文/趙袁園

現(xiàn)代辦公

淺談醫(yī)院文書(shū)檔案管理的辦公自動(dòng)化

文/趙袁園

在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的時(shí)代背景之下，要想提高文書(shū)檔案管理的水平，就有必要進(jìn)行信息化建設(shè)，其中一點(diǎn)非常重要的措施就是利用辦公自動(dòng)化的方式對(duì)醫(yī)院的文書(shū)檔案進(jìn)行管理。下面筆者對(duì)醫(yī)院文書(shū)檔案管理的辦公自動(dòng)化存在的問(wèn)題和對(duì)應(yīng)解決措施進(jìn)行分析。

一、醫(yī)院文書(shū)檔案管理辦公自動(dòng)化中的問(wèn)題分析

（一）電子文件的保密性不夠。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和辦公方式自動(dòng)化的轉(zhuǎn)變，很多文件從紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募Ｎ募d體的變化讓電子文件在內(nèi)容和形式上更加豐富，因而它的穩(wěn)定性較低，會(huì)受到多種不確定因素的影響，使得它們的保密性大大降低，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：1.電子文件的內(nèi)容修改，不會(huì)留下痕跡。雖然目前有一些技術(shù)可以預(yù)防對(duì)原文件進(jìn)行改動(dòng)，在一定程度上避免檔案信息的偽造，但是和紙質(zhì)文件相比，仍然具有很大的不穩(wěn)定性。2.字跡辨認(rèn)比較困難。因?yàn)槭褂谜咧恍枰凑仗囟ǖ淖煮w和字號(hào)要求對(duì)文檔進(jìn)行編輯和整理即可，在發(fā)生醫(yī)療糾紛時(shí)，會(huì)對(duì)調(diào)查工作產(chǎn)生一定的影響。3.因?yàn)殡娮游募喜皇敲恳环荻歼M(jìn)行蓋章和簽字，所以就不能根據(jù)簽字和蓋章來(lái)判斷它是否為原件。

（二）文書(shū)檔案管理不夠規(guī)范。缺乏對(duì)文書(shū)檔案的規(guī)范化管理是目前很多醫(yī)院存在的普遍問(wèn)題，主要表現(xiàn)在文件檔案的編號(hào)、卷宗名稱和分類等不規(guī)范。另外，除了這些問(wèn)題之外，對(duì)文書(shū)檔案的檢索率低也是管理中存在的重要問(wèn)題之一。從目前大多數(shù)醫(yī)院對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行檢索的方式來(lái)看，主要可以分為人工和電子兩大類，且目前大多數(shù)醫(yī)院還是以人工為主，效率比較低下。

二、醫(yī)院文書(shū)檔案管理辦公自動(dòng)化的解決措施

（一）提高電子檔案網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩?。在?shí)際工作中，電子檔案?jìng)鬏敶嬖谝欢ǖ娘L(fēng)險(xiǎn)性，于傳輸環(huán)節(jié)，針對(duì)電子檔案儲(chǔ)存設(shè)備而言，必須要增強(qiáng)其安全性。檔案人員必須要定時(shí)檢查檔案設(shè)備，注意及時(shí)更新與升級(jí)，重視其維修。同時(shí)，就網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器與相關(guān)設(shè)備而言，必須要定期進(jìn)行維護(hù)與清理，并強(qiáng)化安全監(jiān)督員設(shè)置。從關(guān)鍵醫(yī)院檔案方面來(lái)看，必須要重視身份驗(yàn)證，強(qiáng)化防火墻設(shè)置，在檔案?jìng)鬏斉c儲(chǔ)存階段，保證其發(fā)展性、保密性。在應(yīng)用采用辦公自動(dòng)化軟件進(jìn)行檔案信息整理時(shí)，禁止違背相關(guān)規(guī)定私自下載與修改，避免其他用戶非法篡改，增強(qiáng)其檔案安全性。

（二）有計(jì)劃地開(kāi)展文書(shū)檔案管理的信息化工作。根據(jù)醫(yī)院整體規(guī)劃的要求，我們要做好文書(shū)檔案的信息化工作，就需要從實(shí)際情況出發(fā)，并以此作為根據(jù)，制定相應(yīng)的分期方案。在建設(shè)文書(shū)檔案辦公自動(dòng)化的過(guò)程中，需要將所有環(huán)節(jié)的安全性和特殊性考慮在內(nèi)，并建立一套完善的管理系統(tǒng)，最終滿足辦公自動(dòng)化的要求，為文書(shū)檔案的數(shù)據(jù)管理提供方便。

（三）不斷提高醫(yī)院文書(shū)檔案管理人員的專業(yè)水平和業(yè)務(wù)技能。要想實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，我們可以從兩方面入手。一方面，我們需要加大對(duì)硬件建設(shè)的投入，改善醫(yī)院文書(shū)檔案管理的硬環(huán)境，提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。通過(guò)增加現(xiàn)代化的設(shè)備，文書(shū)檔案的管理者才能不斷熟悉并掌握這些現(xiàn)代化設(shè)備的使用方法，提高管理的效率和水平。另一個(gè)方面，醫(yī)院要加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理者的專業(yè)培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)知識(shí)和管理知識(shí)。作為文書(shū)檔案的管理者，一定要充分認(rèn)識(shí)到這份工作的重要性，樹(shù)立較強(qiáng)的工作責(zé)任感，并通過(guò)工作實(shí)踐來(lái)掌握收集、判斷、歸檔和整理等業(yè)務(wù)技巧。另外，文書(shū)檔案的管理者還應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，熟練掌握辦公自動(dòng)化等計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，這樣才能為文書(shū)檔案的辦公自動(dòng)化提出針對(duì)性建議，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)在文書(shū)檔案管理上的優(yōu)勢(shì)。除了以上兩方面的措施之外，還需要加大醫(yī)院檔案部門間、醫(yī)院各臨床科室間合作工作的力度，不斷擴(kuò)大自己的知識(shí)面。運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維。

綜上所述，將辦公自動(dòng)化應(yīng)用到醫(yī)院文書(shū)檔案的管理工作上具有獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，為了提高醫(yī)院檔案管理的信息化水平，筆者針對(duì)醫(yī)院目前文書(shū)檔案管理工作在辦公自動(dòng)化上存在的兩大問(wèn)題進(jìn)行了簡(jiǎn)要說(shuō)明，然后從提高電子檔案網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩?、有?jì)劃進(jìn)行信息化建設(shè)和提高管理人員素質(zhì)3個(gè)方面提出了有效的解決措施，希望能促進(jìn)醫(yī)院文書(shū)檔案管理水平的提高。

（作者單位：清遠(yuǎn)市中醫(yī)院）