林艷嫦

【摘要】近年來，我國經(jīng)濟突飛猛進，社會主義經(jīng)濟體制越發(fā)完善，各種行業(yè)的管理體系也日漸成熟，緊跟全球信息化發(fā)展的腳步。在現(xiàn)代事業(yè)單位制度體系中，文書檔案管理對制度的完善有很大的推動作用。科學有效的文書檔案管理能夠提高一個單位的整體管理水平，檔案開發(fā)和利用的順利實現(xiàn)，不僅能充分利用文書檔案管理工作的自身價值，還能為經(jīng)濟發(fā)展和社會進步貢獻一份力量，所以，檔案管理工作的有效完成具有影響性的作用。

【關(guān)鍵詞】檔案；管理；信息化

０引言

文書檔案作為一個單位發(fā)展歷程、文化沉淀、管理水平的重要依據(jù)，有很高的保存參考價值。它可以清晰地反映出一個單位各個歷史時期各種工作與活動的情況，在單位工作中扮演著承前啟后的角色。

１文書檔案管理的重要性和意義

１．１文書檔案管理的重要性

隨著我國各領(lǐng)域事業(yè)的迅猛發(fā)展以及社會主義經(jīng)濟體制改革的不斷完善，各單位的文書檔案管理工作也漸漸顯示出了其重要的利用價值。事實上，現(xiàn)在許多人都沒有意識到文書檔案管理在一個單位正常運行中占有舉足輕重的地位，但優(yōu)秀的文書檔案管理對于現(xiàn)代化單位制度的完善具有較強的推動作用。國家衡量一個單位業(yè)績與管理水平的重要標準，就是檔案管理工作是否科學有效，尤其是基于我國社會主義經(jīng)濟體制逐漸完善，對文書檔案管理也提出了更高的要求。新時期檔案的管理工作對科學性的要求更高，而且要跟住時代發(fā)展趨勢。所以信息化和數(shù)字化成為文書檔案管理未來的發(fā)展方向。

１.2文書檔案管理的意義

做好文書檔案管理工作是一個事業(yè)單位能夠順利發(fā)展的前提，檔案管理工作作為事業(yè)單位管理工作中的重點，要科學規(guī)范的實行檔案管理，這也是一個單位業(yè)績以及管理水平的重要衡量標準。檔案是記載一個單位的發(fā)展歷史和優(yōu)秀成果的重要文件，對這個單位的歷史和科學發(fā)展提供了第一手研究參考資料。做好文書檔案管理工作，一方面，能使單位高層管理人員及時并清楚了解單位運營情況，可作為經(jīng)營決策的支持依據(jù)；另一方面，可為社會各方面提供準確的單位經(jīng)營成果，為單位與有關(guān)方面實行的有益合作打好堅實的基礎?；谖覈?jīng)濟全面發(fā)展的歷史背景，更要做好文書檔案管理工作，隨時更新文書檔案管理觀念，勇于創(chuàng)造和嘗試新型檔案管理手段，努力提高事業(yè)單位整體發(fā)展狀況和經(jīng)營成果的全面性和真實性。

２當前文書檔案管理工作中存在的問題

２．１文書檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

盡管目前我們有一支穩(wěn)定的檔案干部隊伍，但這個隊伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)不足以滿足新時期對于檔案工作開展的需求，尤其是21世紀之后，極度缺少對檔案內(nèi)容熟知，并且可以深層研究與拓展檔案信息的復合型專業(yè)人才。

２.2文書檔案管理機構(gòu)和職責不明確

文書檔案工作在單位中還沒有占據(jù)特別重要的地位，甚至把這看做“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的工作。機關(guān)機構(gòu)設計時，甚至裁掉、削弱許多文書檔案管理機構(gòu)的地位，嚴重弱化了檔案的功能。

２.3文書檔案管理不夠規(guī)范

一些大型的企事業(yè)單位或?qū)I(yè)的檔案館，管理不規(guī)范的現(xiàn)象普遍存在，其主要問題：第一，檔號不規(guī)范；第二，案卷標題不規(guī)范；第三，許多案卷缺少卷內(nèi)目錄；第四，組卷嚴重混亂。

２.4檔案檢索效率不高

檔案檢索包括手工檢索和計算機檢索。目前手工檢索為主要的檢索方式。各檔案部門為手工檢索做出許多準備工作，制造了形式各樣的檢索工具。制作檢索工具時，經(jīng)常重量不重質(zhì)，因此制造的檢索工具越多檔案工作服務質(zhì)量越高的思想成為一大誤區(qū)。

２.5在檔案室設置和信息開發(fā)編研工作上也存在一些問題

許多檔案部門為實現(xiàn)達標升級目的，糊弄檢查，胡亂選題來進行編研，因而編研產(chǎn)品層次過低、質(zhì)量過差，實用性較小，利用價值微乎其微。盡管有些選題符合當前形勢，但因編研時間過長，時效性大大降低，其作用得不到充分的發(fā)揮。

