張 黎，劉 藝

（重慶交通大學(xué) a.理學(xué)院；b.檔案館，重慶 400074）

高校院系級(jí)教務(wù)檔案規(guī)范化管理方法探討

張 黎a，劉 藝b

（重慶交通大學(xué) a.理學(xué)院；b.檔案館，重慶 400074）

院系教務(wù)檔案管理工作是高校整個(gè)教學(xué)管理工作的重要組成部分，針對(duì)現(xiàn)有的院系教務(wù)管理過(guò)程中存在的認(rèn)識(shí)不足、制度不全、專(zhuān)業(yè)性差等問(wèn)題，提出了采用全面化、制度化、專(zhuān)業(yè)化的策略，實(shí)現(xiàn)高校院系級(jí)教務(wù)檔案規(guī)范化管理，以進(jìn)一步促進(jìn)和提高高校教育教學(xué)質(zhì)量。

高校；檔案；教務(wù)；院系

一、引言

高等學(xué)校的中心工作是教學(xué)，學(xué)校的辦學(xué)質(zhì)量、教學(xué)秩序的穩(wěn)定、教學(xué)活動(dòng)的協(xié)調(diào)順利，都離不開(kāi)良好的教學(xué)管理工作。在國(guó)內(nèi)高?！爸匦南乱疲瑱?quán)力下放、績(jī)效職能考核”的大改革背景下，高校教務(wù)工作的工作重心普遍下移，很多具體的教務(wù)工作都由院系一級(jí)的專(zhuān)職教學(xué)秘書(shū)執(zhí)行。其中，教務(wù)檔案管理工作是學(xué)校整個(gè)教學(xué)管理工作的重要組成部分，也是衡量學(xué)校教學(xué)管理水平和教育質(zhì)量的重要指標(biāo)之一。院系教務(wù)管理工作的效率和成效，對(duì)于順利實(shí)現(xiàn)學(xué)校院系分級(jí)管理有著非常重要的作用。

二、現(xiàn)有院系教務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀

重慶交通大學(xué)理學(xué)院作為學(xué)校的基礎(chǔ)性院系，承擔(dān)著全校的數(shù)學(xué)、物理、化學(xué)等公共基礎(chǔ)課的教學(xué)，同時(shí)也設(shè)有信息與計(jì)算科學(xué)、數(shù)學(xué)與應(yīng)用數(shù)學(xué)、應(yīng)用化學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)等多個(gè)本科專(zhuān)業(yè)，教學(xué)任務(wù)繁重。在日常教學(xué)活動(dòng)安排的過(guò)程中，存在年度教學(xué)計(jì)劃制訂、年度教學(xué)任務(wù)安排、年度教學(xué)教材征訂、學(xué)期教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控、學(xué)期課程考核、學(xué)期課程成績(jī)統(tǒng)計(jì)上報(bào)、學(xué)生入學(xué)、畢業(yè)等一系列教學(xué)管理環(huán)節(jié)。在這一過(guò)程中，逐步形成的大量基礎(chǔ)性教學(xué)文字、統(tǒng)計(jì)圖表、教學(xué)課程資源、教師課程工作記錄、相關(guān)教學(xué)活動(dòng)照片等多種載體形式的匯編材料，真實(shí)地記錄了理學(xué)院的日常教學(xué)內(nèi)容、授課方法、教學(xué)途徑、教學(xué)監(jiān)控效果等全方位的教學(xué)信息。這些都是高校二級(jí)學(xué)院最原始、最重要的教務(wù)管理檔案，也是院系進(jìn)行教學(xué)管理活動(dòng)時(shí)，不可或缺的參照依據(jù)和借鑒樣本。

院系級(jí)教學(xué)秘書(shū)在日常工作中，都會(huì)對(duì)上述教務(wù)管理檔案進(jìn)行整理匯編，并妥善保管，以此作為后續(xù)提高教學(xué)工作效率和教學(xué)質(zhì)量、完成各項(xiàng)教學(xué)評(píng)估、促進(jìn)同行學(xué)術(shù)交流的信息資源基礎(chǔ)。但在實(shí)際二級(jí)學(xué)院教務(wù)檔案管理工作中，仍然存在三個(gè)方面需要改進(jìn)和完善[1-2]：

1.對(duì)院系級(jí)教務(wù)檔案的管理重要性認(rèn)識(shí)不夠。院系級(jí)教務(wù)檔案存在記載內(nèi)容繁雜、事務(wù)性、過(guò)程性強(qiáng)、總體量大、形式多樣等特點(diǎn)，部分院系管理人員缺乏對(duì)教務(wù)檔案基礎(chǔ)性信息的重要性認(rèn)識(shí)，往往會(huì)出現(xiàn)不按時(shí)保質(zhì)整理歸檔，隨意處置基礎(chǔ)性紙質(zhì)材料等嚴(yán)重問(wèn)題。

