肖艷平

摘 要：隨著當今信息化管理建設步伐的加快，伴隨著圖書館檔案材料種類的數(shù)量在不斷增加，提高圖書館檔案管理系統(tǒng)必須能夠更好地促進信息和專業(yè)的檔案管理庫的建設。文章論述了圖書館檔案優(yōu)化的重要性，接著分析了圖書館檔案管理的現(xiàn)狀，重點探討如何提高運用現(xiàn)代圖書管理理念和技術庫文件的管理問題。

關鍵詞：圖書館檔案；優(yōu)化管理；探析；措施

檔案管理在圖書館工作中有著鮮明的性質：歷史性，參考性，科學性。近幾年來，伴隨著我國院校自身教育規(guī)模的擴大，如何正確審視當代圖書館檔案工作的重要性，推進圖書館檔案優(yōu)化管理工作，具有其重要的研究價值。

1 圖書館檔案優(yōu)化管理的必要性

1.1 優(yōu)化檔案管理能夠有效確保圖書館工作的順利進行

圖書館檔案涉及到的內容非常多，包括圖書館工作的原始記錄，圖書館工作人員的工作成果，經(jīng)驗，對圖書館人員編制進行詳細的記錄，并通過檔案信息反映了圖書館和博物館的情況及其業(yè)務發(fā)展中存在的問題是圖書館發(fā)展的跟蹤記錄，圖書館的管理和重要的參考價值，以及圖書館的未來發(fā)展的真正目標。

1.2 檔案管理是圖書館進行科學管理的重要手段

通過建立和完善圖書館檔案管理的科學性，圖書館可以進一步提高其自身檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)標準化和規(guī)范化的管理，充分發(fā)揮其在圖書館管理中的作用。另外，對于讀者服務工作的管理過程，能夠進行詳細記錄工作，都是為未來圖書館進一步提升讀者服務質量打下堅實的基礎。

2 圖書館檔案優(yōu)化管理當前存在問題

2.1 檔案管理意識薄弱

許多圖書館都沒有意識到圖書館檔案管理的重要性，工作人員主觀認為圖書管理就是按照傳統(tǒng)方法進行針對圖書進行簡單的文件分類，建立索引就可以了。更糟糕的是一些領導經(jīng)常在會議重點討論了檔案管理考核的重要性，但在實際工作中也沒有實行有效貫徹執(zhí)行，甚至放棄檔案管理。所以，對檔案管理意識薄弱問題將不可避免地導致檔案管理意識的降低，進而大大降低了圖書檔案管理的質量水平。

2.2 檔案管理制度不完善、檔案管理水平不高

目前的檔案管理現(xiàn)狀表明，從正規(guī)術語文件管理，沒有完整的分類法可循，圖書館檔案管理大多是按照傳統(tǒng)分類方法，如數(shù)字法，子母法進行排序放置，而這種管理方法絕大多數(shù)是無法形成真正意義上的相對分類查找。由于檔案管理機構水平不高，崗位職責不明確，責任分工不清，再加上一些圖書館檔案管理人員不固定，服務質量不均衡，造成了檔案工作發(fā)展滯后。有的圖書館甚至沒有專門的檔案管理機構及其專職人員，最終導致圖書館管理水平偏低。

2.3 對檔案管理的進一步數(shù)字化開發(fā)利用進程緩慢

當前，部分圖書館的檔案管理仍然使用紙質文獻記錄為主的傳統(tǒng)管理模式，已不能滿足人們快速訪問檔案文獻資源的需求。許多圖書館沒有數(shù)字化檔案館，對于檔案文獻的編寫仍然停留在手工階段。雖然每個檔案管理部門已經(jīng)配備了電腦等現(xiàn)代化設備，但使用的范圍非常有限，使文件管理服務未能達到科學化發(fā)展。檔案的收集，整理，分類，編目等工作量繁瑣復雜，用手工完成錄入速度慢，保存效果差。

3 圖書館檔案優(yōu)化管理的措施

3.1 優(yōu)化完善圖書館檔案管理機制

科學規(guī)劃圖書館檔案管理機制，優(yōu)化圖書館檔案信息技術基礎設施建設，提高圖書檔案管理的信息化服務能力，不是幾名圖書館工作人員就可以單獨做的很好的，有很多檔案材料往往涉及到多個部門，需要協(xié)調多方工作進行系統(tǒng)優(yōu)化服務才行，在健全檔案管理制度，建立檔案保管期限表，文件和資料歸檔范圍，明確保管期限表制，分保管期間，評估文件，文件規(guī)范的符合法律的發(fā)展，提高人們的意識，進一步推動圖書館檔案管理建設。

3.2 加強檔案數(shù)字化建設，建立圖書管理數(shù)據(jù)庫

所謂圖書管理數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，指的是圖書檔案信息的接收，傳輸，存儲，以實現(xiàn)共享檔案信息管理系統(tǒng)的文件。在今天加速全球化的進程中，實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)也使得文件管理從傳統(tǒng)到紙質載體轉變?yōu)殡娮虞d體，檔案管理員能夠針對圖書信息進行存檔數(shù)據(jù)處理，有效開展圖書業(yè)務管理，共同實現(xiàn)圖書管理信息的協(xié)調處理。因此，建立高效的圖書檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，是能夠非常合理利用信息資源庫文件信息數(shù)據(jù)庫，能夠實現(xiàn)將圖書檔案管理通過電腦檔案信息化管理，進一步完善圖書館檔案的日常管理工作。

3.3 提升圖書檔案管理人員的綜合業(yè)務素質

圖書館應設置專職工作人員負責檔案管理，注重員工的檔案管理及其專業(yè)技能培訓工作，盡量選擇有著較高教育水平和業(yè)務經(jīng)驗豐富的員工。對于檔案管理人員，應盡量保持其工作的穩(wěn)定性。檔案管理人員要定期進行培訓，能夠熟練掌握電腦等現(xiàn)代信息技術，精通圖書館檔案管理系統(tǒng)。要充分認識到圖書管理人員對圖書館發(fā)展工作的重要性，在工作中不斷提升檔案管理人員的綜合素質，不斷轉變其工作觀念，以適應現(xiàn)代社會發(fā)展的要求。圖書館檔案管理人員也應提高工作的嚴肅性，增強工作責任感，及時的準確地對檔案材料進行分類管理。

4 結論

優(yōu)化圖書管理工作，進一步加強信息檔案和數(shù)字信息時代圖書館建設，抓住機遇，加快自身發(fā)展，建立健全現(xiàn)代化檔案管理制度，實現(xiàn)更好地服務于我國社會改革發(fā)展和建設工作。

參考文獻

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[2]黃遒.高校圖書館特點館藏淺議[J]. 中國新技術新產品. 2010（01）endprint