巴圖蒙克

摘 要：在各個(gè)企業(yè)單位中，都離不開文書檔案管理，文書檔案管理工作具有一定的特殊性。新形勢(shì)下，對(duì)于從事文書檔案管理的文書人員應(yīng)具備的素質(zhì)也有了更高的要求。本文通過對(duì)文書檔案管理崗位中，文書人員應(yīng)該具備的素質(zhì)進(jìn)行概述，對(duì)企業(yè)文書人員素質(zhì)與文書檔案管理進(jìn)行了分析，提出了提高文書人員素質(zhì)，加強(qiáng)文書檔案管理的有效措施。

關(guān)鍵詞：企業(yè)文秘；素質(zhì)；文書檔案；管理工作

一、文書檔案工作人員應(yīng)具備的素養(yǎng)

1.思想政治理論。與其他各行業(yè)的專業(yè)工作人員相同，一名專業(yè)文秘，也需要具備一定的政治素質(zhì)。專業(yè)的文書人員應(yīng)該執(zhí)行黨與國(guó)家的方針政策，守紀(jì)律，講道德，不計(jì)較個(gè)人得失，遵守法律法規(guī)。文秘檔案工作是機(jī)密性較強(qiáng)的工作，這就要求文書人員應(yīng)該具備嚴(yán)守機(jī)密，決不泄露的思想素質(zhì)。同時(shí)服務(wù)性也是文秘工作的一項(xiàng)重要特點(diǎn)，文書人員應(yīng)具備良好的服務(wù)意識(shí)。

2.科學(xué)文化知識(shí)。 科學(xué)文化知識(shí)素養(yǎng)是一名專業(yè)文書人員的基本素養(yǎng) ，在不同的企業(yè)單位中，文書人員的文化水平應(yīng)與其文書檔案工作相符合，尤其是在高科技單位的文書檔案管理中，不光要求文書人員要具備文書檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)，同時(shí)文書人員應(yīng)該對(duì)與自身工作相關(guān)的其他科學(xué)知識(shí)進(jìn)行掌握，例如管理學(xué)知識(shí)、情報(bào)學(xué)知識(shí)、領(lǐng)導(dǎo)學(xué)知識(shí)等。隨著近年來文書檔案管理工作引入了現(xiàn)代信息技術(shù)，傳統(tǒng)手工操作的工作形式已被計(jì)算機(jī)取代，這對(duì)文書人員提出了新的要求即掌握計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理的數(shù)字化、電子化。通過對(duì)信息進(jìn)行快速收集，能夠保護(hù)信息的安全完整性，能夠提供準(zhǔn)確的信息實(shí)現(xiàn)信息的最大應(yīng)用價(jià)值，為本單位領(lǐng)導(dǎo)與業(yè)務(wù)部門提供相應(yīng)的檔案信息需求服務(wù)。所以文書人員應(yīng)該具備科學(xué)文化知識(shí)素養(yǎng)。

3.管理協(xié)調(diào)能力。文書檔案工作與本單位的各項(xiàng)業(yè)務(wù)聯(lián)系密切，所以對(duì)文書人員的管理能力提出了要求。在文書檔案管理工作中，文書人員需要經(jīng)常與其它部門或人員進(jìn)行及時(shí)有效的溝通協(xié)調(diào)，獲得支持與配合，從而促進(jìn)文書檔案管理的有效進(jìn)行，同時(shí)也有助于提高文書檔案的質(zhì)量。這一過程不單單依靠單位的一些制度支持，主要在于文秘本人的溝通協(xié)調(diào)能力。所以說專業(yè)的文書人員應(yīng)該具備管理能力素養(yǎng)。

4.專業(yè)工作素養(yǎng)。文書檔案管理工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性，所以也要求進(jìn)行檔案管理工作的文書人員應(yīng)具備一定的專業(yè)素養(yǎng)。最為一名合格的檔案管理人員，文秘應(yīng)做好本職工作并熱愛自己從事的工作，具有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心，掌握與文書檔案相關(guān)的知識(shí)如文書學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、檔案管理學(xué)、中外檔案史以及檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)等基本知識(shí)，了解黨和國(guó)家對(duì)檔案工作制定的方針政策與法規(guī)，熟悉本單位的業(yè)務(wù)工作內(nèi)容，才能與自己進(jìn)行的文書檔案管理工作的有效結(jié)合，通過靈活運(yùn)用各種知識(shí)與專業(yè)政策、法規(guī)，提高文書檔案工作的質(zhì)量與效率。在文書檔案管理工作中，對(duì)文書人員的文字處理能力也有一定要求，通過對(duì)文書檔案的編輯整理，為單位的各種業(yè)務(wù)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

