楊培

按照省檔案局《關于開展全省檔案信息化建設現(xiàn)狀調研的通知》要求，漯河市檔案局根據(jù)調研內容，對全市檔案信息化建設情況進行了認真調查，找出了問題存在的部分原因及今后的努力方向，來推動我市各級檔案館檔案信息化建設可持續(xù)、和諧、穩(wěn)健和安全發(fā)展。

一、漯河市檔案信息化建設基本情況

近年來，在各級政府的大力支持下，漯河市各級檔案部門不斷加大硬件設施投入，目前，全市各級檔案館共有臺式計算機69臺，服務器2臺，不間斷電源2個，掃描儀7臺，交換機3臺，基本達到了檔案信息化建設的硬件要求，市局完成了局館各科室的局域網建設、外網建設，各級檔案部門建立了史志檔案信息網站。全市各級檔案館信息化建設采用的軟件是科怡2008網絡版，自啟用以來運行狀況良好，分別對館藏文書檔案、照片檔案、聲像檔案進行了數(shù)字化處理，建立了目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，完成了76個全宗目錄數(shù)據(jù)庫的著錄工作，并對珍貴檔案及利用率高的全宗進行了原文掛接，掃描掛接原文46萬頁，其中目錄數(shù)據(jù)庫建設包括案卷級目錄數(shù)據(jù)庫和文件級目錄數(shù)據(jù)庫，已完成案卷級目錄數(shù)據(jù)著錄530條，文件級目錄數(shù)據(jù)著錄181000條，館藏紙質照片檔案數(shù)字化27062張，錄音、錄像檔案573盤，針對涉民檔案建立了專題數(shù)據(jù)庫，如招工檔案、知青檔案、學籍檔案等，著錄專題檔案目錄數(shù)據(jù)10636條。檔案目錄數(shù)據(jù)庫結構合理，市檔案館對同一個全宗的案卷級目錄數(shù)據(jù)庫與文件級目錄數(shù)據(jù)庫通過案卷號這一字段進行關聯(lián)，其中案卷級目錄數(shù)據(jù)庫表字段包括：檔案館號、案卷號、題名、文件起止時間、主題詞、備注；文件級目錄數(shù)據(jù)庫表字段包括：檔案館號、檔號、案卷號、題名、文件編號、文件形成時間、責任者、文本、保管期限、主題詞、備注，Ip地址自動分配。近年來，我們不斷加大人才隊伍建設，經過多年悉心培養(yǎng)，現(xiàn)有計算機專職人員12名，基本能勝任目前工作，但仍缺乏既懂檔案業(yè)務又懂計算機技術的復合型人才。

二、漯河市檔案信息化建設存在的問題

漯河市檔案信息化建設在探索中取得了一定的成績，但也存在一些問題制約著信息化建設步伐的加快，總的來說有以下幾個方面的問題：

（一）檔案信息化意識不強。全市檔案信息化建設是一項重要的工作，但在有的縣區(qū)領導和同志不能與時俱進的認識信息化建設的重要性，不能充分認識檔案信息化建設的作用和迫切性；加之全市檔案信息化任務難巨，部分領導產生畏難應付心理。如果檔案工作者都能夠將檔案信息化放到一個高位置上，那么對于高效地開展工作，讓信息化真正地服務人民，才能為人民帶來更多方便和效益。

（二）基礎設施建設滯后。近年來，由于檔案信息化沒有納入電子政務整體規(guī)劃，各級政府重視程度不一，造成各地發(fā)展不同步、不協(xié)調，大部分縣區(qū)經費投入不足，不能及時添置有關設備，電子文件中心建設更無法涉及，嚴重影響檔案信息化建設步伐。

（三）人才隊伍建設亟需加強。當前，信息技術發(fā)展突飛猛進、日新月異，檔案信息化建設的關鍵是人才，要求檔案工作者必須具有與時俱進的專業(yè)素質，而漯河市檔案工作者的實際情況是，檔案信息化人員專業(yè)知識水平不能完全緊跟信息化建設發(fā)展的步伐。檔案錄入工作不是一般的打字員就能勝任的。需要的是能不斷學習和更新的人才，這類人才才能跟上不斷更新的檔案管理系統(tǒng)。這類人才還需要具備一定的檔案專業(yè)知識，要懂什么是全宗、立卷單位、保管期限等。具備這兩個因素的復合型人才奇缺而且難以留住。

