文/陳瓊

淺析高校人事檔案的開發(fā)與利用

文/陳瓊

高校人事檔案管理是高校人事管理制度的重要模塊，隨著人力資源管理的快速發(fā)展，網(wǎng)絡信息背景下，做好高等學校的人事檔案管理工作有利于高校日常教學秩序的維護與穩(wěn)定。然而當前高校人事檔案管理還存在著諸多的缺陷，使高校人事檔案的管理工作沒有充分發(fā)揮其在高校人事管理中的作用，新時期下做好高校人事檔案的開發(fā)與利用工作，有利于高校人力資源的健康發(fā)展。

一、高校人事檔案的開發(fā)利用含義和開發(fā)利用價值

高校人事檔案開發(fā)利用就是通過建立電子信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)把高校人事檔案的信息歸集到這一系統(tǒng)中，利用高校人事檔案的有關信息給予信息化、數(shù)據(jù)化的過程。利用信息化和數(shù)據(jù)化的手段改善高校人事檔案管理，提高對高校人事檔案的管理及開發(fā)利用水平。做好高校的人事檔案開發(fā)與利用管理兼具社會價值和經(jīng)濟價值的統(tǒng)一。

（一）有利于提升高等學校人事管理的社會價值。對高校人事檔案的開發(fā)利用，使之實現(xiàn)信息化和數(shù)據(jù)化，有利于實現(xiàn)高校人力資源的信息共享，避免資源的封閉性，提高人事管理的效率。同時，通過建立信息數(shù)據(jù)庫，能進一步提高高校教職工資源的合理優(yōu)化配置，做到崗位與人才相匹配的原則，實現(xiàn)人力資源的有效開發(fā)。開發(fā)利用高校人事檔案，最大限度實現(xiàn)高校間人力資源的優(yōu)化配置，充分發(fā)揮高校高層次人才的優(yōu)勢，減少社會人事人才需求成本，促進高校的科研素材轉化為實際可操作型的可運用型的素材，為社會提供更多的價值。

（二）有利于實現(xiàn)高等學校人事管理的經(jīng)濟價值。人才資源是國家的無形資產(chǎn)，高校高層次人力資源是高校的一筆無形資產(chǎn)，也是高校綜合實力的體現(xiàn)。做好高校人事檔案的開發(fā)利用，有利于這筆無形資產(chǎn)轉化為有形資產(chǎn)，節(jié)約高校的人事成本開支。對高校人事檔案的開發(fā)與利用，形成一個數(shù)據(jù)庫，不僅能為管理者快速有效地了解高校的人才儲備現(xiàn)狀以及人才構成比例等信息，提升管理者獲取高層次人才的便捷性，并且大大減少了管理者獲取人才的交易成本，更好的為管理者創(chuàng)造經(jīng)濟價值。

二、高校人事檔案開發(fā)利用存在的瓶頸

通過對高校人事檔案的開發(fā)利用，綜合了社會價值與經(jīng)濟價值的統(tǒng)一，并進一步提升人事檔案管理的內(nèi)在價值。然而在目前的高校人事檔案管理中，高校人事檔案管理還存在著諸如缺乏建立統(tǒng)一的人事信息數(shù)據(jù)庫、人事信息使用的實效性短、缺乏固定的人員管理數(shù)據(jù)，管理人員整體素質(zhì)不高、管理手段單一落后等問題。

（一）缺乏建立統(tǒng)一的人事信息數(shù)據(jù)庫。目前很少高校對人事檔案建立電子化信息化的數(shù)據(jù)庫，人事處關于學校的人事信息沒有做到有序的歸類管理，每位教職工個人檔案的基本信息，如出生時間，參加工作時間，來校工作時間，最高學歷學位獲得時間，評上或聘為某一職稱時間等等，每次需要這些信息時都要到人事檔案室查閱。高校人事信息閉塞，沒有充分顯示出人才優(yōu)勢的作用，嚴重影響了高等學校人力人才資源的開發(fā)與合理配置利用。

