文/潘建宇

論基層單位“賬外文件”收集管理問(wèn)題

文/潘建宇

檔案收集整理是檔案工作的前提和基礎(chǔ)，歸檔是否齊全，整理是否規(guī)范，不僅直接影響檔案的完整和檔案工作的質(zhì)量，更是影響著檔案庫(kù)藏資源建設(shè)及檔案作用的發(fā)揮。當(dāng)前，基層單位檔案收集整理難以齊全完整的有很大一部分是“賬外文件”，主要包括各部門(mén)自身形成的專(zhuān)題會(huì)議材料、調(diào)查報(bào)告；公務(wù)與人事信函及存根；特別是各種無(wú)文號(hào)、編號(hào)的規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)等等。這部分文件材料本身也是單位活動(dòng)的真實(shí)記錄，也是開(kāi)展工作、處理問(wèn)題的重要依據(jù)，更是單位檔案的重要組成部分。

一、“賬外文件”收集困難的原因

（一）機(jī)構(gòu)改革沖擊。隨著新一輪機(jī)構(gòu)改革不斷推進(jìn)，檔案部門(mén)面臨的形勢(shì)越來(lái)越嚴(yán)峻。只要一提精簡(jiǎn)，基層單位的檔案部門(mén)就首當(dāng)其沖，因此很多檔案部門(mén)或者檔案人員，有的被“消失”掉了，有的“重組”了；檔案人員多數(shù)為辦公室兼職人員，一人身兼數(shù)職，變動(dòng)也頻繁，事務(wù)性工作占據(jù)大部分時(shí)間，很難再專(zhuān)心搞好檔案工作，平時(shí)也只能更多地滿(mǎn)足于自己經(jīng)手的文件，對(duì)其他部門(mén)形成的文件材料無(wú)法主動(dòng)去收集，這不僅影響完整齊全地開(kāi)展“賬外文件”收集，也使檔案工作失去了基礎(chǔ)和保障。

（二）宣傳不夠到位。隨著檔案管理歸檔由傳統(tǒng)案卷級(jí)整理向文件級(jí)整理轉(zhuǎn)變，各基層單位都自定檔案歸檔范圍、保管期限，而這些僅限于檔案管理人員所熟知，其他部門(mén)的人員知之甚少，不懂得部門(mén)形成的材料哪些屬于應(yīng)歸檔的范圍，檔案有關(guān)制度及要求宣傳不到位，導(dǎo)致“賬外文件”丟失遺漏，無(wú)法及時(shí)歸檔。

（三）移交意識(shí)不強(qiáng)。因職能任務(wù)、工作范圍和特點(diǎn)不同，導(dǎo)致一些部門(mén)簡(jiǎn)單、片面地認(rèn)為檔案的收集只應(yīng)由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)，不屬于自身的工作范圍，將應(yīng)歸檔文件材料視為自家財(cái)富，過(guò)分強(qiáng)調(diào)部門(mén)利益，輕視或忽略文件材料的移交收集歸檔，除此之外，也常以本部門(mén)工作需要、利用檔案方便為由，私自留存價(jià)值大或利用率高的檔案，不按規(guī)定及時(shí)完整齊全地移交檔案。

二、“賬外文件”收集整理工作的措施和對(duì)策

檔案收集工作的根本宗旨就是完整齊全。如何收集好、管理好“賬外文件”？本人從多年的實(shí)際工作中得出如下體會(huì):

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)，形成工作合力。為了提高“賬外文件”的收集率，基層各單位要逐步建立領(lǐng)導(dǎo)重視支持、檔案部門(mén)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，各部門(mén)共同參與的管理體制機(jī)制，進(jìn)一步明確單位領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理負(fù)責(zé)人、專(zhuān)職、兼職檔案管理員的崗位職責(zé)；選拔各部門(mén)素質(zhì)較高的人員作為兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案資料的收集、整理及歸檔工作，辦公室或檔案管理部門(mén)要定期或不定期地加強(qiáng)與各部門(mén)兼職檔案管理員的溝通協(xié)調(diào)，指導(dǎo)了解檔案收集工作開(kāi)展情況，從而逐步形成“賬外文件”收集工作合力，確保文件材料收集及時(shí)、齊全、完整。

