趙楠

摘要：Word軟件中的郵件合并功能適用于制作大量格式相同，內(nèi)容不同的文件。該文詳細(xì)介紹了用郵件合并功能實(shí)現(xiàn)批量制作、打印物業(yè)管理費(fèi)收繳通知書的方法，從而使物業(yè)管理者避免了大量重復(fù)勞動(dòng)，提高辦公效率。

關(guān)鍵詞：Word郵件合并；批量制作；物業(yè)管理；繳費(fèi)通知書

中圖分類號：TP393 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044（2014）09-2061-02

1 物業(yè)管理現(xiàn)狀

隨著我國經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，城市不斷擴(kuò)張，房地產(chǎn)市場在近些年發(fā)展迅猛，一幢幢高樓大廈相繼拔地而起。與此同時(shí)，無論是商業(yè)地產(chǎn)還是居民住宅，都涉及到業(yè)主（產(chǎn)權(quán)所有者）入住后的物業(yè)管理問題，因此物業(yè)管理這一依托于房地產(chǎn)的行業(yè)隨之有了快速的發(fā)展。目前，由于市場上對物業(yè)公司的需求量不斷加大，導(dǎo)致了一些物業(yè)公司招聘的物業(yè)管理人員存在著年齡結(jié)構(gòu)偏大、水平參差不齊，現(xiàn)代化辦公軟件使用不熟練等問題，從而無法將先進(jìn)的服務(wù)和管理方法應(yīng)用到日常管理中去，這就急需給物業(yè)工作人員提供相關(guān)技能培訓(xùn)。

2 物業(yè)管理費(fèi)收繳存在的問題和解決方法

眾所周知，在物業(yè)管理工作中最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)是收取物業(yè)管理費(fèi)，物業(yè)管理費(fèi)是物業(yè)公司在該物業(yè)能否生存的保障，是維持物業(yè)公司正常運(yùn)轉(zhuǎn)的前提。目前，大多物業(yè)公司多采用工作人員入戶或者是電話通知的方法收取物業(yè)管理費(fèi)，通常會(huì)遇到入戶家沒人，電話打不通的情況，這種收費(fèi)方式既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，往往事倍功半，影響工作效率，導(dǎo)致延誤繳費(fèi)時(shí)間。要想提高收費(fèi)效率，可以采取提前一個(gè)月給每位業(yè)主寄繳費(fèi)通知書的方法，以便使業(yè)主都能在繳費(fèi)日期前收到繳費(fèi)提醒，按時(shí)交費(fèi)。這樣每個(gè)月就需要輸出大量繳費(fèi)通知書。繳費(fèi)通知模板如樣文1：

3 Word郵件合并功能的介紹

“郵件合并”是Word的一項(xiàng)高級功能，是辦公自動(dòng)化人員應(yīng)該掌握的基本技術(shù)之一。它主要適用于制作數(shù)量比較大、文檔內(nèi)容主體結(jié)構(gòu)相同且個(gè)別數(shù)據(jù)信息不同的文檔，例如請柬、錄取通知書、繳費(fèi)通知書等。郵件合并功能是要與Excel數(shù)據(jù)源結(jié)合起來才能實(shí)現(xiàn)，基本思路是用Word作為打印的模板，用Excel作為數(shù)據(jù)源，文檔中變化的部分由數(shù)據(jù)源中數(shù)據(jù)記錄行來表示。

4 利用Word郵件合并功能批量制作物業(yè)管理費(fèi)收繳通知書

樣文1繳費(fèi)通知上有關(guān)“業(yè)主房間號”、“繳費(fèi)日期”和“繳費(fèi)金額”都屬于變化的信息，如果全部由人工輸寫，那么這將會(huì)是一項(xiàng)勞動(dòng)量大、效率低、重復(fù)率高且容易出錯(cuò)的工作。下面就介紹利用Excel工作表和Word的郵件合并功能批量制作物業(yè)管理費(fèi)收繳通知書的方法。該文使用的Word和Excel軟件均為2003版。

