崔順彩

摘 要：當(dāng)前時(shí)期，很多事業(yè)單位并沒有很好的利用到檔案管理，也沒有充分的意識到檔案管理的重要性，普遍存在檔案使用率較低的現(xiàn)象。并且在事業(yè)單位中，檔案管理方式和管理設(shè)備也比較落后，影響了事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展。因此，有必要對事業(yè)單位檔案管理存在的問題進(jìn)行分析，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)人員提供一定的理論借鑒。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；問題分析

一、前言

現(xiàn)階段，事業(yè)單位尚沒有充分利用好檔案管理，絕大多數(shù)單位沒有認(rèn)識到檔案管理的真正價(jià)值，從而致使檔案管理的自身價(jià)值沒有充分發(fā)揮出來，影響了檔案利用率。事業(yè)單位的檔案管理工作，涉及到方方面面的內(nèi)容，同單位的一些日常工作具有緊密的聯(lián)系，比如說人才管理、工作考核等等內(nèi)容，都需要檔案管理部門的權(quán)利配合。當(dāng)前很多事業(yè)單位的檔案管理工作還存在一些問題，還需要相關(guān)人員高度重視。

二、事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理人員缺少專業(yè)知識

在一些事業(yè)單位中，普遍存在檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高的現(xiàn)象，嚴(yán)重情況還存在檔案管理人員，是由其他行業(yè)的人員所構(gòu)成，對檔案管理工作內(nèi)容不甚了解。由此可知，此種情況必將會(huì)影響檔案管理工作的順利開展，降低工作效率。

（二）檔案管理人員缺少該有的工作態(tài)度

可以說，所有的工作均需要工作人員能夠具有較高的職業(yè)操守以及良好的工作責(zé)任感。并且工作人員是否具有積極的工作態(tài)度，將會(huì)對事業(yè)單位的未來發(fā)展產(chǎn)生一定影響。在事業(yè)單位中，一些檔案管理人員工作不夠認(rèn)真負(fù)責(zé)，常常表現(xiàn)出怠慢的情緒，無法及時(shí)有效的更新檔案，對于工作中存在的問題也無法在第一時(shí)間內(nèi)解決，從而制約了事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量的提升。

（三）檔案管理工作人員離職后檔案的管理問題

在如今的社會(huì)環(huán)境背景下，很多人們?nèi)狈δ托暮鸵懔Γ瑹o法在一個(gè)工作崗位上堅(jiān)持很長時(shí)間，他們常會(huì)不斷的更換工作。即便有人能夠一直堅(jiān)持一個(gè)工作崗位，但是也存在著退休的問題，或者是其他問題。種種因素的存在，必將會(huì)影響到事業(yè)單位檔案管理工作的開展，一些事業(yè)單位，在檔案管理人員準(zhǔn)備離開時(shí)，并沒有很好的進(jìn)行工作內(nèi)容的交接，使很多檔案變成了“棄檔”或者“死檔”，給事業(yè)單位造成了嚴(yán)重的損失。

第一，對于現(xiàn)有的檔案，事業(yè)單位未能夠充分認(rèn)識，無法科學(xué)合理的進(jìn)行運(yùn)用。盡管絕大多數(shù)事業(yè)單位均具有檔案，但是普遍存在檔案利用率較低的情況，更有一些檔案，多年來一直處于存放狀態(tài)，得不到應(yīng)用，從而致使一些檔案失去了自身的價(jià)值。還有一些事業(yè)單位，在使用檔案材料時(shí)也只是在基礎(chǔ)意義上的使用，并沒有完全的發(fā)揮出檔案的真正價(jià)值，無法有效的去應(yīng)用檔案材料。第二，事業(yè)單位在保管檔案時(shí)，缺乏具體有效的保管措施。在管理檔案的過程中，需要制定科學(xué)可行的保管措施，對于檔案管理至關(guān)重要。最近幾年，雖然很多單位開始使用電子檔案，但是，還是存在很多事業(yè)單位，依舊采取傳統(tǒng)紙質(zhì)方式，來保管和管理檔案資料。第三，事業(yè)單位在管理檔案時(shí)，缺乏規(guī)范性和科學(xué)性。通常來講，檔案管理工作比較系統(tǒng)、復(fù)雜，很多事業(yè)單位在管理檔案時(shí)，缺乏具體的規(guī)章制度進(jìn)行指導(dǎo)，沒有規(guī)律性；甚至還有一些事業(yè)單位，檔案紙張隨意堆放，雜亂無章，從而導(dǎo)致在需要或者是查找相應(yīng)的檔案資料時(shí)，需要投入較大的精力和實(shí)踐去找尋，嚴(yán)重降低了工作效率。第四，事業(yè)單位的檔案無法及時(shí)更新?，F(xiàn)如今，一些事業(yè)單位的檔案比較落后和陳舊，更新速度不夠及時(shí)，當(dāng)今時(shí)期正處于信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)期，科學(xué)技術(shù)發(fā)展和更新迅速，事業(yè)單位為做到與時(shí)俱進(jìn)，必須不斷進(jìn)行更新和完善。第五，事業(yè)單位缺少引進(jìn)先進(jìn)理念來管理和保護(hù)檔案的意識。當(dāng)今社會(huì)發(fā)展迅猛，科技技術(shù)更新較快，事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理方式、使用設(shè)備已經(jīng)無法滿足時(shí)代發(fā)展的需求。但是很多事業(yè)單位尚未意識到此問題的嚴(yán)峻性，認(rèn)為引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備需要投入很多資金，并且后期維護(hù)也需要費(fèi)用開支。所以，一些事業(yè)單位，引進(jìn)先進(jìn)理念和技術(shù)來提升檔案管理的意識不夠強(qiáng)烈。

