屈利君，溫軍燕

（杭州市市政設施監(jiān)管中心，浙江 杭州 310003）

市政設施是城市可持續(xù)發(fā)展的保障，是建設城市兩個文明的重要物質(zhì)基礎，其重要性不言而喻。全國各地城市在對市政設施監(jiān)管過程中，生成了許多文字、照片、數(shù)據(jù)等形式的歷史記錄，鑒于其在市政設施監(jiān)管中極其重要的利用價值，城市一般都設立專職部門對其進行管理。依據(jù)檔案學界對“檔案”這一術語的定義，將這些歷史記錄謂之“市政設施監(jiān)管檔案”，應無異議。筆者查考相關文獻及其使用狀況，將“市政設施監(jiān)管檔案”定義為：各級市政管理部門對城市道路及其設施、城市橋涵及其設施以及城市排水設施等市政基礎設施管理過程中形成的，對日常工作開展具有參考憑證作用的各種載體形式的原始記錄。期待方家對此繼續(xù)研究。以下即從這個概念出發(fā)，對其內(nèi)涵、特點、管理等問題進行討論。

1 市政設施監(jiān)管檔案的內(nèi)涵及特點

由于市政設施建設工程的公共性、復雜性和重大性，市政設施建設和管理一般分別隸屬于不同行政部門管理，有些地方施行建、管、養(yǎng)分離。但無論以何種形式管理，市政設施監(jiān)管檔案除部門日常工作開展形成的文書檔案、會計檔案、科技檔案以及特種載體檔案外，從監(jiān)管工作開展的常規(guī)程序出發(fā)，還包括在設施的接收、日常督查、定期檢測、應急處理、養(yǎng)護修繕等工作中形成的具有保存價值的原始記錄，這也是本文討論的主要內(nèi)容。這就決定了市政設施監(jiān)管檔案具備以下幾點特征：

（1）規(guī)范性。市政設施的公共屬性決定其成為政府部門的一項行政管理職能，在長期的管理活動中，形成了一套規(guī)范化的管理程序和管理制度，特別體現(xiàn)在設施的接收程，養(yǎng)護修繕程序，督查、檢測、應急處理等制度建設方面，都有章可循，固化為一種制度。

（2）成套性。市政設施監(jiān)管對象的產(chǎn)生來源決定其具有同基本建設檔案相同的重要屬性，即成套型。特別是檔案接收和養(yǎng)護修繕過程中形成的檔案，往往是圍繞一個項目的生命周期而形成的一個有機聯(lián)系、成龍配套的整體。

（3）多樣性。體現(xiàn)在檔案表現(xiàn)形式和載體形式方面。包括文字類文件、表格類、工程圖紙類、光盤類、照片類等各類數(shù)據(jù)。

（4）延續(xù)性。隨著時間的推移，市政設施日常運行中必然會出現(xiàn)一些問題，這是自然規(guī)律，要管理部門通過日常養(yǎng)護修繕來延續(xù)其使用壽命，確保安全運行；或者進行設施改建、管道遷移等，在這些工作過程中形成的檔案對于設施接收時項目竣工檔案是一個延續(xù)，二者不可替代，互為補充。

2 市政設施監(jiān)管檔案的獨特價值

據(jù)此，市政設施監(jiān)管檔案在城市發(fā)展中具有極其重要的意義和價值：

首先，市政設施監(jiān)管檔案對城市建設具有重要意義。隨著城市立體化的發(fā)展，向地下要空間的城市建設思路得以實現(xiàn)，都必須以市政設施監(jiān)管檔案為依據(jù)，才能科學規(guī)劃、科學施工，排除各種安全隱患，使工程順利進行。特別是若缺乏地下管網(wǎng)檔案，就需逐個尋訪有關部門，或者重新檢測摸清管線走向，對人力、資源等都造成一種極大的浪費。

其次，城市管理也離不開市政設施監(jiān)管檔案。特別是應急事件處置，事關城市安全，時間就是生命，檔案越翔實準確，問題就越能及時得到處理。通過對日常督查和定期檢測檔案進行分析研究，可以尋找出重點監(jiān)管對象，總結常見問題解決方案，從而提高管養(yǎng)效率，提升管養(yǎng)水平。

