金敏麒

(廣東創(chuàng)新科技職業(yè)學院 廣東東莞 523960)

淺談民辦高職院校教學秘書工作的實踐與創(chuàng)新

金敏麒

(廣東創(chuàng)新科技職業(yè)學院 廣東東莞 523960)

民辦高職院校肩負著培養(yǎng)人才的重要責任，實現(xiàn)這一目的的前提就是要提升教學管理，提高教學質(zhì)量，而教學秘書在其中發(fā)揮著不可或缺的重要作用，因為教學秘書在民辦高職院校中的實踐工作能很好的促進教學管理工作的順利進行和開展。然而，隨著教學改革的不斷深化，教學秘書的工作理念要滿足新形勢的需要，就必須進行創(chuàng)新和提升。本文在介紹教學秘書實踐工作的基礎(chǔ)上，分析了教學秘書在理念和工作方面需要創(chuàng)新的內(nèi)容。

民辦高職院校；教學秘書；實踐；創(chuàng)新

引言

民辦高職院校在培養(yǎng)人才方面肩負著重要的責任，在日趨激烈的教育競爭環(huán)境下，民辦高職院校要想發(fā)展，培養(yǎng)出社會認可的優(yōu)秀人才，就必須提升教學質(zhì)量、加強管理。而在這一環(huán)節(jié)中，處在基層管理人員的教學秘書就發(fā)揮著重要的作用。教學秘書的工作能有效保障院校教學任務(wù)的順利實施和執(zhí)行。由此可見，教學秘書在管理工作中的責任重大，一旦有疏忽或者錯誤將會對院校的教學工作帶來嚴重影響[1]。因此，教學秘書在民辦高職院校中管理工作高效率、高質(zhì)量的進行，是提高教學質(zhì)量和管理工作的重要保障。

一、教學秘書在民辦高職院校中的實踐工作

1.保障教學計劃實施，傳遞教學信息

民辦高職院校中教學系部都具有多門不同專業(yè)或?qū)I(yè)方向，教學秘書需要對各個不同專業(yè)擬定相應的教學計劃，制定教學實施方案，這些方案主要包括不同專業(yè)課程表的設(shè)置和安排、任課教師的教室使用情況、相應科目的使用教材等等。除此之外，還要根據(jù)實際情況對已制定好的教學計劃做出適當調(diào)整。并且課程表的合理制定和安排在教學管理的眾多任務(wù)中屬于難度較大的一項工作，教學秘書需要在制定課表前廣泛聽取任課教師的意見和建議，以及相應的時間安排，然后再根據(jù)學校的教學條件做出決定，從而能夠更好地為院校服務(wù)。與此同時，為了有效保障教學效率，教學秘書還需要考慮課程安排的均衡性，提高學生對課表安排的接受能力。教學計劃實施之后，教學秘書還要根據(jù)實施過程中存在的問題給予及時反饋，進而提高教學的管理工作。

之所以說教學秘書是院校教學信息的傳遞者，是因為教學秘書在工作中要將不同學院制定的規(guī)章制度以及其他信息傳遞給教師、輔導員等，從而保障教學工作的順利進行。例如，學校調(diào)課的通知，四、六級報名須知，重修報名，假期安排等，都需要教學秘書進行傳遞[2]。

與此同時，如果教師對院校的通知等產(chǎn)生疑問，或者學生對教師的授課方式有意見等，都可以告訴教學秘書，教學秘書通過對這些信息進行整理、收集等，報給各級領(lǐng)導和教師，以便領(lǐng)導和教師進行相應改正和處理。

