文/高偉娜

高校檔案創(chuàng)新管理工作研究

文/高偉娜

創(chuàng)新高校檔案管理模式，能夠系統(tǒng)推進(jìn)工作，可以有效地總結(jié)高校過(guò)去時(shí)間發(fā)展歷史進(jìn)程，可以對(duì)高校未來(lái)的有效發(fā)展進(jìn)行謀劃，從而使高校的管理效率得到提高。實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)運(yùn)轉(zhuǎn)效率的提升是通過(guò)高校的檔案管理工作來(lái)進(jìn)行的，推動(dòng)高校的全面改革。

一、高校檔案管理工作中常存的問(wèn)題

對(duì)于高校來(lái)說(shuō)，檔案管理工作十分重要，但是目前高校的檔案管理工作機(jī)制并不健全，還存在很多的不足。通過(guò)對(duì)其中問(wèn)題的梳理，可以將不足分成以下幾個(gè)方面：

（一）檔案管理重視不夠。高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重視程度不夠，平時(shí)更多地關(guān)注于日常工作。高校整體對(duì)檔案工作的不重視態(tài)度，從而導(dǎo)致了很多從事檔案管理工作的人員態(tài)度不積極，出現(xiàn)馬虎了事，應(yīng)付工作的情況，工作人員對(duì)工作的重視程度也有待提高。這其中是包含很多方面的原因：首先宣傳不足。高校對(duì)檔案管理工作的宣傳力度不夠，沒(méi)有引起工作人員足夠的重視，所以無(wú)論是直接進(jìn)行管理工作的管理員還是管理層，在整體上就沒(méi)有營(yíng)造一種良好的檔案管理的氛圍，所以從事檔案管理的工作人員意識(shí)淡薄。其次，素質(zhì)不高。檔案管理工作是一份需要耐心、認(rèn)真態(tài)度的工作，管理人員的素質(zhì)偏低，沒(méi)有形成高度的職業(yè)責(zé)任感，導(dǎo)致了檔案管理工作不能有效發(fā)展。

（二）檔案管理工作方法落后。現(xiàn)在高校檔案管理的信息量是非常的大的，但是使用的管理方法還是傳統(tǒng)的，所以這樣的方式已經(jīng)無(wú)法滿足越來(lái)越大的信息量。當(dāng)代社會(huì)是一個(gè)高速發(fā)展的社會(huì)，信息的儲(chǔ)存方式越來(lái)越多，那現(xiàn)在高校檔案管理的形式已經(jīng)由傳統(tǒng)的手工管理方式轉(zhuǎn)換到單機(jī)數(shù)據(jù)管理模式，紙質(zhì)檔案被電子檔案取代已經(jīng)成為大勢(shì)所趨。電子檔案要取代手工檔案的內(nèi)容通過(guò)一定的程序，而且還需要形成相應(yīng)的工作流程。如今檔案技術(shù)的發(fā)展受到了落后的檔案管理收集方式的嚴(yán)重阻礙，造成這種情況的原因有兩個(gè)：一方面是高校對(duì)檔案管理工作的不重視而導(dǎo)致投入的直接減少，所以沒(méi)有資金更換先進(jìn)的信息化的檔案管理設(shè)備。另一方面，因?yàn)楣芾砣藛T的技術(shù)手段不足，對(duì)先進(jìn)的設(shè)備使用不足，一些新型的設(shè)備很難發(fā)揮出作用。

（三）不到位的檔案管理制度。不到位的檔案管理制度對(duì)檔案管理工作的開(kāi)展造成了嚴(yán)重的阻礙。不規(guī)范的高校檔案管理制度主要體現(xiàn)在2個(gè)方面：1.不規(guī)范的檔案收集方式。收集檔案必須建立強(qiáng)制化管理，高校工作人員必須積極配合。很多工作人員在提交檔案時(shí)，管理不嚴(yán)，操作隨便，這種不良的工作態(tài)度使檔案收集工作進(jìn)展不順利。2.不規(guī)范的檔案整理方式。社會(huì)的快速發(fā)展使得高校的人員激增，面對(duì)這種重要的轉(zhuǎn)變，低素質(zhì)的檔案管理人員和沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理整理方式，從而使立卷工作出現(xiàn)了問(wèn)題，所以很多有效的信息非常的難以找到。