（二）人事信息使用的實效性短。

人事檔案信息使用效率時間短，高校人事檔案管理沒有規(guī)范化。人事信息哪個部門要哪個部門來查，這些數(shù)據(jù)與信息似乎只是一次性使用，過了一段時間如果還需要，可能還要再查一次，沒有充分發(fā)揮人事信息所起的作用。再者，也增加了物力財力和人力資源成本，降低人事信息使用效率。

（三）缺乏固定的管理人員來管理人事數(shù)據(jù)。高校的人事數(shù)據(jù)管理沒有專門的管理人員，處于模糊的界限管理，即基本上都是人事處的人員都在管，同時也基本上是人事處的人員都沒在管的狀態(tài)。沒有專一的歸口管理，導致人事信息資料的紊亂和無序，并且沒有做到崗位職責與人員相匹配。管理者需要查詢某一教職工的數(shù)據(jù)時，人事處隨意安排人員協(xié)助查找，出了問題大家都相互推脫，不能界定是哪一個人的職責。人事檔案管理人員整體綜合素質(zhì)不高，缺乏最新理論的學習與培養(yǎng)，認為人事檔案管理就是簡單地管理好這些人事檔案就可以，沒有認識到做好檔案管理工作的長遠意義。

（四）人事檔案管理手段單一落后。目前高校的人事檔案一直沿用以往的管理方式，比如采用紙質(zhì)管理和手寫資料等方式，紙質(zhì)管理和手寫資料的方式管理有其一定的弊病，例如保存時間短、字跡容易模糊以及容易丟失等。單一落后的管理方式容易導致檔案歸檔的不及時和更新不及時的問題。再者，手寫檔案容易出現(xiàn)一些信息不翔實或者是信息虛假等問題。若缺乏健全的監(jiān)督管理體制，則對于人事檔案所固有的政策性和嚴肅性提出了嚴峻的挑戰(zhàn)。

綜合以上的分析，我們發(fā)現(xiàn)當前高校人事檔案的管理還存在著諸多的問題與缺陷，這些問題與缺陷會給高校人力資源的管理帶來一些障礙與挑戰(zhàn)。為了使高校人事檔案的管理能跟上現(xiàn)代人力資源管理的改革步伐，新形勢下，新的人事制度改革要求高校做好人事檔案開發(fā)與利用。

三、高校人事檔案的開發(fā)利用思考

高等學校人事檔案開發(fā)與利用即采集人事檔案中的信息，以最快速度提供利用，通過建立數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)信息化的管理方式。省去查找資料時間的浪費，也不利于人事檔案的保護，本人認為可以從以下幾個方面做好人事檔案的開發(fā)與利用。

（一）建立高等學校人事檔案數(shù)據(jù)庫。建立高等學校人事檔案數(shù)據(jù)庫，事先采集人事人才檔案信息，實現(xiàn)人事檔案管理的數(shù)據(jù)化和電子化，并對此進行機密等級處理，只有一定權限的人才能看到最高機密等級信息。這些信息可以在人事處部分人員中共享，并能實現(xiàn)數(shù)據(jù)及信息的同步更新。上級部門、校領導、各單位需要人事人力檔案中的有關數(shù)據(jù)或信息時，可以根據(jù)機密等級最快速度地提供利用。在這過程中，出于高等學校人事檔案的保密性，若需要領導審批等手續(xù)還是要按照正常的流程進行審批辦理，避免一些走關系的現(xiàn)象。并且，對數(shù)據(jù)庫的信息化和電子化的管理避免了每次都要來人事檔案室來查檔的現(xiàn)象，大大提升了人事檔案資源的利用效率。當前某些高校人事處為建立人事檔案的信息數(shù)據(jù)庫花費幾十萬，人事處、人事科在接收新報到的員工人事信息資料時，先采集檔案中的信息及數(shù)據(jù)，待采集工作全部完成后才將此員工的人事資料檔案交到歸口管理的專門的人事檔案室歸檔管理。

