柴軍榮

摘 要：人事檔案是人才管理的基礎(chǔ)性工作，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已經(jīng)不再適應(yīng)檔案管理的需要，人事檔案信息化就是要依靠計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)等信息化手段將傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案資料和現(xiàn)代的圖片、音頻和視頻等多媒體資料進(jìn)行錄入、存儲(chǔ)、檢索和應(yīng)用。因此，推進(jìn)人事檔案信息化就要從原始資料的采集、數(shù)據(jù)庫(kù)的建立和相關(guān)技術(shù)人員培養(yǎng)等方面著手實(shí)施。本文將對(duì)于當(dāng)前人事檔案管理的現(xiàn)狀展開(kāi)探討，并分析了信息化建設(shè)的發(fā)展策略。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；現(xiàn)狀；信息化建設(shè)；措施

1 我國(guó)現(xiàn)階段人事檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 人事檔案內(nèi)容存在隨意性，不真實(shí)性

真實(shí)性是人事檔案的生命，而現(xiàn)在的人事檔案材料中經(jīng)常存在內(nèi)容的不真實(shí)性。有的檔案中材料內(nèi)容前后不一致，同樣的經(jīng)歷，前面一個(gè)年代，后面一個(gè)年代。例如，出生年月日經(jīng)常出現(xiàn)前后不一致的情況，有的人隨意填寫(xiě)，和身份證上都不能保持一致；還有參加工作時(shí)間、入黨、入團(tuán)時(shí)間也是經(jīng)常變化，每次填寫(xiě)時(shí)也往往不一致。還有的材料甚至出現(xiàn)前面一個(gè)姓名，后面一個(gè)姓名的情況。有的人戶(hù)口改了名字，卻不在人事檔案中進(jìn)行說(shuō)明，往往就造成了姓名前后不一致的情況。改名后應(yīng)在人事檔案中進(jìn)行說(shuō)明，否則給檔案的管理帶來(lái)很大的麻煩。檔案中的考核材料經(jīng)常是優(yōu)點(diǎn)多，缺點(diǎn)少，只有成績(jī)，沒(méi)有差錯(cuò)。之所以存在這些問(wèn)題，主要是因?yàn)閱挝蝗耸聶n案的管理者以及填寫(xiě)檔案人員自身對(duì)人事檔案不夠重視，隨意填寫(xiě)，沒(méi)有實(shí)事求是的反映個(gè)人的真實(shí)情況。

1.2 人事檔案材料內(nèi)容不齊全

人事檔案應(yīng)完整的反映一個(gè)人的成長(zhǎng)歷程，而很多人事檔案中一些履歷表、年度考核表都缺少或不全，一些學(xué)歷證明、技術(shù)職稱(chēng)取得情況、工資變化材料也不全。主要原因有：一是單位人事檔案主管部門(mén)對(duì)人事檔案不夠重視，認(rèn)為像履歷表、年度考核表等類(lèi)似的表格經(jīng)常填寫(xiě)，偶爾不填也沒(méi)關(guān)系，反正本人工作方面也沒(méi)多大變化，所以就直接省略了。有的人在填寫(xiě)表格時(shí)嫌麻煩，經(jīng)常省略填寫(xiě)，如履歷表中學(xué)習(xí)簡(jiǎn)歷從高中或大學(xué)開(kāi)始填，家庭成員及社會(huì)主要關(guān)系干脆直接不填。還有一些與個(gè)人密切相關(guān)的材料，經(jīng)常放在個(gè)人手中，不愿意歸入人事檔案管理中。二是各單位人事管理部門(mén)對(duì)個(gè)人的檔案不能做到及時(shí)收集歸檔。很多單位干脆沒(méi)有設(shè)立專(zhuān)門(mén)的人事檔案部門(mén)，只是由其他工作人員兼職的，所以在人事檔案收集和歸檔方面不能做到準(zhǔn)確、及時(shí)。