三、事業(yè)單位檔案管理的對策分析

（一）加強(qiáng)對事業(yè)單位檔案管理人員的培訓(xùn)

在事業(yè)單位中，檔案管理人員直接影響到事業(yè)單位檔案的管理效率和管理質(zhì)量。所以，在檔案管理的過程中，有必要對檔案室工作人員展開定期或者是不定期的培訓(xùn)活動(dòng)，加強(qiáng)素質(zhì)方面以及專業(yè)能力方面的教育，以此提升檔案管理人員的專業(yè)技能，不斷提升自身的職業(yè)素質(zhì)和工作責(zé)任感，并且具有積極良好的工作態(tài)度。特別是在信息化高速發(fā)展的時(shí)代，信息傳遞的方式也更加的豐富，所以，檔案管理人員必須提升綜合素質(zhì)，緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，才能夠提升檔案管理效率，確保事業(yè)單位檔案管理工作得以有效開展。

（二）對事業(yè)單位的檔案管理人員的工作交接問題做好相應(yīng)規(guī)定

在如今的社會(huì)中，很多有人能夠長時(shí)間的堅(jiān)持一個(gè)工作崗位，基于此種情況考慮，有必要在檔案管理人員在工作崗位的階段，做好檔案相應(yīng)的交接工作。交接工作也就是指，工作人員除了需要交接手中的工作，還需要針對檔案室中的陳舊檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，以清單的方式交接到下一個(gè)檔案管理人員，確保后來的檔案管理人員能夠更加快速、簡單的開展檔案管理工作?？梢哉f，檔案交接工作能夠推動(dòng)事業(yè)單位的穩(wěn)步向前發(fā)展。

（三）做好檔案管理的保護(hù)工作

在做好上述兩方面內(nèi)容的同時(shí)，還需要加強(qiáng)對檔案管理的保護(hù)措施，以此確保檔案管理人員，能夠積極負(fù)責(zé)的投入到具體的工作中。此外，還需要檔案管理人員能夠?qū)n案進(jìn)行定期查看，以此及時(shí)有效的發(fā)現(xiàn)檔案中存在的問題，之后開展具體的應(yīng)對措施進(jìn)行修正。相比較而言，事業(yè)單位檔案管理的保護(hù)工作比較復(fù)雜，所以在面對此類型工作時(shí)，要求具備足夠的耐心，從而確保事業(yè)單位檔案管理的保護(hù)工作能夠有效進(jìn)行。

（四）合理有效的利用檔案為自己服務(wù)

在事業(yè)單位的檔案室中，存放多種多樣的檔案資料。所以，事業(yè)單位有必要對檔案室中的檔案材料提高重視程度，充分研究，加強(qiáng)利用程度。當(dāng)今時(shí)期，我國科學(xué)技術(shù)取得了有效的進(jìn)步，信息查詢的方式也逐漸豐富起來，不單單局限于一種形式。因此，事業(yè)單位檔案管理人員有必要對現(xiàn)有的檔案材料，開展合理有效的應(yīng)用，使檔案能夠與事業(yè)單位的工作做到充分結(jié)合，以此推動(dòng)事業(yè)單位的未來發(fā)展。

（五）引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備管理檔案

在事業(yè)單位中進(jìn)行檔案管理時(shí)，通常情況下都會(huì)采取傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行檔案管理，此種傳統(tǒng)的管理方式具有一定的滯后性，如果未能及時(shí)的更新檔案管理設(shè)備或者管理方法，將會(huì)嚴(yán)重影響事業(yè)單位的正常運(yùn)行和發(fā)展，在同其他企業(yè)進(jìn)行競爭時(shí)會(huì)處于不利的局面。因此，事業(yè)單位有必要引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，以此滿足時(shí)代發(fā)展的需求。通過使用先進(jìn)技術(shù)管理檔案，不僅提高了工作效率，還極大程度的緩解人力勞動(dòng)工作量，防止發(fā)生信息混論和遺漏的情況。

四、總結(jié)

總而言之，當(dāng)今時(shí)期科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展和創(chuàng)新，我國事業(yè)單位檔案管理工作也需要不斷進(jìn)行完善，更新管理方式和管理理念，積極引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備，以此緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，滿足社會(huì)進(jìn)步對于事業(yè)單位的要求。事業(yè)單位現(xiàn)階段有必要將改變檔案管理模式擺在首要位置，加強(qiáng)對檔案管理重要性的認(rèn)識，在不斷的檔案管理工作中累積和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提升檔案利用程度，使檔案管理工作的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，以此為事業(yè)單位的長久發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。（作者單位：望都縣人力資源和社會(huì)保障局）

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