楊春風，陳海燕

（西南石油大學學報中心，四川 成都 610500）

高校學報檔案信息化管理芻議

楊春風，陳海燕

（西南石油大學學報中心，四川 成都 610500）

隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，高校學報檔案的管理工作也應(yīng)當適應(yīng)時代要求，運用信息技術(shù)來管理學報檔案以及相關(guān)信息資料，提高學報利用效率，這是現(xiàn)在高校學報檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。針對這一現(xiàn)狀，對高校學報檔案的信息化現(xiàn)狀進行分析，探索目前學報檔案管理信息化程度不高的主要原因，提出完善學報檔案管理的信息化資料，提高相關(guān)管理人員的計算機應(yīng)用能力，進一步借鑒社會化的模式，加強體制的創(chuàng)新等措施。

高校；學報；檔案管理；信息化；標準化

學報是高校教學、科研水平的反映，而且隨著國家對高校教學質(zhì)量和科研成果的逐漸重視，學報的重要性越來越凸顯出來，“2008年8月由國家教育部頒發(fā)的27號令《高等學校檔案管理辦法》“出版類”檔案中寫著：“主要包括高等學校自行編輯出版的學報、其他學術(shù)刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發(fā)行記錄等?！笨梢?，高校學報具有重要的檔案價值，是一項重要的檔案資料，應(yīng)該很好地加以歸檔和管理[1]”高校的學報檔案管理已經(jīng)成為一項十分重要的工作，運用現(xiàn)代信息技術(shù)來處理、保存學報檔案，更深層次的挖掘利用效率，從而提高學校科研和教學的整體水平，已經(jīng)是當前高校管理工作的當務(wù)之急，不容忽視。

1 高校學報檔案工作的重要性

高校學報檔案是當前學報管理工作的不可缺少的一部分，也是學校檔案管理的重要組成部分，其重要性毋庸置疑。首先，我國高等學校的中心工作是教學、科研，學報是學報教學科研成果的重要載體，學報檔案作為一種重要的信息資源，具有信息含量大、內(nèi)容新、傳遞快等特點，是科研成果順利進入市場的基礎(chǔ)和前提,對學校今后從事科學研究管理研究具有重要的參考借鑒作用[2]。其次，加強學報檔案管理對高校接受教育部本科教學評估中有著重要的現(xiàn)實意義；再者，高校的學報檔案管理可以讓各級相關(guān)部門系統(tǒng)地了解高校的教學成果和科研創(chuàng)新能力、制定相應(yīng)的教學、科研決策提供了可靠的信息資源；最后，高校學報管理對學報的辦刊質(zhì)量也具有不容忽視的重大意義。

2 高校學報檔案工作信息化的發(fā)展趨勢

在高校學報編輯、出版、發(fā)行的過程中，逐步留存了一系列具有保存價值的檔案資料，這都是高校學報管理工作的重要憑證。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息化管理模式已經(jīng)逐漸普及，在高校的學報管理中，盡可能地運用先進的科學管理具有十分重要的意義[3]。首先，運用信息化的手段可以更進一步完善學報檔案資料；其次，從使用期限上開看，數(shù)字化的手段可以延長憑證的保存時間，最大限度地發(fā)揮檔案的價值；最后，高校檔案網(wǎng)絡(luò)化的前提是標準化。標準化是資源共享的捷徑,可以避免學報人力、物力的重復浪費，方便了相關(guān)部門的參考、查詢，把一些難以找到的資料變成大家可以共享的數(shù)據(jù)資料，因此，為高校學報檔案管理提供完善的信息化管理模式，提高這些檔案資料的再使用價值，已經(jīng)成為目前迫切需要解決的問題。

2.1 目前學報檔案管理中存在的問題

高校學報檔案的信息網(wǎng)絡(luò)化管理是當前發(fā)展的必然趨勢，但如何做好這一工作，如何將信息技術(shù)與本校的學報檔案管理模式結(jié)合起來，利用互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)、計算機、掃描儀、數(shù)碼產(chǎn)品等實現(xiàn)對檔案資源的收集、存儲、檢索和管理，是擺在學報管理人員面前的一大難題。針對現(xiàn)狀分析，目前的學報檔案管理中還存在如下問題以及不足之處：

