文/張冬夏

加強檔案工作管理 服務(wù)衛(wèi)生監(jiān)督事業(yè)發(fā)展

文/張冬夏

對衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)來說，做好檔案管理工作，對積累執(zhí)法經(jīng)驗和保證法律、法規(guī)的正確實施具有重要的現(xiàn)實意義。根據(jù)河北省檔案局《關(guān)于省直機關(guān)所屬單位“十二五”檔案工作目標(biāo)管理等級認(rèn)定計劃通知》（冀檔辦〔2011〕18號）精神，我局高度重視，對照河北省機關(guān)檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)》，進行了認(rèn)真自查，進而健全了管理制度，完善了檔案設(shè)施，規(guī)范了各種檔案管理，基本達到了AAAA級標(biāo)準(zhǔn)。現(xiàn)將自查情況簡述如下：

一、強化組織管理，健全規(guī)章制度

自2001年建局以來，局領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案工作，堅持把檔案管理與監(jiān)督業(yè)務(wù)工作同部署、同推進、同檢查、同考核，大力推進檔案工作的規(guī)范化、制度化、信息化建設(shè)。在主管局長的具體領(lǐng)導(dǎo)下，辦公室具體負(fù)責(zé)檔案管理，把檔案工作列入了每年的工作計劃，所需經(jīng)費等問題給予及時研究解決。

（一）規(guī)范檔案機構(gòu)設(shè)置。我局從2004年正式明確了檔案管理機構(gòu)，明確檔案管理工作由辦公室負(fù)責(zé)，并設(shè)置了專職檔案人員。設(shè)有檔案室、庫房、閱覽室，各處室分別明確了一名兼職人員為檔案管理員，形成了以檔案室為中心，各處室分工負(fù)責(zé)的管理體系和管理網(wǎng)絡(luò)。

（二）集中統(tǒng)一管理單位檔案。檔案室對各處室文件材料及時收集整理，對執(zhí)法檔案、會計檔案、實物檔案等各種門類和載體的檔案實現(xiàn)了集中統(tǒng)一管理。

（三）采取多種形式學(xué)習(xí)宣傳規(guī)范性文件。檔案工作納入了辦公室年度工作計劃和年終總結(jié)，辦公室負(fù)責(zé)人定期在述職報告中匯報檔案工作，接受局黨組和局干部職工的監(jiān)督。

（四）加強檔案人員培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平。開展檔案規(guī)范化管理活動，關(guān)鍵在人，必須要有一支能打仗、愿打仗、打得贏的人才隊伍作保障。我局專職檔案管理人員具備大學(xué)本科學(xué)歷，遵紀(jì)守法、政治可靠、愛崗敬業(yè)，具有較強的業(yè)務(wù)能力。多年來，我局檔案人員積極參加省檔案局組織的培訓(xùn)活動，及時掌握國家的檔案管理政策，豐富檔案管理知識和技能，檔案管理水平不斷提高。

（五）建立健全各項檔案管理制度。制定各類檔案整理規(guī)則、案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和防災(zāi)應(yīng)急預(yù)案等，統(tǒng)一管理各類執(zhí)法文書、照片、實物等各種門類和載體的檔案。在日常工作中，我們逐步健全了文件收集歸檔制度、檔案保管、整理、保密、統(tǒng)計、利用和鑒定銷毀、檔案庫房管理等一系列檔案管理制度，不斷推進我局檔案的制度化建設(shè)。

二、抓住關(guān)鍵環(huán)節(jié)，加強檔案業(yè)務(wù)建設(shè)

在檔案業(yè)務(wù)建設(shè)過程中，我們抓住收集歸檔、整理、保管與保護等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，努力把每個過程、每個細(xì)節(jié)做實做好，做到了“三化”，即收集整理系統(tǒng)化、保管保護安全化、設(shè)施設(shè)備齊全化。

（一）收集整理系統(tǒng)化。按照國家檔案局《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書歸檔保管期限規(guī)定》，結(jié)合各處室工作職責(zé)范圍，我局修訂了《各處室文書檔案歸檔范圍、保管期限》，使歸檔范圍有章可循，更加科學(xué)、規(guī)范，符合國家新標(biāo)準(zhǔn)。各處室每年按歸檔范圍和文書歸檔保管期限按時歸檔。努力做到執(zhí)法檔案及時收，常用文件定時收，責(zé)任到人督促收，發(fā)現(xiàn)不全反復(fù)收。在做好文書資料收集的同時，還注重聲像檔案和實物檔案的收集，盡力做到不缺不漏。

