張煜寧+羅俊

摘要：改革開(kāi)放二十余年來(lái)，我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，在世界經(jīng)濟(jì)舞臺(tái)上扮演著越來(lái)越重要的角色。特別是我國(guó)加入世貿(mào)組織后，中國(guó)經(jīng)濟(jì)進(jìn)一步國(guó)際化，與國(guó)際經(jīng)濟(jì)逐漸融為一體。外向型企業(yè)要在競(jìng)爭(zhēng)激烈的國(guó)際市場(chǎng)中贏得一席地位，就必須轉(zhuǎn)向國(guó)際化經(jīng)營(yíng)，積極參與國(guó)際分工和國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)。我國(guó)對(duì)外貿(mào)領(lǐng)域的改革不斷擴(kuò)大和深化，外貿(mào)公司真正的危機(jī)來(lái)了:人才流失進(jìn)入高峰，企業(yè)盈利水平不斷下降，人民幣的升值。外貿(mào)公司幾乎都是在夾縫中求生，而外貿(mào)單證是對(duì)外貿(mào)易業(yè)務(wù)的重要組成部分，面對(duì)這個(gè)現(xiàn)狀，筆者結(jié)合外貿(mào)專(zhuān)業(yè)知識(shí)和畢業(yè)實(shí)習(xí)崗位經(jīng)驗(yàn)對(duì)紹興市晶宇進(jìn)出口有限公司單證流程進(jìn)行設(shè)計(jì)，探索了適合公司發(fā)展的流程，總結(jié)了本人對(duì)單證工作的淺薄認(rèn)識(shí)與心得。

關(guān)鍵詞：?jiǎn)巫C 報(bào)關(guān) 裝箱單 流程 時(shí)間

1 公司及其單證崗位概述

1.1 公司企業(yè)文化介紹。紹興市晶宇進(jìn)出口有限公司是一家經(jīng)國(guó)家商務(wù)部批準(zhǔn)的進(jìn)出口公司，是一家集貿(mào)易與生產(chǎn)于一體的私營(yíng)企業(yè)，創(chuàng)辦于2007年6月。雖然這是一家年輕的公司，但是擁有一支經(jīng)驗(yàn)豐富的專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍，可以為客戶(hù)提供最為滿(mǎn)意的產(chǎn)品。

公司享有自營(yíng)進(jìn)出口權(quán)，產(chǎn)品遠(yuǎn)銷(xiāo)歐、美、亞等國(guó)家及地區(qū)。公司主要經(jīng)營(yíng)：各式全棉，滌綸，亞麻、苧麻等印花、染色、繡花布等。公司與各生產(chǎn)商保持良好的合作關(guān)系，能為客戶(hù)提供較為優(yōu)惠的產(chǎn)品價(jià)格。公司奉行“誠(chéng)信、節(jié)儉、開(kāi)拓、創(chuàng)新”八字方針，以市場(chǎng)為導(dǎo)向，以誠(chéng)信取市場(chǎng)。公司將一直奉行質(zhì)量第一的服務(wù)宗旨，價(jià)格公平，信譽(yù)至上。

由于各公司外貿(mào)經(jīng)營(yíng)模式不同，筆者就針對(duì)紹興市晶宇進(jìn)出口有限公司的運(yùn)營(yíng)模式，對(duì)該公司的單證流程進(jìn)行詳細(xì)論述。

1.2 公司單證崗位概述。單證就是在進(jìn)出口業(yè)務(wù)中應(yīng)用的單據(jù)和證書(shū)，買(mǎi)賣(mài)雙方憑借這些單據(jù)和證書(shū)來(lái)處理貨物的商檢、運(yùn)輸、保險(xiǎn)、報(bào)關(guān)、交付、結(jié)匯等，單證是結(jié)算的基本工具，也是履行合同的必要手段。而單證員的工作貫穿于企業(yè)的外銷(xiāo)、進(jìn)貨、運(yùn)輸、收匯的全過(guò)程，工作量大，時(shí)間性強(qiáng)，涉及面廣，除了出口企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)之間的協(xié)調(diào)配合外，還必須與檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)、保險(xiǎn)公司、交通運(yùn)輸部門(mén)、海關(guān)、銀行以及其他有關(guān)部門(mén)發(fā)生聯(lián)系，環(huán)環(huán)相扣，互為影響，也互為條件。

2 單證操作流程設(shè)計(jì)

2.1 租船訂艙：制作托運(yùn)委托書(shū)，向貨代公司訂艙位，告訴貨代公司貨物地址，貨好時(shí)間。由業(yè)務(wù)員或跟單員提供數(shù)據(jù)，看是訂小柜、平柜還是高柜或者直接托運(yùn)。

2.2 商檢：交貨期前一兩個(gè)星期辦理商檢。

2.3 發(fā)貨通知：這個(gè)環(huán)節(jié)關(guān)系到出貨的及時(shí)和準(zhǔn)時(shí)問(wèn)題，同時(shí)牽扯到船期和客人可以準(zhǔn)時(shí)收到貨物。貨代訂好艙后傳真來(lái)的進(jìn)倉(cāng)單告訴倉(cāng)庫(kù)或工廠(chǎng)，安排好出貨時(shí)間。司機(jī)過(guò)來(lái)托柜，裝完箱后等具體裝箱數(shù)據(jù)，用來(lái)做報(bào)關(guān)資料。