2.1.1 管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)有待于進一步提高

一方面，學報編輯部的主要工作是編輯、出版、發(fā)行，因此也大多數(shù)編輯人員把精力重點到學報質(zhì)量上，對“存檔”工作意識較為淡薄，認為不是“正事”只要做好編輯校對工作就行了。長此以往，造成了管理人員對學報檔案管理規(guī)范不了解，工作不積極的現(xiàn)狀。這一狀態(tài)在很大程度上使學報檔案工作成了整個編輯出版工作中最薄弱的環(huán)節(jié)。另一方面，學校檔案管理部門作為一個教學輔助單位，長期得不到學校的充分重視，往往由非專業(yè)人員構(gòu)成，因而在工作難免存在不少問題。首先，這個部門的工作人員常常不是學習檔案管理專業(yè)的人員，對這一領(lǐng)域的專業(yè)知識掌握不足，在這一崗位上也不能及時得到相應(yīng)的正規(guī)培訓，大多都只能做做收集原始資料、整理檔案等初步的工作，對學報檔案簡單地進行整理分類、建檔保存的基本操作，缺乏進一步對其進行綜合開發(fā)利用的專業(yè)素養(yǎng)[4]。其次，由于服從學校的人事安排等原因，高校的學報檔案管理普遍存在管理人員變更頻繁、長期不固定等弊端，這樣往往會導致學報檔案的資料管理工作缺乏一致性，學報檔案殘缺不全、時間上缺乏連續(xù)性等，最終的結(jié)果就是等到要調(diào)用數(shù)據(jù)時難以找到原始資料，無從查證。

2.1.2 管理人員的思想觀念亟待轉(zhuǎn)變

由于高校的主要任務(wù)在于教學和科研，因此學報檔案管理人員往往會認為自己是教輔人員，工作即使再努力，也不會得到領(lǐng)導重視。這種思想觀念的存在也很大程度上影響了相關(guān)工作人員的工作熱情，經(jīng)常出現(xiàn)人員“在崗并不愛崗，在職并不盡職”的現(xiàn)象。這種情況常常會導致兩方面的問題：其一，相關(guān)人員難以安心本職工作，忽視本職工作的重要性，容易產(chǎn)生職業(yè)倦怠情緒。其二，在崗人員缺乏上進心，因而也就缺乏鉆研業(yè)務(wù)的精神動力，學習新知識的動力不足，難以適應(yīng)日新月異的知識更新。這一職能部門的主要工作是將學報檔案整理歸類并編寫卷綜等存儲備查，可以說，人員觀念的陳舊保守和不思進取是高校學報檔案管理存在的最大問題，在思想上習慣于傳統(tǒng)的簡單管理模式，業(yè)務(wù)上依賴于手工操作方法，對信息化管理認識不足。由于許多人員還沒有充分認識到檔案管理信息化的重要性，收集到的檔案資料長期束之高閣，很少有人問津，既沒有很好地分檔歸類，信息化處理文本信息、學報檔案信息更是無從談及，難以充分發(fā)揮檔案資料的價值[5]。就現(xiàn)狀來看，許多高校學報檔案管理工作囿于種種原因，大多仍然停留在收集、分類、歸檔、保管等基礎(chǔ)層面上，無論是檔案管理計算機軟件的開發(fā)應(yīng)用以及從業(yè)人員的業(yè)務(wù)培訓方面都存在巨大的發(fā)展空間，同時也具有較大的難度，有待進一步提升?？梢哉f，提高學報管理的整體水平已經(jīng)是當前高校管理工作的當務(wù)之急，不容忽視。

2.2 信息化學報檔案管理的優(yōu)勢

學報檔案的信息化管理，有助于宏觀信息的掌握及領(lǐng)導階層的決策分析。只有正確的數(shù)據(jù)資料才能導向科學合理的決策。隨著國家對高?？蒲谐晒倪M一步重視，學報檔案的重要性也得到近一步體現(xiàn)。學報檔案是學報發(fā)展歷史演變軌跡的一種定格；所以，學報管理工作要得到不斷的改進與完善，就少不了檔案作為支撐材料和參考依據(jù)[6]。學報資料都有作為檔案保存的價值。從學報檔案的性質(zhì)來分析，信息化管理具有重要的優(yōu)勢。（1）學報檔案具有一次性建立、長期使用的價值。學報管理部門為學校建起信息化的學報檔案，學校即可多次、長期使用。（2）學報檔案的信息化管理更有利于科學管理。數(shù)字化和信息化的檔案資源的在存儲和調(diào)用方面的優(yōu)勢是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文本所無法比擬的。（3）系統(tǒng)完善的檔案也便于數(shù)據(jù)分析，在需要時，可以為校方及更高層領(lǐng)導決策層提供更為全面真實、準確可靠的數(shù)據(jù)資料。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅猛發(fā)展的大數(shù)據(jù)時代，高校可以利用高校學報資源與當?shù)卣?、企業(yè)加強聯(lián)系，積極拓寬融資渠道。例如，幫助地方政府、企業(yè)出專刊,為學校的信息化建設(shè)尋求足夠的資金來源。這一切，都依賴于學報檔案的信息化管理。由此看來，運用信息技術(shù)來處理、保存學報檔案已經(jīng)是一種勢在必行的發(fā)展趨勢，這一舉措有利于提高檔案資源的利用效率，使學報檔案管理的整體水平得到明顯提高。

