鐵利

[摘 要] 企業(yè)檔案管理是目前油田企業(yè)所提倡的精細(xì)化管理的重要組成部分，在新形勢下，企業(yè)管理信息化是企業(yè)逐步實現(xiàn)現(xiàn)代化的一個重要里程碑，而目前企業(yè)檔案發(fā)展的目標(biāo)就是實現(xiàn)信息化。本文主要介紹企業(yè)檔案管理信息化的內(nèi)涵，從不同的角度闡述檔案管理信息化的實現(xiàn)過程。

[關(guān)鍵詞] 企業(yè)管理；信息化；建設(shè)；檔案管理

[中圖分類號] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）15- 0055- 01

1 如何理解企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)

企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)是以計算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)，將企業(yè)的檔案進(jìn)行整理和規(guī)劃，將資源的保管模式逐漸轉(zhuǎn)變成檔案的實體信息化管理，從而實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的數(shù)字化、全球化和網(wǎng)絡(luò)化。企業(yè)檔案管理的一大特色就是全面的服務(wù)，而它的發(fā)展方向就是將企業(yè)與國際接軌，實現(xiàn)企業(yè)的專業(yè)化和合作化。

2 在新形勢下企業(yè)檔案管理信息化的實現(xiàn)過程

2.1 傳統(tǒng)檔案管理觀念逐步轉(zhuǎn)變成檔案管理信息化建設(shè)

在我國現(xiàn)代化建設(shè)過程中，企業(yè)管理的一些傳統(tǒng)觀念要適當(dāng)?shù)刈龀稣{(diào)整，我們依據(jù)當(dāng)前的發(fā)展趨勢，總結(jié)出以下有利于企業(yè)發(fā)展的方向。第一，要徹底提高企業(yè)工作人員對資源管理信息化的認(rèn)識，深刻理解當(dāng)前檔案管理的發(fā)展方向和趨勢，這樣我們才能更好地為社會提供高質(zhì)量的檔案服務(wù)；第二，要引起企業(yè)的管理者對檔案管理信息化的高度關(guān)注，我們可以加大宣傳力度，宣傳的方式有很多，例如：網(wǎng)絡(luò)、電視、開展講座等，這樣做的目的就是讓信息化深入人心，為以后工作的開展奠定堅實的基礎(chǔ)。第三，在管理者接受信息化的同時也要提高服務(wù)和管理的效率，加快檔案信息化的建設(shè)管理，使企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識到信息化的重要性，為企業(yè)的發(fā)展和生產(chǎn)提供高品質(zhì)的檔案服務(wù)。[1]

2.2 確定企業(yè)檔案管理的發(fā)展目標(biāo)

在我們明確檔案管理信息化建設(shè)理念后就要確定企業(yè)檔案管理的發(fā)展方向和目標(biāo)。每個企業(yè)有了自己的發(fā)展目標(biāo)就相當(dāng)于為企業(yè)注入了新的活力，這也是企業(yè)進(jìn)步的階梯?？傮w來說，實現(xiàn)企業(yè)信息化是為了提高企業(yè)的檔案管理水平和服務(wù)效率。同時，為實現(xiàn)企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展就必須堅持以下幾個原則：真實與效益并存原則、管理與建設(shè)并存原則，以可持續(xù)性全面發(fā)展作為我們的發(fā)展基礎(chǔ)，不斷的探索和進(jìn)步才是企業(yè)茁壯成長的金標(biāo)準(zhǔn)。而另一方面，要想加快企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)，要對各個部門嚴(yán)格管理、明確分工。而且可以制定一些約束工作人員的規(guī)章制度，加大對他們的考核力度，督促員工認(rèn)真工作，提高檔案管理的服務(wù)效率。

2.3 提高企業(yè)管理技術(shù)水平

企業(yè)檔案管理實現(xiàn)信息化需要有一定的技術(shù)水平，這也是企業(yè)發(fā)展進(jìn)入科學(xué)化和現(xiàn)代化階段的體現(xiàn)。企業(yè)的信息系統(tǒng)要不斷完善和維護(hù)，計算機(jī)、數(shù)據(jù)庫等要始終保持更新的狀態(tài)，同時也要采購新型的信息化服務(wù)設(shè)備，保證企業(yè)正常運轉(zhuǎn)。此外，企業(yè)的信息資源是其發(fā)展的基礎(chǔ)，所以我們要完善數(shù)據(jù)庫，保證信息資源的準(zhǔn)確性和有效性。