2.對院校信息進行有效管理

教學秘書要負責對檔案、考務(wù)以及成績等方面的院校信息進行管理。首先，教學秘書對檔案進行管理，一是對學生的學籍進行管理，就是對在校學生的學籍檔案進行記錄并存檔。同時還要掌握學生的其他信息，如退學、休學等，整理好相應的材料以備查驗之需；一是對每門課程的教學計劃、教學大綱、教學進度等內(nèi)容也需要整理歸檔；最后是對歷屆的考試卷子、畢業(yè)論文等進行存檔管理。其次，對考務(wù)信息進行管理，主要是針對考試環(huán)節(jié)，并且該環(huán)節(jié)也是比較復雜和重要的一部分。在這一環(huán)節(jié)中，教學秘書傳達教師命題須知、印刷試卷、安排考場等信息，各個環(huán)節(jié)都緊密相關(guān)，一旦出現(xiàn)錯誤就會影響整體工作的順利進行。由此可見，教學秘書在對考務(wù)信息的管理中發(fā)揮著非常重要的作用，同時也是對教學秘書工作的一項考驗。最后，對學生成績信息的管理，主要目的是為了根據(jù)學生的成績狀況掌握其學習情況，對教學工作進行評估，使教務(wù)處能更好的對院校教學工作進行管理，提升教學質(zhì)量。

3.以提升教學質(zhì)量為目的

對于民辦高職院校而言，教學質(zhì)量是院校得以生存和發(fā)展的主要動力。并且教學質(zhì)量的高低和民辦高職院校的生存與發(fā)展緊密聯(lián)系在一起。因此，提高教學質(zhì)量很重要，并且教學秘書對于教學質(zhì)量的提高發(fā)揮著重要的作用[3]。一般情況下，教學秘書需要協(xié)助檢查每門課程的教學情況，檢查教師授課的進度狀況；同時配合院校進行教學檢查工作，積極召開座談會，設(shè)立評估系統(tǒng)，做好相關(guān)的總結(jié)工作，以使教師能夠及時掌握學生對課程以及教師等方面的看法和意見，從而能夠針對存在的問題進行改進和提升，有效促進教學改革，進而提升民辦高職院校的教學質(zhì)量。此外，教學秘書還需要不定期與部分學生進行交流，以了解學生的心理動態(tài)，更好的進行教學管理工作。由此可見，教學秘書的工作貫穿于教學的整個過程中，教學秘書的存在與院校教學管理以及教學質(zhì)量息息相關(guān)。

二、教學秘書工作的創(chuàng)新

現(xiàn)階段，隨著教學模式的不斷改革和深化，民辦高職院校對教學秘書工作的要求越來越高，教學秘書在工作過程中機械式的聽從領(lǐng)導指令的方式已經(jīng)不能滿足新形勢發(fā)展和改革的需要。因此，教學秘書需要利用創(chuàng)新性的思維和工作方式實現(xiàn)教學管理和提升教學質(zhì)量。

1.教學秘書創(chuàng)新意識的培養(yǎng)

創(chuàng)新意識是人們進行創(chuàng)造和創(chuàng)新的前提和基礎(chǔ)，并且通過創(chuàng)造能夠使人們意識到事物之間的變化和聯(lián)系，使人不斷進步和前進。因此，創(chuàng)新意識的培養(yǎng)占據(jù)著非常重要的地位。而教學秘書只有在教學工作中不斷培養(yǎng)自身的創(chuàng)新意識，才能夠更好的為民辦高職院校服務(wù)，更快的促進院校的發(fā)展[4]。

首先，教學秘書在工作中要有創(chuàng)新意識。教學秘書是院校的管理人員，也是領(lǐng)導的助手。在面對不斷擴大的招生規(guī)模下，教學改革多樣化的情況下，教學秘書需要時刻以科學教學作為教學管理的重要理念，并且為了適應新形勢發(fā)展的需要，更要及時更新管理理念，不斷培養(yǎng)自身的創(chuàng)新意識，敢于對教學管理方面存在的不足和問題提出自己的看法和意見，可以將領(lǐng)導的意見以及教師教學等內(nèi)容有效結(jié)合在一起，以實現(xiàn)教學質(zhì)量為目的進行大膽創(chuàng)新；對出現(xiàn)的新事物和新觀點進行細致研究，勇于想象和設(shè)想，提出不一樣的教學管理意見，從而使教學管理工作有創(chuàng)造性的進展?？傊?，在工作中培養(yǎng)創(chuàng)新意識，使自身成為能夠促進院校發(fā)展和前進的教學秘書。

