張靜+王鋼

基建檔案是工程建設(shè)期間形成的具有保存價值的文字、圖紙、聲音、電子文件等重要資料。隨著信息化時代飛速發(fā)展的今天，加強(qiáng)工程建設(shè)基建檔案管理工作，被賦予新的內(nèi)涵，在新形勢下，轉(zhuǎn)變檔案管理模式，提升服務(wù)水平，與時俱進(jìn)，充分發(fā)揮基建檔案的價值和作用尤為重要。

一、 增強(qiáng)檔案意識，加強(qiáng)重視程度。

基建檔案的整理是一個系統(tǒng)、全面的工作，具有成套性特點，它包涵了建設(shè)項目前期工程報建、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、竣工驗收、結(jié)算、審計、決算等各單位的檔案資料。在工程建設(shè)中，檔案意識淡薄，存在不重視、不規(guī)范的現(xiàn)象極為普遍，例如：中標(biāo)單位分包時，只顧施工設(shè)計圖紙的變更，竣工驗收報告不蓋章等問題；分包施工單位竣工后馬上撤離，不移交基建檔案資料問題；大工程項目，施工單位檔案管理人員不積極、不熱情，收集資料不完整、不及時、不系統(tǒng)，導(dǎo)致歸檔緩慢，檔案利用率不高問題等。在信息時代，檔案的有效開發(fā)和利用會取得巨大的社會、經(jīng)濟(jì)效益，因而必須增強(qiáng)檔案意識，提高重視程度。一要通過學(xué)習(xí)等多種方式，轉(zhuǎn)變思想觀念形成和諧濃厚的檔案工作氛圍，使檔案意識深入心中；二要領(lǐng)導(dǎo)足夠重視，施行分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，將檔案管理納入議事日程、工作綜合目標(biāo)管理考核，制定獎懲辦法，同時還應(yīng)加大檔案管理設(shè)施、設(shè)備投入，確保工作實現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

二、 強(qiáng)化培訓(xùn)力度，提升檔案管理人員素質(zhì)。

檔案管理人員的綜合素質(zhì)是檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵，據(jù)了解，目前基建檔案管理人員通常是一人兼數(shù)職，一邊收集、整理、歸檔各類資料建立基建檔案，一邊又要完成其它工作任務(wù)，其本身人員素質(zhì)參差不齊，存在建設(shè)項目多，基建檔案沒有專人管理、知識陳舊、無創(chuàng)新等現(xiàn)象，建立一支素質(zhì)高、水平高的基建檔案管理隊伍事在必行。一要檔案管理人員充分認(rèn)識工作的重要性，應(yīng)具有強(qiáng)烈的事業(yè)心、責(zé)任感，有愛崗敬業(yè)、無私奉獻(xiàn)精神，同時還要加強(qiáng)政治學(xué)習(xí)，有正確的政治方向，堅持真理，實事求是，認(rèn)真工作，不玩忽職守；二要勤奮學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，積極參加檔案管理部門舉辦的各類培訓(xùn)、經(jīng)驗交流活動，提升業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)電子檔案管理學(xué)習(xí)和技能，熟練掌握操作流程，如：電子檔案的分類、檢索、查找等，提升現(xiàn)代化管理水平，確保高質(zhì)量、高效率完成基建檔案工作。

三、 服務(wù)實踐需求，不斷實現(xiàn)基建檔案工作創(chuàng)新。

墨守成規(guī)，無創(chuàng)新意識，導(dǎo)致檔案管理工作停滯不前，沒有發(fā)展。要發(fā)展就要在固守基本原則的同時，了解最新的檔案管理方式，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新。

1、 推行“三個統(tǒng)一”工作思路，規(guī)范檔案基礎(chǔ)工作。

“三個統(tǒng)一”即統(tǒng)一質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一驗收迎檢，統(tǒng)一保障措施。在統(tǒng)一質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)方面，要做到委托建設(shè)項目檔案管理單位統(tǒng)一實施項目檔案業(yè)務(wù)管理，負(fù)責(zé)建設(shè)項目檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、檢查、整體質(zhì)量控制與把關(guān)，形成同一標(biāo)準(zhǔn)。在堅持貫徹項目檔案成套性、系統(tǒng)性時，嚴(yán)格要求建設(shè)項目檔案管理單位統(tǒng)一匯集、自查自檢整理后統(tǒng)一驗收迎檢。為了統(tǒng)一保障措施，確保各項管理落到實處，建議實行經(jīng)濟(jì)手段，即在經(jīng)濟(jì)方面明確一定數(shù)額檔案保證金寫入工程合同條款，實行建設(shè)項目檔案歸檔掛鉤工程尾款的支付，以提高企業(yè)歸檔的積極性、及時、準(zhǔn)確、有效地完成歸檔工作。

2、 集中保管、高效利用。

首先，工程建設(shè)從立項到竣工期間收集資料很關(guān)鍵，在計算機(jī)上應(yīng)用相關(guān)軟件形成電子文檔，如：設(shè)計圖、施工圖、合同、招標(biāo)文件、會議記錄等，這些資料的收集特別要注意做到及時備份，防止數(shù)據(jù)丟失造成不必要的損失。在收集過程中必須強(qiáng)調(diào)與工程建設(shè)同步進(jìn)行，確保文件的準(zhǔn)確性、完整性；其次，重大建設(shè)項目檔案應(yīng)由建設(shè)項目檔案管理單位負(fù)責(zé)匯總整理形成一套完整項目檔案，在歸檔建設(shè)項目文件材料時始終堅持檔案的原始憑證要求，特殊情況可歸集復(fù)制件，但需要明確注明原件保管檔號，對于重大建設(shè)項目檔案必須通過驗收并移交城建檔案管集中保管；再次，在整理保管全套項目檔案的基礎(chǔ)上，要充分合理考慮，維修等單位對檔案的需求情況，適當(dāng)增加相應(yīng)檔案份數(shù)以備需用單位使用；四是，在檔案形成過程中，突出信息化管理，使用統(tǒng)一的項目檔案管理信息系統(tǒng)，做到檔案數(shù)據(jù)格式一致，規(guī)范一致，建立電子文件一體化管控系統(tǒng)，利用信息化，實現(xiàn)項目檔案信息數(shù)據(jù)的共享與高效利用。

（張靜：承德市避暑山莊博物館；王鋼：中國聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)通信有限公司承德市分公司）endprint