文/李秀琴

加強水利系統(tǒng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化探討

文/李秀琴

水利檔案管理是水利系統(tǒng)良好管理不可缺少的環(huán)節(jié)，檔案管理對水利單位的決策者和管理者至關(guān)重要，是為水利系統(tǒng)用戶提供充足數(shù)據(jù)與快捷查尋的重要手段。傳統(tǒng)的水利檔案管理主要通過人工管理的方式對水利檔案進(jìn)行查尋、整理、歸檔、存儲和管理等，不僅效率低、保密性差，且人工管理對于查找、更新與維護(hù)等操作存在很大的困難。伴隨著計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，水利檔案管理也逐漸走向自動化、網(wǎng)絡(luò)化的管理，網(wǎng)絡(luò)化的水利檔案管理不僅擁有人工管理無法超越的優(yōu)點，更是在功能上進(jìn)行了更多的完善，不僅具有查找簡單、迅速檢索、存儲量大等特點，且保密性好、壽命長、成本低廉，而且還能實現(xiàn)信息共享。因此，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化是未來水利系統(tǒng)檔案管理的必然趨勢。

一、當(dāng)前水利系統(tǒng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化存在的不足

伴隨著水利系統(tǒng)各項管理技術(shù)與設(shè)備的更新?lián)Q代，對于水利系統(tǒng)的檔案管理也逐漸向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，但由于種種因素的影響，當(dāng)前的水利系統(tǒng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化還存在管理不規(guī)范、軟件落后，檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)化意識不強，技能不足等等缺陷，嚴(yán)重影響著水利系統(tǒng)檔案管理的發(fā)展。

（一）缺乏規(guī)范的水利檔案管理。

因水利系統(tǒng)的特殊性，其檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展幾乎呈現(xiàn)出各自為政、自給自足的狀態(tài)，水利系統(tǒng)內(nèi)各水利單位檔案管理是根據(jù)自身的經(jīng)濟實力與技術(shù)條件來設(shè)計的，因此，硬件設(shè)施不統(tǒng)一，機型混亂，技能水平也參差不齊，雖然很多水利單位已經(jīng)研制出了對應(yīng)的檔案管理應(yīng)用軟件，但其規(guī)范性不夠，部分功能缺失，標(biāo)準(zhǔn)化的水平較低，導(dǎo)致水利檔案信息不完全，且共享性比較差。而國家針對這一方面卻沒有一個統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用軟件，各個水利單位在檔案管理上標(biāo)準(zhǔn)化水平低，缺乏規(guī)范的水利檔案管理。

（二）水利檔案管理軟件開發(fā)落后。水利系統(tǒng)檔案管理是一個時間長、涉及項目多的工程，經(jīng)過長時間的積累與管理，水利系統(tǒng)檔案管理都已經(jīng)有了自己的數(shù)據(jù)庫，因這些數(shù)據(jù)庫都是不同水利單位多年來根據(jù)自身的發(fā)展情況積累而成的，在數(shù)據(jù)庫建立的過程中，大多數(shù)是自建自用，規(guī)模相對較小，且標(biāo)準(zhǔn)化程度偏低，類型單一，功能不足，而且大部分的數(shù)據(jù)庫存在重復(fù)建設(shè)的現(xiàn)象，數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)也無規(guī)范化地控制，達(dá)不到管理服務(wù)高水平的目標(biāo)。另外，大多數(shù)的數(shù)據(jù)庫只是供給自身單位使用，達(dá)不到數(shù)據(jù)共享的功能，更嚴(yán)重影響了資源的利用率，軟件開發(fā)與建設(shè)相對滯后。

（三）檔案管理人員缺乏網(wǎng)絡(luò)化的意識。水利系統(tǒng)檔案管理工作中，人是影響檔案管理完整性、合理性與可靠性的主要因素，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的管理離不開人。所以，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，對水利企業(yè)的管理者提出了更高的要求，不僅要求擁有精湛的業(yè)務(wù)能力，能高效地完成檔案管理的各項工作，并保證其合理性與完整性，更要求有一定的計算機網(wǎng)絡(luò)技能，能熟練地完成檔案在計算機網(wǎng)絡(luò)中的歸檔、分類與管理、存儲，更要擁有掌握檔案的查尋、權(quán)限的設(shè)置、開放等基本操作能力。單就當(dāng)前的情況來看，很多水利單位的檔案管理正在邁向自動化，但管理人員卻沒有進(jìn)行更換，一些老員工也沒有進(jìn)行相關(guān)的學(xué)習(xí)，計算機能力較差，嚴(yán)重影響著水利檔案工作網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展。除此之外，員工對于檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的意識不強，普遍素質(zhì)較低，沒有及時更新檔案、沒有按照規(guī)定分類，影響著水利單位的檔案工作，最終影響到本單位的檔案利用與發(fā)展。