2.院系級(jí)教務(wù)檔案的管理制度不健全。院系級(jí)教務(wù)檔案涉及整個(gè)學(xué)院教學(xué)進(jìn)程的所有環(huán)節(jié)，但在現(xiàn)有的院系級(jí)教務(wù)檔案管理制度中很大程度上沒(méi)有得到健全或完整執(zhí)行，在檔案材料的利用過(guò)程中常常出現(xiàn)：亂翻亂抽院系級(jí)教務(wù)檔案，不登記就擅自借閱或轉(zhuǎn)閱檔案，不及時(shí)歸還甚至丟失等現(xiàn)象，缺乏對(duì)使用人和使用時(shí)間的有效約束。

3.院系級(jí)教務(wù)檔案的管理方式缺乏專(zhuān)業(yè)性。院系級(jí)教務(wù)檔案大都由學(xué)院教學(xué)秘書(shū)負(fù)責(zé)收集、整理、存檔，但現(xiàn)有絕大多數(shù)的院系教學(xué)秘書(shū)并無(wú)專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)背景，也普遍缺乏相關(guān)的教務(wù)檔案應(yīng)如何管理的工作指導(dǎo)，往往會(huì)無(wú)意造成院系級(jí)教務(wù)檔案搜集不全，未能及時(shí)存檔等質(zhì)量缺陷。

三、院系教務(wù)檔案管理的規(guī)范化策略

基于上述分析認(rèn)識(shí)，在院系教務(wù)檔案管理中，可以進(jìn)一步采用的主要規(guī)范化策略有[3-4]：

1.全面性策略。院系級(jí)教務(wù)檔案范圍非常廣泛，覆蓋了教學(xué)計(jì)劃、教師課程、教學(xué)活動(dòng)等基本教學(xué)的全過(guò)程。從院系級(jí)教學(xué)過(guò)程而言，凡是涉及教學(xué)各環(huán)節(jié)，符合教學(xué)活動(dòng)規(guī)律，具有過(guò)程性、總結(jié)性、價(jià)值性、操作性的文字、圖表、聲像等載體材料原則上都應(yīng)納入院系級(jí)教務(wù)檔案管理的范疇。

2.制度化策略。專(zhuān)門(mén)制定教務(wù)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，規(guī)范院系級(jí)教務(wù)人員在收集、保管、利用檔案的實(shí)踐工作中嚴(yán)格執(zhí)行。常規(guī)制度內(nèi)容應(yīng)該包括：嚴(yán)格遵守檔案工作規(guī)程；規(guī)范院系級(jí)教務(wù)檔案收集的范疇；院系級(jí)教務(wù)檔案建立后，應(yīng)有專(zhuān)門(mén)的區(qū)域存放檔案材料，加強(qiáng)其保密性，檔案管理人員應(yīng)將檔案的出借、更換等利用情況記錄在案；檔案管理人員不得隨意涂改、銷(xiāo)毀教務(wù)檔案等，杜絕院系級(jí)教務(wù)檔案管理中的隨意性。

3.專(zhuān)業(yè)化策略。學(xué)校檔案館要加強(qiáng)對(duì)院系級(jí)教務(wù)檔案管理工作的經(jīng)常性指導(dǎo)，檔案館專(zhuān)職檔案員可每年對(duì)院系級(jí)教務(wù)檔案管理的人員（兼職檔案員）進(jìn)行培訓(xùn)，學(xué)習(xí)必要的教務(wù)檔案管理相關(guān)知識(shí)和技能。教務(wù)檔案管理要堅(jiān)持從高、從嚴(yán)、從細(xì)的要求，對(duì)于院系級(jí)教務(wù)檔案的數(shù)據(jù)收集、統(tǒng)計(jì)匯總、信息填充要真實(shí)準(zhǔn)確，編輯設(shè)計(jì)的教務(wù)檔案項(xiàng)目、圖表、展示要科學(xué)合理，展現(xiàn)院系級(jí)教學(xué)工作的真實(shí)性面貌。

四、院系教務(wù)檔案管理的規(guī)范化方法

為了做好院系教務(wù)檔案管理工作，可以采用的主要規(guī)范化方法有[5-6]：

1.院系級(jí)教務(wù)檔案管理全面化。院系級(jí)教務(wù)檔案來(lái)源豐富、內(nèi)容繁雜，形式多樣，這給基層教務(wù)檔案的高效管理帶來(lái)了一定的工作難度。因此，必須要建立操作性強(qiáng)、全面科學(xué)化的院系級(jí)教務(wù)檔案管理方法，實(shí)現(xiàn)教學(xué)文檔的一體化管理模式。圍繞教學(xué)過(guò)程的各種環(huán)節(jié)，科學(xué)化建立院系級(jí)教學(xué)案卷的歸檔類(lèi)別，可按照學(xué)年、學(xué)期、教學(xué)計(jì)劃、教師課程等內(nèi)容分門(mén)別類(lèi)存放；要大力利用現(xiàn)有信息技術(shù)手段，試圖構(gòu)建專(zhuān)門(mén)的院系級(jí)教學(xué)檔案管理系統(tǒng)，對(duì)各類(lèi)教務(wù)檔案條目、摘要和全文內(nèi)容，進(jìn)行電子化歸檔整理；建成各類(lèi)目檢索數(shù)據(jù)庫(kù)，統(tǒng)一管理、查閱、檢索原有分散、龐雜、多樣的院系級(jí)教務(wù)檔案，從而實(shí)現(xiàn)教務(wù)檔案信息的資源共享，有效提高院二級(jí)學(xué)院教務(wù)檔案的管理效率。