（二）加強(qiáng)制度建設(shè)，提高制度保障。無(wú)規(guī)矩不成方圓?；鶎訂挝灰訌?qiáng)檔案制度建設(shè)，以制度保證“賬外文件”的及時(shí)完整齊全歸檔。按照國(guó)家檔案局第 8 號(hào)令的有關(guān)要求，建立、健全“賬外文件”歸檔制度，制定符合自己實(shí)際的歸檔范圍和保管期限表，逐步形成“賬外文件”及時(shí)齊全歸檔長(zhǎng)效機(jī)制；建立具體的文書(shū)處理制度，要將“賬外文件”的形成、積累、移交以及借閱等歸檔諸環(huán)節(jié)列入文書(shū)處理制度，納入單位檔案管理范圍，切實(shí)改變無(wú)簿可登、無(wú)據(jù)可查等狀況；完善檔案獎(jiǎng)懲制度，對(duì)及時(shí)上報(bào)、移交文件、材料的有關(guān)部門(mén)及人員予以通報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于私自留存的部門(mén)和個(gè)人依據(jù)《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》及單位有關(guān)制度予以懲戒。

（三）加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提升工作水平。檔案管理人員素質(zhì)的高低很大程度上決定“賬外文件”收集管理工作的質(zhì)量?；鶎訂挝灰獙n案教育培訓(xùn)納入崗位年度培訓(xùn)工作計(jì)劃，定期開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn), 未經(jīng)培訓(xùn)不得上崗，確保檔案工作具體執(zhí)行人員都持證上崗，加強(qiáng)部門(mén)兼職檔案人員的繼續(xù)教育和邊緣學(xué)科教育, 使檔案員及兼職人員除了具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)外, 還要掌握檔案發(fā)展新趨勢(shì)和新知識(shí),特別是在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，檔案人員還應(yīng)熟悉和掌握有關(guān)現(xiàn)代管理的技術(shù)和手段，使檔案管理工作適應(yīng)信息化的發(fā)展要求，努力培養(yǎng)、造就一支政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力精的復(fù)合型檔案工作人才隊(duì)伍。另一方面，要以“道德講堂”為依托，開(kāi)展檔案職業(yè)道德建設(shè)，加強(qiáng)檔案人員的自我修養(yǎng)，增強(qiáng)檔案人員的事業(yè)心和責(zé)任感，不斷提高檔案職業(yè)道德水平，以保證“賬外文件”的收集完整性、及時(shí)性，避免檔案的缺失。

（四）加強(qiáng)宣傳引導(dǎo)，增強(qiáng)移交自覺(jué)性。基層單位要加強(qiáng)檔案工作宣傳，擴(kuò)大檔案影響，提高檔案工作地位，增強(qiáng)職工的檔案意識(shí)，促使大家都來(lái)重視“賬外文件”的收集和整理，切實(shí)把反映本單位主要職能活動(dòng)和真實(shí)歷史面貌的各方面文件材料完整地保存下來(lái)。要以“6·9”國(guó)際檔案日為契機(jī)，結(jié)合普法宣傳活動(dòng)，通過(guò)設(shè)置宣傳展板、懸掛橫幅、征訂檔案專(zhuān)業(yè)報(bào)刊等方式，積極開(kāi)展檔案宣傳工作，深入宣傳檔案文化，普及檔案知識(shí)，集中宣傳檔案法律法規(guī)，特別是2013年3月1日出臺(tái)的《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》中有關(guān)規(guī)定，增強(qiáng)單位干部職工的歸檔意識(shí)、利用意識(shí)和保管意識(shí)，提高檔案事業(yè)的單位認(rèn)知度、影響力。

（作者單位：國(guó)家新聞出版廣電總局六四一臺(tái)）