吳靜

【摘要】城市建設(shè)的快速發(fā)展，使與之相輔相存的檔案工作與之同步發(fā)展成為城市建設(shè)發(fā)展中的重要環(huán)節(jié)。怎樣使兩者同步而發(fā)揮檔案管理工作的最大經(jīng)濟(jì)效益成為當(dāng)今的重中之重。本文通過分析當(dāng)前建筑工程檔案工作存在的現(xiàn)狀及存在的問題，作出相應(yīng)的對策。使之檔案工作為建設(shè)社會主義和諧優(yōu)質(zhì)社會而服務(wù)。

關(guān)鍵詞：建筑工程，檔案管理，重要性

城市建設(shè)的發(fā)展日新月異，大量的建筑工程檔案，一文一字記載著這個每個工程的發(fā)展過程。它不僅是城市發(fā)展研究的依據(jù)，更是城市經(jīng)濟(jì)建設(shè)與社會生活中的憑證與參考價值的體現(xiàn)。建筑工程檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展是一個相對的、動態(tài)的、發(fā)展的概念范疇，在不同時期都被賦予不同的核心內(nèi)容，新時期檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展是在信息時代背景下產(chǎn)生的檔案理論與實(shí)踐，以檔案資源信息化為核心內(nèi)容。

1、 建筑工程項(xiàng)目中檔案資料監(jiān)控及管理中的常見不足

對建筑工程中的檔案資料進(jìn)行管理，實(shí)際上即對工程施工整個過程中涉及到的相關(guān)資料進(jìn)行收集、整理、合理編制后歸檔、保管。因工期較長，因此資料的形成也需要較長時間。項(xiàng)目方面有些工程較多，且分散面廣，由于動態(tài)管理而使人員流動性高，相關(guān)責(zé)任較難落實(shí)。

1.1資料收集不夠全面

例如，某些工程上的設(shè)計有變更，在編制資料的時候，只將變更通知書進(jìn)行記錄，卻未對相應(yīng)的施工進(jìn)行記錄；某些待用材料尤其是以大代小的那些材料并沒有核定審批意見；部分交接驗(yàn)收記錄沒有簽認(rèn)手續(xù)等。

1.2資料不夠準(zhǔn)確

資料上的隨意性比較嚴(yán)重，對相同工序檢查出的數(shù)據(jù)，按照其相似的數(shù)據(jù)填到了另外的同類工序中而缺少必要的檢查；部分監(jiān)測數(shù)據(jù)在所允許的誤差范圍內(nèi)，害怕數(shù)據(jù)受到質(zhì)疑，而引起不必要的麻煩，便填了一些留有余地的數(shù)據(jù)。

1.3資料收集與整理不夠及時

對建筑工程相對應(yīng)的檔案資料進(jìn)行管理應(yīng)當(dāng)從合同簽訂完成后準(zhǔn)備開工時就著手，如圖紙會審紀(jì)錄以及開工報告等。對于施工過程，根據(jù)規(guī)定對其及時予以規(guī)范記錄，努力做到開工有報告、進(jìn)場有合同、變更有手續(xù)、驗(yàn)收有根據(jù)、施工有記錄、對照有標(biāo)準(zhǔn)，每一個環(huán)節(jié)都應(yīng)當(dāng)及時、到位。實(shí)際工作中，卻離上述要求有較大距離，記錄往往延遲，之后補(bǔ)“回憶錄”的現(xiàn)象較為普遍。

2、 建筑工程項(xiàng)目中檔案管理應(yīng)關(guān)注的要點(diǎn)

2.1注重收集未被采納的方案資料，這是由未被采納的方案資料本身的價值性和工程檔案完整性、連續(xù)性等特點(diǎn)決定的。

2.2注重收集設(shè)計基礎(chǔ)資料

設(shè)計基礎(chǔ)資料中的地質(zhì)、地形、水文、氣象以及各種技術(shù)咨詢服務(wù)等是設(shè)計、施工和工程實(shí)施過程的重要依據(jù)，具有實(shí)用價值大、份數(shù)少、利用率高的特點(diǎn)，應(yīng)列為檔案管理的重點(diǎn)。

2.3注重完整、準(zhǔn)確的竣工圖紙

檔案管理部門須對移交來的工程檔案文件特別是對竣工圖紙的完整性進(jìn)行審核?？⒐D的完整性和準(zhǔn)確性具體體現(xiàn)在真實(shí)的反映項(xiàng)目竣工時的實(shí)際情況和過程、圖物相符、技術(shù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠、簽字手續(xù)完備等方面。工程檔案管理人員要廣泛涉獵各專業(yè)，對竣工圖紙與現(xiàn)場實(shí)際情況進(jìn)行比照核對，這樣才能保證竣工圖紙的完整性、準(zhǔn)確性和歸檔的質(zhì)量。

3、 建筑工程項(xiàng)目中檔案資料管理及監(jiān)控措施

3.1與工程建設(shè)同步，進(jìn)行全程監(jiān)控

3.1.1及時對相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高工作質(zhì)量

一切工程合同中都對其檔案的移交進(jìn)行了明文規(guī)定，施工單位作為檔案的最直接的接觸方，其能否適應(yīng)檔案管理相應(yīng)的要求及標(biāo)準(zhǔn)，樹立檔案意識等都會對檔案的質(zhì)量產(chǎn)生很大影響。

3.1.2立項(xiàng)時應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)資料監(jiān)控

工程項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、勘察之前，相應(yīng)的管理部門并沒有成立，自然就缺少檔案管理者。而工程準(zhǔn)備時相關(guān)材料往往比較分散，同時，招投標(biāo)以及勘察文件又放于工程管理部。如果沒有對上述比較分散的相關(guān)資料進(jìn)行及時收集，久而久之，會使收集上述文件的難度加大，甚至可能導(dǎo)致文件丟失。所以，在工程項(xiàng)目立項(xiàng)的前期，就應(yīng)當(dāng)及時介入檔案的收集以及整理，由專人負(fù)責(zé)。

