高楠

（赤峰學(xué)院，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

略論信息技術(shù)與檔案管理的現(xiàn)代化

高楠

（赤峰學(xué)院，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

加強(qiáng)對傳統(tǒng)檔案的管理，使傳統(tǒng)檔案更有效地服務(wù)于教育教學(xué)、科學(xué)研究和行政管理；加快高校檔案信息自動化系統(tǒng)建設(shè)，滿足高?，F(xiàn)代化教學(xué)、管理的需要，是高校檔案管理現(xiàn)代化兩個努力的方向.要實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，首先要實(shí)現(xiàn)人的素質(zhì)的現(xiàn)代化，其次是管理模式的現(xiàn)代化.

檔案；信息自動化；素質(zhì)

檔案部門是高校信息資源系統(tǒng)的重要組成部分，對高校教學(xué)、科研及行政管理有重要影響，對構(gòu)建現(xiàn)代化的人力資源管理體系也發(fā)揮著重要的作用.要實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，首先，要加強(qiáng)對傳統(tǒng)檔案的管理，使傳統(tǒng)檔案資料的收藏、入檔、搜集等環(huán)節(jié)適合現(xiàn)代化的管理的需要.其次，就是要加快檔案資料信息數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)，用計算機(jī)管理檔案的各個環(huán)節(jié)，這是實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)代化的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)，也是必備的手段，沒有這個前提，檔案工作現(xiàn)代化就成為一句空話.我國的檔案管理部門應(yīng)用電子計算機(jī)并有計劃地建立自己的現(xiàn)代化系統(tǒng)的嘗試始于1985年.那時人們對計算機(jī)的認(rèn)識還不深刻，對它的應(yīng)用前景還沒看透，經(jīng)過艱苦創(chuàng)業(yè)，仍然建成起了文書檔案處理系統(tǒng)，這是我國檔案管理現(xiàn)代化努力的第一次嘗試.我國檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程發(fā)端于“九五”規(guī)劃的“金信工程”，從此，我國檔案信息處理和管理踏上了的現(xiàn)代化的管理進(jìn)程.

1 現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案管理工作的影響

1.1 數(shù)字化的計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，方便快捷，為打印、輸入、輸出、插入、查詢、統(tǒng)計、檢索、刪除，以及計算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)具有的判別、診斷、篩選的功能，這些都為檔案資料的管理和用戶使用提供了極大的便利，使檔案服務(wù)跨上了現(xiàn)代化的新臺階.與傳統(tǒng)檔案相比，以計算機(jī)為主要工具的檔案存儲方式大都是光盤、磁盤、數(shù)據(jù)庫等，其特點(diǎn)是占據(jù)空間小、儲存量巨大，且具有應(yīng)用方便、傳輸速度快等特性，能迅速地、海量地呈現(xiàn)資料信息，滿足用戶需要，可謂檔案管理的新模式，必將為檔案管理現(xiàn)代化提供新的動力.

在信息時代，檔案工作的內(nèi)涵和外延將會進(jìn)一步擴(kuò)大.但是，檔案這種以知識、歷史記錄、重要信息存儲為主要存在形態(tài)的社會的、政治的、經(jīng)濟(jì)的產(chǎn)物，或者這一再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)，其原始記錄性、真實(shí)性是它的最本質(zhì)屬性，這種屬性不會因?yàn)闀r間的推移或者生產(chǎn)方式的變化而變化.在數(shù)字化時代，以紙質(zhì)檔案形式存在的信息，必定是知識、信息高度濃縮的精華，也是檔案資料得以存在的生命力所在.由此可見，信息屬性已經(jīng)成為當(dāng)代檔案資料的重要屬性，檔案資料的信息含量、真實(shí)度、原始性已經(jīng)成為衡量檔案價值的最重要的指標(biāo).現(xiàn)代化的檔案資料管理，就是要運(yùn)用不斷涌現(xiàn)的新的載體形式，最大限度地運(yùn)用載體形式搜集、整理、存儲有用信息，比如，運(yùn)用谷歌地圖獲得地理信息，運(yùn)用4G技術(shù)獲得突發(fā)的有價值信息.這是信息技術(shù)賜予檔案管理工作最大的機(jī)遇.

