劉新喻

(青海廣播電視大學 教務處，青海 西寧 800008)

【管理科學】

電大教務文書、檔案管理工作一體化芻議

劉新喻

(青海廣播電視大學 教務處，青海 西寧 800008)

教務檔案管理是學校教學教務管理工作的重要組成部分，本文闡述了教務文書、檔案一體化的重要性，就如何做好電大教務檔案一體化管理工作進行了分析，提出了建議。

教務檔案；管理；一體化

教務檔案是教務處在教學管理過程中形成的各種文件、材料等，是衡量電大教育質量及管理水平的一個重要標志。隨著電大辦學規(guī)模的不斷擴大，在教學管理過程中形成的教務檔案材料越來越多，內容越趨豐富，教務文書、檔案一體化管理是指教務文檔所載信息的系統(tǒng)管理。這與以往文檔簡單混同管理有著本質區(qū)別。有些電大教務、考務、學籍管理都采用中央電大統(tǒng)一的軟件管理，而文書檔案則采用最原始的管理辦法，這樣既影響了工作效率，也影響了有關文書檔案的利用，因此電大的教務、考務、學籍、文書檔案工作應進行一體化管理，使每一項工作的處理結果都將以電子檔案的形式保存下來并作為各級電大、用人單位以及學員個人創(chuàng)新性工作的基本依據。

一、電大教務文書、檔案管理工作一體化的重要性

教務文書、檔案管理一體化就是在傳統(tǒng)檔案管理經驗和形式基礎上。結合電子文件自身的特點，采用先進的計算機和網絡技術，有針對性地汲取文件中心、虛擬立卷等前沿檔案管理理論．對形成的電子文件實行社會化、自動化、網絡化管理。從而實現高效、快捷的電子檔案信息管理模式。

教務檔案作為學校教學工作的特殊資源，具有信息參考、學習借鑒、檢查和評估等特定的價值和功能。電大的教務、考務、學籍檔案數字化能有效地保護檔案原始資料，在發(fā)生意外時使檔案資料免受外界的破壞。其次，電大的教務、考務、學籍檔案數字化能有效改善檔案的利用形式，一份檔案文件可以同時提供給眾多的使用者，超越時間和地域的限制。這對電大的教務、考務、學籍管理是至關重要的。使用計算機系統(tǒng)進行教務、考務、學籍文書檔案管理是為了提高全省電大教務有關數據的利用率，達到數據異地共享。統(tǒng)一規(guī)則和標準是實現這一目標的重要保證，如果教務、考務、學籍文書工作與教務檔案工作不能最終做到統(tǒng)一協(xié)調、銜接配套，而是各不相干，各系統(tǒng)互不兼容，那么數據的接收轉儲、轉化是無法實現的。所以必須著眼于大局，從教務、考務、學籍文件的形成和運動的全過程考慮電大文書、檔案一體化建設的規(guī)劃標準制定等各項問題，減少各種損耗，取得最大的經濟效益。電大教務文書與檔案工作自動化的整體管理，將有可能促進電大教務文書、檔案管理整體效率和質量的提高，符合現代化辦公的要求，使兩者在合理分工的基礎上，互相促進，協(xié)調發(fā)展，從而使文書、檔案工作一體化建設步入良性循環(huán)的軌道。(1)教務文書、檔案管理一體化，既能使管理者實現快速、多途徑的全文檢索，又能為全系統(tǒng)教務教學工作提供真實、準確、快捷的檔案信息服務，適應了現代管理和信息社會的發(fā)展。(2)教務文書、檔案管理一體化，管理者可以根據需要建立文件之間的多維聯系，只要在檢索軟件中標明紙質文件(檔案)的存放位置，便可借助先進的文件檢索功能迅速查到所需的紙質文件檔案。(3)教務文書、檔案管理一體化，可以有效地實現檔案數字影像在系統(tǒng)內部網上平臺的遠程傳輸，既能加強教務部門對各分校、工作站的綜合監(jiān)管效率和交流力度，又能實現部分業(yè)務檔案電子化影像資料的社會開放，對學校發(fā)展會產生一定的經濟效益。