3.1.3對新設(shè)備的檢驗(yàn)加強(qiáng)監(jiān)控

新設(shè)備到貨后，隨之會有相應(yīng)的圖紙資料，值得注意的是，進(jìn)口設(shè)備對應(yīng)的外文資料往往是與其設(shè)備一起放置，而國產(chǎn)設(shè)備所提供的使用手冊又不足，這些環(huán)節(jié)時常會出現(xiàn)漏洞。缺乏細(xì)致認(rèn)真的態(tài)度，就可能丟失設(shè)備資料。所以，必須建立合理的設(shè)備開箱檢驗(yàn)制度并貫徹執(zhí)行，對開箱權(quán)限予以明確。

3.1.4發(fā)揮合同的法律效應(yīng)

檔案管理部門應(yīng)當(dāng)參與起草合同的相應(yīng)管理工作，將文件材料的歸檔以及積累當(dāng)作合同中的重要內(nèi)容獨(dú)立為一條款，明確要求竣工文件材料相應(yīng)的驗(yàn)收時間、質(zhì)量以及份數(shù)、副本內(nèi)容、歸檔范圍，使相應(yīng)的承建單位也對檔案管理有足夠的認(rèn)識與重視，這樣以來，就以法律形式保證了歸檔工作的落到實(shí)處。

3.2建筑工程檔案的管理措施

3.2.1建立現(xiàn)場辦公制度

要在主動做好對建筑工程業(yè)務(wù)指導(dǎo)、現(xiàn)場跟蹤服務(wù)，檔案接收工作的同時，對登記在冊的工程項(xiàng)目進(jìn)行清查、摸底、分析研究，積極探索，特別是對一些影響大、意義深遠(yuǎn)的工程，不但深入現(xiàn)場進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，而且還與建設(shè)單位就工程的有關(guān)特殊事項(xiàng)進(jìn)行現(xiàn)場勘查，了解工程的實(shí)際情況，在思想認(rèn)識上達(dá)成一致，再制定檔案整編方案，做好項(xiàng)目檔案的示范樣本，現(xiàn)場指導(dǎo)、實(shí)地操作，及時解決疑難性問題，并做好該工程的跟蹤服務(wù)工作。

3.2.2加強(qiáng)工程檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

在建筑工程建設(shè)中加強(qiáng)檔案管理工作，提高檔案管理人員的整體素質(zhì)。首先，要配備檔案管理專業(yè)水平高、工作能力強(qiáng)的專職人員，負(fù)責(zé)文件資料的收集整理工作。其次，要保持工程檔案人員的相對穩(wěn)定，且對檔案管理人員進(jìn)行大量業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，使其掌握建筑工程建設(shè)工作中會形成哪些類型的文件材料，哪些是屬于有保存價值的檔案今后需歸檔和具體的歸檔范圍。

3.2.3加強(qiáng)檔案管理法制建設(shè)，提高依法治檔的意識

目前工程檔案法規(guī)主要有《中華人民共和國檔案法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》、《城市地下管線管理辦法》，我館要嚴(yán)格依法治檔，及時催交收集不按時歸檔的 建設(shè)檔案，對檔案丟失、偽造、及未及時移交的現(xiàn)象提出書面的整改意見。

3.2.4 竣工驗(yàn)收備案與檔案管理工作相結(jié)合

工程竣工驗(yàn)收備案工作是工程建設(shè)項(xiàng)目管理的最后一道程序，其形成的備案文件材料是工程檔案的重要組成部分，也是各級建設(shè)行政主管部門日后管理工程的重要依據(jù)，而且工程備案和工程檔案管理的性質(zhì)和目的在很大程度上是一致的，因此將工程竣工驗(yàn)收備案工作與工程檔案管理工作結(jié)合起來，委托各級城建檔案管理機(jī)構(gòu)管理，對深化建設(shè)管理體制，規(guī)范檔案收集、整理、歸檔、保管，建立健全工程建設(shè)長期監(jiān)督機(jī)制是十分必要的。

3.2.5 推進(jìn)工程檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的信息運(yùn)輸

“數(shù)字化檔案館”被更多的加入日程，完善紙質(zhì)檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫和聲像檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)；逐步實(shí)現(xiàn)檔案的全文數(shù)字化、檔案的在線接收、在線管理。檔案館在自己建立的網(wǎng)站上舉辦展覽，開放檔案目錄，公布政府部門的現(xiàn)行文件，開展檔案的全文檢索和閱覽服務(wù)，接受社會廣大群眾提交的查檔預(yù)約單，及與用戶之間的互動和交流，將有效滿足利用者的需求。

4 結(jié)語

建筑工程檔案管理工作在城市建設(shè)中發(fā)揮著極其重要的作用，有著極其重要的基礎(chǔ)性地位，是加快城市現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程、構(gòu)建和諧社會的重要手段之一。因此，認(rèn)真做好建筑工程檔案管理工作非常必要。同時，保證建筑工程檔案信息化建設(shè)與社會信息化同步發(fā)展，為促進(jìn)國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展，提供快捷有效的檔案信息服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 石曉波. 工程檔案管理中的實(shí)踐創(chuàng)新[J]. 浙江檔案，2006；09

[2]李忠謀.城市建設(shè)檔案工作五十年回顧.城建檔案.2001-01.

[3] 黃麗華. 淺談工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料管理[J]. 科技資訊.2008；32