文/武漢大學(xué)公共衛(wèi)生學(xué)院 王忠海

高等學(xué)校是先進(jìn)文化的發(fā)源地和教書(shū)育人的主陣地，承擔(dān)著人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)和文化傳承創(chuàng)新的重要使命。高等學(xué)校辦公室作為高校各項(xiàng)工作的綜合管理機(jī)構(gòu)，是完成學(xué)校日常基礎(chǔ)性工作，保障決策實(shí)施、促進(jìn)教學(xué)科研和管理各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)運(yùn)行的重要部門(mén)。新時(shí)期，隨著網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字技術(shù)的廣泛應(yīng)用，人們通過(guò)微博、微信等新興溝通方式傳遞信息、互動(dòng)交流，讓彼此的關(guān)系更加密切。新興方式的使用也給人們的工作帶來(lái)了全新的變革。高校辦公室工作涉及到教學(xué)科研、黨政管理、產(chǎn)業(yè)后勤和師生服務(wù)等，隨著變革的不斷深入，高校辦公室工作呈現(xiàn)出許多新的特點(diǎn)。這為新時(shí)期高校辦公室工作人員提出了新的更高要求。

一、高校辦公室工作特點(diǎn)

（一）綜合性

高校辦公室工作主要體現(xiàn)在學(xué)校職能部門(mén)辦公室工作和院系辦公室工作。新的時(shí)期，高校辦公室工作的綜合性表現(xiàn)在工作內(nèi)容的綜合性和工作技能的綜合性。高校辦公室工作內(nèi)容包羅萬(wàn)象，涉及文秘、會(huì)務(wù)、信息、信訪、檔案、財(cái)務(wù)、網(wǎng)絡(luò)、統(tǒng)計(jì)、接待、外聯(lián)、公房管理、設(shè)備管理、后勤保障等領(lǐng)域；其工作職能十分寬泛，包括參謀、協(xié)調(diào)、管理、服務(wù)等方面。在新的時(shí)期，QQ群、微博、微信等新興溝通方式的運(yùn)用，也讓高校辦公室工作的形式更加多樣，工作的對(duì)象更加廣泛，工作范圍越來(lái)越廣，頭緒越來(lái)越多，內(nèi)容越來(lái)越復(fù)雜，綜合性日益突出。高校辦公室對(duì)工作人員的技能要求已不限于運(yùn)用基本的電腦操作、公文寫(xiě)作等，新的時(shí)期，還需要辦公室工作人員業(yè)務(wù)熟練，知禮儀，具備很強(qiáng)的信息處理能力等。由于辦公室工作范圍越來(lái)越廣，緊急任務(wù)或臨時(shí)性的工作會(huì)隨時(shí)出現(xiàn)、不斷增多，這就要求工作人員必須具備比較全面的工作技能，做多面手，及時(shí)解決或處理工作中出現(xiàn)的新問(wèn)題、新事物。

（二）服務(wù)性

高校辦公室工作就是圍繞學(xué)校的發(fā)展目標(biāo)提供基礎(chǔ)性工作，服務(wù)性是其基本特點(diǎn)。第一，高校辦公室要為領(lǐng)導(dǎo)做好服務(wù)工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策，做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀與助手；第二，要為各個(gè)職能部門(mén)和院系內(nèi)部提供服務(wù)，做好信息傳遞、后勤保障等相關(guān)工作；第三，要為全校師生員工服務(wù)，做好各種接待和溝通工作，關(guān)心師生員工的切身利益，幫助解決實(shí)際困難，為他們營(yíng)造和諧的學(xué)習(xí)、工作、教學(xué)、科研氛圍。

