李怡林

摘 要：信息化技術(shù)對現(xiàn)代高校的檔案管理工作帶來了巨大的改變。在信息化技術(shù)條件下，電子檔案相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來說，具有諸多的優(yōu)勢。但由于目前正處于紙質(zhì)檔案與電子檔案的過渡期，以及電子檔案管理技術(shù)、機制尚不完善等因素影響，就導(dǎo)致了當(dāng)前電子檔案與紙質(zhì)檔案共存的局面出現(xiàn)。在這樣的情況下，高校檔案管理工作應(yīng)當(dāng)注意電子檔案與紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢互補，并做好電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的管理工作，從而提高高校檔案管理工作的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理；電子檔案；紙質(zhì)檔案；并存

1 電子檔案的優(yōu)點與缺點

1.1 電子檔案的優(yōu)點

在高校發(fā)展與日常運作的過程當(dāng)中，會產(chǎn)生許多具有作用價值的檔案信息，例如師生的情況資料、教學(xué)科研資料、各種活動會議的記錄等等。在信息化技術(shù)出現(xiàn)后，高校開始借助于信息化的技術(shù)、設(shè)備來進行檔案管理，其原因在于信息化技術(shù)條件下的檔案管理具有以下優(yōu)點：第一，所需的物理存儲空間小，在非常小的存儲媒介內(nèi)，可以存儲非常大量的數(shù)據(jù)信息，例如硬盤、光盤等；第二，管理過程與操作方便，能夠節(jié)省大量的人力成本，而且速度非?？?，是人力所不能及的；第三，存儲的數(shù)據(jù)類型豐富，從傳統(tǒng)的文字信息到圖片信息、影音信息以及其他的特殊格式信息均可存儲；第四，傳輸速度快、共享方便、利用率高。信息化檔案管理主要借助的是計算機與互聯(lián)網(wǎng)設(shè)施設(shè)備，它們具有諸多的特點與優(yōu)勢，這些優(yōu)勢也正是人們借助他們進行檔案管理的原因，借助計算機與互聯(lián)網(wǎng)，檔案信息能夠即時性的傳輸?shù)饺魏斡芯W(wǎng)絡(luò)覆蓋的地方，共享非常方便，而且借助計算機，能夠?qū)n案信息進行深入的挖掘，可以將檔案的作用價值最大化的發(fā)揮出來。

1.2 電子檔案的缺點

信息化技術(shù)條件下的電子檔案具有許多傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所無法達到的優(yōu)點，但是我們也要認(rèn)識到其存在的缺點，這樣才能真正有效的利用電子檔案。通過對信息化檔案管理的實踐，電子檔案的缺點被總結(jié)為以下幾點：第一，需要電力支持，在停電的情況下，便會導(dǎo)致管理系統(tǒng)無法運行；第二，對硬件的要求嚴(yán)格，如果某些計算機硬件、互聯(lián)網(wǎng)硬件出現(xiàn)損壞，便會導(dǎo)致管理系統(tǒng)無法運行；點三，由于互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境復(fù)雜，一些人為或是病毒的入侵，會導(dǎo)致管理系統(tǒng)崩潰，或是檔案信息泄露、破壞等等。

2 電子檔案與紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢互補

電子檔案與紙質(zhì)檔案各具優(yōu)勢，在當(dāng)前這兩者共存的情況下，應(yīng)當(dāng)對其優(yōu)勢進行互補，從而提高高校檔案管理工作的質(zhì)量。

2.1 利用紙質(zhì)檔案來解決電子檔案對電力與硬件的依賴性

紙質(zhì)檔案雖然在管理上比較麻煩，但是卻不需要依靠較多的外界技術(shù)支持，所以可以將其作為電子檔案的一種后備檔案，這樣就能夠在信息化檔案管理系統(tǒng)無法運行的時候，起到彌補作用，始終保持高校檔案管理工作的有序推進。

2.2 利用紙質(zhì)檔案來解決電子檔案的難確定性

從當(dāng)前的法律層面來講，我國對電子檔案的認(rèn)同還存在著不確定性，如果在電子檔案發(fā)生法律糾紛，且沒有相關(guān)證據(jù)的情況下，就需要有紙質(zhì)檔案來解決這種不確定性，畢竟紙質(zhì)檔案在我國有著非常長久的應(yīng)用歷史與法律實踐作用.

2.3 利用電子檔案解決紙質(zhì)檔案無法實現(xiàn)的便利性及復(fù)用性

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案復(fù)制困難、傳輸不便，想要實現(xiàn)大范圍的共享更是難上加難，而這正是信息化電子技術(shù)的優(yōu)勢所在。所以，可以在實際的管理工作當(dāng)中利用電子檔案解決紙質(zhì)檔案無法實現(xiàn)的便利性及復(fù)用性。

3 電子檔案與紙質(zhì)檔案的共存管理

電子檔案與紙質(zhì)檔案共存的局面已經(jīng)形成，且還會持續(xù)相當(dāng)長的一段時間，由于其兩者之間的互補，能夠進一步提高檔案管理工作的質(zhì)量與有效性，所以在具體的管理工作當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)做到“齊抓共管”，不偏向于任何一方。

3.1 推行雙規(guī)管理模式

所謂的雙軌管理模式，就是紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理同時進行。首先，要根據(jù)紙質(zhì)檔案與電子檔案的各自特點，分別建立管理操作模式，并在兩種管理模式之間，打通溝通連接的渠道，做到紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步存儲、同步更新。例如在電子環(huán)境下將一些需要永久、長期保存和需要維護歸檔的電子檔案，及時從計算機上拷貝并輸出成紙質(zhì)檔案作常規(guī)保存，繼續(xù)用傳統(tǒng)的文件形式來保持其原始性、證據(jù)性和權(quán)益性，或是把一些利用頻繁，需要傳輸、聯(lián)網(wǎng)的已開放的紙質(zhì)檔案錄入，轉(zhuǎn)化為電子檔案，以滿足檔案信息資源共享的需要。

3.2 完善電子檔案管理制度

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有著非常長的管理歷史與經(jīng)驗，所形成的管理制度也較為完善、合理但由于電子檔案的出現(xiàn)尚不算久，所以其管理制度還需要進行探索與完善。首先，要建立一整套電子檔案全程保護制度和傳遞記錄制度，以保障電子文件的及時收集，防止在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失。同時，電子文件形成后因載體轉(zhuǎn)換或格式轉(zhuǎn)換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關(guān)信息證實電子文件的內(nèi)容沒有發(fā)生變化，便難以確認(rèn)它的原始性和完整性。因此，應(yīng)該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集開始就進行記錄，記錄電子文件的管理和提供利用情況。

3.3 改善檔案管理物質(zhì)基礎(chǔ)

不論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，都必須要有相應(yīng)的物質(zhì)基礎(chǔ)作為基本條件保障。在這兩者共存的情況下，應(yīng)當(dāng)對應(yīng)改善其管理物質(zhì)基礎(chǔ)。在紙質(zhì)檔案的管理中，應(yīng)當(dāng)格外注意檔案環(huán)存儲環(huán)境的優(yōu)化與改善，至少要達到防水、防潮、防火等基本要求，以保證紙質(zhì)檔案管理的安全性。對于電子檔案的物質(zhì)基礎(chǔ)完善，相對復(fù)雜，各種各樣的硬件、軟件均需要根據(jù)高校檔案管理工作的需求進行必要的升級，同時還要搞好相應(yīng)的安全防護工作，例如配置防火墻、構(gòu)建檔案信息自動備份系統(tǒng)等等。

參考文獻

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