點(diǎn)有哪些呢？

1.1 大量文書檔案需要鑒定

隨著時(shí)間的推移，有些檔案失去了保存價(jià)值，卻仍在保管，致使庫存檔案顯得龐雜起來。一方面，也是人們思想上的誤區(qū)所導(dǎo)致，就是認(rèn)為館藏?cái)?shù)量多少是衡量檔案部門好壞的標(biāo)準(zhǔn)，所以一味追求入館檔案數(shù)量便成為檔案部門追求的重點(diǎn)，這樣，本來不具有參考價(jià)值的檔案也被列入館藏資源。另一方面，一些檔案人員掌握的標(biāo)準(zhǔn)不精準(zhǔn)，也造成了歸檔量增加的局面。因此，檔案部門所面臨的問題就是過期檔案的處理。應(yīng)該及時(shí)清除到期的檔案資源，尤其是那些已無實(shí)際利用價(jià)值卻因?yàn)槭怯谰脵n案而遲遲未能清除的檔案。并且檔案工作人員沒有進(jìn)行有計(jì)劃、定期對文書檔案進(jìn)行甄別鑒定，客觀上也造成檔案激增。長此以往，導(dǎo)致文書檔案鑒定的負(fù)擔(dān)也日益加重。

1.2 文書檔案鑒定流程較為復(fù)雜

當(dāng)前，案卷裝訂依然是檔案管理的通用形式。案卷裝訂通常有厚卷皮、子母卷小卷皮兩種。在進(jìn)行檔案鑒定的過程中，一旦發(fā)現(xiàn)卷中有判斷錯誤保管期限的文件，在進(jìn)行處理時(shí)就變得復(fù)雜了：第一，拆卷。從檔案目錄和檔案內(nèi)容中剔除已無實(shí)際利用價(jià)值的檔案，若要剔除的檔案過多，則需重新抄錄、組卷；重新設(shè)置檔號。重新審核檔案的資料保管期限和案卷內(nèi)容，剔除檔案后重新編擬檔號，以確保檔案資料與檔號一一對應(yīng)，便于查詢和利用。第二，根據(jù)調(diào)整后的檔案體系及時(shí)調(diào)整專題目錄、案卷目錄和全引目錄等檢索工具。檔案管理任務(wù)的繁雜恰好體現(xiàn)在此，可謂牽一發(fā)而動全身，甚至讓檔案的管理者望而卻步。

1.3 文書檔案鑒定工作的標(biāo)準(zhǔn)需加強(qiáng)掌握

文書檔案的鑒定與專業(yè)檔案不同，文書檔案的內(nèi)容龐雜，涉及面也比較廣泛，再加上鑒定理論不夠完善，在某種程度上很難完全有效的指導(dǎo)鑒定工作，造成了鑒定時(shí)困難較大。另外，2006年12月18日，國家檔案館新頒布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范文和文書檔案保管期限》，雖然相對于1987年期限表是一種改革，解決了一些問題，但不是全部問題，仍存在抽象等難以掌握的東西，需在實(shí)踐中不斷調(diào)整。

2 解決文書檔案鑒定工作問題的對策

2.1 健全文書處理與檔案部門的連鎖責(zé)任機(jī)制

它是文書檔案鑒定工作得以順利開展的前提。公文制作的審核本身就是一種檔案前期的鑒定，是由文件管理者承擔(dān)的，初始鑒定的主要任務(wù)是分清歸檔與否。公文歸檔鑒定是先由文件管理人員清點(diǎn)歸檔材料是否齊全、完整，并查辦個體文件手續(xù)和相關(guān)材料是否完整，審核完畢后才正式移交檔案部門，但實(shí)踐中文件管理者往往沒有認(rèn)識到歸檔的程序和責(zé)任，將文件一股腦兒移交給檔案部門，責(zé)任隨之移轉(zhuǎn)，不利于檔案的完整。針對現(xiàn)存問題，解決的途徑應(yīng)概括為“兩監(jiān)督一執(zhí)行”，一是監(jiān)督的制度化，二是監(jiān)督的跟蹤化，三是執(zhí)行的規(guī)范化。

2.2 提高檔案工作人員素養(yǎng)，注重進(jìn)館質(zhì)量

檔案人員流動性強(qiáng)，而且學(xué)歷很多也不達(dá)標(biāo)，所以要加強(qiáng)檔案人員專業(yè)培訓(xùn)，同時(shí)完善調(diào)閱制度，嚴(yán)格審查程序，做到進(jìn)有序、管有據(jù)、出有規(guī)。認(rèn)真界定文件材料歸檔范圍，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，做好檔案收集、整理、利用、移交工作。對保管期限屆滿的各類檔案及時(shí)開展鑒定工作。需銷毀的檔案，應(yīng)制作銷毀清冊后，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。確保檔案管理的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。

2.3 把好檔案歸檔鑒定關(guān)。是做好檔案鑒定工作的關(guān)鍵

經(jīng)歷了公文處理和立卷階段的鑒定工作，就要轉(zhuǎn)入正式檔案的鑒定，該階段是檔案鑒定工作的關(guān)鍵，涉及檔案的完整性、準(zhǔn)確性及質(zhì)量是否符合標(biāo)準(zhǔn)。

2.4 改進(jìn)立卷方式

革新檔案立卷形式，使文書檔案管理更加順暢。以件為單位組卷并且輔助以計(jì)算機(jī)管理的立卷方法，雖然處于嘗試的階段，但它的優(yōu)勢卻是顯而易見的。我們在鑒定時(shí)，如果需要剔除某份文件，可以不必考慮拆卷這個棘手的問題，使得工作效率大大提高了。

2.5 在實(shí)踐中，不斷完善現(xiàn)行文書檔案保管期限表

檔案保管期限表對檔案鑒定工作有著特殊的意義，對其起著指導(dǎo)性作用。對于其數(shù)次的修訂，表明我國檔案部門對于檔案的認(rèn)識的不斷變化。但是，也遠(yuǎn)不可能完全達(dá)到檔案的真實(shí)價(jià)值，保管期限會繼續(xù)隨保管期限表的修改而不斷有所調(diào)整。

2.6 在檔案館開設(shè)專業(yè)的檔案審定機(jī)構(gòu)，根據(jù)檔案類別指派相應(yīng)的審核人員，確保各部門分工明確，責(zé)任到人

檔案審定機(jī)構(gòu)的工作內(nèi)容：一是全面統(tǒng)計(jì)超過保存期限的檔案資料，制定合適的審定方案；對檔案去粗取精，提高管理效益的科學(xué)舉措；調(diào)查分析部分已失去實(shí)際利用價(jià)值卻仍在永久檔案之列的檔案資料，針對是否剔除提出審定意見，提高館藏資源審核的針對性。

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