（二）提高人事信息的使用實效性。人事人才信息的使用不是一次性的，而是長久性的，才能真正體現(xiàn)出人力資源的特性。高校人事檔案的真正價值在于實現(xiàn)社會價值與經(jīng)濟價值的統(tǒng)一，為社會創(chuàng)造財富，而不是束之高閣。高校的人事檔案記錄著高校人事人才的履歷、職稱、工作經(jīng)驗、自身能力素質(zhì)等綜合方面的情況，通過長期有效地使用這些人事人才的信息開發(fā)，能夠充分挖掘人才的潛力，為人才的開發(fā)利用提供科學合理的參照，為社會選拔德才兼?zhèn)涓邔哟蔚哪軇偃螎徫坏娜瞬?。只有充分發(fā)揮高校人事檔案的信息使用實效長的特征，才能更有效的提升高校人事檔案管理的效率，從而適應現(xiàn)代的人力資源管理改革的發(fā)展大趨勢。同時，高校人事檔案完整有序地記錄，也是高校發(fā)展壯大的一個成長記錄歷程，承載著高校的精神文化和發(fā)展歷史。并且成為高校聯(lián)系溝通學校與社會的人才橋梁，也是高校師生了解學校人事信息的一個重要的窗口平臺。

（三）設置固定人員管理數(shù)據(jù)庫，提升數(shù)據(jù)庫管理人員與檔案管理人員的素質(zhì)。通過建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，設置專門的管理人員對這一檔案數(shù)據(jù)庫進行專門的管理工作，避免管理過程中出現(xiàn)的混雜現(xiàn)象，提升人事檔案管理的有序性，變?nèi)耸聶n案數(shù)據(jù)庫由原來的分散管理為集中管理。加大人員管理的投入，專人專崗，崗位與人員相互匹配。由于人事檔案的管理工作具有政策性和保密性，因而需要增強對數(shù)據(jù)庫管理人員及檔案管理人員的業(yè)務培訓，提升他們的綜合素質(zhì)。尤其檔案管理人員在管理檔案的認識上要提升高度，堅持管理理念和原則，保持檔案的完整、準確、安全，讓他們意識到做好高校人事檔案管理的長遠意義，而不是僅僅局限于落后的人事檔案管理理念。

（四）改變?nèi)耸聶n案管理方式。擯棄落后的檔案管理方式，使用新技術來管理人事檔案。創(chuàng)新靈活人事檔案管理手段，改變以往管理中的單一和低效率的管理方式內(nèi)容。通過對人事檔案的數(shù)據(jù)庫管理，學習使用先進的科學管理理論和技術，積極探索創(chuàng)新，不斷創(chuàng)新人事檔案的信息資源的開發(fā)和利用，最大限度地發(fā)揮人事檔案在高校人力人事管理中的積極作用。堅決杜絕人事檔案的造假行為，加強監(jiān)督，通過與高校各個部門的協(xié)調(diào)配合工作，充分發(fā)揮高校人事信息資源的效用，為高校服務，為社會服務。

總之，高校人事檔案管理是一項意義重大而深遠的工作，高校人事檔案管理工作同時也是高校管理工作的一個宣傳名片，因為里面承載著高校的發(fā)展歷程和文化內(nèi)涵。新時期下，通過建立高校人事檔案數(shù)據(jù)庫，開發(fā)利用人事信息人力資源，實現(xiàn)人事信息資源的數(shù)據(jù)化和電子信息化的管理，提升了人事檔案管理操作的實效性，利用網(wǎng)絡信息技術提升高校人事檔案管理工作，以期為學校為社會提供更加專業(yè)性的軟實力人才資源，提升整個學校和整個社會的綜合競爭實力。

（2012年福建省教育廳B類研究項目立項課題 課題編號：JB12261）

（作者單位：福建師范大學福清分校人事處）