其次，教學秘書在工作中不斷豐富自身的知識，提升自身創(chuàng)新能力。在民辦高職院校的工作中，教學管理是提升教學質(zhì)量的前提和關(guān)鍵。而在更好的實現(xiàn)教學管理中，教學秘書則發(fā)揮著重要的作用。在這一過程中，教學秘書需要不斷豐富自身知識，在具備創(chuàng)新意識的基礎(chǔ)上，不斷提升自身的創(chuàng)新能力。一方面，新形勢下教學秘書需要不斷加強自身的理論學習，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，這樣才能夠?qū)⑺鶎W知識應用在教學管理工作中，并展現(xiàn)自身的創(chuàng)新能力。另一方面，教學秘書應該為成為一個全能手而不斷努力，即在管理工作中既能夠滿足院校的要求，又能夠?qū)W生的感受考慮在內(nèi)。此時教學秘書就需要不斷充實自己，廣泛學習，利用自身的創(chuàng)新能力做好院校的管理工作。

最后，教學秘書應培養(yǎng)自身的道德素質(zhì)，增強合作能力。良好的道德素質(zhì)是一個人工作的前提和基礎(chǔ)，同時也是衡量這個人的標準和準繩。對教學秘書而言也不例外。在民辦高職院校的教學工作中，教學秘書需要承受來自各個方面的壓力，在堅守自身道德素質(zhì)的同時，能更好的為教師和學生服務(wù)。此外，教學秘書還需要有較強的組織和合作能力，以此確保教學管理工作的順利進行。

2.民辦高職院校教學秘書創(chuàng)新工作的開展

教學秘書創(chuàng)新意識的培養(yǎng)是為更好的實現(xiàn)教學管理工作、實現(xiàn)創(chuàng)新等服務(wù)、奠定基礎(chǔ)。

一方面，教學秘書在進行教學管理要利用好現(xiàn)代信息化技術(shù)。現(xiàn)階段是一個科學技術(shù)、信息高速發(fā)展的時代，特別在民辦高職院校的教學管理工作中，工作量比較大，如果單純依靠教學秘書的體力去工作是遠遠不夠的，為了能更好地做好教學管理方面的工作，需要借助各種教學管理軟件來協(xié)助其工作的開展，利用教學軟件不僅能夠快速、高效的處理教學管理中的各種任務(wù)，還能夠節(jié)省時間和精力。例如，教學秘書在制定課表、對學期末成績進行管理等不同方面，通過和教學軟件結(jié)合使用，既能夠使管理變得簡單，還能夠降低人工操作出現(xiàn)的失誤、錯誤等情況，提升教學管理效率，從而為教學質(zhì)量的提升奠定基礎(chǔ)。

一方面，教學秘書要不斷提升自身綜合素質(zhì)，為教學工作的創(chuàng)新做鋪墊。教學秘書的綜合素質(zhì)是教學管理的關(guān)鍵。教學秘書定期進行學習，如教學心理學、行政管理以及行政法規(guī)等方面，以提高自身專業(yè)素質(zhì)和理論知識。此外，教學秘書在不斷學習的同時，還要積極參加一些研討會以及其他相關(guān)的經(jīng)驗交流會，在互相學習和借鑒的過程中，掌握一些先進的管理經(jīng)驗和管理思想，并將其應用在本校的教學管理工作中，提升管理水平。在此基礎(chǔ)上，教學秘書還需不斷提高自身學歷，鞏固自身專業(yè)知識，在總結(jié)和積累的經(jīng)驗中，不斷進行創(chuàng)新，從而為教學改革和管理貢獻自己的一份力量。