2.4 報(bào)關(guān)：報(bào)關(guān)時(shí)提供給貨代全套資料，包括：核銷(xiāo)單，報(bào)關(guān)委托書(shū)，報(bào)關(guān)單，蓋章的空白A4紙。截關(guān)當(dāng)日或前，告知報(bào)關(guān)數(shù)據(jù)，如海關(guān)十位數(shù)編碼，裝箱單數(shù)據(jù)，商業(yè)發(fā)票數(shù)據(jù)，報(bào)關(guān)要素等等，寄出的資料必須向貨代確認(rèn)是否收到。

2.5 確認(rèn)提單：貨代會(huì)傳一份格式提單讓你確認(rèn)提單。如果是T/T，那一般確認(rèn)好件數(shù)，毛重，體積，就沒(méi)有很大問(wèn)題。如果是L/C，必須要按照L/C上的條款來(lái)確認(rèn)，如收貨人，船名航次，是FOB還是CIF，是整箱還是拼箱。提單一般是開(kāi)船后才能出來(lái)。如果電放則需要制作一份電放保函給貨代，讓其制作電放提單。提單分為電放提單以及正本提單。

2.6 保險(xiǎn)：如果是CIF方式走貨的話(huà)需要做保險(xiǎn)。保險(xiǎn)是以報(bào)關(guān)時(shí)的發(fā)票為基準(zhǔn)的，加上重要的船名航次、保險(xiǎn)金額、保險(xiǎn)時(shí)間。

2.7 原產(chǎn)地證書(shū)：原產(chǎn)地證書(shū)分為一般原產(chǎn)地證C.O和普惠制產(chǎn)地證FORM A。一般原產(chǎn)地證可以通過(guò)貿(mào)促會(huì)或商檢局申請(qǐng)：普惠制產(chǎn)地證則只能向商檢局申請(qǐng)。原產(chǎn)地證書(shū)是發(fā)達(dá)國(guó)家對(duì)發(fā)展中國(guó)家的一種優(yōu)惠政策。并非全部單證都要做原產(chǎn)地證書(shū)。做原產(chǎn)地證書(shū)，必須向商檢局或貿(mào)促會(huì)提交包括原產(chǎn)地證書(shū)的申請(qǐng)表格、原產(chǎn)地證書(shū)表格、裝箱單、商業(yè)發(fā)票、提單復(fù)印件在內(nèi)的單據(jù)資料。

2.8 拿單：船開(kāi)后2～3天內(nèi)，貨代會(huì)列出清關(guān)費(fèi)、文件費(fèi)、操縱費(fèi)等用度清單，逐項(xiàng)支付后，把水單發(fā)給貨代。貨代核實(shí)到賬款項(xiàng)后向其拿正本提單。按常規(guī)來(lái)講，應(yīng)該指派專(zhuān)人親自到貨代公司提單，或者直接向貨代公司發(fā)出寄單委托書(shū)，令其將提單寄到公司。如果提單電放，出提單電放申請(qǐng)，蓋上公司章，簽名后通過(guò)傳真發(fā)給貨代，并將貨代傳真回來(lái)的提單副本存檔保管。

2.9 議付單據(jù)：議付單據(jù)系一套涵蓋了原產(chǎn)地證書(shū)、提單正本、保險(xiǎn)資料，以及明確標(biāo)示發(fā)票號(hào)、柜號(hào)、封條號(hào)的發(fā)票裝箱單的出貨資料。通過(guò)電郵向客戶(hù)發(fā)送提單正本的復(fù)印件催款，所有款項(xiàng)到位后寄議付單據(jù)。

2.10 開(kāi)票資料：出貨后從貨代公司取出作為向工廠(chǎng)出具票據(jù)時(shí)的對(duì)照單海關(guān)預(yù)錄單，以確保工廠(chǎng)開(kāi)的票與報(bào)關(guān)資料一致。

2.11 退單：報(bào)關(guān)后一個(gè)月，跟貨代催要報(bào)關(guān)行或貨代會(huì)將報(bào)關(guān)底聯(lián)及核銷(xiāo)單退稅聯(lián)退還給你。退稅時(shí)除了要出具這些單據(jù)，還應(yīng)該出具銀行的核銷(xiāo)水單。

2.12 業(yè)務(wù)登記：每單出口業(yè)務(wù)在完成后要及時(shí)做登記，包括電腦登記及書(shū)面登記，便于以后查詢(xún)，統(tǒng)計(jì)等。

2.13 文件存檔：所有的文件、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。需要筆者做的是要將紙張形式的資料放在文件夾里，同時(shí)還需要輸入出口發(fā)票。

3 流程中的注意點(diǎn)及單據(jù)的時(shí)間要求

3.1 流程中的注意點(diǎn)

