文/四川省威達(dá)煤業(yè)有限責(zé)任公司 周桂芳

一、企業(yè)檔案管理基礎(chǔ)工作存在的主要問題

企業(yè)檔案管理基礎(chǔ)工作存在的主要問題集中反映在以下幾個方面：一是檔號不規(guī)范，沒有目錄號，一卷多冊現(xiàn)象較多；二是案卷題名不規(guī)范，有題名，但題名內(nèi)容不能反映主題內(nèi)容，或題名缺少基本要素，甚至沒有案卷題名等現(xiàn)象較為普遍；三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄，以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無法檢索而難以得到利用；四是許多案卷未標(biāo)頁碼，如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)；五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重，如有按時間組的、也有按職能部門管轄權(quán)限組的、還有按文種組卷的；從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現(xiàn)計算機(jī)管理的充分條件；需要盡快地、科學(xué)地解決這些問題。從科學(xué)與經(jīng)驗中都可以獲知要想提高企業(yè)檔案管理的水平，就必須實行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法，即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。

二、全面普查案卷，去糟取精

這是實現(xiàn)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案室由于多年來未做全面的清查，加之移交、整理單位劃分保管期限不準(zhǔn)，不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件。所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機(jī)管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

（一）重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化

將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實行計算機(jī)管理檔案后的利用效率。

（二）結(jié)合本館實際規(guī)范著錄工作

著錄是實行計算機(jī)管理的一項重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案室（館）的條件存在差異，再加上計算機(jī)管理又提出了新的技術(shù)性要求。所以各個檔案室（館）應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合本企業(yè)著錄工作的著錄細(xì)則。

（三）統(tǒng)一分類號，保證檢索查全率

計算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進(jìn)行分類再根據(jù)企業(yè)具體情況，制定出一些具體細(xì)則。另外在分類的過程中還應(yīng)加強(qiáng)校審力度，以便及時校正分類人員的錯誤。

（四）規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準(zhǔn)。因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點是，在填寫題名項過程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡稱，盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機(jī)識別不清的情況發(fā)生。

另外我們還利用計算機(jī)一次輸入多次輸出的功能將關(guān)鍵詞項中的人名、地點、時間與機(jī)構(gòu)分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎(chǔ)。

三、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中，計算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個大工程，尤其是對于那些建檔時間較長的綜合性檔案室（館）來講，由于館藏案卷多，著錄工作不僅量大而且復(fù)雜，如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法，會使計算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用，甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

（一）分清輕重緩急，循序漸進(jìn)

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案室（館）在推進(jìn)計算機(jī)管理的過程中應(yīng)先根據(jù)重要程度、價值大小、利用率高低分批次整理錄入。這樣就可以加快檔案管理計算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會利用的效率。

（二）分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進(jìn)行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進(jìn)行案卷級著錄；對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案，進(jìn)行文件組合級著錄；而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。

（三）分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)案卷目錄

對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引；而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機(jī)程序?qū)⑷嗣⒌刂?、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機(jī)統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。

四、總結(jié)

企業(yè)檔案承載了企業(yè)發(fā)展，傳承了企業(yè)文化，早日實現(xiàn)企業(yè)檔案全面現(xiàn)代化管理，才能實現(xiàn)檔案價值：“記錄歷史、服務(wù)當(dāng)代、昭示未來”；才能體現(xiàn)一代又一代檔案人濃縮的是歷史，續(xù)寫的是未來，功在當(dāng)代，利在千秋的無私奉獻(xiàn)。