二．電大教務文書、檔案管理的范疇

現行教務文件，是電大文書工作自動化的管理對象，教務檔案是由現行教務文件在有條件的情況下轉化而來的是具有查考價值的一種文件。因此，現行教務文件與教務檔案是同一事物在不同階段的不同產物，兩者源出一脈。

1.教務部門建設與職能檔案：主要是指教育行政管理中形成的具有保存價值的文字、圖表等材料。如上級行政管理部門的行政綜合性文件，學校有關文件，管理條例、規(guī)定、辦法和實施細則，學校有關教學管理的各項規(guī)章制度和各類信息統(tǒng)計材料，教務部門的管理職能等。

2.教學管理與質量管理檔案：教學工作計劃、開課計劃安排、每學期教學計劃內各專業(yè)課程安排表、期末考試安排表；每學期教學質量檢查數據材料，教師教學質量反饋材料等?？刂坪蜎Q定著學生的學籍管理系統(tǒng)、考務管理系統(tǒng)和教材管理系統(tǒng)，它是教務管理的綱領。

3.考務管理檔案；考務管理是在嚴格遵守考務管理基本原則的前提下，專門負責組織和實施教學計劃內規(guī)定課程的考試報名、考場安排等考試方面的任務。其主要功能是：課程科目表管理、考前處理、試卷管理、考試報名、考試安排、違紀處理、缺考處理等。

4.學籍管理檔案：學籍管理部分承擔著重要的工作，學生注冊、學籍異動、畢業(yè)、學位管理和證書管理、證書遺失的補證登記材料及電子注冊材料等。同時還需要負責向子系統(tǒng)以及教務管理系統(tǒng)之外的有關部門發(fā)送有關學籍管理的信息，每學期學生成績表、獎懲登記表、學籍異動的管理標準與處理意見材料，畢業(yè)證書、學位證書的統(tǒng)計、審核和頒發(fā)。

5.教材管理檔案：教材預訂計劃、教材征訂和發(fā)行、教師用書登記表、教材領發(fā)登記表等。同時負責向有關部門發(fā)送有關教材管理信息。

三.對電大教務文書、檔案一體化管理的思考和建議

1.加強教務管理人員的意識心理，及時、全面收集整理教務檔案

教務處是學校日常工作的重要窗口和形象的重要標志。教務管理人員必須高度重視教務文書、檔案一體化的重要性。熟悉電子化的檔案操作過程與管理方式，文件從形成到作為檔案永久保存是一個完整的運動過程，這就要求檔案管理人員收集檔案要預先布置，有計劃、有目的地收集，確保教務檔案收集的及時性和全面性。教務檔案的形成在時間上有連貫性和階段性，文件之間有著必然的內在聯系，因此，教務檔案在收集后要進行科學合理的鑒定分類，統(tǒng)計編目和系統(tǒng)排列，按照一定的規(guī)范進行收集、整理、歸檔，使其前后銜接有序排列，從整體上合理安排各環(huán)節(jié)的工作，以實現教務檔案規(guī)范化管理。

2.建立健全檔案保密制度，把好檔案保密關

將檔案保密工作貫穿于教務工作的全過程。從檔案材料形成就要隨時掌握流向、嚴格歸檔制度，及時將應當歸檔的文件收集起來，謹防留存?zhèn)€人手中，凡是調離崗位的人都要繳清應歸檔材料，防止有關數據流失泄密。信息利用中采取有效的安全保密措施：一是根據教務檔案所記錄的信息對保密性的需求不同，提出不同的檔案保密級別，通過不同級別檔案的加密存儲和查詢。二是計算機的防火墻設置，由于大量的信息存儲在計算機數據庫內，這就需要建立一套嚴格的管理機制，有效控制系統(tǒng)訪問和黑客的入侵。三是可以在系統(tǒng)登錄時設置密碼登陸環(huán)節(jié)；確保信息的機密性；防止越權操作。最后是檔案管理工作人員的監(jiān)督檢查，共同維護檔案信息的安全。

