文/王小芳

淺談高校電子文件歸檔與管理

文/王小芳

隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校的廣泛應(yīng)用，尤其是校園網(wǎng)的逐步升級(jí)和自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的引進(jìn)，使高校逐步形成了現(xiàn)代化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的電子校務(wù)環(huán)境。近年來(lái)，雖然有很多高校對(duì)電子文件的歸檔管理工作進(jìn)行了探索，同時(shí)也取得了一定的工作成效，但依然有很多問(wèn)題沒(méi)有解決。為此，筆者試圖從電子文件的內(nèi)涵與特點(diǎn)入手，闡釋當(dāng)前高校電子文件歸檔與管理存在的實(shí)際問(wèn)題，并從多個(gè)角度提出解決這些問(wèn)題的對(duì)策與策略。

一、高校電子文件的內(nèi)涵與特點(diǎn)

（一）高校電子文件的內(nèi)涵。新近頒布的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中對(duì)電子文件進(jìn)行如下定義：“電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中形成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件?！睆V義上的電子文件一般是泛指由機(jī)構(gòu)、組織或個(gè)人形成的與工作相關(guān)的所有電子記錄，它與傳統(tǒng)文件、檔案概念相對(duì)應(yīng)。狹義上的電子文件特指由政府部門(mén)、公共機(jī)構(gòu)形成的電子化文件，它具有文件的各種屬性，且一般是公務(wù)活動(dòng)中形成的，具備一定規(guī)范化的形成、審核、流轉(zhuǎn)等程序和管理要求，具有真實(shí)性、完整性和有效性。高校的電子文件主要是指廣義上的電子文件，它包括了高校黨政、教學(xué)管理、學(xué)生管理、后勤管理等各個(gè)部門(mén)、各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的具有歸檔和保存的臨時(shí)性和永久性、正式的和非正式的電子文件。

高校電子文件主要有4種類(lèi)型：一是以WORD和EXCEL為主的文字（表格）處理文件，比如財(cái)務(wù)收支統(tǒng)計(jì)、教師制作的電子講義和試題庫(kù)等。二是以CAD為主的圖形處理文件，比如工科院校中機(jī)械制造與設(shè)計(jì)、土木工程等專(zhuān)業(yè)根據(jù)算法繪制的圖表和曲線圖等各種文件。三是以數(shù)碼相機(jī)為設(shè)備記錄的圖像處理文件，比如某些工作場(chǎng)景、會(huì)議慶典等拍攝的照片，通過(guò)數(shù)據(jù)傳輸和掃描的形式形成的電子圖像。四是以攝像機(jī)、錄音筆為工具的影音視頻處理文件，比如重要的會(huì)議、教學(xué)錄像、專(zhuān)家講座、校園宣傳等錄制的音頻、視頻文件。

（二）高校電子文件的特點(diǎn)。

第一，特殊存儲(chǔ)性。電子文件與紙質(zhì)文件之間的不同主要體現(xiàn)在電子文件的特殊存儲(chǔ)性和對(duì)系統(tǒng)的依賴(lài)性。電子文件由計(jì)算機(jī)生成和處理，其信息以二進(jìn)制數(shù)字代碼記錄和表示，數(shù)字信息使用0和1兩種數(shù)碼的組合來(lái)記錄信息，每一個(gè)0或1叫做1個(gè)比特，需要記錄的信息用一串比特存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器中，人們無(wú)法直接讀取和理解比特，必須通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的運(yùn)算與轉(zhuǎn)換，形成可識(shí)別的數(shù)字與圖像，并可通過(guò)通信網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸。

第二，易變性。與紙質(zhì)文件不同，電子文件不是一成不變的、固態(tài)的，而是一個(gè)動(dòng)態(tài)、可變的、豐富的信息。電子文件主要是存儲(chǔ)于電子計(jì)算機(jī)內(nèi)，因此對(duì)存儲(chǔ)系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性有較高的要求。信息的存儲(chǔ)格式、信息編碼、系統(tǒng)的更新升級(jí)、黑客的襲擊等都有可能造成電子文件內(nèi)容、形式的更改、破損和丟失。