3.1.1 在租船訂艙時(shí)，筆者會(huì)放松警惕，常犯錯(cuò)誤為：FREIGHT COLLECT寫(xiě)成FREIGHT PREPAID；一些不從上海港走的貨寫(xiě)成了SHANGHAI。

3.1.2 商檢比較簡(jiǎn)單，但值得注意的就是要及時(shí)的向廠(chǎng)方商檢員催商檢憑條，并及時(shí)將商檢憑條轉(zhuǎn)給貨代在報(bào)關(guān)前。

3.1.3 報(bào)關(guān)時(shí)具體要求，因?yàn)楣P者主要做這塊，所以比較熟悉，也知道注意點(diǎn)，報(bào)關(guān)單據(jù)包括裝箱單、發(fā)票、核銷(xiāo)單、報(bào)關(guān)單、報(bào)關(guān)委托書(shū)。

裝箱單、發(fā)票、報(bào)關(guān)單、報(bào)關(guān)數(shù)據(jù)是自己做的，這些都有的內(nèi)容（發(fā)票號(hào)，日期，買(mǎi)方公司名稱(chēng)，起運(yùn)港和目的地，嘜頭，貨描，數(shù)量）要保持一致，發(fā)票要注意報(bào)關(guān)的金額一定不要錯(cuò)，這些做好，認(rèn)真檢查完畢，都要傳遞給貨代公司的操作員的。

核銷(xiāo)單是一式三聯(lián)，要蓋五個(gè)章，兩個(gè)公章，三個(gè)條形章帶公司名稱(chēng)和在外管局的編碼，蓋在對(duì)應(yīng)的地方。

報(bào)關(guān)單一般不填內(nèi)容，最底欄申報(bào)單位那蓋報(bào)關(guān)專(zhuān)用章；最好多寄給貨代公司幾份確保打印時(shí)無(wú)誤，要不然就有得重寄，更費(fèi)時(shí)費(fèi)力。嚴(yán)重時(shí)因?yàn)檫@個(gè)趕不上船，就不好交代了。

報(bào)關(guān)委托書(shū)是委托別人報(bào)關(guān)時(shí)用的，一式三聯(lián)，每張都得蓋章，右上方和左下方有日期的地方各蓋一個(gè)公章加法人章，內(nèi)容可填可不填。

空白A4一般寄6張，一般在右下角蓋上公司中英文章和法人的章即可，是用來(lái)給貨代打印商業(yè)發(fā)票、箱單等等。其中也已包含多寄的。

以上單據(jù)都是一般情況下需要的，特殊情況特殊對(duì)待。所有單據(jù)準(zhǔn)備齊全了寄給貨代或指定地點(diǎn)。寄件之前一定要再審一遍看看所有單據(jù)是否都齊了，要蓋的章是否都蓋了。

3.1.4 一般提單貨代公司都是按照你的托書(shū)的數(shù)據(jù)進(jìn)行填寫(xiě)，只要認(rèn)真仔細(xì)的核對(duì)，一般就沒(méi)問(wèn)題了。

3.1.5 原產(chǎn)地證書(shū)是很容易犯錯(cuò)誤的，人為的因素比較大，所以自身的核對(duì)很重要。曾經(jīng)就有一次疏忽，被商檢局的人把字母給打錯(cuò)了，當(dāng)時(shí)筆者沒(méi)有查出來(lái)，后來(lái)還特地去改了一次。

3.1.6 開(kāi)票資料是要和工廠(chǎng)打交道的，所以必須寫(xiě)清楚，也必須和工廠(chǎng)交代清楚，寫(xiě)明公司抬頭，第一次開(kāi)發(fā)票必須給工廠(chǎng)稅務(wù)登記證的復(fù)印件和法人身份證復(fù)印件，否則犯錯(cuò)誤是十有八九。

3.1.7 退核銷(xiāo)單一般在出貨一個(gè)月之后跟貨代催要，一般情況下，都是付款買(mǎi)核銷(xiāo)單，一開(kāi)始的時(shí)候這個(gè)環(huán)節(jié)總是疏忽，雖然這是個(gè)只需一個(gè)電話(huà)就可以解決的事情，殊不知就是經(jīng)常忘記。

3.2 各種單據(jù)時(shí)間要求

各種單據(jù)的簽發(fā)日期應(yīng)符合邏輯性和國(guó)際慣例,通常提單日期是確定各單據(jù)日期的關(guān)鍵，匯票日期應(yīng)晚于提單、發(fā)票等其他單據(jù)，但不能晚于L/C的效期。各單據(jù)日期關(guān)系如下：

發(fā)票日期應(yīng)在各單據(jù)日期之首；提單日不能超過(guò)L/C規(guī)定的裝運(yùn)期也不得早于L/C的最早裝運(yùn)期；保單的簽發(fā)日應(yīng)早于或等于提單日期（一般早于提單2天），不能早于發(fā)票；箱單應(yīng)等于或遲于發(fā)票日期，但必須在提單日之前；產(chǎn)地證不早于發(fā)票日期，不遲于提單日；商檢證日期不晚于提單日期，但也不能過(guò)分早于提單日；受益人證明：等于或晚于提單日；裝船通知：等于或晚于提單日后三天內(nèi)。

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