1.2 依托先進(jìn)的先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，檔案事業(yè)將步入新的發(fā)展機(jī)遇期.當(dāng)代科學(xué)技術(shù)日新月異，智能化、信息化、集成化程度越來越高.先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，如數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)是高校檔案資料管理現(xiàn)代化的重要物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)手段.沒有先進(jìn)的技術(shù)、先進(jìn)的設(shè)備，任何思想、任何先進(jìn)管理理念都無法落到實(shí)處.在信息時代，先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備無處不在，已經(jīng)充斥于社會每個領(lǐng)域，充斥于生活的方方面面，檔案工作自然也不例外.數(shù)字技術(shù)已經(jīng)大量應(yīng)用于檔案資料管理、統(tǒng)計和檢索等工作環(huán)節(jié)，并斷推動著人們的思想觀念、工作方式的轉(zhuǎn)變，推動著檔案管理人員不斷更新管理手段，使之進(jìn)入現(xiàn)代化管理的先進(jìn)行列.

1.3 信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)倒逼檔案管理人員不斷提升自身的專業(yè)技能，熟習(xí)現(xiàn)代的數(shù)字化操作規(guī)程，學(xué)會用現(xiàn)代化的管理知識、技能、思想指導(dǎo)管理實(shí)踐.信息時代是知識不斷創(chuàng)新、不斷發(fā)展的時代，是信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)統(tǒng)領(lǐng)社會各個方面的時代，是催生理念、思想不斷更新的時代.因此，高校檔案管理人員要具有開放的檔案管理意識，樹立依法治檔的理念，形成批判繼承的檔案精神，努力創(chuàng)新，形成自由的、獨(dú)立的、先進(jìn)的學(xué)術(shù)思維.正是信息技術(shù)的不斷發(fā)展，才使圖書館學(xué)、情報學(xué)的大踏步發(fā)展與創(chuàng)新.因此，檔案管理人員要加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)性工作，優(yōu)化供求關(guān)系，加強(qiáng)檔案的定量管理，提高檔案資料的利用效率，并把完善檔案管理部門的職能與優(yōu)化檔案管理程序結(jié)合起來，使檔案管理更加現(xiàn)代化. 1.4 信息時代的到來，為檔案事業(yè)的現(xiàn)代化提供了可能，也對檔案管理工作者的技能、素質(zhì)提出更高的要求.選拔德才兼?zhèn)涞?、能夠勝任檔案管理現(xiàn)代化各方面工作的復(fù)合型人才就成為檔案事業(yè)的核心議題.因?yàn)橄冗M(jìn)的設(shè)備、操作程序需要高技術(shù)水平的人員去操作、使用，檔案軟件的開發(fā)需要高水平的IT人才.檔案人員只有具備較高的檔案知識、情報學(xué)知識、計算機(jī)技術(shù)、檔案管理能力，才能使先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備、先進(jìn)管理方法產(chǎn)生效能，從而推動檔案管理事業(yè)邁上新臺階，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化.

2 檔案管理的數(shù)字化過程

檔案管理數(shù)字化是一項(xiàng)浩大工程，就是計算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作也不是一蹴而就的，尤其是那些有著歷史悠久的綜合性檔案館（室），館藏案卷浩如煙海，在初始階段，著錄工作會十分繁重、復(fù)雜，沒有一整套規(guī)范化、科學(xué)的、可操作的程序及方法，檔案數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作就很難順利進(jìn)行.

