劉 軍，苗 放，蘇春波

(成都理工大學(xué)a．總務(wù)處;b．地球探測與信息技術(shù)教育部重點實驗室;c．實驗室與裝備管理處，成都610059)

隨著我國高等教育事業(yè)的快速發(fā)展，國家和各級主管部門對高校的投入日益加大，對高校各類裝備的采購質(zhì)量、采購效率以及服務(wù)水平提出了更高的要求。目前，高校的裝備采購過程管理一般以Excel輔助處理為主，無法很好地滿足采購過程透明化、采購信息共享利用、采購工作協(xié)同等新的業(yè)務(wù)需求。因此，以現(xiàn)代信息技術(shù)為手段，構(gòu)建高校裝備采購管理系統(tǒng)，對裝備采購實施全過程動態(tài)化、精細化的管理，是十分必要的［1－2］。

本文以成都理工大學(xué)為實例，在深入分析當前省屬高校采購工作流程的基礎(chǔ)上，對省屬高校裝備采購管理系統(tǒng)進行設(shè)計與實現(xiàn)，并從需求分析、系統(tǒng)設(shè)計、實現(xiàn)方式及應(yīng)用等方面進行了詳細闡述。

1 需求分析

1.1 省屬高校裝備采購的主要工作內(nèi)容

因辦學(xué)經(jīng)費的性質(zhì)主要為財政性資金，省屬高校裝備采購方式以政府采購為主，采購工作可分為前、中、后三個階段，即:

1)采購計劃的申報和審批階段。裝備申購用戶填報裝備采購計劃，并按流程先后報送歸口管理部門、采購部門、校務(wù)會等審批，校內(nèi)審批通過后，由財務(wù)部門安排預(yù)算。在預(yù)算下達后，采購計劃統(tǒng)一上報省級財政廳審批，審批通過后方進入具體采購環(huán)節(jié)［3］。

2)裝備采購階段。由采購部門對各裝備采購計劃內(nèi)容進行分類分包，按不同的政府采購方式組織采購，并完成合同簽訂等工作。

3)裝備供貨、驗收與付款階段。各裝備供應(yīng)商按合同約定供貨，采購部門組織驗收，登記固定資產(chǎn)，支付貨款等［4－5］。

1.2 系統(tǒng)的部門用戶類別

1)使用部門或科研項目組。裝備采購計劃的申報、初審、采購信息查詢等功能。

2)采購計劃的歸口審核部門。對各使用部門、科研項目組上報的裝備采購計劃進行審核、匯總，如:教務(wù)處對教學(xué)設(shè)備進行審核，總務(wù)處對行政辦公設(shè)備進行審核。

3)采購管理部門。采購業(yè)務(wù)功能的使用和管理，具體使用者角色可分為采購負責(zé)人、計劃管理人、合同管理人、驗收人與付款經(jīng)辦人等。

4)財務(wù)部門。對預(yù)算執(zhí)行的進度和明細進行查詢，考核預(yù)算執(zhí)行績效。

1.3 系統(tǒng)的技術(shù)要求

(1)系統(tǒng)以超文本傳輸協(xié)議 (hypertext transfer protocol，HTTP)方式提供泛在接入，兼容多種主流瀏覽器，支持多種終端 (計算機、手持移動終端等)。(2)考慮采購工作及信息的敏感性，應(yīng)充分保證系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全，對于敏感數(shù)據(jù)進行加密處理。(3)可靠性和穩(wěn)定性，實現(xiàn)連續(xù)、長時間穩(wěn)定運行，并具有冗余備份機制。(4)對各類系統(tǒng)用戶進行統(tǒng)一管理，建立不同用戶角色，賦予不同的系統(tǒng)功能及數(shù)據(jù)訪問權(quán)限［6］。

2 系統(tǒng)設(shè)計

2.1 系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計

系統(tǒng)結(jié)構(gòu)采用異構(gòu)方式，即:系統(tǒng)主體采用瀏覽器/服務(wù)器 (browser/server，B/S)結(jié)構(gòu)，部分應(yīng)用功能采用客戶端/服務(wù)器 (client/server，C/S)結(jié)構(gòu)，系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計如圖1所示。

圖1 系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計

同時，在架構(gòu)設(shè)計時充分考慮以下技術(shù)因素:

(1)以數(shù)據(jù)為核心進行設(shè)計，簡化復(fù)雜業(yè)務(wù)邏輯，使之扁平化，加強動態(tài)數(shù)據(jù)的存儲、使用、分發(fā)與管理，支持系統(tǒng)從靜態(tài)數(shù)據(jù)管理向動態(tài)數(shù)據(jù)分析的層次提升。(2)增強系統(tǒng)的可擴展性和兼容性，支持第三方應(yīng)用軟件的集成，特別是第三方插件或控件，以及與數(shù)字化校園的集成。(3)充分支持跨平臺、跨終端，系統(tǒng)可選擇運行在Windows或Linux操作系統(tǒng)中，以HTTP方式提供應(yīng)用服務(wù)，并以數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)支持移動終端應(yīng)用接入。

