張聯(lián)+楊士斌

預(yù)立卷工作是指公路工程項(xiàng)目責(zé)任者或業(yè)務(wù)部門(mén)檔案負(fù)責(zé)人按照項(xiàng)目檔案整理有關(guān)規(guī)范要求，遵循公路工程文件材料的自然形成過(guò)程，隨時(shí)將公路工程文件材料實(shí)施前和實(shí)施中辦理完畢的文件材料按照分類(lèi)歸入相應(yīng)的卷盒，預(yù)見(jiàn)性做好平時(shí)文件材料暫存管理的工作。是公路工程建設(shè)項(xiàng)目文件材料及時(shí)收集、整理最有效的形式?，F(xiàn)筆者結(jié)合多年工作實(shí)際，談一些具體做法。

1、擬定本項(xiàng)目業(yè)務(wù)指導(dǎo)性文件。公路工程文件材料產(chǎn)生數(shù)量大，專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，如果平時(shí)沒(méi)有做好預(yù)立卷，那文件收集上來(lái)是雜亂無(wú)章的，最后整理的時(shí)候很難分清文件之間的關(guān)聯(lián)，甚至搞不懂這個(gè)文件是在哪個(gè)工序里產(chǎn)生的，所以一定要做好平時(shí)預(yù)立卷工作。為做好預(yù)立卷工作，2011年，河北省交通運(yùn)輸廳與省檔案局頒發(fā)了《河北省高速公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔整理規(guī)范》。明確了公路工程項(xiàng)目文件歸檔范圍和分類(lèi)表，將公路工程項(xiàng)目需要?dú)w檔的文件資料做了詳細(xì)的表述。各建設(shè)單位結(jié)合文件擬定了本項(xiàng)目的文件材料的編制細(xì)則。明確參建單位文件材料收集、整理、歸檔的責(zé)任；明確項(xiàng)目文件材料歸檔范圍、檔案分類(lèi)方案；明確項(xiàng)目檔案分類(lèi)號(hào)、檔號(hào)、卷內(nèi)目錄、案卷目錄、備考表字體字號(hào)等組卷編制要求，使項(xiàng)目文件材料預(yù)立卷與工程建設(shè)同步開(kāi)展。

2、設(shè)立專(zhuān)職檔案員一盯到底。要做好預(yù)立卷工作，有專(zhuān)職檔案員并且一盯到底顯得尤其重要。檔案員進(jìn)駐工地后，首先按照《河北省高速公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔整理規(guī)范》附件1對(duì)工程過(guò)程中隨時(shí)形成的資料按照時(shí)間、進(jìn)度、類(lèi)目等進(jìn)行分類(lèi)和整理，這是一個(gè)系統(tǒng)并且有序的過(guò)程，為將來(lái)資料的歸檔打下一個(gè)堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。如果檔案員經(jīng)常更換，首先不能保證資料的連續(xù)性，在檔案員交接過(guò)程中，容易丟失文件；其次，對(duì)于新的檔案員來(lái)講，需要重新花費(fèi)時(shí)間來(lái)培訓(xùn)，熟悉業(yè)務(wù)，這需要一個(gè)過(guò)程，而工程項(xiàng)目進(jìn)展是非常迅速的，會(huì)產(chǎn)生大量的文件資料，這中間就容易出現(xiàn)差錯(cuò)；再次，原先檔案員劃分的預(yù)立卷盒目，對(duì)新的檔案員來(lái)說(shuō)是一頭霧水，工作容易出現(xiàn)脫節(jié)。所以，為了確保此項(xiàng)工作順利開(kāi)展，在實(shí)際工作中，必須從工程的合同簽訂階段，就應(yīng)該跟參建單位提出檔案員方面的問(wèn)題，并制定政策保證檔案員的穩(wěn)定性，這是做好預(yù)立卷工作的堅(jiān)實(shí)后盾。