第三，豐富性。電子文件與紙質(zhì)文件相比，具有得天獨(dú)厚的存儲(chǔ)優(yōu)勢(shì)，電子文件的存儲(chǔ)密度遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于紙質(zhì)文件，尤其是通過(guò)信息壓縮技術(shù)和移動(dòng)光盤(pán)的存儲(chǔ)，使電子文件信息的存儲(chǔ)能力得到提升，真正實(shí)現(xiàn)了海量存儲(chǔ)。電子文件以計(jì)算機(jī)為介質(zhì)，具有文字、圖像、音頻、視頻等各種存儲(chǔ)類(lèi)型，通過(guò)信息技術(shù)加工，可以形成豐富多樣的立體化文件，從而豐富和便利了用戶對(duì)電子文件的選擇和使用。

二、高校電子文件歸檔與管理存在的問(wèn)題

（一）對(duì)電子文件歸檔和管理工作認(rèn)識(shí)不足。近年來(lái)，以信息和網(wǎng)絡(luò)為主的現(xiàn)代化高校電子政務(wù)已初步形成。在高校電子校務(wù)環(huán)境下，如何對(duì)數(shù)量龐大、類(lèi)型繁雜的電子文件進(jìn)行歸檔和管理，已成為高校檔案管理工作的首要任務(wù)。目前高校的電子文件歸檔與管理工作并不理想，一方面，高校對(duì)電子文件歸檔與管理工作沒(méi)有引起足夠的重視，尤其是電子政務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的相互獨(dú)立性，難以達(dá)到電子文件的及時(shí)歸檔與存儲(chǔ)。另一方面，某些高校檔案管理工作者的工作思維相對(duì)陳舊，沒(méi)有把握住電子文件的各種特殊屬性，仍然沿用紙質(zhì)文件時(shí)代的管理思維和管理方式，缺乏一定的檔案管理創(chuàng)新意識(shí)。

（二）電子文件歸檔與管理隊(duì)伍薄弱。電子文件與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件歸檔不同，電子文件的生成、傳遞、存儲(chǔ)等都離不開(kāi)計(jì)算機(jī)及其系統(tǒng)。電子文件的數(shù)字信息化形態(tài)，以及對(duì)系統(tǒng)的高度依賴(lài)性，決定了電子文件歸檔管理的復(fù)雜性。因此，高校電子文件的歸檔與管理是一項(xiàng)十分繁雜而繁重的系統(tǒng)技術(shù)工程，不僅需要檔案管理人員具備扎實(shí)的檔案管理知識(shí)，同時(shí)需要具備豐富的電子信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。但是當(dāng)前不少高校檔案管理人員隊(duì)伍的素質(zhì)和技能參差不齊，難以適應(yīng)信息化時(shí)代給檔案管理工作帶來(lái)的困難和挑戰(zhàn)。雖然很多檔案管理人員具備了較強(qiáng)的檔案管理知識(shí)和技能，但是對(duì)于不少年齡偏大的檔案管理人員來(lái)講，由于不熟悉計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，因此難以開(kāi)展對(duì)電子文件的歸檔管理工作，嚴(yán)重制約了高校檔案管理的信息化進(jìn)程。

（三）電子文件歸檔與管理制度不健全。電子文件的歸檔和管理是一項(xiàng)技術(shù)性、關(guān)聯(lián)性和規(guī)范性相結(jié)合的系統(tǒng)工程，開(kāi)展高校電子文件的歸檔與管理工作，不僅要涉及到檔案管理部門(mén)，同時(shí)還會(huì)涉及到高校的各個(gè)行政部門(mén)和二級(jí)教學(xué)單位。在開(kāi)展電子文件的收集、歸檔、存儲(chǔ)的過(guò)程中，必須要依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范開(kāi)展工作，這樣才能夠保證電子文件歸檔管理的時(shí)效性、科學(xué)性與合理性。雖然我國(guó)已經(jīng)頒布了《電子文件歸檔與管理規(guī)范》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》，但是很多高校并沒(méi)有以此為依據(jù)制定符合本校實(shí)際的電子文件管理辦法和管理規(guī)定。由于缺乏依據(jù)和執(zhí)行的規(guī)范，致使檔案管理部門(mén)內(nèi)部工作低效與滯后，影響了檔案管理部門(mén)與其它部門(mén)之間的溝通和銜接。