（三）協(xié)同性

高校辦公室之間必須相互配合，形成協(xié)同，才能保障學(xué)校的各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)。在很多情況下，職能部門(mén)辦公室需要院系辦公室對(duì)任務(wù)進(jìn)行分解傳達(dá)、收集匯總，這需要院系辦公室密切配合才能完成；院系辦公室的很多工作也需要學(xué)校職能部門(mén)辦公室給予報(bào)送審批、提供指導(dǎo)等；同時(shí)，高校辦公室還要共同參與上級(jí)部門(mén)或校外相關(guān)單位的聯(lián)絡(luò)接待等，一起發(fā)揮銜接上下、協(xié)調(diào)左右、溝通內(nèi)外的橋梁紐帶作用。在多種場(chǎng)合，高校各辦公室之間需要實(shí)現(xiàn)信息共知、資源共享、任務(wù)共擔(dān)，共同做好協(xié)調(diào)工作，妥善安排、科學(xué)處理，通過(guò)協(xié)同配合實(shí)現(xiàn)上下左右內(nèi)外的思想統(tǒng)一，理順關(guān)系，化解矛盾，形成合力，促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)工作順利開(kāi)展。

（四）時(shí)效性

辦公室工作紛繁蕪雜，任務(wù)一件接著一件，許多工作必須及時(shí)處理，講求時(shí)效，否則造成任務(wù)積壓，拖慢工作進(jìn)度，影響工作全局。辦公室除了要處理日常事務(wù)外，還會(huì)經(jīng)常接到來(lái)自上級(jí)部門(mén)或者其他單位的緊急任務(wù)或臨時(shí)任務(wù)，這些任務(wù)由于時(shí)間緊迫，往往會(huì)強(qiáng)調(diào)完成任務(wù)的最后時(shí)間結(jié)點(diǎn)，因而時(shí)效性非常突出。同時(shí)，高校辦公室處在學(xué)校工作的中樞位置，也經(jīng)常要應(yīng)對(duì)校園發(fā)生的各類突發(fā)事件。處理這些突發(fā)事件，辦公室必須迅速做出反應(yīng)，急事急辦、特事特辦，協(xié)調(diào)好各方關(guān)系和利益。

二、高校辦公室工作應(yīng)對(duì)

為應(yīng)對(duì)新時(shí)期高校辦公室工作呈現(xiàn)的新特點(diǎn)，高校辦公室工作人員需要做到以下幾點(diǎn)：

（一）懂業(yè)務(wù)

1.熟悉業(yè)務(wù)政策。在工作中，辦公室人員要熟悉學(xué)校的各項(xiàng)規(guī)章制度和業(yè)務(wù)政策，這是工作人員有效處理工作任務(wù)的前提。高校辦公室工作人員是政策的執(zhí)行者、決策的推進(jìn)者和任務(wù)的落實(shí)者。工作人員只有熟悉了規(guī)章制度和業(yè)務(wù)政策，才能在工作中言之有據(jù)，行之有規(guī)，才能不偏不倚執(zhí)行學(xué)校政策，避免工作失誤，使自己成為業(yè)務(wù)上的行家里手。

2.理解業(yè)務(wù)規(guī)律。高校辦公室工作人員要想在日常工作中做到工作有效率、有特色、有創(chuàng)新、有成績(jī)，就必須深入理解高等教育中教學(xué)的規(guī)律、科研的規(guī)律、管理的規(guī)律、服務(wù)的規(guī)律。工作人員要熟悉各職能部門(mén)、各院系之間的關(guān)系，要立足全局，從國(guó)家、區(qū)域、學(xué)校的角度去考慮問(wèn)題、分析問(wèn)題、解決問(wèn)題，協(xié)調(diào)好部門(mén)之間的關(guān)系、處理好局部與全局的關(guān)系；要把握長(zhǎng)遠(yuǎn)，從學(xué)校乃至國(guó)家教育發(fā)展的遠(yuǎn)景考慮，認(rèn)真貫徹落實(shí)國(guó)家和學(xué)校的教育方針、路線和政策，忠實(shí)履行辦公室各項(xiàng)工作職責(zé)，使學(xué)校的各項(xiàng)工作順利推進(jìn)。