2.4 提高企業(yè)管理的安全性

企業(yè)的發(fā)展固然重要，但是企業(yè)的信息安全也是不可忽略的。企業(yè)要根據(jù)自身的安全需要和可能存在的風(fēng)險將企業(yè)的信息資源進(jìn)行嚴(yán)格的級別分類，同時對每個級別要有一定的安全要求，保證信息資源不會外泄。更加重要的是要對檔案信息進(jìn)行風(fēng)險評估，如果發(fā)現(xiàn)問題就可以及時進(jìn)行修正。要想使企業(yè)正常的工作和運轉(zhuǎn)，就需要降低信息資源的錯誤率，而冗余系統(tǒng)法就可以很好地解決這個問題。最后就是要提高企業(yè)管理的安全性，使用余度配置法，為每個級別配置相應(yīng)的余度，確保企業(yè)有條不紊地開展工作。[2]

2.5 高素質(zhì)的檔案管理人才的加入

每一個企業(yè)的發(fā)展都離不開高素質(zhì)的信息化管理人才，他們的加入為企業(yè)管理提供了智力上的支持，所以說他們?yōu)槠髽I(yè)做出的貢獻(xiàn)是不可估量的。與此同時，企業(yè)需要做的就是加大對管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，樹立檔案信息化管理的理念，只有將這些理念深入人心使工作人員意識到學(xué)習(xí)管理技術(shù)的重要性，他們才會對其產(chǎn)生濃厚的興趣。企業(yè)也要不斷地引入新的管理方法和模式，重點培養(yǎng)復(fù)合式人才，注重人才的選拔，為企業(yè)的管理體系增添新的活力。[3]

2.6 制定相關(guān)的管理規(guī)定

檔案管理信息化是一種全新的企業(yè)檔案管理模式，它也需要完善的管理規(guī)定作為自己堅實的后盾和前進(jìn)的動力。在企業(yè)管理過程中，提高制度效力就是要體現(xiàn)出它的憑證價值。企業(yè)所制定的相關(guān)制度體現(xiàn)在很多方面，包括電子信息的形成、信息的保障和使用、信息的安全性等。按照怎樣的標(biāo)準(zhǔn)去制定相關(guān)的制度規(guī)定是需要我們深思熟慮的問題，但總的一點就是要使企業(yè)的每個級別都受到制度的保護(hù)。這樣企業(yè)才能不斷發(fā)展和壯大。[4]

3 總 結(jié)

伴隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國的科學(xué)技術(shù)水平也在不斷地提升，在目前的新形勢下企業(yè)檔案管理實現(xiàn)信息化對我國的企業(yè)改革和與國際接軌都具有重大意義。要想徹底實現(xiàn)信息化，我們必須摒棄落后的傳統(tǒng)管理方式，將計算機(jī)技術(shù)融入到企業(yè)的檔案管理中，對企業(yè)的資源和信息進(jìn)行統(tǒng)一的管理和整合。除此之外，我們也要提升工作人員的管理能力。這樣才能實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化，從而提高企業(yè)發(fā)展的速度和處理信息的效率，提升企業(yè)精細(xì)化管理水平。

主要參考文獻(xiàn)

[1]劉華萍.以ERP電子文件在線歸檔為契機(jī) 創(chuàng)新推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)[J].檔案學(xué)研究，2012（3）.

[2]羅琴.基于和諧管理理論的企業(yè)檔案管理研究[D].武漢：湖北大學(xué)，2013.

[3]包學(xué)棟，張楠，曹嵐，谷靜.探析企業(yè)管理中的檔案信息化建設(shè)路徑[J].中國商貿(mào)，2012（11）.

[4]王尹芹.企業(yè)檔案工作中的信息不對稱現(xiàn)象及其改善[D].武漢：湖北大學(xué)，2012.