文/許穎

現(xiàn)代信息技術(shù)與化工檔案管理的整合

文/許穎

化工檔案管理近些年得到了一定的發(fā)展，受到了前所未有的重視，無論是檔案整理的質(zhì)量還是數(shù)量都與以往相比有一定的提升，但是在管理和整治的速度上、質(zhì)量上和形式上還有很多有待提升的空間?，F(xiàn)代社會，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，這給化工檔案管理也帶來了一定的影響。如果能很好地整合二者，一定會給化工檔案管理帶來一些新鮮的因素，有助于整體質(zhì)量和數(shù)量的提高。

一、巧用現(xiàn)代信息技術(shù)，優(yōu)化檔案整理的內(nèi)容

對于化工檔案管理來說，以往都是管理者依據(jù)企業(yè)的活動記錄和現(xiàn)成的資料，對自己感興趣的檔案或者整理起來比較容易的資料進行整合預(yù)處理，形成檔案資料，可以說以往的化工檔案管理具有一定的自我偏好性和隨意性，至于整理出來的檔案資料質(zhì)量如何，是否得到使用者的肯定，這些都是沒有給于充分考慮的。對于整理來說，不能及時了解相關(guān)的情況，那么對以后的化工檔案管理是非常不利的，所謂沒有調(diào)查就沒有發(fā)言權(quán)，在整理的過程中，如果整理者對自己的檔案資料市場認(rèn)可度一概不清楚的話，確實無法及時調(diào)整自己的檔案整理內(nèi)容和方向。現(xiàn)代信息技術(shù)，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通訊技術(shù)的發(fā)展，大大提升了化工檔案管理的空間，對于檔案管理的整理者來說，在整理的起始階段，在選題上和選材上都可以通過網(wǎng)絡(luò)進行調(diào)查，看一下相關(guān)的檔案資料研究到了什么階段，并且可以及時了解閱讀者的心態(tài)、需求和檔案整理的意見等，這樣整理者就很容易地做好檔案資料的整理了，并且能提升檔案資料的實用性，這樣整理出來的檔案資料必然會得到讀者的認(rèn)可。當(dāng)然，檔案資料的整理者在整理的過程中需要收集相關(guān)的資料和數(shù)據(jù)調(diào)查，但是不能為敷衍了事而整理一些虛無縹緲的檔案資料，這就需要整理者放平心態(tài)，巧妙地利用現(xiàn)代信息技術(shù)帶給我們的反饋信息。在一個檔案資料的整理之初，整理者可以利用網(wǎng)絡(luò)等手段，先爭取讀者的意見，了解他們的心聲，這樣對整理是非常有力的。在檔案資料完成之后，對于化工檔案管理的形式和宣傳上，現(xiàn)代信息技術(shù)可以實現(xiàn)宣傳途徑的擴大化，提高實效性。比如通過網(wǎng)絡(luò)、微信等手段發(fā)布在虛擬的空間上，讓讀者以最快的速度看到檔案資料，并給予點評，整理者也可以利用反饋的意見給與修正，并發(fā)布修正稿等，由此可見，現(xiàn)代信息技術(shù)如果能與檔案資料的整理有效整合的話，確實對于提高整理的質(zhì)量起到不可估量的積極作用。

二、巧用現(xiàn)代信息技術(shù)，加快檔案資料整理的進度

在以往，檔案管理條件不容樂觀，特別是在檔案資料的整理上，整理者使用的都是有紙化整理，靠的是用筆寫出來。這對于檔案資料的整理來說，如果整理者一閃而過一個好的素材和整理方法的話，如果不能及時地表述出來，那么很快就可能被遺忘?，F(xiàn)代信息技術(shù)的出現(xiàn)，有效地解決了這些問題。首先，一些自動化的辦公軟件，極大地方便了檔案資料的整理。計算機、復(fù)印機、掃描機、傳真機、自動電話機、電視電話機等等，已經(jīng)成為文化整理的有效輔助辦公工具，這些現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用可以大大的提高檔案資料整理的進度。另外，比如錄音筆、錄音機和攝像機等多媒體信息技術(shù)的使用，可以及時地記錄整理者的靈感，只要整理者找到好的檔案資料素材，就可以通過這樣的工具及時地記錄下來，幫助整理者做好相關(guān)的儲存與記憶，為留住好的整理材料提供硬件支持。現(xiàn)代信息技術(shù)的出現(xiàn)，如果能有效地結(jié)合檔案資料整理的需要，實現(xiàn)合體與整合的話，會極大地提升檔案資料整理的空間，加快整理的進度?，F(xiàn)代信息技術(shù)實現(xiàn)了超越時空的整理，實現(xiàn)了無紙化和智能化辦公，改變了以往必須依賴紙張的文化整理，在使用現(xiàn)代信息技術(shù)的時候，整理者可以巧用各種現(xiàn)代信息技術(shù)設(shè)備和各種通信的終端技術(shù)，讓整理無時不在，無時不有，延伸了檔案資料整理的空間，為整理速度的提升提供了有力的技術(shù)保障。

三、巧用現(xiàn)代信息技術(shù)，豐富檔案資料整理的類型

在以往的檔案資料整理中，雖然理論上檔案資料整理的形式與類型是豐富多彩、多種多樣的，但是由于各種客觀因素的限制和各種現(xiàn)實條件的不完善，導(dǎo)致檔案資料的整理在類型上比較單一，多數(shù)是文字類型的載體。隨著社會的發(fā)展，人們對檔案資料的需求越來越多，在檔案資料的類型上也期望更加多樣化和多元化，這樣才有益于提升檔案資料整理的質(zhì)量提高，才可能滿足最廣大人民群眾的文化需求。隨著社會的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進步，現(xiàn)代信息技術(shù)的使用一定程度上提高了人們的認(rèn)知水平和整理水平，使得人們的眼界和視野變得更加開闊，無論是在檔案資料整理的內(nèi)容上還是類型上都更加豐富化。當(dāng)下，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展和普及，檔案資料的整理者可以充分利用由此而帶來的便利，在整理的類型上實現(xiàn)多樣化，這不但豐富了整理的內(nèi)容與形式，也可以提升檔案資料的宣傳質(zhì)量，使得檔案資料起到應(yīng)有的宣傳價值，發(fā)揮應(yīng)有的作用，為社會的進步，人口素質(zhì)的提升，傳統(tǒng)文化的繼承與傳承等貢獻自身的力量。

（作者單位：中國石油化工股份有限公司石油工程技術(shù)研究院）