燕海榮

[摘 要]預立卷制度是上世紀50年代為加強國家檔案工作，由國務院予以明確，并要求全面推行，由文書處理部門率先進行立卷的一種部門歸檔制度。正視職業(yè)院校推行預立卷制度的現(xiàn)狀及存在的問題，并對其進行理性思考，探討解決這些問題的對策是本文的主旨，以期對職業(yè)院校檔案歸檔乃至管理工作整體推進發(fā)揮助推作用。

[關鍵詞]檔案管理；預立卷制度；問題分析；對策研究

預立卷制度是上世紀50年代，為加強國家檔案工作，由國務院予以明確，要求全面推行的、由文書處理部門率先進行立卷的一種部門歸檔制度。正視職業(yè)院校推行預立卷制度的現(xiàn)狀及存在的問題，并對其進行理性思考，探討解決這些問題的對策是本文的主旨，以期對職業(yè)院校檔案歸檔乃至管理工作整體推進發(fā)揮助推作用。

一、問題匯總評估

我們以選擇具有區(qū)域或行業(yè)代表性、以陜西省內(nèi)高職院校為主體，兼及本科院校與中職學校為原則，以各院校專兼職檔案人員為對象，以網(wǎng)絡為平臺，通過文獻查閱、問卷調(diào)查、系統(tǒng)分析等方式，對實施預立卷制度的態(tài)度認識、推行狀況、團隊建設諸方面進行了調(diào)查、分析和匯總。其結(jié)果如下：

1.多數(shù)歸檔單位對預立卷工作責任意識不夠。部門領導重視程度直接影響到工作的落實，我們主要從思想認識、策略制定、行為落實等方面進行問卷設計。調(diào)查結(jié)果顯示：歸檔部門涉及檔案工作的記載內(nèi)容寥寥無幾，有的甚至從未提及。很多單位認為檔案工作是檔案部門的專職工作，與本部門關系不大。部分部門領導對“預立卷工作的責任主體是檔案的形成與歸檔部門、各部門領導應為部門預立卷工作創(chuàng)造一定的條件，并給予一定的關心支持”的認識很不到位，抱著應付的心態(tài)，搪塞敷衍，預立卷工作的氛圍還沒有完全形成，尚需完善。

2.部分歸檔單位檔案工作體制不到位。具體表現(xiàn)在：歸檔單位歸檔類目不清；歸檔范圍不準，特別是業(yè)務發(fā)生交叉的部門，檔案材料立卷歸檔常?；ハ嗤普?；檔案管理相關人員職責不明。調(diào)查顯示：60%以上的職校都不同程度存在以上問題。部分中職、個別高職院校歸檔類目不清，歸檔范圍不準，60%左右的職校對聲像檔案的整理移交還很不完善，甚至出現(xiàn)互相推諉現(xiàn)象。

3.大部分兼職檔案員對檔案工作的積極性、主動性不高。部門分管領導和兼職檔案員大都分擔著多項工作，檔案工作只是其中一小部分。兼職檔案員隊伍本來就“先天不足”，加之頻繁更換。導致消極應付，責任心不強，積極性不高等現(xiàn)象。調(diào)查結(jié)果顯示：80%以上的歸檔部門兼職檔案員的人員構(gòu)成矛盾凸顯多：其一，多數(shù)年輕化、學歷較高；其二，檔案工齡時間短、經(jīng)驗不足；其三，專業(yè)不對口，檔案工作甚至還無從下手；其四，檔案工作僅是兼職而已，工作穩(wěn)定性不強，有隨時調(diào)整它處的傾向。

4.一些單位的檔案員對檔案業(yè)務不熟。不明白本單位歸檔范圍，歸檔材料收集不齊全，整理也不規(guī)范。如歸檔材料和一般性資料區(qū)分不清；卷內(nèi)無歸檔目錄；案卷編目、保管期限不準和檢索工具不規(guī)范等。

5.一些單位歸檔意識不強。有的認為是自己的東西，就干脆不交，放在個人手中或者本單位內(nèi)，影響學校檔案整體移交進展大局。

綜合以上問題，我們認為：

1.本科類院校推行狀況相對良好，且較為順暢。由于辦學歷史悠久、人員素質(zhì)強、領導重視，制度推行的體制機制健全保障到位等原因，使預立卷制度推行起來幾乎水到渠成，較為自覺，有制度有落實。

2.高職大專類院校大多開始實施，但效果不很理想。高職院校多為合并轉(zhuǎn)軌而成，雖說能緊跟政策要求，積極開展相關工作，但仍存在許多實際困難，如校級領導重視不夠，歸檔部門認識不足，檔案工作人員專業(yè)不對口，業(yè)務水平不高，積極性缺乏，工作制度不完善，執(zhí)行措施不力，落實不到位等。

