任曉萍

[摘 要]在醫(yī)院檔案管理工作中，人事檔案作為其中十分重要的一項內(nèi)容，在醫(yī)院發(fā)展過程中具有十分重要的作用。其不僅可以為醫(yī)院的發(fā)展提供各類人才的基礎(chǔ)信息，而且可以為勞動工資制度改革、專業(yè)技術(shù)職稱評定和職工福利、提拔任務(wù)等提供重要的依據(jù)。所以在當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作中，需要及時更新人事檔案管理觀念，加強對人事檔案的重視，確保人事檔案管理工作向科學(xué)化、規(guī)范化的方向發(fā)展。文中對當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理存在的問題進行了分析，并進一步對加強醫(yī)院人事檔案管理的具體對策進行了闡述。

[關(guān)鍵詞]人事檔案；交接；宣傳；收集；程序；信息化

隨著醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)體制改革的深入進行，醫(yī)院人事制度也進行了深入的改革，在這種情況下，醫(yī)院人事檔案管理就需要與當(dāng)前時代發(fā)展相適應(yīng)，及時對人事檔案管理的內(nèi)容、范圍、收集方式、方法及檔案服務(wù)對象等進行調(diào)整和更新，及時對檔案管理中存在的問題進行分析，并采取切實可行的措施進行解決，從而促進醫(yī)院健康的發(fā)展。

1.當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理存在的問題

1.1缺乏完善的人事檔案交接手續(xù)

目前醫(yī)院人事檔案管理人員多為兼職人員，由于人員調(diào)換的較為頻繁，這就需要在離崗前進行交接。但很多情況下的交接都不嚴格按照交接程序進行，在交按時檢查和清理不嚴格，手續(xù)不規(guī)范，在檔案數(shù)量和材料發(fā)生問題時，則無法追究責(zé)任，部分交換人員只是簡單的認為只要把保管檔案的鑰匙交給下一個保管人員即可，人事檔案交接工作存在著前后脫節(jié)的現(xiàn)象。再加之醫(yī)院更重視醫(yī)療水平及環(huán)境條件的改善，對人事檔案缺乏重視，在人事檔案管理的硬件及軟件上都存在著不完善、不到位的情況。

1.2人事檔案不能及時進行補充、收集和更新

醫(yī)院人事檔案管理工作中，對于歸檔材料不能及時、準確的進行補充，而對于一些科研、教學(xué)、繼續(xù)教育及業(yè)績考核等方面的材料也不能及時進行歸檔，這樣就導(dǎo)致人事檔案的不完整，并不能真實的對本人的情況進行反映。

1.3缺乏對檔案重要性的宣傳力度

無論是醫(yī)院人事檔案管理人員還是檔案本人都對人事檔案的重要性缺乏認識，再加之檔案管理人員對人事檔案缺乏宣傳，這樣就導(dǎo)致檔案中的各項材料不能及時進行補充和完善。再加之人事檔案管理人員多為兼職人員，缺乏專業(yè)的時間，再加之還有其他工作，這樣就無法將更多的精力放在人事檔案的管理上來，對檔案管理的新知識和新技術(shù)也不能及時進行掌握。

1.4員工本人對人事檔案重要性缺乏認識

員工由于對人事檔案缺乏認識，所以許多人都不清楚人事檔案在哪，甚至覺得應(yīng)該由自已來進行保額，這樣就導(dǎo)致部分人事檔案材料在使用完后不能及時進行歸檔。再加之醫(yī)院對人事檔案管理工作缺乏重視，檔案多為人事部工作人員進行輪流管理，這樣就導(dǎo)致管理工作較為混亂。再加之對人事檔案管理上缺乏投入的資金，所以管理手段較為落后，部分醫(yī)院仍然采用手工方式進行查詢，在存儲上還采用老舊的鐵皮柜進行保額，這都在很大程度上制約了人事檔案發(fā)展的步伐。

2.加強醫(yī)院人事檔案管理的具體對策

2.1嚴格按程序交接

一是對所保管的檔案進行一次全面清理，做到賬務(wù)相符；

二是對借出的檔案要及時催還，并整理好借據(jù)，并在借據(jù)上注明原因及催還情況；

三是對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序后及時存檔；

四是按檔案移交要求進行移交，并在交接手續(xù)上注明交接時間、地點和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務(wù)及移交清冊、頁數(shù)等，還應(yīng)在移交文件上簽字蓋章，要做到對交接工作負責(zé)。

2.2強化檔案管理意識，嚴格檔案管理程序

強化醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)干部檔案管理意識，提高檔案管理硬件設(shè)備，增加檔案庫房，購買空調(diào)、除濕機、檔案密集架和電腦。引進計算機管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)。醫(yī)院不僅是人事管理工作的重要環(huán)節(jié)，在與工資福利、職稱評聘等個人利益息息相關(guān)的同時，更應(yīng)提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，提高工作主動性，從根本上確保人事檔案材料準確完備、及時歸檔。

2.3積極做好宣傳工作

積極做好宣傳工作，對收集的材料要認真核實，把真實可靠的材料收入人事檔案，把好質(zhì)量關(guān)。在檔案鑒別過程中，檔案管理人員要認真負責(zé)、確保檔案真實完整，充分認識到職工人事檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性，不斷改進工作方式、工作方法，創(chuàng)新工作模式，提高工作效率，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。在鑒別過程中，能明辨是非，堅決把那些虛假的資料拒之門外，維護人事檔案的真實性、可靠性、完整性。

2.4提高對職工檔案材料重要性的認識

一是加強宣傳力度，提高職工對其人事檔案重要性的認識，做好咨詢服務(wù)工作，利用多種渠道向職工宣傳有關(guān)人事檔案的管理知識，使其認識到，人事檔案并不是可有可無的，它對職工今后重新就業(yè)有著重要的影響。

二是加強對職工人事檔案的規(guī)范化管理，做到檔案的收集、整理、鑒定和保管等各個環(huán)節(jié)科學(xué)規(guī)范。

三是加強收集工作，完善檔案內(nèi)容，及時補充檔案缺失材料，提高檔案的利用價值。

2.5加快檔案信息化進程，提高工作效率

如何利用計算機技術(shù)對人事檔案進行信息存儲、檢索，進而實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，已經(jīng)成為人事檔案管理工作的重要議題。這就要求盡快建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，使人事檔案的管理實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化。

3.結(jié)束語

近年來，醫(yī)院發(fā)展速度較快，無論是經(jīng)營管理還是醫(yī)療水平都得到了較大的改善，這就對醫(yī)院人事檔案管理工作提出了新的要求。醫(yī)院人事檔案管理需要充分的抓好當(dāng)前的有利時機，及時轉(zhuǎn)變觀念，加快改革的步伐，在發(fā)展中不斷進行創(chuàng)新，打破傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和規(guī)?；瑸獒t(yī)院的發(fā)展提供更好的服務(wù)。

參考文獻：

[1]吳文玉.淺談醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題及對策.青海師范大學(xué)學(xué)報（哲學(xué)社會科學(xué)版）.2012-01-15.

[2]吳瓊.新時期醫(yī)院人事檔案管理存在的問題與對策.科技創(chuàng)新導(dǎo)報.2014-02-11.

[3]譚善梅.發(fā)揮醫(yī)院人事檔案信息在人力資源管理的作用.中國病案.2008-01-18.