趙丹超

摘 要：醫(yī)院的照片檔案作為特殊的載體，是醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展的真實(shí)寫照與原始記錄，照片檔案不僅具有查考價(jià)值，而且它的生動(dòng)性、形象性是文字檔案無法比擬的，本文對醫(yī)療機(jī)構(gòu)的照片檔案在收集歸檔過程中存在的一些問題進(jìn)行探討，分析原因，提出了做好醫(yī)院照片檔案管理工作的應(yīng)對之策。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 照片檔案 問題探討

中圖分類號(hào)：R197.323 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2014）08（a）-0216-01

醫(yī)院的照片檔案真實(shí)、形象、直觀地記錄了醫(yī)院在醫(yī)療、護(hù)理、科研、管理、教學(xué)、基礎(chǔ)建設(shè)等方面的資料。照片檔案以其富有感染力的獨(dú)特記錄形式，在檔案利用中發(fā)揮著重要作用，利用照片檔案進(jìn)行醫(yī)德教育、對外宣傳、出版畫冊等，不僅從中了解醫(yī)院的發(fā)展歷程，在今昔對比中感受醫(yī)院取得的成就，還能激發(fā)醫(yī)務(wù)人員拼搏進(jìn)取的精神。但筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前很多醫(yī)院的檔案管理工作普遍存在“三不”現(xiàn)象，即照片檔案收集不齊、整理歸檔不規(guī)范、開發(fā)利用不夠等，這些問題迫切需要采取有效措施加以改進(jìn)和提高。

1 醫(yī)院照片檔案管理工作存在的問題

1.1 照片檔案收集困難，流失嚴(yán)重

筆者在區(qū)衛(wèi)生系統(tǒng)每年的檔案檢查中發(fā)現(xiàn)，各醫(yī)療衛(wèi)生單位的檔案室，除了保存一些特別重大活動(dòng)的照片，如醫(yī)院新大樓的建立，大型的義診活動(dòng)，其他的能夠直觀地反映醫(yī)院的臨床、護(hù)理工作、公共衛(wèi)生工作及科研成果等的照片寥寥無幾，特別在基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)，這種現(xiàn)象尤為明顯。其實(shí)該區(qū)目前的所有的醫(yī)療機(jī)構(gòu)都配備了相機(jī)，每次組織活動(dòng)，召開重要會(huì)議都會(huì)安排人員攝影，形成了很多有價(jià)值的照片檔案，經(jīng)常也會(huì)有照片登報(bào)，但卻不能在檔案室找齊這些原始檔案。分析原因有三點(diǎn)：一是檔案管理人員為兼職人員，多是從行政、護(hù)理等部門轉(zhuǎn)崗過來，沒有經(jīng)過專門的照片檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)就上崗，對照片檔案的重要性和專業(yè)歸檔知識(shí)不了解，缺乏主動(dòng)收集照片檔案的意識(shí)；二是照片檔案起步較晚，人們對其了解程度不及紙質(zhì)檔案，認(rèn)為有紙質(zhì)檔案就行，照片檔案是附屬的，存不存檔都無關(guān)緊要，甚至有人認(rèn)為照片是自己拍攝的，屬于作品，應(yīng)由本人自行保管，造成工作中忽視照片檔案；三是醫(yī)院的照片檔案收集工作涉及面廣、人員變動(dòng)性大，期間形成的檔案材料沒有在相關(guān)部門的統(tǒng)籌下集中統(tǒng)一管理，缺乏照片歸檔的控制措施，造成照片檔案丟失。

1.2 照片檔案管理不嚴(yán)，制度陳舊

目前，所有公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案室都已建立了照片檔案歸檔制度，但制度尚不完善、不健全，缺少具有指導(dǎo)性和可操作性的實(shí)施細(xì)則，對照片檔案歸檔時(shí)間、歸檔范圍、歸檔要求、保管條件以及照片檔案的利用等未做出具體的規(guī)定。同時(shí)對管理規(guī)定執(zhí)行不嚴(yán)格，缺乏力度，照片檔案想交就交，不想交就不交，對未按規(guī)定移交檔案室的部門和個(gè)人沒有采取任何措施，因而導(dǎo)致了檔案室收集照片檔案全。

1.3 照片檔案注重實(shí)體管理，利用率不高

當(dāng)前，醫(yī)療機(jī)構(gòu)的照片檔案存在“重藏輕用”的情況，醫(yī)院對照片檔案的開發(fā)利用重要性認(rèn)識(shí)不足，缺乏主動(dòng)參與醫(yī)院建設(shè)意識(shí)，照片檔案的利用面較窄，利用率不高，照片檔案表現(xiàn)為一種靜態(tài)的、封閉的資源，照片檔案工作出現(xiàn)了一種高積累、低附加值的現(xiàn)象，比如當(dāng)前醫(yī)患關(guān)系比較緊張的主要因素是醫(yī)患缺乏溝通，但很少有醫(yī)院會(huì)利用照片檔案讓患者了解醫(yī)院，理解醫(yī)生的工作，醫(yī)院利用照片檔案在醫(yī)院發(fā)展中發(fā)揮的作用十分有限。

2 加強(qiáng)醫(yī)院照片檔案管理工作的思考

2.1 增強(qiáng)全員照片檔案意識(shí)，加強(qiáng)專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)