再次，市政設施監(jiān)管檔案和市民生活息息相關。不僅城市規(guī)劃、城市公共設施新建或修繕需要，市民生活和商業(yè)經(jīng)營也需要，例如市民接通燃氣、水、電，洗車店、飯店聯(lián)通污水管道，都涉及地下管網(wǎng)鋪設或接通問題，需要查閱周邊地下管網(wǎng)埋設檔案。

3 市政設施監(jiān)管檔案的管理問題聚焦及政策建議

當前，市政設施監(jiān)管檔案在管理中遇到許多問題，主要表現(xiàn)為以下幾個方面：

首先是收集問題。由于市政設施的專業(yè)性和復雜性，往往需要設立不同部門專門監(jiān)管，設施接收人員和資料管理員具有很大變動性，日常工作的繁瑣也造成重監(jiān)管輕資料的現(xiàn)象，造成特別是在設施接收和養(yǎng)護修繕工作中，工程建設資料的齊全和準確性方面有所欠缺。如：是否根據(jù)接收制度要求收集齊全前期文件、勘測文件以竣工文件、交接文件等，竣工圖是否真實全面準確反映設施現(xiàn)狀，根據(jù)信息化發(fā)展需要是否接收規(guī)定格式的電子文件等。這些資料收集質(zhì)量的高低直接影響日后監(jiān)管工作的開展。

其次是歸檔制度的建設問題。特別是歸檔時間、歸檔范圍和保管期限的制定，直接關系到管理部門檔案庫藏質(zhì)量和日后利用工作的開展。各類文件的歸檔時間不清，容易造成部門移交不及時，導致資料散失或損壞；歸檔范圍和保管期限的設定，關系檔案資料的生死存亡，由于存在個體認識差異性，容易過寬或過窄，對庫存和日后利用都具有較大影響。

再者是分類問題。從檔案資源的組織化、條理化、有序化的管理要求來說，如果沒有合理、科學的檔案分類，其它檔案業(yè)務管理工作（如鑒定、編研、檢索等）的效果便無從談起。在筆者近些年工作中發(fā)現(xiàn)：市政設施監(jiān)管過程中實施改善工程，由此而行成的檔案具備工程檔案屬性，應遵循建設項目檔案成套型整理原則，但工作實際中往往存在前期立項、招投標、合同簽訂、施工、監(jiān)理、管理分屬不同部門執(zhí)行，或者由于項目較小，多個項目聯(lián)合招標，或者項目跨幾個年度、分包等等實際情況，如一味簡單追求成套性整理，等項目驗收完成再來收集、整理，極易造成資料缺失不全，影響那些形成較早文件的利用等問題。

此外，還有信息化建設問題。檔案信息化是項高投入的事業(yè)，不僅要投入大量的人力，而且需要投入大量的資金。信息化的關鍵不僅僅在檔案信息數(shù)字化上，如何能使檔案信息能信息化地“用”與信息化地“管”，才是信息化建設的根本目的。

針對以上兩個問題，筆者提出以下建議，以供方家研究：

首先，要向檔案生成、管理的部門和人員大力傳播檔案文化，提升其檔案意識，在檔案生成的主要環(huán)節(jié)施行提前介入，完善交接制度。

宣傳檔案法律法規(guī)和先進事例，是傳播檔案文化，提升人員檔案意識的有效途徑。應及時提高業(yè)務人員檔案意識和業(yè)務水平，莫到用時方覺檔案的重要。同時，還要強化服務意識，提高服務水平，爭取得到領導的重視，經(jīng)常開展檔案業(yè)務培訓，深入部門指導檔案工作，建立項目接收提前介入制度，同城建檔案行政主管部門建立聯(lián)系制度，提高移交資料的完整性和準確性，推動移交工作的順利開展。

其次，參考國際標準，結合我國的實際情況，深入市政設施監(jiān)管檔案在生成、保管、使用中的相關問題，有針對性的修改和制定相關的法律、法規(guī)，以利市政設施監(jiān)管檔案管理工作的推進。