3.掌握業(yè)務(wù)技能。辦文、辦事、辦會(huì)是辦公室的基本職能，這要求辦公室人員在工作中需具備一定的技能。在工作技能中，表達(dá)能力是辦公室人員的一項(xiàng)基本功。通過(guò)合理的口頭表達(dá)或恰當(dāng)?shù)臅?shū)面表達(dá)，正確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，準(zhǔn)確傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)，忠實(shí)執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的決策，讓政令暢通，工作順利推進(jìn)。新時(shí)期，辦公室人員還需具備很強(qiáng)的信息處理能力。要提高對(duì)信息工作的認(rèn)識(shí)，保持對(duì)信息的敏感性，學(xué)會(huì)多渠道、多層次、全方位對(duì)相關(guān)的信息進(jìn)行采集。要從海量的信息中學(xué)會(huì)快速篩選出自己工作需要的信息，保證信息的準(zhǔn)確性、時(shí)效性和實(shí)用性。

（二）知服務(wù)

服務(wù)是辦公室的一項(xiàng)重要職責(zé)，是辦公室工作的出發(fā)點(diǎn)和重要?dú)w宿。高校辦公室既是管理機(jī)構(gòu)，又是服務(wù)機(jī)構(gòu)。具備良好的服務(wù)意識(shí)是辦公室人員提高辦事效率、改進(jìn)工作作風(fēng)的必要條件。高校辦公室的服務(wù)工作可概括為：為學(xué)校黨政領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為教學(xué)科研服務(wù)，為師生員工服務(wù)。為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，就要充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，及時(shí)準(zhǔn)確地為領(lǐng)導(dǎo)提供決策需要的信息和依據(jù)，按時(shí)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)任務(wù)，全力支持領(lǐng)導(dǎo)的工作，尊重領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)性和風(fēng)格，尊重領(lǐng)導(dǎo)的決策和權(quán)威，維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的團(tuán)結(jié)與形象；為教學(xué)科研服務(wù)，就是要熟悉教學(xué)科研的各個(gè)工作環(huán)節(jié)，提供教學(xué)科研需要的各種設(shè)施，為教學(xué)科研創(chuàng)造優(yōu)良的環(huán)境；為師生員工服務(wù)，就要樹(shù)立“尊重人、理解人、關(guān)心人、平等待人”的觀念，做到心氣平和，禮貌得體。要努力提高服務(wù)質(zhì)量，為師生員工提供便利，切實(shí)解決師生員工的實(shí)際困難。在服務(wù)中提高辦事效率，樹(shù)立高校辦公室良好的形象。

（三）強(qiáng)管理

高校辦公室工作人員在為師生服務(wù)的過(guò)程中要不斷學(xué)習(xí)和鍛煉，提高自己的管理能力和業(yè)務(wù)水平。要在工作中權(quán)衡輕重緩急，做到大事大抓，急事先抓，在工作質(zhì)量上體現(xiàn)又好又快，在工作目標(biāo)上追求卓越，實(shí)現(xiàn)更好。在工作中要把握原則性和靈活性的有機(jī)結(jié)合，既講求工作程序的原則性，又要注意工作方式方法的靈活性，力爭(zhēng)問(wèn)題的圓滿解決。在溝通協(xié)調(diào)的過(guò)程中要講究方法和藝術(shù)，處理好各種矛盾。要建立良好的同事關(guān)系，努力培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)意識(shí)，形成整體合力，提高工作效率。同時(shí)，辦公室要建立嚴(yán)格的規(guī)章制度及考核制度，保證管理工作的科學(xué)、規(guī)范、有序。建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，把辦公室工作納入規(guī)范化、科學(xué)化的軌道，是提高辦公室工作水平和管理效能的有效途徑。

（四）勤學(xué)習(xí)

辦公室工作是與時(shí)俱進(jìn)的工作，必須緊扣時(shí)代脈搏，跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。先前行之有效的工作方法方式，也可能會(huì)因時(shí)間的推移變得不再適應(yīng)新的要求。這就要求辦公室工作人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)，完善自己。要在工作中不斷更新工作理念，不斷學(xué)習(xí)和熟悉新的辦公室業(yè)務(wù)，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高工作技能，以創(chuàng)新的思維開(kāi)展辦公室工作。辦公室工作人員還應(yīng)注意及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，積極探索行之有效的工作方式方法，增強(qiáng)工作的主動(dòng)性、預(yù)見(jiàn)性、創(chuàng)造性和實(shí)效性，提高辦公室工作的整體水平。

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