曹志軍

摘 要：隨著醫(yī)院基建工程項(xiàng)目的逐年增多，其重要性越來(lái)越受到重視。本文通過(guò)對(duì)醫(yī)院基建檔案中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析總結(jié)，提出了加強(qiáng)醫(yī)院基建檔案管理的建議，以促進(jìn)醫(yī)院基建檔案的管理水平。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；基建檔案；建議

近年來(lái)，隨著國(guó)家社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人民生活水平的提高，陳舊的醫(yī)療環(huán)境已不能滿足人民的需求，也影響了醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。全國(guó)醫(yī)院迎來(lái)了改擴(kuò)建的浪潮，很多醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目也被列入省、市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目。隨著醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的快速發(fā)展，基建檔案工作的重要性也越來(lái)越清晰的體現(xiàn)出來(lái)。

1 醫(yī)院基建檔案的重要性

1.1 為醫(yī)院建設(shè)發(fā)展提供歷史資料

醫(yī)院基建檔案為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理提供歷史依據(jù)，它不僅服務(wù)于今天，也有利于未來(lái)?；n案中的文字、圖紙、影像為醫(yī)院的規(guī)劃建設(shè)發(fā)展提供技術(shù)參數(shù)指標(biāo)，為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛以及科學(xué)研究等提供素材，所以，做好工程項(xiàng)目的檔案管理工作對(duì)推動(dòng)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。

1.2 為醫(yī)院改擴(kuò)建工程提供數(shù)據(jù)

基建檔案的好壞直接關(guān)系到醫(yī)院整體建設(shè)和維修改造的速度、成本，甚至影響到建筑安全，是醫(yī)院基建管理中長(zhǎng)期而重要的工作任務(wù)[]。隨著時(shí)間的推移，當(dāng)初的基建人員或退休或調(diào)離，當(dāng)樓內(nèi)水暖電檢修、改造、新型大型醫(yī)療設(shè)備安裝、科室調(diào)整改造等后續(xù)工程，完全依賴基建檔案。尤其醫(yī)院不同于一般的建筑物，其內(nèi)部的放射科、手術(shù)室、感染科等特殊建筑，原始的基建檔案可以為這些特殊的科室維護(hù)、改造提供非常重要的依據(jù)。

1.3 為反腐倡廉提供重要資料

基建檔案不僅記錄了醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展的歷史，同時(shí)也記錄了工程項(xiàng)目的招、投標(biāo)過(guò)程、施工過(guò)程中設(shè)計(jì)變更、簽證，工程材料選用等一系列的資料，為后期審計(jì)部門審查，打擊貪污腐敗、維護(hù)廉政提供重要依據(jù)。

2 目前醫(yī)院基建檔案主要存在的問(wèn)題

2.1 基建檔案工作滯后

基建檔案收集整理具有涉及建設(shè)單位、監(jiān)理、施工等多個(gè)部門、施工程序復(fù)雜、時(shí)間跨度大等特點(diǎn)。參與建設(shè)的施工單位技術(shù)水平、管理水平良莠不齊，大部分只重視工程進(jìn)度、工程質(zhì)量等硬性指標(biāo)的效果，對(duì)工程資料收集滯后。有時(shí)因工程款沒(méi)有及時(shí)到位，施工出現(xiàn)間歇現(xiàn)象，施工單位的領(lǐng)導(dǎo)或負(fù)責(zé)工程的技術(shù)員不斷更換，資料交接不到位，導(dǎo)致一些資料殘缺不全。往往在項(xiàng)目竣工接近驗(yàn)收時(shí)采取補(bǔ)救措施，按照以往工作慣例編制資料，交到建設(shè)單位的資料不能真實(shí)反映施工現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際數(shù)據(jù)，給后期的維修和日常使用帶來(lái)很大的麻煩。

2.2 缺少專業(yè)專職檔案員人員

有些醫(yī)院派醫(yī)院的檔案人員對(duì)建設(shè)檔案進(jìn)行管理，檔案人員只懂得檔案知識(shí)，沒(méi)有工程項(xiàng)目建設(shè)的相關(guān)技術(shù)知識(shí)，難以確定歸檔資料能否反映工程竣工時(shí)的實(shí)際情況，判斷不清是否圖物相符，不能準(zhǔn)確辨別數(shù)據(jù)可靠性。有些醫(yī)院派基建部門的技術(shù)員兼職檔案工作，多數(shù)兼職檔案員對(duì)檔案基礎(chǔ)不扎實(shí)，不熟悉檔案工作規(guī)律、分類方法及有關(guān)規(guī)范，同時(shí)肩負(fù)著繁重的基建任務(wù)，對(duì)基建資料不能及時(shí)進(jìn)行整理、收集、立卷、歸檔等，直接影響了檔案質(zhì)量。