（二）檔案整理標(biāo)準(zhǔn)化。檔案分類方案規(guī)范，全宗內(nèi)檔案分類合理，檔案整理質(zhì)量符合國家和省檔案局規(guī)范要求；保管期限劃分基本準(zhǔn)確，文件排列有序，編號準(zhǔn)確，加蓋歸檔章，檔案整理規(guī)范。目錄編制嚴(yán)格按照全宗、類別編制了各門類、載體檔案文件級目錄，以及職稱評審、科研成果等專題文件目錄。

（三）保管保護安全化。硬件設(shè)施方面，做到了檔案庫房、辦公、閱覽三分設(shè)，庫房面積充足，布局合理，便于工作；庫房管理規(guī)范、檔案排列合理；庫房干凈、整潔溫濕度基本符合標(biāo)準(zhǔn)。

（四）設(shè)施設(shè)備齊全化。我局有充足的檔案金屬柜、密集架，卷皮卷盒規(guī)格、式樣基本符合國家要求；配備了檔案所需設(shè)施設(shè)備，有吸塵器、裝訂機、打印機、復(fù)印機、計算機、服務(wù)器、掃描儀等設(shè)施，能夠滿足檔案工作的需要。

三、檔案信息化建設(shè)情況

我局將檔案信息化建設(shè)納入機關(guān)信息化建設(shè)，與局信息化建設(shè)同步發(fā)展。檔案管理軟件經(jīng)省檔案局（審定）認(rèn)可，符合《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》，具備數(shù)據(jù)管理、整理編目、檢索查詢、安全保密、系統(tǒng)維護等基本功能，系統(tǒng)應(yīng)用良好。目前，建立了全部文件級目錄數(shù)據(jù)庫。對永久檔案進行了掃描，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)圖像的目錄數(shù)據(jù)掛接。各處室可通過局域網(wǎng)對歸檔文件進行目錄查詢工作。檔案系統(tǒng)采取身份認(rèn)證、權(quán)限控制、加裝防火墻等安全保密措施。切實做到檔案“資料全、甄別準(zhǔn)、查詢快”，提高了檔案管理的工作效率。

四、檔案開發(fā)利用不斷加強

檔案工作的根本目的在于利用，而服務(wù)工作的好壞直接影響利用效果。我局在檔案開發(fā)方面成效顯著：檔案室借閱條件良好，復(fù)印方便，有借閱登記冊；能夠提供直接查閱、電話調(diào)閱等多樣利用手段。案卷排列規(guī)范有序、布局合理、分類清楚，按年度-保管期限-組織機構(gòu)排列，從左到右、從上到下，檔案排列整齊，編號規(guī)范，指引卡標(biāo)示清楚。查閱迅速準(zhǔn)確，準(zhǔn)確率達100%。近3年來，共為局內(nèi)各處室提供各類文件資料查詢服務(wù)3000多件次，為推進衛(wèi)生監(jiān)督體制改革提供了重要依據(jù)和準(zhǔn)確的信息，提供了重要服務(wù)和保障。

五、存在問題及改進措施

由于種種原因，目前我局的檔案管理工作還存在一些問題和不足，如受硬件建設(shè)的影響服務(wù)器不夠大，掃描掛接速度較慢，對照片、實物檔案的收集不夠及時、不夠齊全等。今后，我們將從以下三方面改進，一是按要求對全部永久、長期檔案進行掃描。二是在齊全完整上再下功夫，不斷提高檔案人員業(yè)務(wù)水平。三是創(chuàng)造條件對重要實物檔案舉辦檔案展覽。

隨著衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，檔案服務(wù)范圍不斷拓寬，領(lǐng)域不斷延伸，我們將緊跟時代需求，以檔案目標(biāo)認(rèn)定為契機，進一步充實、完善并加強檔案管理的各項工作，使檔案工作更加全面、科學(xué)、規(guī)范，充分發(fā)揮檔案“資政惠民”的作用，更好地為本單位服務(wù)，為全省衛(wèi)生監(jiān)督事業(yè)服務(wù)。

（作者單位：河北省衛(wèi)生和計劃生育委員會綜合監(jiān)督執(zhí)法局）