第一，主次分明，循序漸進(jìn).檔案管理工作的中心任務(wù)就是為高校的教學(xué)、科研服務(wù).而建立數(shù)字化檔案館的目的是為使用者提供高效、便捷、準(zhǔn)確、周到的服務(wù).高校檔案館在推進(jìn)數(shù)字化進(jìn)程中，應(yīng)根據(jù)各類卷宗的重要程度、價值含量、利用率情況，對所有館藏資料進(jìn)行排隊，先主后次，以便提高效率，加快檔案的數(shù)字化進(jìn)程.

第二，分層著錄，提高效率.在對館藏資料進(jìn)行著錄時，應(yīng)該把案卷分為三個層次，按層次進(jìn)行著錄.就是把那些內(nèi)容單一、查考價值不是很高的資料進(jìn)行案卷級著錄，對內(nèi)容零碎的檔案進(jìn)行文件組合級著錄，而對那些內(nèi)容重要資料則進(jìn)行文件級著錄.這樣處理不僅能揭示檔案的主題和特征，也有利于進(jìn)行數(shù)字化處理，省時高效.

第三，分門別類，順勢而為.對于那些案卷基礎(chǔ)較好、具備全引目錄的案卷，在著錄過程中，可以直接在全引目錄上分類標(biāo)引.對于那些特殊性很強(qiáng)的檔案，如“房檔”、“人事”等卷宗，用計算機(jī)編程功能將人名、地址、時間以案卷目錄為基礎(chǔ)，直接錄入并用計算機(jī)統(tǒng)一給出分類號.這種分門別類、充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)的方法，能夠減少著錄的環(huán)節(jié)，減少沒必要的程序，從而大大地提高著錄效率.

第四，檔案資源數(shù)字化處理.（1）運(yùn)用數(shù)字模擬整合技術(shù)把各種檔案數(shù)字化，是檔案數(shù)字化的基礎(chǔ).數(shù)字化的基本方法：一是把紙質(zhì)載體中的檔案信息開發(fā)匯集成系統(tǒng)文獻(xiàn)檔案信息，以數(shù)字化方式輸入計算機(jī)；二是用數(shù)字照相、掃描技術(shù)對檔案原件進(jìn)行數(shù)字化處理；三是在辦公自動化過程中生成規(guī)范的電子文件信息.(2)建立檔案館數(shù)字信息資源庫，包括數(shù)字檔案管理系統(tǒng)、數(shù)字目錄中心管理系統(tǒng)、數(shù)字文檔管理系統(tǒng)、數(shù)字文件管理系統(tǒng)等.(3)建設(shè)檔案數(shù)字化信息網(wǎng)絡(luò).目的是把數(shù)字化的檔案信息在互聯(lián)網(wǎng)上發(fā)布、傳遞.

3 檔案數(shù)字化過程中應(yīng)注意的問題

第一，樹立檔案主體意識、獲取意識、守法意識、信息保密意識、傳播意識和更新意識.

第二，制定、貫徹科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)，加速檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程.檔案管理數(shù)字化是檔案管理現(xiàn)代化的重要標(biāo)志，而數(shù)字化是以標(biāo)準(zhǔn)化為前提的，因此，必須對檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化予以高度重視.

第三，要強(qiáng)化服務(wù)意識，不斷拓展檔案的服務(wù)領(lǐng)域，做到需要在哪里，檔案工作就延伸到哪里.

第四，建設(shè)高層次、思想先進(jìn)的檔案信息專業(yè)人才及管理人才隊伍.要努力建設(shè)一支既懂專業(yè)知識又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才隊伍，以滿足數(shù)字化檔案工作的需要.

學(xué)習(xí)踐行黨的十八大會議精神是新時期對我們工作的要求.檔案數(shù)字化是檔案現(xiàn)代化的必修課，是一項(xiàng)長期而艱巨的任務(wù).如何發(fā)揮數(shù)字化帶來的優(yōu)勢，避免數(shù)字化帶來的風(fēng)險是每一位檔案人員都要認(rèn)真對待的問題.只有知難而進(jìn)，勇于進(jìn)取，才能使我們向用戶提供最優(yōu)良的數(shù)字化服務(wù).

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