3.中職類學?；旧形撮_始，一片空白。絕大多數(shù)學校仍為檔案室立卷，認為檔案工作就是檔案員的事情，與其他人員沒有關系。好多學校仍為檔案工作人員苦口婆心地上門討要，偶有個別部門勉強上交，也多是眉毛胡子一把抓。

二、對策措施研究

預立卷工作既然是學校檔案的基礎性工作之一，也是控好檔案管理的前端、前沿。那么，各職業(yè)院校就應結(jié)合《高等學校檔案管理辦法》，根據(jù)自身檔案管理的實際，制定切實可行、操作性強的運行方案。中、高職院校應向本科院校尤其是重點高校學習，不斷完善細化預立卷程序，為預立卷工作創(chuàng)造良好氛圍與條件，盡快行動，迎頭趕上。

1.加大宣傳力度，指導歸檔單位增強檔案意識。加大檔案法規(guī)條例宣力度傳，營造“檔案工作人人有責”氛圍。每學期至少召開一次全校檔案工作會議，至少向校黨委做一次檔案工作專題匯報。定期安排工作人員接受業(yè)務培訓，了解檔案工作動態(tài)，借鑒立卷經(jīng)驗；利用時事形勢政策教育、重要人物檔案的收集移交機會，借船出海，乘勢而上。將檔案工作納入部門整體發(fā)展規(guī)劃，納入歸檔部門年度考核范圍，適度提高檔案工作權(quán)重系數(shù)，使“檔案工作納入學院整體發(fā)展規(guī)劃”真正落到實處。

2.健全組織網(wǎng)絡，形成檔案三級管理體制格局。校內(nèi)各歸檔單位應該配備相關檔案管理人員，包括分管檔案工作的領導、專兼職檔案員和立卷員，并將檔案工作納入其崗位職責范圍。高職院校立卷歸檔部門可分為兩大類，即教學院系和職能部門。教學院系在確定一名兼職檔案員的基礎上，再分設教學辦、學工辦和綜合辦三個立卷點，各立卷點根據(jù)本部門的工作職責、歸檔范圍，將資料進行初步立卷后交兼職檔案員進行初驗，根據(jù)初驗結(jié)果進行再次調(diào)整后由兼職檔案員統(tǒng)一向檔案部門進行移交。職能部門兼職檔案員與立卷員可集于一身，負責本部門檔案資料的收集、整理、歸檔及移交工作。這種檔案工作機制建立后，檔案材料的收集、整理、立卷、歸檔起來就很順利了。

3.明確崗位職責，推動立卷工作進展和諧有序。檔案館（室）應根據(jù)學校實際情況制定各部門及檔案工作人員在部門立卷歸檔制度中的工作職責，包括分管領導和專（兼）職檔案員，特別是歸檔單位專（兼）職檔案員的工作職責，把他們的工作職責具體化、明確化。比如一些本科院校就將檔案員職責在校園網(wǎng)站制度職責欄予以公布。對于各歸檔部門也應做到任務明確，不留空白，消除死角，特別是業(yè)務交叉的部門。比如，學校的的收文除了明確規(guī)定由黨辦、校辦立卷以外，一律由承辦部門立卷；校內(nèi)以部門名義的發(fā)文，由承辦部門立卷；幾個部門共同起草的文件由主辦部門立卷；學校各部門互送的文件，由制成部門立卷等。

4.加強業(yè)務指導，穩(wěn)定兼職檔案員隊伍。職校檔案館（室）應切實把抓好加強業(yè)務指導、穩(wěn)定兼職檔案員隊伍等視為人力資源培訓、提高立卷歸檔質(zhì)量的重要舉措。

4.1努力穩(wěn)定兼職檔案員隊伍。在兼職檔案員的確定方面，歸檔部門應優(yōu)先考慮專業(yè)對口或接近、年富力強、熱愛檔案工作的人員；學校在職稱評審、行政晉級等方面應給予相應的政策考慮，如兼職檔案員的檔案工齡可與輔導員輔導工齡一視同仁等。如此，既能調(diào)動兼職檔案員工作積極性、主動性，增強兼職檔案員工作業(yè)務能力，還可一定程度上穩(wěn)定兼職檔案員隊伍。