2.3 文件材料收集不規(guī)范、不全面

由于收集單位多，各單位管理方式不一致，使檔案資料不規(guī)范。如許多參建單位將原始資料保存在本單位，只將復(fù)印件交予建設(shè)單位，不符合檔案管理制度；有些原始資料無(wú)經(jīng)規(guī)范手續(xù)被多次涂改；有些質(zhì)檢報(bào)告等用私章或計(jì)算機(jī)打印代替簽名。缺少圖像、聲像等形式資料。

2.4 竣工圖紙與實(shí)物不符

工程變更簽證較多的時(shí)候，有的施工單位為了節(jié)省資金，將原施工圖與變更圖加蓋上竣工圖章就合成了竣工圖，竣工圖中沒(méi)有根據(jù)設(shè)計(jì)變更通知單作相應(yīng)的修改圖。更有的直接用施工圖代替竣工圖，無(wú)任何標(biāo)志說(shuō)明。有的沒(méi)有加蓋竣工圖章、設(shè)計(jì)出圖章等。使竣工圖紙失去準(zhǔn)確性，造成竣工圖與實(shí)物不符。

3 對(duì)醫(yī)院基建檔案工作的建議

3.1 健全、完善基建檔案管理制度

醫(yī)院要結(jié)合本單位的實(shí)際工作情況，制定出一套切實(shí)可行的規(guī)章制度、工作細(xì)則、崗位職責(zé)等，主要明確基建檔案管理的范圍，歸檔的基本要求和基本內(nèi)容，基建檔案的移交與整理、保存與借閱的要求，使檔案人員及相關(guān)工程人員有章可循，確保檔案的歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率。

3.2 明確工程檔案資料收集范圍

要做好醫(yī)院基建檔案資料收集工作，就必須對(duì)工程檔案資料的收集有一個(gè)明確的范圍。對(duì)于不同的項(xiàng)目收集資料的范圍不相一致，不能僅僅依靠施工單位的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行收取，建設(shè)單位檔案人員要事先了解清楚工程項(xiàng)目的規(guī)模、前期手續(xù)、使用功能等情況，同時(shí)對(duì)照相關(guān)檔案部門的檔案整編要求，列出必須收集的檔案資料清單，在開(kāi)工時(shí)將清單印發(fā)到監(jiān)理、各施工單位及相關(guān)部門。

3.3 配置專業(yè)的基建檔案人員，同時(shí)加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

隨著基建檔案管理向著信息化、規(guī)范化邁進(jìn)，基建檔案管理工作又是一項(xiàng)很復(fù)雜的工作，這就需要檔案管理者：一是必須懂得建筑工程的專業(yè)知識(shí)，二是必須懂得檔案業(yè)務(wù)，三是掌握電子文檔管理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，四是具備較高的政治素質(zhì)、理論修養(yǎng)、法規(guī)觀念、職業(yè)道德和敬業(yè)精神。同時(shí)，檔案管理人員必須與時(shí)俱進(jìn)，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)經(jīng)常地派檔案人員到檔案管理部門進(jìn)行學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)交流，逐步規(guī)范檔案資料編制流程、歸案范圍、整理分類方法等，從而提高基建檔案管理質(zhì)量。

3.4 信息化進(jìn)程

對(duì)于有條件的醫(yī)院，應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)基建檔案管理的電子化。從工程準(zhǔn)備、監(jiān)理、施工、竣工驗(yàn)收等幾個(gè)階段進(jìn)行錄入收集，進(jìn)行合理立卷。對(duì)于紙質(zhì)檔案，可以通過(guò)電子掃描的方式將其形成電子文件保存下來(lái)。電子檔案的實(shí)現(xiàn)，不僅可以減少原件的損耗，而且也可提高查詢檢索速度，其統(tǒng)計(jì)功能也很強(qiáng)大，能提高工作效率和質(zhì)量，提高檔案利用率。

總之，基建檔案反映基建工程項(xiàng)目的真實(shí)面貌，是基建工程項(xiàng)目的重要組成部分之一。它既為醫(yī)院的建設(shè)、維修、管理、改建、擴(kuò)建服務(wù)，又為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展服務(wù)。因此，我們必須做好基建檔案建設(shè)及管理工作，把好質(zhì)量關(guān)，維護(hù)基建檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，并不斷地提高業(yè)務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，使基建檔案在提供利用中更好的發(fā)揮其作用，為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展提供更好的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1] 楊靜誼.醫(yī)院的基建檔案[J].檔案管理，2012（02）：88

[2] 謝賜業(yè).醫(yī)院基建檔案資料收集應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題[J].現(xiàn)代醫(yī)院，2009，9（1）：141-142.endprint