增強(qiáng)醫(yī)院職工的照片檔案意識(shí)是做好醫(yī)院照片檔案管理工作的前提。要組織職工宣傳、貫徹、執(zhí)行《檔案法》《照片檔案管理規(guī)范》《醫(yī)院檔案工作條例》等法律、法規(guī)，普及照片歸檔相關(guān)知識(shí)；利用各種形式開展宣傳，提高職工的檔案意識(shí)和檔案法制觀念；邀請相關(guān)人員參加檔案工作會(huì)議，使職工了解醫(yī)院照片檔案工作的相關(guān)內(nèi)容，從而使全院職工重視在工作中形成的照片檔案，主動(dòng)做好各種照片檔案的形成、積累和整理工作，共同推進(jìn)醫(yī)院照片檔案工作發(fā)展。醫(yī)院的檔案管理人員是醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的具體實(shí)施者。要將檔案管理人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、晉職晉級(jí)等提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能，為照片檔案管理提供人才隊(duì)伍保障。同時(shí)要對大量形成照片檔案相關(guān)部門的工作人員、攝影人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，明確歸檔范圍，做好不漏歸檔，也不濫歸檔。

2.2 狠抓各項(xiàng)制度落實(shí)，確報(bào)照片檔案管理質(zhì)量

要改變醫(yī)院照片檔案管理不規(guī)范的現(xiàn)狀，必須從狠抓制度建設(shè)入手，要從照片的收集、歸檔到移交檔案室，制定嚴(yán)格的管理制度，進(jìn)行集中統(tǒng)一的管理。醫(yī)院要改變照片檔案長期保存?zhèn)€人手中或科室內(nèi)的傳統(tǒng)習(xí)慣和做法，明確規(guī)定相關(guān)部門每年都要將本部門形成的照片即使移交檔案室統(tǒng)一保管。為了確保照片檔案收集齊全完整，可以積極采取多種渠道做好照片檔案的收集工作。每個(gè)部門確定一名兼職檔案員，對他們進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，要求他們按照片檔案的收集范圍，如：本院主要職能活動(dòng)和重要工作成果的照片、醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和著名人物參加本院有關(guān)重大公務(wù)活動(dòng)等的照片隨時(shí)收集，并寫清照片的事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、攝影者，分年度類別裝入相冊，待相冊滿后或年終及時(shí)移交醫(yī)院的檔案室。檔案室的管理人員對所有照片進(jìn)行細(xì)心篩選，選擇有代表性、有保存價(jià)值的照片存檔。同時(shí)要完善檔案管理的考核制度，將各部門照片歸檔工作納入科室的年度考核，獎(jiǎng)罰分明，確保相關(guān)制度真正落實(shí)到位。

2.3 提高照片檔案的利用率，服務(wù)醫(yī)院的發(fā)展

醫(yī)院照片檔案資源的開發(fā)利用是檔案管理的主要目的，我們要充分發(fā)揮照片檔案在醫(yī)院各項(xiàng)重大工作中的作用，如醫(yī)院上等級(jí)、評優(yōu)創(chuàng)優(yōu)等，除了要有充分的文字外，還必須提供有說服力的照片證明，增強(qiáng)它的可信度。醫(yī)院照片檔案可以從三個(gè)方面進(jìn)行開發(fā)利用：一是用于編撰史志，展示醫(yī)院的文化內(nèi)涵。我區(qū)目前兩家三級(jí)乙等醫(yī)院臺(tái)州市立醫(yī)院、臺(tái)州市中醫(yī)院都編撰了院志，其中收集了大量的新老照片，真實(shí)地再現(xiàn)了醫(yī)院的輝煌業(yè)績，生動(dòng)地記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷程，醫(yī)務(wù)人員通過今昔發(fā)展變化記住了走向成功背后的艱難、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，也激起了他們對明天前程的拼搏；二是用于醫(yī)院文化建設(shè)，營造良好的氛圍。從2012年起，區(qū)衛(wèi)生局每年編印一本椒江衛(wèi)生年終特刊，比如2013年“服務(wù)健康、健康服務(wù)”的年終特刊就用圖文并茂的形式從數(shù)說、關(guān)愛、足跡、展望等四大方面，全方位、多角度地向人們展示了醫(yī)療機(jī)構(gòu)在完善服務(wù)機(jī)制、延伸服務(wù)觸角、創(chuàng)新服務(wù)方式、深化服務(wù)內(nèi)涵、提升服務(wù)質(zhì)量等方面取得的成果，宣傳了衛(wèi)生文化，弘揚(yáng)了職業(yè)精神，為推動(dòng)衛(wèi)生事業(yè)又好又快發(fā)展提供強(qiáng)大的精神動(dòng)利；三是用于臨床教學(xué)，提升專業(yè)技術(shù)水平。醫(yī)院照片檔案能為臨床教學(xué)提供生動(dòng)的示范教材，如在臨床教學(xué)期間，需要利用大量的醫(yī)療照片檔案作教材，在病歷討論時(shí)需要提供照片檔案進(jìn)行手術(shù)前、后的對比，提高了感性認(rèn)識(shí)，鞏固了理論知識(shí)。

參考文獻(xiàn)

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