1.3 人事檔案受多部門(mén)管理

目前的人事檔案管理正處于新老體制轉(zhuǎn)換時(shí)期，管理方式還是沿用舊體制，但又要對(duì)新體制的要求做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。人事檔案主要由黨委組織部門(mén)、人才流動(dòng)服務(wù)中心、就業(yè)服務(wù)中心、畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心、企事業(yè)單位的相關(guān)部門(mén)以及有人事管理權(quán)的國(guó)有企事業(yè)單位人事部門(mén)管理。人事檔案被多部門(mén)管理的主要原因是過(guò)去人事管理模式檔案隨人走，這種模式的缺點(diǎn)是限制了人才的流動(dòng)，影響人事檔案管理的質(zhì)量。近年來(lái)，隨著大中專(zhuān)畢業(yè)生就業(yè)體制的改革，在大中專(zhuān)畢業(yè)生學(xué)籍檔案的管理上有了較大的改善，但還是有個(gè)別部門(mén)局限于傳統(tǒng)管理模式中或者出于對(duì)自身利益的考慮，不愿放棄對(duì)人事檔案的管理，造成檔案管理權(quán)存在著矛盾沖突。

1.4 人事檔案在個(gè)人的發(fā)展中極少被利用

人事檔案應(yīng)在個(gè)人的發(fā)展中被廣泛利用這也是人事檔案工作的目的。目前我國(guó)人事檔案工作的現(xiàn)狀是，人事檔案具有較高的保密性，人事檔案很少被利用。按照傳統(tǒng)的人事檔案管理制度，人事檔案主要是被黨政機(jī)關(guān)、國(guó)有企事業(yè)單位所利用，主要應(yīng)用于傳統(tǒng)人事管理工作中。但是，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，體制改革的不斷深入，非公有制經(jīng)濟(jì)已開(kāi)始成為現(xiàn)在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的又一支主要力量。如私營(yíng)企業(yè)，外資企業(yè)、社會(huì)中介組織都成為吸收人才資源的重要方向。同時(shí)，隨著國(guó)有企事業(yè)單位人事制度和大中專(zhuān)畢業(yè)生就業(yè)制度的改革，國(guó)有企事業(yè)單位的工作人員由“單位人”變成了“社會(huì)人”，大中專(zhuān)畢業(yè)生開(kāi)始自主擇業(yè)，這就使得國(guó)有企事業(yè)單位人員、大中專(zhuān)畢業(yè)生在市場(chǎng)機(jī)制的作用下向非公有制經(jīng)濟(jì)組織、外資企業(yè)、社會(huì)中介組織中流動(dòng)，而網(wǎng)絡(luò)，信息現(xiàn)代化又加快了人才流動(dòng)的頻率。顯然，傳統(tǒng)人事檔案的利用制度已不適合現(xiàn)代人力資源開(kāi)發(fā)的需要。

2 人事檔案信息化推進(jìn)策略

2.1 完善人事檔案內(nèi)容和形式，保障原始檔案資料真實(shí)性和完整性

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人事檔案資料在傳統(tǒng)紙質(zhì)資料的基礎(chǔ)上又出現(xiàn)了圖片、音頻和視頻等多媒體資料，這種多媒體資料的出現(xiàn)既是信息技術(shù)發(fā)展的必然結(jié)果，又是新時(shí)期人事檔案管理工作的客觀(guān)需求。與越來(lái)越多元化的人事檔案資料相比，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式顯得有些不相適應(yīng)了，亟需一種便捷而高效的現(xiàn)代人事檔案管理模式———人事檔案管理的信息化，它可以有效解決上述問(wèn)題。為此，要重新設(shè)計(jì)人事檔案原始資料的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和形式等等，在原有資料的基礎(chǔ)上進(jìn)行適當(dāng)?shù)臄U(kuò)展和補(bǔ)充，為下一步的檔案信息化打好基礎(chǔ)。

2.2 重視硬件系統(tǒng)升級(jí)和軟件更新，開(kāi)發(fā)符合信息化要求的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)