３提高文書檔案管理效率的對策

３.1領(lǐng)導重視是做好文書檔案工作的前提

文書檔案主要用于展示一個單位發(fā)展歷程以及其建設成果。當前大部分的企事業(yè)單位領(lǐng)導忽視文書檔案管理的工作，要真正將文書檔案管理工作做好做到位，單位領(lǐng)導必須顧足單位事業(yè)全局發(fā)展，將文書檔案管理工作規(guī)劃為單位事業(yè)長期發(fā)展的戰(zhàn)略目標中，讓職工意識到檔案工作的作用和其重要性，提高每個人對其的重視度。

３.2制度健全是做好文書檔案工作的保障

做好文書檔案工作的強有力的保障和有效地措施，就是使文書檔案管理工作制度更加完善。當前文書檔案管理機構(gòu)的地位被忽視，職責功能被弱化，對于這種現(xiàn)象，各企事業(yè)單位要專門設立文書檔案管理機構(gòu)，配置一些檔案管理設施，組織檔案工作領(lǐng)導小組，單位主要領(lǐng)導為組長，相關(guān)負責同志為組員，還要安排一些專兼職檔案管理人員。制訂制度，用來提高職工對檔案工作的重視度，并將本部門的文書檔案工作任務認真研究并落實到個人身上，確保文書檔案工作保質(zhì)保量按時完成。另外還應形成檔案工作競爭激勵機制，實現(xiàn)優(yōu)勝劣汰，充分調(diào)動員工積極性，以此使檔案工作者將自己的工作成績與檔案工作的生存與發(fā)展緊密聯(lián)系在一起，將每個人的工作活力激發(fā)到最大，充分發(fā)揮個人潛力，創(chuàng)造出檔案工作競爭與合作并存、勇于創(chuàng)新的格局。

３.3提高文書檔案管理人員素質(zhì)是做好文書檔案的關(guān)鍵

文書檔案管理專業(yè)性較強，因此工作人員的業(yè)務能力是文書檔案管理工作質(zhì)量的直接影響因素，它對管理人員有嚴格的要求，既要工作責任感強、職業(yè)道德高、工作態(tài)度認真、腳踏實地、無私奉獻的工作精神，還要有扎實的專業(yè)理論基礎、掌握科技知識，特別是擁有利用現(xiàn)代化科學技術(shù)和先進的管理方法來管理文檔的基本技能。所以只有具備扎實的專業(yè)知識，敢于創(chuàng)新，責任感強，而且綜合素質(zhì)較高的文檔管理工作人員，才能真正實現(xiàn)新時期的文檔管理工作。為了使檔案工作人員對工作情況更加適應，就要將檔案工作人員的主動性、創(chuàng)造性和積極性充分發(fā)揮，全面提高文書檔案管理人員知識水平和管理能力，既可借助各種形式宣傳《檔案法》、《檔案人員職業(yè)道德》、《文書學》和國家有關(guān)的工作規(guī)定，讓文書檔案管理人員充分意識到做好文檔管理工作是責無旁貸。還要在引進人才時，注意引進一些具有專業(yè)檔案知識，專業(yè)技術(shù)能力的人才來擴大充實文書檔案隊伍。與此同時，對當前在編人員的教育不能忽視，組織一些檔案業(yè)務知識培訓，鼓勵文書檔案管理人員積極參加，在提高管理水平的同時，還能促進文書檔案管理工作與單位業(yè)務共同進步。

３.4牢記服務是做好文書檔案工作的根本

服務與利用是文書檔案工作的根本目的，認真收集整理并保存為第一手資料，對單位的發(fā)展歷史做好準確的記錄，努力實現(xiàn)檔案資源的開發(fā)利用，方便日后單位各項工作的開展。因此，我們要加強服務功能，改革服務機制，充分發(fā)揮文書檔案的有效價值，為領(lǐng)導提供更優(yōu)質(zhì)的決策服務，為單位事業(yè)服務，為咨詢查證服務。還有人員管理素質(zhì)亟需提高，服務渠道有待拓寬。要革新思想觀念，緊跟時代步伐，對于新形勢對檔案工作的新要求有充分了解，對檔案開發(fā)利用的新思路、新方法有進一步探究，積極樹立服務意識，主動完善服務功能。

４結(jié)束語

由此看來，文書檔案管理工作規(guī)章制度的不斷（下轉(zhuǎn)第49頁）（上接第37頁）完善，管理人員專業(yè)素質(zhì)水平的不斷提高，傳統(tǒng)文書檔案管理模式轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化管理模式的力度不斷加強，加快文書檔案管理信息化程度，才能從整體上提高管理效率，實現(xiàn)我國檔案事業(yè)的長久穩(wěn)定的發(fā)展。

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［責任編輯：周娜］