3.推進標準化工作，實現無縫對接

教務文書與檔案工作自動化必須通過制定和推進各種標準，使分工合作有統(tǒng)一的科學的準則和依據，教務文書工作與檔案工作標準應實施無縫對接，以在文書、檔案工作自動化系統(tǒng)內部各子系統(tǒng)達到兼容性、一致性、合作性的剛性要求，統(tǒng)一現行文件與檔案的標引語言；加強宣傳和推廣工作，保證標準的貫徹實施，使兩者在技術上保持前后銜接和協(xié)調一致，從而達到數據成果共享。

4.運用多種形式的保存載體保存文件

采用多種形式的保存載體 (1)通過光盤或移動專用硬盤的方式備份保存，同時保存所有的對應的紙質檔案，發(fā)揮兩種檔案形式的優(yōu)點，避免工作中的意外差錯。(2)利用網絡郵件以及提供的網盤空間進行部分檔案的存儲，這種形式可以使管理者不受時間與地點的限制，在需要時只要通過網絡就可實現檔案的查詢與檢索。(3)教務管理部門可以通過網絡平臺模塊或網頁鏈接形式進行檔案存儲，既能擴大適用范圍，又能確保檔案內容的真實性。(4)采用多媒體課件的形式進行部分檔案的管理。這種管理存儲，既可以體現內容的真實性，又可以通過聲音、視頻、動畫等形式幫助人們愉悅地對檔案進行查詢與檢索。(5)異地備份。電子文件是以新型電子載體為介質，在特定的環(huán)境下形成的，并借助計算機編目歸檔、存儲、利用、具有對計算機很強的依賴性，它的形式極其豐富多彩，不僅有文檔、圖片，還有音響、影像；信息傳輸、處理、保存及開發(fā)利用極其高效、快捷、便利，但電子文件的長期儲存也存在問題，儲存時間的長短受到儲存載體的的影響很大，以軟盤和移動硬盤為例，其使用均有一定的期限和次數限制并且可能在使用的過程中受到載體本身質量的影響，如果突然出現問題而并無進行備份，則電子文件難以找回，因此，異地備份就是保存電子文件時的必要措施，即把文件轉化成不易被篡改但又易于識讀的其它載體，搞好異地備份是電大教務文書檔案人員的職責所在。在過去的檔案移交過程中，移交檔案只負責紙質檔案和紙質文件目錄的移交；現在則需要實行電子文檔和紙質文件歸檔雙軌制相結合。雙軌制是在文件(包括收文、發(fā)文和內部文件)進行運轉程序時就形成電子和紙質兩種版本，保證電子文件異地保存。這種舉措既推進了電大教務檔案電子化進程，又提高了建立檔案數據庫的效率。

總之，電大教務文檔一體化管理是基于工作的連續(xù)性和整體性，它可以使教務工作的每—個環(huán)節(jié)逐步實現簡化與簡便的目標。作為全世界人數最多、規(guī)模最大的全國廣播電視大學辦學系統(tǒng)，只有不斷創(chuàng)新教務工作的一體化管理思路，才能在充分挖掘有限人力、物力和財力的前提下，努力實現人才培養(yǎng)與人才選拔的一體化管理。

[1] 趙振武. 電大教務文書、檔案工作自動化的一體化芻議 [J]. 貴州廣播電視大學學報，2012，[1].

[2] 葉建國. 論高校教務檔案管理 [J].考試周刊 ，2011，[15].

[3] 湯惠玲. 淺談中職學校教務檔案管理辦公自動化中存在的問題及應對策略,[J]. 辦公室業(yè)務2013,[4].

[4] 劉志選. 遠程開放教育教務檔案電子化的創(chuàng)新思考 [J] 蘭臺世界，2009 ,下半月.

[責任編輯 王愛萍]

2014-01-20

劉新喻(1964— )，女，安徽省蕭縣人，青海廣播電視大學教務處副研究館員。

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