實(shí)施人事檔案信息化的目標(biāo)之一是讓管理和應(yīng)用更加便利，為此，要盡最大的可能更新軟硬件系統(tǒng)。一是要配置高性能服務(wù)器。服務(wù)器性能的高低決定了系統(tǒng)的整體性能，包括系統(tǒng)的穩(wěn)定性、可訪(fǎng)問(wèn)性和吞吐量等。防止因?yàn)榉?wù)器處理器或內(nèi)存陳舊而導(dǎo)致無(wú)法負(fù)載人事檔案管理軟件系統(tǒng)的運(yùn)行，或?qū)е孪到y(tǒng)經(jīng)常性癱瘓而延誤工作。

二是要建立性能優(yōu)越的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。信息化的一大優(yōu)勢(shì)是管理人員或應(yīng)用人員可以在任何時(shí)間、任何地方和任何終端上訪(fǎng)問(wèn)或管理服務(wù)器端的檔案資料，但這也要求有性能優(yōu)越的網(wǎng)絡(luò)做保障，保障足夠的網(wǎng)絡(luò)帶寬，保障網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定性、安全性和負(fù)載能力。另外，還要有穩(wěn)定的操作系統(tǒng)軟件作支撐。而且，有高性能的硬件、網(wǎng)絡(luò)和操作系統(tǒng)軟件做支撐后，更重要的是開(kāi)發(fā)完善的人事檔案信息管理數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。

2.3 培養(yǎng)一支專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才隊(duì)伍

一是從事傳統(tǒng)人事檔案管理的人員要從技能、觀(guān)念等方面接受再教育。傳統(tǒng)檔案管理所面對(duì)的檔案資料多為紙質(zhì)資料，檔案采集、檔案存儲(chǔ)、檔案檢索和調(diào)取都是人工操作，其缺點(diǎn)是占用空間大、存取效率低，并受空間和時(shí)間制約，但對(duì)檔案管理人員技能要求較低，不需要檔案管理人員掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和應(yīng)用軟件的操作。而這些信息技術(shù)卻是實(shí)現(xiàn)信息化管理的基本功能，是每一個(gè)工作人員從傳統(tǒng)檔案管理到信息化管理必須跨過(guò)的一道坎。對(duì)于信息技術(shù)的培養(yǎng)要進(jìn)行全方位培養(yǎng)，既要培養(yǎng)硬件基本操作技能、操作系統(tǒng)應(yīng)用技能和人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)應(yīng)用技能，也要培養(yǎng)對(duì)各類(lèi)多媒體設(shè)備的應(yīng)用能力，如掃描儀、打印機(jī)、傳真機(jī)、數(shù)碼相機(jī)和攝像機(jī)等。二是人事檔案管理人員要適應(yīng)角色的轉(zhuǎn)變，即由檔案實(shí)體管理者向信息管理員和發(fā)布者的角色轉(zhuǎn)換，還要不斷地開(kāi)發(fā)信息資源，更新和完善檔案管理系統(tǒng)，促進(jìn)人事檔案管理工作邁向新的臺(tái)階。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，當(dāng)前人事檔案管理信息化工作取得了一定成績(jī)，各級(jí)各類(lèi)企事業(yè)單位創(chuàng)建了人事檔案管理系統(tǒng)，并在應(yīng)用中不斷提高實(shí)用性，穩(wěn)定性。但與此同時(shí)，我們應(yīng)當(dāng)看到人事檔案管理信息化工作還存在一定的問(wèn)題和不足，今后應(yīng)當(dāng)在實(shí)踐中不斷轉(zhuǎn)變思想、提高技能，開(kāi)拓更有效的人事檔案管理模式，促進(jìn)人事檔案信息化工作的不斷提升。

參考文獻(xiàn)

[1]管建輝.淺析人事檔案管理信息化建設(shè)[J].黨史博采（理論），2013，10：52-53.

[2]王英瑋，周艷.我國(guó)人事檔案管理改革若干問(wèn)題的思考[J].檔案學(xué)通訊，2007，01：12-15.

[3]宗文蘭.淺談新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)[J].中國(guó)科技信息，2008，11：208-209.