楊偉

摘要：

高校檔案是每個院校內部工作人員進行教育活動、教學管理以及學生學習等多種活動過程中自動形成的一種參考資料，具有一定的價值性。同時還是高校檔案管理工作中不可或缺的部分。

關鍵詞：高校檔案；管理；現狀；特點；對策

高校檔案是高校內部教師進行教育活動、教學管理以及學生學習等各項活動當自動形成的一種價值性資料，它能真實的反映高校在任何一個發(fā)展階段的具體情況和工作狀況，具有十分重要的作用。一定程度上，能夠有效地促進高校在未來相當長的一段時間內取得更好的發(fā)展。

一、高校檔案管理工作的重要性

（一）高校檔案是高?；顒觾热莸挠涗浀臍v史載體，其內容主要包括：文件資料、校園文化建設、教師履歷管理以及教學實踐記錄等多種內容繁榮管理。其表現形式主要有文字材料、聲像與電子資料等，記載著高校內部最原始、最可靠的信息，是高校內部的主要信息資源，具有不可磨滅的推進作用。

（二）高校檔案聚集了高校當前的許多知識成果，具有相當大的開發(fā)與利用價值等顯著特點。同時高校檔案針對高校內部的任何一項活動均作出相應的綜合性分析，全方位的掌握當前高校教育工作方面的具體狀況。一定程度上，為高校適應新時期高校建設提供堅實的基礎條件。

二、當前高校檔案管理工作狀況

（一）缺乏檔案管理意識，致使檔案的利用率偏低

隨著我國社會主義經濟的快速發(fā)展，人們對檔案工作的管理意識不是很重視，對檔案工作在新時期高校建設過程中的重要性以及必要性沒有進行充分了解，因此，多個院校內對檔案管理工作均持以可有可無的態(tài)度。

（二）檔案管理工作人員的業(yè)務素質偏低

通常情況下，高校內部并未設置有專職性的檔案管理工作部門，甚至出現部分檔案工作人員是臨時外聘或者是兼職人員等。除此之外，大部分檔案管理工作人員均不是專業(yè)出身，加上缺乏專業(yè)性的培訓與管理經驗等，致使高校內部的檔案管理手段落后，嚴重阻礙高校未來的發(fā)展。

（三）硬件設施不合格，檔案資料缺乏全面性

檔案必須客觀地、完整地記錄高校內部各個方面不同內容的工作資確切的保證高校發(fā)展的真實情況。根據相關院校的調查顯示，目前大部分高校內普遍存在以下兩種情況：（1）缺乏檔案管理工作的基本常識，例如，檔案管理必須保證通風、防潮、防霉、防盜以及防火等不同的要求，避免檔案資料在保存過程中出現缺失或者是遭受破壞等現象。（2）高校內部的檔案保管設備不齊全與規(guī)格不統(tǒng)一，不能夠完全適應新時期高校檔案多樣化發(fā)展的實際需求。由此可見，高校內部檔案的錯歸錯放、隨意歸檔以及資料不完整等重要現象均是阻礙高校檔案管理工作順利進行的絆腳石。

三、 增強高校檔案管理工作的主要對策

（一）加強學生和領導的檔案管理工作意識

在高校檔案管理工作過程中，向廣大師生積極宣傳檔案管理工作的重要性、必要性，同時，相應的舉辦一些有關檔案的講座的活動，積極展開檔案管理工作的知識競賽等逐步加強高校內部人員的檔案意識，督促相關部門輔助檔案工作的完成等。

（二）及時更新硬件設備

硬件設備的建設是提高檔案管理水平的基本保證，同時還是確保檔案管理質量的一種重要手段。由此可見，必須建立專門的綜合檔案管理工作室，購進先進的硬件設備，針對不同類型的檔案資料進行分類管理。同時做好輔助工作，確保檔案能夠較好的保存等。

（三）逐步實現管理工作的現代化，積極拓展檔案管理服務的范圍

隨著社會科技的進步，一定程度上嚴格要求高校內部的檔案管理工作逐步走向現代化、信息化。同時這也是新時期高校發(fā)展的一個重要目標等。（1）充分應用現代化的高科技手段逐步增強檔案工作的效率，促使檔案工作逐漸從原始的手工操作逐步向現代化管理遞進。（2）必須及時將檔案管理的具體信息傳播給高校內部的每一個人，使得現代化管理得到充分利用。為學生和師生提供便利的查詢資料條件，以此增強其被應用的效率等。除此之外，促使廣大師生對檔案管理工作的價值性進行充分了解，嚴格要求其積極配合高校使他們親身體驗到檔案信息的價值，促使他們更積極主動地配合高校內部檔案工作等。

（四）創(chuàng)新高校的檔案管理，提高育檔案的內在質量

高校教學檔案主要包括教學檔案的收集、檔案的整理、檔案的保管及檔案的利用等。提高檔案內在質量的前提是對檔案進行有效地管理，同時也是提高有效檔案服務的基礎。對教學檔案管理人員進行創(chuàng)新，加強管理人員的創(chuàng)新思想，提高管理人員的能力，逐漸實現教學檔案的數字化和信息化。針對數字化檔案進行系統(tǒng)編輯，方便查詢；對信息化電子檔案進行整理，建立定向的數據庫，再進一步轉化為數字化檔案應用，從而提高檔案的利用率級歸檔率，實現高校教學檔案的科學化，

（五）創(chuàng)新多媒體的信息環(huán)境

隨著計算機的普遍應用，檔案管理雖不再只局限在書面上，但由于教學檔案者花費大量的精力在建立電子檔案上，軟件設備較落后。針對多媒體軟件及時創(chuàng)新，擴大電子檔案開發(fā)的利用率，推進教學檔案數字化的進程。數字化的檔案能夠有效的控制檔案的信息，自動加強對教學檔案的管理，完善檔案的資料信息，準確的提供可靠的信息，使信息充分發(fā)揮它的作用，此外，還可以使檔案利用者以最快的速度搜索到自己所需要的信息。因此，必須加快對多媒體技術及設備的創(chuàng)新。

四、結語

綜上所述，高校檔案管理工作是高校內部活動的主要組成部分，因此做好檔案收集、整理、歸檔等工作勢在必行，同時還必須積極提高檔案利用工作，使得檔案工作價值得到最大化發(fā)揮。

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