二、提升文書檔案工作人員素養(yǎng)，提高文書檔案工作質(zhì)量

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視，提供工作保障。目前來看，一些單位的領(lǐng)導(dǎo)沒有意識(shí)到文書檔案工作的重要性，所以不夠重視。而隨著政治管理體制與經(jīng)濟(jì)管理體制的不斷完善，文書管理工作面臨了巨大的壓力。所以單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視文書檔案管理工作，提高檔案意識(shí)，明確當(dāng)前文書管理工作需要什么樣的文書人員，加大對(duì)文書檔案工作的資金、人員、制度等方面的支持。文書人員須及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)每一階段的文書檔案工作，做好服務(wù)工作，為領(lǐng)導(dǎo)提供需要的檔案信息，突出文書檔案管理工作對(duì)單位的重要性。所以單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)文書檔案工作的重視程度，保障檔案管理工作的順利進(jìn)行。

2.加強(qiáng)自住學(xué)習(xí)，提高綜合素質(zhì)。單位可以制定相應(yīng)的補(bǔ)助、獎(jiǎng)勵(lì)制度，如對(duì)具有高學(xué)歷、專業(yè)職稱的文書人員給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，促使文書人員提高學(xué)歷水平，積極學(xué)習(xí)獲取專業(yè)職稱。結(jié)合自己的工作崗位，文書人員可以一邊學(xué)習(xí)一邊實(shí)踐，掌握現(xiàn)代化的管理技能，提高自身的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，同時(shí)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)與信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，為成為一名兼具信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的專業(yè)型文書人員不斷努力，適應(yīng)現(xiàn)代文書檔案管理工作的新要求。

3.強(qiáng)化培訓(xùn)力度，提高專業(yè)水平。為了提高文書人員的綜合素質(zhì)，提高文秘檔案管理水平，需要對(duì)相關(guān)文書人員進(jìn)行定期的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)的具體內(nèi)容根據(jù)自己?jiǎn)挝坏木唧w情況、業(yè)務(wù)要求進(jìn)行設(shè)計(jì)。在學(xué)習(xí)專業(yè)理論知識(shí)的同時(shí)，進(jìn)行計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的培訓(xùn)，完善文秘檔案管理員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)強(qiáng)烈的檔案管理意識(shí)。從而增強(qiáng)文書人員在文書檔案管理工作中運(yùn)用科技手段、先進(jìn)管理方法的技能，滿足現(xiàn)代檔案工作的高要求。

4.營(yíng)造良好氛圍，提高工作效率。為了提高文書檔案管理的工作效率，單位應(yīng)該樹立科學(xué)、合理的人才觀念，避免高學(xué)歷傾向，為文書檔案工作營(yíng)造一個(gè)能力為主，而非身份為主的健康、公平的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境。通過建立一種心理契約關(guān)系，提高文書人員作為單位主人翁的意識(shí)。指導(dǎo)文書人員設(shè)計(jì)自己的職業(yè)生涯，引導(dǎo)其職業(yè)生涯規(guī)劃與本單位發(fā)展相一致。與此同時(shí)，應(yīng)該加強(qiáng)本單位的制度建設(shè)，從而引導(dǎo)文書人員樹立正確的服務(wù)觀念，發(fā)揮積極主動(dòng)性，為單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。鼓勵(lì)相關(guān)文書檔案管理人員關(guān)注單位工作方向，培養(yǎng)其對(duì)形勢(shì)的認(rèn)識(shí)、判斷能力，以便及時(shí)有效的提供檔案信息服務(wù)。提高文書檔案管理的工作效率。

三、結(jié)束語

文書檔案工作在單位的各項(xiàng)工作中占有重要位置，由于其工作的特殊性，對(duì)文書檔案工作崗位的文書人員要求嚴(yán)格，不光要具備一定的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)也要增強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)與信息技術(shù)，熟悉與文書檔案相關(guān)的其他專業(yè)知識(shí)。不斷的豐富自身的專業(yè)知識(shí)，創(chuàng)新工作思維，改變傳統(tǒng)工作方式，運(yùn)用現(xiàn)代化的手段提高文書檔案管理的工作效率、工作質(zhì)量，為單位事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

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