2.院系級(jí)教務(wù)檔案管理制度化。完善的院系級(jí)教務(wù)資料是做好教務(wù)檔案管理工作的基礎(chǔ)，院系級(jí)教務(wù)檔案管理制度建設(shè)的關(guān)鍵是管理制度的規(guī)范性、專(zhuān)業(yè)性、可執(zhí)行性。必須圍繞院系級(jí)教務(wù)檔案管理具體工作目標(biāo)，制定和完善院教務(wù)檔案管理制度，做到“有章、有法、有序”，明確教務(wù)檔案管理崗位的工作職責(zé)與范圍。依據(jù)各項(xiàng)工作的目標(biāo)要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，健全院系級(jí)教務(wù)檔案管理崗位責(zé)任制，明晰管理層次，合理分工、明確職責(zé)。教務(wù)檔案管理目標(biāo)、日常實(shí)施、工作指導(dǎo)等環(huán)節(jié)，不僅要求院系級(jí)教務(wù)檔案的收集、整理、歸檔要符合一定的順序和線索，也要求教務(wù)檔案文件的文體格式、行文規(guī)則和語(yǔ)言規(guī)則，符合教務(wù)檔案制度化標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)成一個(gè)有序、封閉的院系級(jí)教務(wù)檔案管理機(jī)制，從而在整體上提升院系級(jí)教務(wù)檔案管理的制度化水平。

3.院系級(jí)教務(wù)檔案管理專(zhuān)業(yè)化?，F(xiàn)代檔案管理工作對(duì)院系級(jí)教務(wù)檔案管理人員提出了更高的要求，不僅要具有強(qiáng)烈的責(zé)任心，還要有一定的檔案知識(shí)和處理技能，院系級(jí)教務(wù)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接關(guān)系到教務(wù)檔案工作質(zhì)量的好壞。學(xué)校檔案館、教務(wù)處等相關(guān)部門(mén)可通過(guò)定期組織專(zhuān)門(mén)培訓(xùn)、討論等活動(dòng)，讓二級(jí)學(xué)院教學(xué)秘書(shū)學(xué)習(xí)掌握院系級(jí)教務(wù)檔案管理的專(zhuān)業(yè)理論與知識(shí)，深入探索教務(wù)檔案管理的新方式；并需要多提供一些好的學(xué)習(xí)條件，讓各院系教學(xué)秘書(shū)有機(jī)會(huì)走出校門(mén)，參觀交流各地其他兄弟院校的教務(wù)檔案管理先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，使院系級(jí)教務(wù)檔案的管理工作更專(zhuān)業(yè)，更好地為教學(xué)服務(wù)。檔案館和相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)定期檢查，具體針對(duì)各個(gè)院系級(jí)教務(wù)檔案管理情況，有針對(duì)性地提出工作改進(jìn)意見(jiàn)，切實(shí)全面推動(dòng)各學(xué)院教務(wù)秘書(shū)的檔案管理工作能力的提高。同時(shí)，也需要對(duì)院系級(jí)教務(wù)檔案管理業(yè)務(wù)水平高、工作業(yè)績(jī)突出的人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)晉升，這樣才能激發(fā)各學(xué)院從事這一工作的人員不斷提高自身從事教務(wù)檔案管理工作的業(yè)務(wù)素質(zhì)，在該項(xiàng)工作中形成強(qiáng)大的工作動(dòng)力。

五、結(jié)論

教學(xué)工作是高校的中心工作，院系作為承擔(dān)基層教學(xué)任務(wù)的單位，對(duì)于保障高校教育教學(xué)質(zhì)量起著關(guān)鍵作用，院系級(jí)教務(wù)檔案、教學(xué)檔案的收集、整理、保存和利用的規(guī)范化管理是基層教學(xué)管理工作的重要組成部分。在當(dāng)前教育大變革、專(zhuān)業(yè)精細(xì)化發(fā)展的大背景下，各高校要改進(jìn)自身的教學(xué)檔案管理，就必須重視和加強(qiáng)院系級(jí)教務(wù)檔案管理工作的全面化、制度化、專(zhuān)業(yè)化建設(shè)，從而更好地提高高校教育教學(xué)質(zhì)量。

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G647

A

1674-9324（2014）35-0010-02

張黎（1977-），女，重慶人，本科，重慶交通大學(xué)理學(xué)院，主要從事教務(wù)管理。