4.2編印《檔案工作手冊》，普及檔案業(yè)務知識?！稒n案工作手冊》可包括三大部分：一是國家、省（市）關于檔案工作的各類法規(guī)；二是本校結(jié)合自身實際出臺的檔案工作法規(guī)；三是各立卷歸檔單位的職責分工、歸檔范圍、檔案整理的規(guī)范程序，也就是具體工作流程等。《檔案工作手冊》要做到各類檔案工作人員人手一冊，并定期組織相應的學習培訓和探討交流，使相關人員熟悉檔案工作的全部流程和各個環(huán)節(jié)。

4.3合理編制各歸檔部門預立卷類目。預立卷類目是指導預立卷工作的工具，也是做好預立卷工作的重要依據(jù)，其編寫原則既要反映部門基本與常規(guī)工作，又要突出部門年度重點工作，一般應根據(jù)部門業(yè)務實際與《單位檔案歸檔范圍與保管期限》等指導性文件進行編寫。類目要簡明概括地反映文件的作者、內(nèi)容與文種，并依次設置條款編號。

4.4切實加強業(yè)務培訓和專業(yè)指導。加強業(yè)務指導，是做好歸檔部門預立卷工作的保障措施。定期不定期對部門檔案工作人員實施規(guī)范化的崗位培訓，不厭其煩地深入各單位宣講檔案工作，手把手地指導幫助進行做好歸檔部門預立卷類目設計及檔案分類編目、價值判定、歸卷檢查等逐項規(guī)范性的立卷工作，拓寬知識面，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，熟練掌握計算機和其他有關方面的知識技能。使其動作規(guī)范、業(yè)務熟練、技術精湛。在這一方面，一些高校的做法值得我們借鑒：檔案管理部門工作人員經(jīng)常聯(lián)系基層、聯(lián)系歸檔部門，多調(diào)查多了解基層檔案工作之所需，或個別交流、或集體培訓，并對聯(lián)系情況、培訓情況進行如實記載，年末、或階段性進行評比。這些評比既有聯(lián)系、培訓、交流的次數(shù)等量化指標，也有聯(lián)系后的改進性的剛性指標。對檔案管理部門工作人員聯(lián)系情況的綜合評比，也是對歸檔部門兼職檔案員檔案工作促進的最好反饋。

4.5有選擇地組織校際考察學習。鼓勵歸檔部門兼職檔案員與學校檔案管理人員同樣看待，一并出校參加檔案立卷工作各類培訓、交流活動。這樣，既讓兼職檔案員增強了業(yè)務素質(zhì)，也了解了檔案動態(tài)。兼職檔案員每次外出學習或培訓后都必須撰寫心得體會或論文，在部門網(wǎng)站、學院網(wǎng)站，或公開發(fā)表。檔案館及時做好兼職檔案員論文匯集交流工作，為他們職稱晉升創(chuàng)造條件。

5.敦促部門移交，加大立卷進館工作督辦力度。立卷歸檔是為了豐富檔案館館藏和提高進館檔案材料質(zhì)量的重要保證。歸檔單位凡是該移交進館的檔案材料，根據(jù)工作完成情況，檔案館列出清單進行及時催交，并把落實情況進行學院網(wǎng)站或文件通報。在年末單位年度考評時，檔案工作完成情況應有一定的分值。這些都能有效改善移交進館不及時的狀況。

6.完善考評機制，提高檔案工作人員積極性。建立操作性強的檔案立卷工作考評制度，如《歸檔單位立卷歸檔工作考核標準》。每1—2年對各歸檔單位進行一次立卷工作考核評比?？己丝梢詮奈募|(zhì)量、書寫質(zhì)量、歸檔質(zhì)量三個方面入手，考核標準分優(yōu)秀、合格、不合格三檔。學校檔案工作領導小組進行嚴格考核，實事求是，量化得分，評比結(jié)果與部門年度考核、個人評優(yōu)樹模、職稱職務評審等掛鉤。以期提高檔案工作人員的積極性，促進歸檔單位立卷歸檔工作。

職業(yè)院校推行的部門預立卷、立卷歸檔制度，是檔案收集的基礎和立足點，更是檔案收集的依據(jù)和準繩。它是職校自身檔案建設的前提，是做好學校檔案的根本。只有創(chuàng)造優(yōu)良條件、營造良好氛圍；積聚人力資源、穩(wěn)定檔案員隊伍；理順各種關系、完善體制機制，長期堅持檔案預立卷制度、堅持部門立卷平時立卷，才能保證職校檔案材料的齊全完整、準確系統(tǒng)，保證檔案館（室）進館材料的質(zhì)量和館藏；充分發(fā)揮歸檔部門的優(yōu)越性，最大限度地實現(xiàn)歸檔部門預立卷工作責任主體的作用。愿以上之對策措施能對職校預立卷制度順利推行乃至學校整體檔案管理工作發(fā)揮助推作用。

參考文獻：

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