文/吉林省雙遼市遼西社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心 田麗紅

近幾年來(lái)，我國(guó)逐步加強(qiáng)社區(qū)的建設(shè)。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)作為社區(qū)建設(shè)的重要組成部分，得到了普及和發(fā)展。檔案管理是工作中不可缺少的一環(huán)，隨著工作的深入，紙質(zhì)檔案和電子檔案是應(yīng)該共存還是由電子檔案完全替代紙質(zhì)檔案是一個(gè)值得思考的問(wèn)題。

一、紙質(zhì)檔案和電子檔案的作用及優(yōu)缺點(diǎn)

（一）紙質(zhì)檔案的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)

紙質(zhì)檔案，是以紙張作為載體的一種檔案，可信度高，具有真實(shí)性和安全性，直觀性，而且還具有很強(qiáng)的憑證效力和法律效力。

缺點(diǎn)是檢索起來(lái)相對(duì)電子檔案較麻煩，較占用空間，需要注意防火、防潮、防蟲(chóng)等問(wèn)題。

（二）電子檔案的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)

電子檔案打破了紙質(zhì)檔案固定場(chǎng)所的局限，具有共享性、經(jīng)濟(jì)環(huán)保、便于攜帶、傳輸?shù)群芏鄡?yōu)點(diǎn)。

缺點(diǎn)是需依賴(lài)于計(jì)算機(jī)來(lái)讀取和使用。相對(duì)于紙質(zhì)檔案不夠穩(wěn)定安全，當(dāng)有病毒、外磁場(chǎng)干擾等因素時(shí)，易使電子檔案失真、泄密、甚至丟失。

二、社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)的特點(diǎn)

社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)是以人群健康為中心、以家庭為單位、以社區(qū)為范圍、以需求為導(dǎo)向，以婦女、兒童、老年人、慢性病人、殘疾人等為重點(diǎn)，以解決社區(qū)主要衛(wèi)生問(wèn)題和滿(mǎn)足基本衛(wèi)生服務(wù)需求為目的，融預(yù)防、醫(yī)療、保健、康復(fù)、健康教育、計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)等為一體，是一種有效、經(jīng)濟(jì)、方便、綜合、連續(xù)的基層衛(wèi)生服務(wù)。這些工作需要采集大量的信息，且信息有時(shí)需要更新、補(bǔ)充，這給檔案管理工作帶來(lái)了很大的挑戰(zhàn)。

三、紙質(zhì)檔案和電子檔案在社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中的應(yīng)用發(fā)展現(xiàn)狀分析

目前，我國(guó)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)工作，皆采用紙質(zhì)檔案和電子檔案并存形式。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)工作中的檔案有行政業(yè)務(wù)、人事、財(cái)務(wù)、設(shè)備檔案和病歷檔案、居民健康檔案等。

行政業(yè)務(wù)、人事、財(cái)務(wù)、設(shè)備等檔案的管理基本與其他事業(yè)單位一樣，大多按照事業(yè)單位檔案管理制度和辦法來(lái)操作，結(jié)合實(shí)際要求，仍然以紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的形式。

至于社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中的居民健康檔案的應(yīng)用當(dāng)前正處于發(fā)展和完善階段。如何合理使用和保管一直是值得探究的問(wèn)題。

人們都知道患者在就醫(yī)時(shí)形成的病歷檔案是不可缺少的文字資料，是醫(yī)生診療的記錄和依據(jù)。隨著社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)的開(kāi)始，居民健康檔案基本建立起來(lái)，它的建立將對(duì)居民的公共衛(wèi)生服務(wù)和衛(wèi)生部門(mén)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)有著重要的意義。

居民健康檔案的首次建立，大多使用紙質(zhì)檔案，當(dāng)檔案內(nèi)容更新或者轄區(qū)居民前來(lái)醫(yī)院就診時(shí)，更新補(bǔ)充的內(nèi)容填寫(xiě)均以紙質(zhì)為主填寫(xiě)，之后由專(zhuān)職工作人員錄入電子檔案保存，以便于調(diào)取查閱。

四、紙質(zhì)檔案和電子檔案在社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中發(fā)揮的作用

社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)由于其工作的多樣性、復(fù)雜性，紙質(zhì)檔案不可缺少。以對(duì)慢性病人管理為例，醫(yī)生入戶(hù)訪(fǎng)視，首先會(huì)將慢性病人的當(dāng)前健康信息、健康干預(yù)措施等均記錄于紙質(zhì)檔案，過(guò)后整理完整后，錄入電子檔案。這時(shí)電子健康檔案即可成為工作和慢性病人的參考依據(jù)。

如果電子健康檔案和門(mén)診診療、住院病歷等資源共享，就極大方便了醫(yī)生和患者，減少了重復(fù)檢查、重復(fù)治療等。

實(shí)踐證明，紙質(zhì)檔案和電子檔案無(wú)法互相完全取代。

五、紙質(zhì)檔案和電子檔案在社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中遇到的問(wèn)題及建議辦法

1.發(fā)現(xiàn)問(wèn)題：紙質(zhì)檔案檢索和調(diào)閱起來(lái)比較麻煩，一旦填寫(xiě)失誤，不易改動(dòng)。電子檔案雖然檢索較快捷，但對(duì)操作者有基本的技術(shù)性要求，目前有很多社區(qū)醫(yī)生，雖然專(zhuān)業(yè)業(yè)務(wù)水平足夠，但對(duì)計(jì)算機(jī)的使用還不夠熟練，造成了電子資源的浪費(fèi)。另外，電子檔案的保密性、安全性仍未得到妥善解決。

2.建議辦法：社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心可以在門(mén)診診療處，讓醫(yī)生可以通過(guò)醫(yī)療保障卡或者居民健康信息卡在醫(yī)院信息系統(tǒng)平臺(tái)上搜索到居民的健康檔案信息，將檢查病情等臨時(shí)記錄，過(guò)后調(diào)取檔案填寫(xiě)補(bǔ)充并錄入電子檔案。

如果遇到本轄區(qū)居民前來(lái)就診，且在電子網(wǎng)上未檢索到居民信息，說(shuō)明未建立健康檔案，可根據(jù)居民意愿來(lái)建立健康檔案。

至于保存在磁盤(pán)、光盤(pán)上等載體的除健康檔案的其他社區(qū)檔案，考慮到安全穩(wěn)定性，應(yīng)該同時(shí)保存有紙質(zhì)檔案，以防止意外情況。

無(wú)論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案都應(yīng)該有嚴(yán)格的管理制度，除了專(zhuān)業(yè)人員專(zhuān)門(mén)需要，不得隨意調(diào)取查閱。

六、結(jié)論

綜上所述，紙質(zhì)檔案和電子檔案在社區(qū)公共衛(wèi)生服務(wù)中均發(fā)揮不可替代的作用，為了揚(yáng)長(zhǎng)避短，充分考慮其實(shí)用安全性等因素，目前只能采用兩者兼用的雙軌制。

[1] 馮惠玲.電子文件管理教程[M].北京:中國(guó)人民大學(xué)出版社,2008.

[2] 陳兆祦,和寶榮,王英瑋.檔案管理學(xué)基礎(chǔ)[M].北京:中國(guó)人民大學(xué)出版社,2009.

[3] 吳爭(zhēng)鳴,夏立平,包國(guó)祥.國(guó)家基本公共衛(wèi)生服務(wù)知識(shí)與技能[M].北京:軍事醫(yī)學(xué)科學(xué)出版社,2012.