二、創(chuàng)新高校檔案管理工作方式

（一）高校管理制度建立完善。檔案管理制度的完善可以有效提升高校管理水平，提升高校工作效率。1.檔案管理標(biāo)準(zhǔn)建立規(guī)范。各高校要根據(jù)自己的實(shí)際情況，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一的整理，將高校專(zhuān)利信息和高校職工檔案進(jìn)行有效的規(guī)范，從而實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化的高校檔案管理制度。2.高校檔案職能部門(mén)管理需要健全。對(duì)檔案管理工作的重要性要得到高校充分的肯定，工作人員必須明確自身的職責(zé)，將國(guó)家檔案管理的各項(xiàng)工作徹底地貫徹，還需要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行針對(duì)性地管理，從而提升檔案管理的高效有序。3.高校檔案層次需合理布局。將層次和管理進(jìn)行明確的劃分，這樣對(duì)高校檔案管理信息的利用率有顯著的提高。對(duì)各個(gè)高校的信息資源進(jìn)行充分地利用，可以采用分級(jí)管理的方式，統(tǒng)籌檔案管理工作的布局，將簡(jiǎn)單的檢索和排序融入其中，將檔案的作用最大化。

（二）高校檔案管理方法需改善。

1.檔案管理人員不能離開(kāi)自己的工作崗位。對(duì)檔案管理人員進(jìn)行有針對(duì)性的專(zhuān)業(yè)化的培訓(xùn)，而且還需要對(duì)管理工作者的技能進(jìn)行不斷地提高，將高校檔案管理工作的整體思路進(jìn)行徹底地優(yōu)化，各項(xiàng)檔案管理工作有效地開(kāi)展。2.信息化使用程度需提高。電子檔案作為一種新興事物，使得檔案管理工作出現(xiàn)了新的發(fā)展機(jī)遇。高校要提升電子檔案的范圍和實(shí)施效率。可以從以下3個(gè) 方面具體實(shí)施：第一，建立電子化檔案處理的完備系統(tǒng)。第二，電子化檔案管理模式的運(yùn)用，高校的檔案信息需要有方便的查詢途徑。第三，推進(jìn)建設(shè)進(jìn)程的發(fā)展，從而實(shí)現(xiàn)高校檔案信息實(shí)現(xiàn)最大程度的保存和傳遞。

（三）高校檔案管理思路需創(chuàng)新。

要在短時(shí)間內(nèi)提高高校檔案管理的高效運(yùn)行，有以下幾個(gè)思路可以嘗試：1.自愿和規(guī)范并重。倡導(dǎo)高校檔案管理規(guī)范化，不能依賴硬性的規(guī)定，因?yàn)檫@樣的管理方式會(huì)增加檔案管理工作者的反感程度，所以會(huì)不可避免地出現(xiàn)工作疏漏。所以應(yīng)該秉承自愿的原則，再加強(qiáng)高校檔案管理部門(mén)的規(guī)章制度。2.重點(diǎn)工作突出。突出高校檔案管理工作的重點(diǎn)，因?yàn)楦咝５暮诵臉I(yè)務(wù)和高校檔案管理工作是環(huán)環(huán)緊扣的，這樣才能有效地加快高校的發(fā)展。一些以銷(xiāo)售實(shí)物的高校，高校的財(cái)務(wù)檔案是其管理的重點(diǎn)。其次就是高校的生產(chǎn)管理檔案，還需要加強(qiáng)對(duì)高校資產(chǎn)的評(píng)估，需要建立這樣的檔案集合。3.監(jiān)督機(jī)制應(yīng)建立。公開(kāi)的高校檔案管理工作是必不可少的，只有從高校職工和管理層分別對(duì)高校檔案管理工作進(jìn)行有效的監(jiān)督，對(duì)檔案管理工作存在的缺陷進(jìn)行糾正，才能有效地予以完善。

高校檔案管理方式的創(chuàng)新是非常有必要的，可以通過(guò)制度和技術(shù)兩個(gè)方面入手，建立完善的檔案管理系統(tǒng)，推進(jìn)檔案管理工作的有序發(fā)展。

（作者單位：吉林建筑大學(xué)城建學(xué)院）