3 信息化學報檔案管理策略分析

3.1 建立健全機制促進人員素質(zhì)的提高

信息化的學報檔案管理模式，首要的是提高相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)能力。從建立相應(yīng)的創(chuàng)新激勵機制入手，從進人用人制度、工資分配制度、獎金獎懲制度等入手，將個人業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高作為考核職工的重要指標，有效激發(fā)檔案管理人員的創(chuàng)造性，使其充分發(fā)揮潛能。管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是信息化檔案管理效率高低的關(guān)鍵，也是起決定作用的因素。只有轉(zhuǎn)變觀念，摒棄那種認為檔案管理部門就是一個消化、安排閑置人員的部門的觀念，從引進人才的業(yè)務(wù)能力開始作出明確要求，并加強在崗人員的培訓，不斷提高人員的檔案管理知識、信息資源的處理能力，使其掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，具備相關(guān)崗位需要的專業(yè)技能。

其次，學報檔案信息化也是社會進步發(fā)展的客觀要求，順應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的總體趨勢，忽視不斷學習就無法適應(yīng)學校發(fā)展的要求。就學校的檔案管理人員而言，要想適應(yīng)新時期對這一工作的要求，就不能安于現(xiàn)狀，需要正視個人在知識結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)能力等方面的不足，抓住時機，不斷充實自己的檔案學專業(yè)知識和網(wǎng)絡(luò)化管理知識，提高檔案管理的能力，才能更好地適應(yīng)本職工作。應(yīng)注重將計算機網(wǎng)絡(luò)與檔案管理相結(jié)合，提高個人對專業(yè)軟件的應(yīng)用能力，注重學報檔案信息資源的收集、存儲、處理、調(diào)用、分析等綜合能力的培養(yǎng)，條件具備的人員還應(yīng)該積極參與學報檔案系統(tǒng)管理軟件的開發(fā)、調(diào)試，建立稿件數(shù)據(jù)庫、作者數(shù)據(jù)庫、審稿專家數(shù)據(jù)庫等，提供準確、快捷數(shù)據(jù)資料，給學校管理部門，檔案的信息服務(wù)作用得以充分發(fā)揮。

最后，做好高校學報檔案的信息化管理，尤其要重視管理制度建設(shè)。完善的管理制度是做好工作的基本前提和有效保障，作為約束人們行為的有效準則，健全有效的規(guī)章制度保障了我們相關(guān)工作的順利開展。因此建立一套完整的工作制度可以規(guī)范各方面的行為，例如學報檔案原始數(shù)據(jù)的收集、制作、整理、歸檔、保管等，電子登記簿登記內(nèi)容的規(guī)范性及統(tǒng)一性等。有些問題在傳統(tǒng)的檔案管理過程中已經(jīng)積累了豐富的經(jīng)驗，然而有一些問題卻是隨著信息化的過程逐步產(chǎn)生的，都需要相關(guān)工作人員的及時處理，因而有效的制度保障至關(guān)重要。

3.2 利用信息技術(shù)完善學報檔案信息

高校學報檔案的信息化管理，首先重視信息的標準化。關(guān)于檔案管理的標準化，李杰在相關(guān)論文中指出：“是指在實現(xiàn)檔案實體管理逐步轉(zhuǎn)向信息管理的過程中所必須依賴的業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)標準。其內(nèi)容歸納主要有以下五個方面：（1）檔案信息采集標準化；（2）檔案信息存儲標準化；（3）檔案信息管理標準化；（4）檔案信息網(wǎng)絡(luò)標準化；（5）檔案信息管理軟件標準化?！边@五個方面是學報檔案信息化管理的前提和基礎(chǔ)[7]。與以往的歷史檔案不同的是，隨著高校學報的發(fā)展，高校的學報檔案也呈現(xiàn)了不少新的特征，主要表現(xiàn)為：在使用過程中，很多檔案數(shù)據(jù)資料需要及時更新和增加是高校學報檔案的一個特點。這就要求相應(yīng)的學報檔案數(shù)據(jù)庫的管理要實現(xiàn)保證學報檔案信息的實效性，檔案信息與學報期刊發(fā)行同時更新，同時，還要利用計算機強大的檢索功能，將期刊發(fā)行時間、卷數(shù)、期數(shù)等檔案管理中的各個要素都作為檢索條件，來編制有效的檢索工具，最終實現(xiàn)提供高效、便捷的查詢服務(wù)的目標。如果在管理上不采用信息化的手段，傳統(tǒng)的手工編制的文本信息很難做到同步調(diào)整、更新，更無從談及及時的資源共享。這就要求學校學報檔案管理人員學會使用各種現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，及時收集各類檔案資料，及時錄入，及時更新數(shù)據(jù)，才能保證資料的時效性和使用價值。

