楊娟
摘要:隨著科學(xué)水平的提高和發(fā)展、信息技術(shù)的普及和應(yīng)用,檔案作為一種重要的信息載體有著很悠久的歷史,檔案管理問題就成了檔案管理部門重視的焦點。傳統(tǒng)的檔案管理措施已經(jīng)無法滿足時代的發(fā)展和需求。本文將從檔案管理科學(xué)化的意義、提高檔案管理科學(xué)化水平措施以及檔案管理發(fā)展方向這幾個方面來談?wù)撊绾翁岣邫n案管理科學(xué)化水平。
關(guān)鍵詞:檔案管理;科學(xué)化;水平提高;信息化;解決措施隨著社會和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,所有的事物必須不斷變化以滿足社會發(fā)展的需求,否則就會被社會所淘汰。檔案管理工作也同樣適用于這種淘汰模式,傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足時代的需求,在新的環(huán)境下勢必會對檔案管理工作提出新的挑戰(zhàn)和要求,這就需要我們對檔案管理進行科學(xué)化的管理,以保障檔案管理的發(fā)展和進步。
1.提高檔案管理科學(xué)化水平的必要性
1.1是我國發(fā)展軟實力的迫切需要
提高我國檔案管理科學(xué)化水平是我國發(fā)展國家文化和軟實力的迫切需要[1]。檔案管理作為我國文化軟實力建設(shè)的一個重要組成部分,檔案包括了我國政治、經(jīng)濟、文化的所有內(nèi)容。檔案的內(nèi)容比較強且具有很強的說服力,它可以作為一種歷史的鑒定和依據(jù),同時也是保障未來發(fā)展的重要理論基礎(chǔ)。
1.2是我國信息化發(fā)展的必然趨勢
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用,我們要對檔案的管理方式、管理樣式、管理載體、檔案傳播工作進行創(chuàng)新和改革。如今檔案的管理應(yīng)緊隨時代的發(fā)展,掌握群眾的需求變化,對檔案進行系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化管理,不斷提高檔案管理的信息化水平。
1.3是推動我國檔案工作健康發(fā)展的需要
我國的檔案管理工作已經(jīng)取得了很大的進步和發(fā)展,但是在新的社會發(fā)展情況下,對于檔案信息化管理的水平仍比較落后、管理制度還不夠完善。因此,想要保證我國檔案管理工作健康的發(fā)展,就必須在提高檔案管理科學(xué)化水平。
1.4是順應(yīng)科學(xué)發(fā)展觀的需要
科學(xué)發(fā)展觀的核心是以人為本,這就要求檔案管理工作的重點也是要實現(xiàn)全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展,進而促進全社會的和諧發(fā)展。因此,只有提高檔案管理的科學(xué)化水平才能在國民經(jīng)濟中充分發(fā)揮檔案的作用,為人們的生活提供便捷的信息化服務(wù)。
2.如何提高檔案管理科學(xué)化水平
2.1改變傳統(tǒng)的管理思想
想要提高檔案管理科學(xué)化水平,檔案管理層就必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思想,并且重視提高檔案管理科學(xué)化水平。只有提高了管理人員的管理思想,提高他們的主觀能動性,才能從根本上提高檔案管理科學(xué)化水平[2]。
2.2完善檔案管理制度體系
首先,檔案管理層必須在法律法規(guī)的基礎(chǔ)上對檔案管理進行宏觀的掌控,對檔案管理進行制度化的建設(shè);其次,相關(guān)部門必須將檔案的管理作為工作中的重點,在對其進行管理中應(yīng)根據(jù)原有的制度制定一套適合企業(yè)檔案管理機制。并在檔案管理中制定績效考核制度,提高管理人員的工作積極性。在實施這種機制中應(yīng)建立監(jiān)督與考核制度,以保證檔案管理制度的實施。
2.3在檔案管理工作中應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)
檔案管理現(xiàn)代化是提高檔案管理科學(xué)化水平的重要方法、隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和進步,在檔案管理中可以應(yīng)用現(xiàn)代化的技術(shù),例如計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù),利用這些技術(shù)可以對檔案管理繼續(xù)現(xiàn)代化改進,使檔案由紙上傳送到網(wǎng)絡(luò)上,可以大大減少檔案的存儲空間、節(jié)省了維護費用、便于分類和查詢。利用計算機網(wǎng)絡(luò)對檔案進行管理可以實現(xiàn)對檔案管理的全程監(jiān)控。