三、高校電子文件歸檔與管理工作的對(duì)策

（一）高度重視電子文件歸檔與管理工作。在教育現(xiàn)代化的進(jìn)程中，高校要充分認(rèn)識(shí)到信息化檔案管理工作的重要意義，提高電子文件歸檔與管理意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)電子文件歸檔與管理工作的落實(shí)與宣傳。首先，高校領(lǐng)導(dǎo)要意識(shí)到電子文件歸檔與管理的重要性，將其納入高校信息化檔案管理工作之中，加強(qiáng)對(duì)電子文件的歸檔與管理工作的宏觀指導(dǎo)，對(duì)已有和即將產(chǎn)生的電子文件進(jìn)行有計(jì)劃、有步驟的歸檔與管理，同時(shí)也要加大對(duì)電子文件歸檔與管理工作的資金投入。其次，高校檔案管理者要改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理理念，提高對(duì)電子文件歸檔與管理工作的重視程度，做好信息化檔案管理工作的計(jì)劃與安排，從而提高電子文件歸檔與管理的工作效率。

（二）加強(qiáng)電子文件歸檔與管理隊(duì)伍建設(shè)。高校電子文件的歸檔與管理需要對(duì)大量的電子文件進(jìn)行收集整理，同時(shí)需要進(jìn)行電子文件的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，檔案庫(kù)籌建、管理軟件的更新與應(yīng)用、電子文件的加密與存儲(chǔ)等，在這一系列的過(guò)程中，要求檔案管理人員要具備較高的綜合素質(zhì)。因此，高校必須具備一只知識(shí)、學(xué)歷、年齡結(jié)構(gòu)合理的現(xiàn)代化檔案管理隊(duì)伍。第一，要組織檔案管理人員學(xué)習(xí)電子文件歸檔和管理的相關(guān)知識(shí)，掌握電子文件歸檔與管理的相關(guān)技能，熟悉電子文件歸檔的各個(gè)流程。第二，高校檔案管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)要組織工作人員結(jié)合本單位員工的實(shí)際情況，選派員工外出學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，及時(shí)掌握先進(jìn)的電子文件歸檔和管理的相關(guān)知識(shí)技能。同時(shí)也要結(jié)合實(shí)際工作需要，引進(jìn)高素質(zhì)的工作人員，逐步優(yōu)化電子文件歸檔與管理隊(duì)伍。

（三）完善電子文件歸檔與管理工作制度。電子文件是高校電子政務(wù)的重要資源形式，對(duì)于保存和記錄高校電子政務(wù)工作具有重要的價(jià)值。完善電子文件歸檔與管理工作制度，既是高校現(xiàn)代化檔案管理的現(xiàn)實(shí)需求，又是高校檔案管理部門(mén)與其它各個(gè)部門(mén)得以有效銜接，順利開(kāi)展電子文件歸檔管理的重要保障。高校要根據(jù)國(guó)家頒布的電子文件管理規(guī)定，結(jié)合電子文件的內(nèi)涵與特征，制定并出臺(tái)符合本校實(shí)際的電子文件歸檔與管理辦法，為電子文件歸檔管理工作的開(kāi)展提供依據(jù)。比如制定《XX大學(xué)電子文件歸檔辦法及管理標(biāo)準(zhǔn)》《XX大學(xué)電子文件歸檔暫行管理實(shí)施細(xì)則》等，以此來(lái)明確校內(nèi)各部門(mén)在電子文件歸檔過(guò)程中的職責(zé)，以及檔案管理人員的具體工作細(xì)則。

（本文是河北省檔案科技項(xiàng)目計(jì)劃（編號(hào)：2014-X-19）研究成果之一）

（作者單位：河北機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)院）