2.2 功能模塊設(shè)計

通過對裝備采購業(yè)務(wù)流程及系統(tǒng)需求分析，確定裝備采購管理系統(tǒng)的主要功能模塊包括:

1)系統(tǒng)管理。對系統(tǒng)的基礎(chǔ)參數(shù)、標準代碼、用戶賬號、單位信息、權(quán)限分配等進行管理。

2)預(yù)算管理。對經(jīng)費預(yù)算信息進行管理，包括經(jīng)費基本信息 (經(jīng)費名稱、經(jīng)費來源、經(jīng)費科目、負責(zé)單位、負責(zé)人等)和年度預(yù)算信息 (年度、預(yù)算金額、執(zhí)行期限等)。采購預(yù)算遵循“分級、分年管理”的思路，支持兩級預(yù)算管理模式，即一級預(yù)算為校級經(jīng)費項目，一級預(yù)算下根據(jù)需要可建立分年度預(yù)算項目或二級預(yù)算項目。

3)計劃在線申報、審批。實現(xiàn)設(shè)備采購計劃的在線申報、審核，對現(xiàn)有的申報、審核、匯總等全過程進行規(guī)范和系統(tǒng)化，減少過程中的手工處理，提高數(shù)據(jù)的準確性、共享性以及匯總的效率。

4)采購管理。對采購業(yè)務(wù)過程進行在線管理，包括采購計劃的自動分包，采購批次管理，登記零星采購信息，建立供應(yīng)商基本信息庫等功能。

5)合同管理。根據(jù)合同模板，結(jié)合采購信息自動生成、打印合同，合同的數(shù)據(jù)來源于計劃及采購環(huán)節(jié)，合同數(shù)據(jù)作為后期驗收、登記與付款等工作的標準數(shù)據(jù)來源。提供合同查詢功能，查詢結(jié)果顯示與合同相關(guān)的電子檔案、驗收與付款等信息。

6)驗收管理。自動生成合同的驗收單，并實現(xiàn)“預(yù)約驗收”模式，將驗收方式從原有的手工登記改為現(xiàn)場核實，通過手持終端，及時將驗收信息更新到系統(tǒng)中。

7)驗收完成后，根據(jù)合同和驗收單信息，自動生成裝備登記憑證，完成固定資產(chǎn)登記工作。

8)支付管理。在設(shè)備驗收、登記完成后，將發(fā)票、驗收單、合同與固定資產(chǎn)登記憑證等材料整體移交付款經(jīng)辦人，經(jīng)辦人在系統(tǒng)中對信息進行核實，審核通過后，自動生成支付單。

9)實現(xiàn)對一次性采購的通用設(shè)備，在完成驗收付款后，以庫房方式進行管理。如批量采購的行政辦公設(shè)備，暫存在庫房中，根據(jù)需要進行分配。在分配時，打印分配信息單，完善簽字手續(xù)。

10)統(tǒng)計報表。根據(jù)實際需要，實現(xiàn)各類數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析功能，主要有:預(yù)算執(zhí)行進度統(tǒng)計、計劃執(zhí)行進度統(tǒng)計、計劃執(zhí)行明細、合同執(zhí)行進度分析與采購結(jié)果統(tǒng)計表等。

11)信息查詢。該功能面向各類查詢用戶，對采購過程信息進行授權(quán)查詢，數(shù)據(jù)按預(yù)算、年度、計劃與單位等進行限制。

12)采購檔案管理。建立采購檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，對采購過程產(chǎn)生的紙質(zhì)或電子檔案進行數(shù)字化管理，實現(xiàn)檔案與業(yè)務(wù)的一體化管理，為各層次監(jiān)督檢查、處理投訴等工作提供原始依據(jù)。

3 開發(fā)實現(xiàn)

3.1 采用的技術(shù)手段

系統(tǒng)開發(fā)工具采用超文本預(yù)處理器 (hypertext preprocessor，PHP)、超級文本標記語言 (hypertext markup language，HTML)、腳本框架 (JQuery)等，數(shù)據(jù)庫采用 Postgres 9.0，并使用 Apache、Memcached、GD、Zend Optimizer等 HTTP服務(wù)器軟件構(gòu)建系統(tǒng)運行環(huán)境，使用安全套接層 (secure sockets layer，SSL)確保網(wǎng)絡(luò)鏈接安全，使用磁盤陣列 (redundant arrays of inexpensive disks，RAID5)確保磁盤數(shù)據(jù)安全。各類用戶使用瀏覽器訪問系統(tǒng)，兼容 IE 7.0以上版本、Firefox、Chrome、Safari、Opera等主流瀏覽器。

3.2 系統(tǒng)權(quán)限控制的實現(xiàn)