2.4采用科學(xué)的管理方式
我國傳統(tǒng)的檔案管理工作的重點是檔案的存放。檔案一般都是內(nèi)部流通的資料,只有人事方面的有變動才可以對檔案進行調(diào)動。對于這種檔案管理方式是非常不科學(xué)的,但是其根本目的都是實現(xiàn)對檔案信息的利用,因此,必須建立科學(xué)的檔案管理方式[3]。另外一點就是重視檔案質(zhì)量管理工作,讓檔案資源質(zhì)量大大提高,只有這樣才能使檔案更好地服務(wù)于社會。
2.5加強檔案管理人員的素質(zhì)教育
檔案管理人員在檔案管理工作中是非常重要的,檔案人員素質(zhì)主要就是針對管理思想的現(xiàn)代化。檔案管理人員的素質(zhì)高低直接決定著檔案管理科學(xué)化的發(fā)展水平。隨著我國檔案信息化的發(fā)展,就必須重視加強檔案管理人員的綜合素質(zhì)。根據(jù)檔案工作者部門的不同、能力的不同,應(yīng)對其進行系統(tǒng)的、分類的、專業(yè)的培訓(xùn),并以現(xiàn)代化的技術(shù)為標(biāo)準(zhǔn)。
2.6加強檔案創(chuàng)新活動,健全檔案管理評價系統(tǒng)
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,運用高科技工具、全新的管理模式來提高檔案管理的科學(xué)化水平是非常必要的。加大對檔案開發(fā)與利用的程度,不斷對檔案進行不同程度的展示,將檔案的宣傳與利用提升到一個新的層次。與此同時,必須加強對檔案管理工作的評價標(biāo)準(zhǔn),建立完整、科學(xué)的檔案管理體系。
2.7將檔案管理服務(wù)有封閉型轉(zhuǎn)向開放型
新的時期,檔案工作的應(yīng)用范圍更為廣闊,體現(xiàn)出強大的覆蓋性。傳統(tǒng)檔案的管理服務(wù)都是比較封閉的,人們無法查看自己的檔案信息。但是隨著社會的發(fā)展,應(yīng)將檔案管理服務(wù)提升到一個開放的高度,只有這樣才能更好地為社會和人們服務(wù)。
3.檔案管理發(fā)展的方向
3.1實現(xiàn)利用計算機技術(shù)對檔案進行一體化管理
電子檔案已經(jīng)在我國得到了普遍的應(yīng)用,并逐步走向成熟。檔案中數(shù)據(jù)和流程圖的繪制軟件開發(fā)者已經(jīng)進行了很好的處理,但是卻還沒有形成一個完整的系統(tǒng)實現(xiàn)軟件的互通應(yīng)用[4]。檔案管理工作必須建立一個專門的系統(tǒng)實現(xiàn)對檔案信息的一體化處理,這將是檔案管理近期的發(fā)展方向。
3.2專業(yè)管理團隊打造出檔案管理的現(xiàn)代化和信息化
隨著全球化的發(fā)展,人們已經(jīng)認識到管理對于經(jīng)濟的重大影響,管理學(xué)專業(yè)也日益興起,這必將會培養(yǎng)出大量的現(xiàn)代化管理人才。這樣就為建設(shè)專業(yè)化的檔案管理團隊打下了堅實的基礎(chǔ)。在經(jīng)濟發(fā)展的背景中打破傳統(tǒng)的管理模式,將檔案交由專業(yè)的人才管理,實行現(xiàn)代化的管理模式,這就會大大推動檔案管理的發(fā)展和作用。
3.3提高人們對檔案的重視程度也是檔案管理工作的一個重要方向
隨著經(jīng)濟的發(fā)展,這就為實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化提供了前提和保障,但是我們建立檔案的目的是讓檔案發(fā)揮其作用[5]。但是企業(yè)只關(guān)心經(jīng)濟效益,忽視了公共事業(yè)的發(fā)展情況。這就在一定程度上減少了檔案的利用率。加強人們對檔案的重視程度就變得非常必要,也是我們在檔案管理中重要的發(fā)展方向。
結(jié)束語:
隨著社會和經(jīng)濟的發(fā)展,我國的檔案管理工作面臨著激烈的競爭和挑戰(zhàn),只有對檔案管理的模式進行改革才能發(fā)揮檔案的作用。提高檔案管理科學(xué)化水平是目前我國檔案管理工作首先需要解決的問題。我們必須從多方面考慮,向國外借鑒先進的管理技術(shù)、加強對人才的培養(yǎng)、重視檔案機制的建立,將檔案管理經(jīng)驗與優(yōu)勢相結(jié)合,提高檔案管理的科學(xué)化水平,促使社會的發(fā)展和和諧。(作者單位:廣西地球物理勘察院)
參考文獻:
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