（四）信息化建設的相關標準亟需完善。標準規(guī)范是檔案信息化建設的重要基礎，也是實現(xiàn)數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)相互兼容的前提條件，目前，檔案信息化建設已有一些可依據(jù)的相關標準，但還不夠完善、細致，尤其是地方性標準規(guī)范建設嚴重滯后。

三、對檔案信息化建設的建議

針對目前檔案信息化建設的現(xiàn)狀，結合工作實際，提出如下建議：

（一）是樹立檔案工作的新觀念。打破“檔案管理理論不強，業(yè)務技術要求不高”的舊觀念，使各級檔案館領導和同志樹立正確的終生學習的觀念，成為檔案信息化管理建設成功的基本保證。面對多變的未來，檔案管理人才應能抓住機遇，形成迅速應變的思維方式和創(chuàng)新意識。提高全體人員對檔案信息化建設重要性的認識，增強為檔案工作服務的自覺性、積極性。

（二）是加強基礎設施建設。應盡快將檔案信息化建設納入全市電子政務整體規(guī)劃，同步協(xié)調發(fā)展，解決資金不足，基礎設施建設滯后等問題。首先積極與市財政主管部門、市信息主管部門聯(lián)系，爭取把檔案信息化建設納入到當?shù)匦畔⒒ㄔO總體規(guī)劃之中，以獲取信息化建設項目專項支持，來推動全市檔案信息化建設的可持續(xù)發(fā)展。其次檔案信息化建設要堅持少花錢多辦事的原則。檔案信息化建設是一項燒錢的系統(tǒng)工程，不可一蹴而就。尤其是在配置計算機網絡系統(tǒng)設備設施時，我們不一味追求高端設備；現(xiàn)在設備更新?lián)Q代快，功能基本夠用就行，我們的觀點是，以較少的經費投入、低成本的運作、求較大的產出，用技術做支撐，向管理要效率；以花錢少、效益好來搭建運轉自如的檔案館計算機網絡系統(tǒng)實現(xiàn)檔案信息化建設的的目標。

（三）是加強檔案信息資源建設。以加快館藏檔案數(shù)字化進程為基礎，以電子文件的歸檔和管理為重點，加強檔案信息資源建設，分階段、分步驟積極穩(wěn)妥地推進館藏檔案數(shù)字化建設進程，在加強目錄數(shù)據(jù)庫建設的同時逐步建立全文數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的全文查詢，并依托本級地方政府建立的電子政務內（外）網平臺，發(fā)揮檔案館接收檔案的優(yōu)勢，建立電子文件接收管理中心，及時接收電子文件和電子檔案，為黨委和政府工作提供服務。

（四）是加強人才隊伍建設。要堅持以人為本，始終把培養(yǎng)人才、建設隊伍、提高人的素質放在第一位，有針對性地安排一些系統(tǒng)的、專業(yè)性較強的業(yè)務培訓，特別要加強計算機知識與技術、信息開發(fā)技術、網絡技術等方面內容的培訓，努力建成一支政治素質高、業(yè)務能力強的檔案干部隊伍。信息技術發(fā)展快、知識更新迅速、相關人才的使用成本高，所以在培養(yǎng)內部人才的同時還要特別注意吸納社會技術力量的支持，形成開放式的人才隊伍。

（五）是要重視檔案館計算機機房建設。機房建設對檔案信息安全在設備設施安裝、施工上有決定性的影響。因此，在機房建設上，一定要按最新國家標準—《電子信息系統(tǒng)機房設計規(guī)范》和《電子信息系統(tǒng)機房施工及驗收規(guī)范》（2009年6月1日實施）的要求，來建設本檔案館的計算機機房。我們視情況對全市檔案館機房建設進行一次檢查，找出存在的問題，并進行匯總，以期提出可行性的全市檔案館機房建設意見。

綜上所述，全市各級檔案館應一切從實際出發(fā)，根據(jù)本館的實際情況，采取合理的措施， 推進檔案信息化建設，更好地為廣大人民服務，為社會主義事業(yè)服務。