防止非授權(quán)用戶對系統(tǒng)信息的非法訪問，是十分重要的工作。系統(tǒng)用戶實行分層管理，依次分為超級管理員、系統(tǒng)管理員、業(yè)務(wù)管理員、查詢?nèi)藛T四個層次，各個層次的用戶對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的操作范圍依據(jù)其權(quán)限而定，不同的用戶擁有不同級別的權(quán)限。在數(shù)據(jù)庫中建立一個用戶權(quán)限表，用戶在登錄系統(tǒng)時，系統(tǒng)根據(jù)其用戶類別自動分配相應(yīng)的權(quán)限，并建立合法時域 (session)變量。用戶在訪問系統(tǒng)各模塊及數(shù)據(jù)時，系統(tǒng)根據(jù)Sessions中的權(quán)限數(shù)值，核對該用戶是否擁有訪問權(quán)限，確保系統(tǒng)安全［7］。

3.3 數(shù)據(jù)處理引擎的實現(xiàn)

化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)兩種，其中前者采用數(shù)據(jù)庫存儲，后者采用文件存儲。數(shù)據(jù)處理引擎主要是對兩種數(shù)據(jù)的存儲、檢索與讀取等進行處理。

3.3.1 數(shù)據(jù)庫操作實現(xiàn)

本系統(tǒng)所采用的數(shù)據(jù)庫是Postgers 9.0，采用數(shù)據(jù)對象組件(active data object，ADO)技術(shù)訪問數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)底層對訪問過程進行封裝，形成數(shù)據(jù)庫操作模塊［8］。以數(shù)據(jù)庫連接為例，封裝后的代碼表示如下:

MYMdb=NewADOConnection(＇MYMdatabase_type');//建立connection對象

MYMdb－＞ Connect("MYMhost"，"MYMuser"，"MYMpassword"，"MYMdbname");//連接數(shù)據(jù)庫

3.3.2 文件操作實現(xiàn)

文件存儲采用數(shù)據(jù)注冊機制，主要實現(xiàn)過程包括:(1)通過文件注冊信息表，實現(xiàn)將文件元數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)庫中存儲，其表字段有文件編號、文件名稱、文件類型、權(quán)限控制和文件統(tǒng)一資源定位符(uniform resource locator，URL)等。(2)文件存儲過程。用戶在上傳電子文件時，程序?qū)⒆詣臃治鎏幚?，將文件基礎(chǔ)信息進行抽取并保存到文件注冊信息表中，對文件重新命名 (以文件編號形式)、存儲。(3)文件獲取過程。文件訪問入口采用文件URL(http://xxxx/加密字符串)形式，其中，加密內(nèi)容包含文件ID、權(quán)限、存儲地址等，用戶發(fā)出請求，程序?qū)ζ溥M行解析，校驗通過后，返回組裝好的數(shù)據(jù)文件。文件數(shù)據(jù)處理原理如圖2所示。

根據(jù)不同的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，系統(tǒng)的數(shù)據(jù)可分為結(jié)構(gòu)

圖2 文件數(shù)據(jù)處理原理

4 系統(tǒng)解決的關(guān)鍵問題

4.1 提高工作效率和服務(wù)水平

通過裝備采購計劃的在線申報和審批功能，有效解決原有手工紙張模式下的數(shù)據(jù)核對、關(guān)聯(lián)信息查詢等效率低下問題。合同、驗收單、登記憑證與支付憑證等自動生成功能，有效解決了原有手工填寫過程易出錯、易遺漏等問題，并加快了工作的進度，提高采購工作的執(zhí)行效率。

4.2 采購過程信息透明

采購業(yè)務(wù)處理主要通過系統(tǒng)完成，采購過程信息保存在系統(tǒng)中，便于各級用戶的查詢，使得采購過程信息透明，如用戶可以查詢本單位裝備當前所處的采購環(huán)節(jié)，審計等監(jiān)督部門可以隨時查閱采購電子檔案，財務(wù)部門可以隨時統(tǒng)計預(yù)算執(zhí)行情況，供應(yīng)商可以查詢裝備驗收及付款情況等［9］。

4.3 數(shù)據(jù)共享和利用率高

原有Excel輔助處理工作方式下，由于各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)缺乏集中處理平臺，數(shù)據(jù)易碎片化，難以共享和利用。采用該系統(tǒng)后，對各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)將通過業(yè)務(wù)流形成關(guān)聯(lián)關(guān)系，如合同數(shù)據(jù)為驗收單提供數(shù)據(jù)來源，驗收單為資產(chǎn)登記、付款等功能提供數(shù)據(jù)來源，大大提高了數(shù)據(jù)的共享和利用效率。

5 結(jié)束語

裝備采購管理系統(tǒng)的建立，實現(xiàn)了裝備采購過程的動態(tài)化、精細化管理。通過系統(tǒng)各功能的應(yīng)用，有效解決原有Excel輔助處理模式下的問題，全面掌握了裝備采購的工作進展，提高了裝備采購的透明度和工作效率，提高了用戶服務(wù)的水平。該系統(tǒng)的成功運行，為省屬高校的采購工作信息化建設(shè)提供了一種可行的解決方案。

［1］ 楊美榮，劉祥港.構(gòu)建高校實驗室儀器設(shè)備采購信息管理平臺的實踐與思考［J］.實驗技術(shù)與管理，2013，30(12):128.

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