高校學報檔案要實現(xiàn)真正意義上的信息化管理，還需要注重數(shù)據(jù)信息的及時性。一方面在于信息的采集，要求利用掃描儀、數(shù)碼相機等將原始資料轉(zhuǎn)化成數(shù)字化檔案資料，數(shù)字化存儲是檔案信息化的基礎(chǔ)，要使檔案信息能夠及時實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)換，這就要求學報檔案的管理人員能夠熟練操作各種現(xiàn)代化的設(shè)備、儀器，及時采集各種檔案資料，制作并錄入電腦中，形成數(shù)字化學報檔案[8]。只有這樣，才便于利用計算機進行分類、檢索、分析，建立起完整、準確的檔案數(shù)據(jù)庫。另一方面要注意信息的維護和及時更新，檔案管理的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫資料要隨著學報狀況的變動而同步更新，最終達到通過互聯(lián)網(wǎng)及校園局域網(wǎng)等實現(xiàn)對學報信息的統(tǒng)一管理。原始檔案經(jīng)信息化處理之后，再利用計算機建立數(shù)據(jù)庫，利用校園網(wǎng)來實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的傳遞與共享，這就要求必須建立完整的學報檔案的電子數(shù)據(jù)，便于專業(yè)人員能夠?qū)@些數(shù)據(jù)進行加工、整理、運算、分析，運用現(xiàn)代信息技術(shù)來管理，最大限度地提高學報檔案的利用效率。學報檔案信息要為高校的管理者提供科學的決策依據(jù)，以便決策者能夠從多角度對相關(guān)數(shù)據(jù)進行分析，以便相關(guān)職能部門能夠及時獲取信息、準確把握科研和教學的發(fā)展成果，為管理部門的科學決策提供資料。

3.2 利用校園網(wǎng)真正實現(xiàn)信息一體化

隨著信息技術(shù)的深入發(fā)展和計算機網(wǎng)絡(luò)的普及，網(wǎng)絡(luò)資源日益朝著豐富和多樣化的方向發(fā)展，“信息集成自動化程度將迅速提高，電子化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是未來全球信息服務(wù)發(fā)展的基本標志?！盵9]網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和普及也使高校辦公自動化得以現(xiàn)實，因此在高校學報檔案管理工作中，有必要利用先進的數(shù)據(jù)庫以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)高校學報檔案信息的資源共享，利用數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)區(qū)域內(nèi)的信息共享和數(shù)字化輸入輸出，在保障信息安全和資料保密的前提下，實現(xiàn)和國家主管機關(guān)、各院校之間的信息自由交流、查詢、下載，這將是高校學報檔案管理發(fā)展的必然趨勢。要真正實現(xiàn)這一目標，高校學報檔案的管理就必須要注重兩個方面的問題：其一是要遵循國家標準，并借鑒社會上相關(guān)行業(yè)的管理標準和經(jīng)驗，不能因為自己是高校，就忽視了行業(yè)內(nèi)信息化的發(fā)展；其二則是要借用學校其他部門的技術(shù)力量，辦公自動化要與檔案信息化建設(shè)同步進行，檔案部門自身的力量難以解決信息技術(shù)問題，因此，搞學報檔案管理不能閉封自守，要打破高校檔案工作的僵化封閉局面，尤其是注重利用現(xiàn)代化的設(shè)備和信息傳輸技術(shù)，實現(xiàn)檔案資源共享。

在充分滿足學報檔案管理基本要求的前提下，在校園網(wǎng)上及時公開學校期刊出版、發(fā)行情況，這一做法，有利于全校師生對本校學報資源的關(guān)心和了解，也有利于增強師生各方對學?？蒲泻徒虒W成果的關(guān)注和關(guān)心，對于構(gòu)建和諧校園、促進關(guān)愛學校等校園文化的建設(shè)，將起到不可估量的作用。

4 結(jié)語

高校學報管理工作不再是是一種簡單的服務(wù)工作，在如今迅猛發(fā)展的信息化時代，學報檔案管理工作具有較高的專業(yè)性，也要求相關(guān)管理人員具有相當?shù)臉I(yè)務(wù)素質(zhì)，在實際工作中既有適應(yīng)學校發(fā)展又有解決實際問題的工作能力。如何讓高校學報檔案管理朝標準化、信息化、規(guī)范化的方向發(fā)展，為高校的進一步改革和教育事業(yè)的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，也是值得全體管理及相關(guān)研究人員深思的重要論題。

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[4]陸小宇.高校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及對策[J].中山大學學報論叢,2007，(6):229-231.

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責任編輯：鄧榮華

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2014-06-10

楊春風（1973-），女，湖北荊門人，西南石油大學學報中心編輯，碩士。研究方向：編輯學。