二、水利系統(tǒng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的設(shè)想

水利系統(tǒng)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)化構(gòu)建是一個系統(tǒng)性與綜合性要求高的工作，針對存在的眾多問題，我們必須采取相應(yīng)的措施，建立水利系統(tǒng)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)協(xié)調(diào)機構(gòu)，并增強標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理建設(shè)，同時，建設(shè)和開發(fā)數(shù)據(jù)庫，并培養(yǎng)出優(yōu)秀的管理人才，全面、整體性地促進(jìn)水利系統(tǒng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化構(gòu)建。

（一）組建水利系統(tǒng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)協(xié)調(diào)機構(gòu)。要想從行政和技術(shù)兩個方面對水利單位的檔案管理進(jìn)行自動化與網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)，必須由水利部門來帶頭，建立網(wǎng)絡(luò)化的水利檔案管理協(xié)調(diào)機構(gòu)，統(tǒng)一指導(dǎo)與規(guī)劃，并制定一系列有約束力的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。制定相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展規(guī)劃，不僅要做好近期的發(fā)展規(guī)劃，更要根據(jù)水利系統(tǒng)的情況與特點制定出長遠(yuǎn)的目標(biāo)，對水利檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展實現(xiàn)一個實質(zhì)性的組織領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一其思想觀念，開發(fā)出高質(zhì)量，具有優(yōu)異功能的引用軟件，突破傳統(tǒng)的自建自用、自成一派、條塊分割的現(xiàn)象，統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫的建立與檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。

（二）加強標(biāo)準(zhǔn)化的網(wǎng)絡(luò)檔案管理。實現(xiàn)水利系統(tǒng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的前提必須是標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理，充分考慮國內(nèi)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展趨勢，共同制定網(wǎng)絡(luò)化過程中的各項標(biāo)準(zhǔn)，例如檔案管理中計算機硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)通訊載體以及數(shù)據(jù)庫的類型等進(jìn)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定，逐步實現(xiàn)檔案管理的資源共享與權(quán)限設(shè)定。水利系統(tǒng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的改革協(xié)調(diào)組織應(yīng)發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)作用，選擇統(tǒng)一的、高質(zhì)量的檔案管理應(yīng)用軟件與數(shù)據(jù)庫、相應(yīng)地應(yīng)用服務(wù)器、對外接口等設(shè)施，進(jìn)一步實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的網(wǎng)絡(luò)化檔案管理。

（三）加強數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，充分利用資源。前面提到過，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的核心部分就是數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫也是網(wǎng)絡(luò)的信息資源。因此，必須加強網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，同時提高建設(shè)數(shù)據(jù)庫，以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)集中進(jìn)行數(shù)據(jù)庫建設(shè)，通過對檔案管理文件條目數(shù)據(jù)庫的合理劃分、管理，揚長避短，充分利用其數(shù)據(jù)資源，建設(shè)有特色的數(shù)據(jù)庫，保證數(shù)據(jù)的真實性、準(zhǔn)確性和完整性。此外，改善數(shù)據(jù)庫力量分散、標(biāo)準(zhǔn)化水平低的狀態(tài)，狠抓小型數(shù)據(jù)庫的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，進(jìn)一步提高數(shù)據(jù)庫與資源的利用率，增強數(shù)據(jù)庫的日常維護(hù)，確保檔案管理的可靠性、完整性與及時性。

（四）培養(yǎng)高層次能力的網(wǎng)絡(luò)化檔案管理人才。針對水利系統(tǒng)檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)意識不強，計算機能力弱的問題，首先要加快培養(yǎng)掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的高層次管理人才，加強在職人員的教育和培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)能力，盡快掌握計算機網(wǎng)絡(luò)及相關(guān)技術(shù)，其次，努力引進(jìn)擁有高業(yè)務(wù)能力、計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)強的檔案管理人才，逐漸形成一支素質(zhì)與技能全面發(fā)展的隊伍。

當(dāng)前我國的水利系統(tǒng)檔案管理工作必須完成自我的更新與改革， 面向21世紀(jì)信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，加強水利系統(tǒng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，全面實現(xiàn)資源共享，為水利系統(tǒng)及社會提供豐富的信息資源和優(yōu)質(zhì)服務(wù)，使檔案工作走向標(biāo)準(zhǔn)化和網(wǎng)絡(luò)管理。

（作者單位：河源市水利水電工程質(zhì)量安全監(jiān)督站）