另一方面，在教學秘書進行創(chuàng)新工作的同時，還需要不斷激發(fā)其工作的積極性。教學秘書在民辦高職院校的教學工作中發(fā)揮著重要的作用，而這種重要作用需要得到院校領(lǐng)導的肯定與認可，這樣才能更好的激發(fā)教學秘書創(chuàng)新的積極性和熱情。院校領(lǐng)導不僅要對教學秘書的工作方面、生活方面給予一定的關(guān)心，還要在個人發(fā)展以及科研方面給予激勵。除此之外，院校領(lǐng)導還需制定績效考核制，對教學秘書的工作進行公平、公正的考核，使其意識在自身在教學管理工作中的缺點和優(yōu)點，并適當?shù)倪M行獎勵與懲罰，通過這種方式不斷激發(fā)教學秘書的管理工作。

此外，教學秘書要對自己的本職工作明了于心，明確自身的職責和任務(wù)，具有一定的寫作和計算能力，能夠在工作中不斷汲取新知識，并能熟練運用新知識。在熟悉教學過程和規(guī)律的基礎(chǔ)上，對民辦高職院校的教學改革進行了解，并在解決管理中遇到問題的同時，能夠?qū)ζ溥M行總結(jié)、完善，從而制定出更好的、更適合院校發(fā)展的管理策略；將工作進行分塊化處理，使其變得有條理，這樣能夠大大提高教學秘書工作的效率，提高教學管理效果，最終為促進民辦高職院校的快速發(fā)展服務(wù)。

三、總結(jié)

民辦高職院校得以發(fā)展的關(guān)鍵是人才的培養(yǎng)，而人才培養(yǎng)的前提條件是教學管理工作的順利開展，在這一過程中教學秘書發(fā)揮著不可替代的作用，他們是做好教學管理工作的關(guān)鍵所在。教學秘書在民辦高職院校中的實踐工作更進一步證明了其發(fā)揮的重要作用，如能夠?qū)虒W信息進行有效傳遞和管理，提升教學質(zhì)量等。但是隨著教學改革和不斷深化，教學秘書的管理方式也需要進行創(chuàng)新，以此才能夠符合新形勢發(fā)展的需要。在時間與創(chuàng)新的結(jié)合下，教學秘書的工作才能更好的執(zhí)行，更好的為教學管理工作服務(wù)，最終促進民辦高職院校的發(fā)展。

[1]鐘麗花.淺談高職院校行政部門秘書工作[J].教育教學論壇,2012,21(14):96-97.

[2]黃翠萍.淺談民辦高職院校教學秘書的工作要點與創(chuàng)新[J].成功(教育),2013,09(18):290-291.

[3]劉莉.民辦高?；A(chǔ)部教學秘書崗位職責之我見[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇,2013,05(11):246-247.

[4]李平平.民辦高職院校教學秘書創(chuàng)新意識問題研究[J].科技風,2014,10(19):207-208.

Practice and innovation of the teaching secretary work of higher vocational colleges run by the local

Jin Min-qi
(Guangdong Vocational Innovation College of Science and Technology, Dongguan Guangdong, 523960, China)

Private higher vocational colleges shoulder the important responsibility of training talents, the precondition of achieving this purpose is to enhance the management of teaching, improve teaching quality, and in which the teaching secretary plays an indispensable role, because the teaching secretary work in private practice in higher vocational colleges can promote the progress of the teaching management and conduct. However, with the deepening reform of the teaching, the teaching secretary's work ethic should meet the needs of new situation, we must innovate and upgrade. This article introduces the teaching secretary, on the basis of the practical work in concept and the teaching secretary work need the innovation of the content.

private higher vocational colleges; teaching secretary; practice; innovation

G717

A

1000-9795（2014）010-000001-02

［責任編輯：周 天］

金敏麒(1986-)，女，廣東佛山人，碩士研究生，研究方向：工商管理。