2002年1月，國家建設部年發(fā)布了《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T 50328—2001），這一推薦性標準為建設單位、施工單位、設計單位、監(jiān)理單位和城建檔案館確立了歸檔范圍的基本原則。檔案部門應組織業(yè)務部門召開專項研究會議，以《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》作為參考，根據(jù)日常工作需要，認真深入逐條研究各項內(nèi)容的保存價值，適當拓寬和縮減歸檔范圍。對于暫時無法確定部分，本著宜寬保留的原則，謹慎處理。同時，應考慮市政設施監(jiān)管檔案的多樣性、成套性和延續(xù)性特點，科學合理的設立歸檔范圍和保管期限表。此外，還應重視檔案的來源，區(qū)分設立設施接收資料歸檔范圍和監(jiān)管部門形成的養(yǎng)護修繕資料歸檔范圍，建立更科學規(guī)范的接收和歸檔制度。

再次，要深入了解機構工作開展情況，遵循分類基本原則，以便于保管和利用為導向，科學合理制定分類方案。

制定分類方案，首要應了解單位基本情況，包括部門劃分，各部門的主要工作職責，各部門間協(xié)同合作情況，文件流轉(zhuǎn)程序，以及檔案日常利用情況，對這些情況了然于胸，才能從宏觀著眼，做到類目劃分不遺漏，科學、系統(tǒng)、合理。遵循分類基本原則，即規(guī)律性、統(tǒng)一性、排斥性和包容性。所謂規(guī)律性，就是制定分類方案要遵循檔案的自然形成規(guī)律，最大限度地保持全宗內(nèi)文件的歷史聯(lián)系。所謂統(tǒng)一性，就是在同一分類系統(tǒng)內(nèi)，依次劃分各等級的前后一致性，不能同時并列采用兩種以上分類標準。所謂排斥性，就是分類后的各同位類之間不能相互交叉重疊。所謂包容性，就是分類方案中可以根據(jù)客觀情況的變化，增加或減少類目。在此基礎上，檔案的分類還應注重實用性原則，以便于保管、檢索和利用為導向，因為從事檔案工作最重要目的就是要盡其所用，因此，在實際工作中，應辯證性的看待成套性問題，靈活處理。例如項目改善前期招投標、合同簽訂等工作，往往與施工、竣工驗收工作隸屬于不同部門，且形成時間跨越較大，那么嘗試按機構分類法，歷年項目改善前期與后期形成的文件分開“成套”，也許更加貼合實際情況。還有，市政設施建設、改善類資料建議以單個設施為立卷單元，因為監(jiān)管部門的管理對象是每個市政設施，這樣整理更能集中體現(xiàn)每個設施的真實情況，也更方便日常工作利用需要。檔案分類的實用性要求，體現(xiàn)在實際分類工作中，不同類型的機關以及同一機關內(nèi)不同形式、門類和載體的檔案，往往采取分類方法也不盡相同，原則上，檔案實體分類標準必須符合兩個基本要求：一是客觀性要求，二是穩(wěn)定性要求。總之，分類體系的確立，類目的設置和序列的先后，都要能如實地反映出機關工作的性質(zhì)和檔案成份的特點，能系統(tǒng)、科學地揭示檔案內(nèi)容的實質(zhì)和相互關系，以適應檔案保管和便于查找利用的需要。

最后，要加強檔案信息資源建設，創(chuàng)新思維，借力于開發(fā)特色編研成果，推動檔案信息化管理工作。

檔案信息化管理的核心問題是檔案信息資源建設，沒有可提供利用的檔案信息資源為基礎，檔案信息化便無從談起。在目前條件下，將所有檔案信息全部數(shù)字化是不現(xiàn)實的，應當將那些價值大，利用率高，容易受損的檔案優(yōu)先進行數(shù)字化處理；加強對新產(chǎn)生的電子文件、檔案的管理，通過文檔一體化管理推進檔案信息資源建設的進程。之后，應充分利用數(shù)字化檔案信息資源，開發(fā)特色性編研成果，如研究建設“基于GIS智能市政綜合業(yè)務管理平臺”，即以GIS地圖為基礎匯聚有關市政設施的所有信息，即通過點擊地圖顯示某市政設施的全部檔案數(shù)據(jù)信息，把空間地理信息數(shù)據(jù)與檔案數(shù)據(jù)有效結合，實現(xiàn)地圖與檔案的數(shù)據(jù)聯(lián)動查詢，推動檔案信息化管理工作開展。

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［2］ 金明恩.淺議市政檔案管理［J］.蘭臺內(nèi)外，2005（10）：20.

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［4］ 周玲.對檔案信息化建設的思考［J］.檔案學通訊，2003（6）：22－25.

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