制作過程如下：

1）將繳費(fèi)通知文檔作為郵件合并主文檔。

2）用Excel建立業(yè)主繳費(fèi)信息表作為數(shù)據(jù)源，見表1（此表僅顯示了一部分業(yè)主信息）：

3）使用郵件合并功能批量制作繳費(fèi)通知書。

首先，套用信函的形式創(chuàng)建郵件合并主文檔“繳費(fèi)通知”，同時(shí)打開Excel數(shù)據(jù)源“業(yè)主繳費(fèi)信息表”。在主文檔中選擇“工具”菜單欄“信函與郵件”菜單項(xiàng)中的“合并郵件”命令，在任務(wù)窗格依次操作步驟如下：

步驟1/6：在選擇文件類型中選擇“信函”文檔類型。

步驟2/6：在選擇開始文檔中選擇“使用當(dāng)前文檔”。

步驟3/6：在選擇收件人中選擇“使用現(xiàn)有列表”；在使用現(xiàn)有列表中選擇“瀏覽”，此時(shí)出現(xiàn)“選取數(shù)據(jù)源”對話框，從中打開“業(yè)主信息庫”工作簿，在“選擇表格”對話框中選擇“業(yè)主繳費(fèi)信息表”，確定完成。

然后，在主文檔的相應(yīng)位置分別插入合并域“樓門號”、“上次繳費(fèi)截止日期”和“應(yīng)繳納物業(yè)管理費(fèi)”；在主文檔的末尾處插入適當(dāng)?shù)腤ord域，使其每次合并時(shí)能輸入所需日期，操作過程如下：

在主文檔中選擇“工具”菜單欄“信函與郵件”菜單項(xiàng)的“顯示合并郵件工具欄”命令，在工具欄上選擇“插入域”命令，此時(shí)出現(xiàn)“插入合并域”對話框，分別將“樓門號”、“上次繳費(fèi)截止日期”和“應(yīng)繳納物業(yè)費(fèi)金額”依次插入到主文檔相應(yīng)的位置上；再將光標(biāo)移動(dòng)到繳費(fèi)通知書的末尾處，選擇工具欄上“插入Word域”中的“Fill-in”，在對話框中分別輸入“提示框：輸入日期！，默認(rèn)文字框：年 月 日”，在確定后出現(xiàn)的對話框中輸入當(dāng)前的日期。如樣文2所示：

步驟4/6：由于繳費(fèi)通知書模板已經(jīng)提前完成，所以撰寫信函這步可以跳過。

步驟5/6：在預(yù)覽信函中選擇“編輯收件人列表”，打開“郵件合并收件人列表”點(diǎn)擊“上次繳費(fèi)截止日期”項(xiàng)的下拉按鈕，選擇“高級”進(jìn)入“篩選和排序”對話框，先點(diǎn)擊“排序記錄”將上次繳費(fèi)截止日期字段按照“升序”進(jìn)行排序；再點(diǎn)擊“篩選記錄”分別選擇“域：上次繳費(fèi)截止日期，比較關(guān)系：包含，比較對象：所選日期（例如2013-3-31）”。如圖1所示：

步驟6/6：在完成合并中選擇“編輯個(gè)人信函”出現(xiàn)“合并到新文檔”對話框，在此選擇要打印的信函范圍后點(diǎn)擊確定，在最后出現(xiàn)的對話框中輸入當(dāng)前日期。

以上郵件合并6個(gè)步驟完成后會(huì)出現(xiàn)一個(gè)新的文檔，此文檔中包含了所有需要打印的繳費(fèi)通知書。物業(yè)管理員只需將此文檔打印輸出后寄給每個(gè)需要交費(fèi)的業(yè)主即可。

5 結(jié)束語

本文將Word和Excel軟件相結(jié)合，介紹了以繳費(fèi)通知書作為打印的模板（主文檔），以Excel工作表作為數(shù)據(jù)源，用郵件合并功能在繳費(fèi)通知中插入合并域和Word域等步驟把數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)合并到主控文檔中，批量制作出格式相同，局部內(nèi)容不同的物業(yè)管理費(fèi)收繳通知書。

Word郵件合并功能在物業(yè)管理中有廣泛的應(yīng)用，例如還可以用來制作欠費(fèi)通知書，業(yè)主通告等。通過郵寄繳費(fèi)通知書的方法，改變了物業(yè)管理者原有的收費(fèi)方式，解放了勞動(dòng)力。大家今后可以根據(jù)不同的工作崗位和需要，進(jìn)行舉一反三解決類似的問題，從而方便快捷的完成一些較為復(fù)雜的重復(fù)性工作，提高效率。

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