3、召開(kāi)工程檔案資料管理會(huì)議。為了更好地做好項(xiàng)目檔案管理工作，定期召開(kāi)工程檔案資料整理工作會(huì)議，安排工程檔案資料整理工作計(jì)劃，對(duì)工程檔案資料整理提出具體的要求，共同商議解決工程檔案資料整理工作中存在的問(wèn)題。在第二次會(huì)議上匯報(bào)上次會(huì)議后的檔案整理情況和安排下一階段的檔案資料整理計(jì)劃。實(shí)踐證明，這是一個(gè)行之有效的方法，有利于推動(dòng)工程項(xiàng)目檔案整理工作的順利進(jìn)行。

4、形成隨時(shí)歸卷習(xí)慣。在公路建設(shè)過(guò)程中，有很多突發(fā)性的工作，比如臨時(shí)的變更，資料在整理的過(guò)程中不是一成不變的，所以對(duì)于檔案員來(lái)說(shuō)，要做到手勤腿勤，隨時(shí)掌握工程進(jìn)度、施工工序和有關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)，按照事前擬定的歸檔類(lèi)目，歸入相應(yīng)檔案盒，并及時(shí)填寫(xiě)卷內(nèi)目錄；要保證平時(shí)立卷工作的質(zhì)量，一方面在文件辦理告一段落或辦畢后隨時(shí)歸檔，另一方面要建立文件借閱登記簿，登記清楚，歸還后要隨時(shí)歸卷。在做好隨時(shí)歸檔的同時(shí)，檔案員必須靈活根據(jù)工程建設(shè)的發(fā)展，隨時(shí)調(diào)整預(yù)立卷?xiàng)l目。

5、工程交工期間做好文件材料的把關(guān)控制

項(xiàng)目檔案工作組主要對(duì)公路建設(shè)項(xiàng)目各階段文件材料形成后的整理情況進(jìn)行控制。審查文件材料是否按照文件材料的自然形成過(guò)程和內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行系統(tǒng)化的預(yù)立卷，文件材料的預(yù)立卷分類(lèi)和編目是否科學(xué)等。審查文件材料內(nèi)在質(zhì)量：（1）歸檔的文件是否為原件，原則上不得出現(xiàn)復(fù)制件；（2）文件內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確且填寫(xiě)是否完整；（3）竣工圖是否真實(shí)地反映工程建設(shè)實(shí)際情況；（4）文件中數(shù)據(jù)是否有涂改現(xiàn)象；（5）簽字蓋章手續(xù)是否完備，且是否是相關(guān)責(zé)任人親筆簽名；（6）字跡是否清楚，圖樣、線條是否清晰，圖表是否整潔，書(shū)寫(xiě)材料是否符合耐久性要求；（7）紙張是否優(yōu)良，規(guī)格是否統(tǒng)一等。

6、定期檢查督導(dǎo)參建單位。為做好日常的預(yù)立卷工作，項(xiàng)目建設(shè)單位檔案專(zhuān)項(xiàng)工作組，根據(jù)公路建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)程序的不同階段文件材料的產(chǎn)生情況，按照“誰(shuí)形成誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則以及項(xiàng)目完工時(shí)間，制定項(xiàng)目檔案完成計(jì)劃，根據(jù)責(zé)任分工及完成時(shí)限一覽表定期去檢查、督促、指導(dǎo)各參建單位項(xiàng)目檔案的預(yù)立卷工作情況。

7、項(xiàng)目管理單位嚴(yán)把驗(yàn)收關(guān)

把檔案工作納入工程交工驗(yàn)收范圍。在進(jìn)行單項(xiàng)、單位、分部、分項(xiàng)工程驗(yàn)收時(shí)，作為項(xiàng)目檔案工作組應(yīng)同步組織相關(guān)部門(mén)在工程交工驗(yàn)收前對(duì)合同段的交工檔案的進(jìn)行驗(yàn)收，并出具預(yù)立卷驗(yàn)收意見(jiàn)，對(duì)項(xiàng)目檔案預(yù)立卷工作未通過(guò)的不予進(jìn)行交工驗(yàn)收，直至整改到位，確保公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料的完整性、準(zhǔn)確性。

綜上所述，只有在工程同步過(guò)程中收集資料，才能控制工程中間過(guò)程中的文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性，保證項(xiàng)目文件材料預(yù)立卷工作及時(shí)、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)。endprint