文/韓燕萍

企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)公文審核的常見問題

文/韓燕萍

公文的全稱是公務(wù)文書，是機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位等依法成立的社會(huì)組織用來辦理公務(wù)、有一定格式的應(yīng)用文。根據(jù)中辦、國辦聯(lián)合印發(fā)的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定，黨政機(jī)關(guān)公文是黨政機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)貫徹黨和國家方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請(qǐng)示和答復(fù)問題，報(bào)告、通報(bào)和交流情況等的重要工具。

一、公文審核的意義和重點(diǎn)

公文具有政策性、定向性、實(shí)用性、可靠性、時(shí)效性和規(guī)范性的特點(diǎn)，公文處理工作應(yīng)遵循實(shí)事求是、準(zhǔn)確規(guī)范、精簡(jiǎn)高效、安全保密的原則。

在一份文件的流轉(zhuǎn)過程中，公文審核貫穿始終，具有極強(qiáng)的政策性、專業(yè)性和時(shí)效性?！饵h政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》中明確規(guī)定：各級(jí)黨政機(jī)關(guān)辦公廳（室）主管本機(jī)關(guān)的公文處理工作；公文文稿簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由發(fā)文機(jī)關(guān)辦公廳（室）進(jìn)行審核；需要發(fā)文機(jī)關(guān)審議的重要公文文稿，審議前由發(fā)文機(jī)關(guān)辦公廳（室）進(jìn)行初核。上述規(guī)定突出了辦公廳（室）在公文審核工作中的核心作用，同時(shí)要求公文審核貫穿于公文處理的全過程。落實(shí)到企業(yè)辦公室的公文審核，既有合法合規(guī)性審核，又有公文規(guī)范性審核；既具有企業(yè)管理的廣度，又具有專業(yè)技術(shù)的深度，是一項(xiàng)要求高、難度大、專業(yè)性強(qiáng)的工作。

在企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)公文管理中，公文審核的重點(diǎn)有：1.把好行文關(guān)：包括該不該發(fā)文和以誰的名義發(fā)文。2.把好政策、法規(guī)關(guān)：包括公文的合法合規(guī)性審核，是否符合行文規(guī)則等。3.把好程序、格式關(guān)：包括文稿送審程序、公文格式是否規(guī)范等。4.把好文字關(guān)：推敲文稿用語是否得體、準(zhǔn)確，是否有錯(cuò)字、漏字。5.把好數(shù)字、標(biāo)點(diǎn)關(guān)：包括數(shù)字是否準(zhǔn)確、規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)是否完整準(zhǔn)確等。

二、公文審核中常見的問題

在企業(yè)實(shí)際工作中，基于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)無紙化公文處理的全面推行，在提高工作效率的同時(shí)，企業(yè)公文處理工作也出現(xiàn)了一些新的問題：

（一）公文格式不規(guī)范。主要有發(fā)文模板適用不當(dāng)，行文流程錯(cuò)漏關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，格式排版錯(cuò)誤，公文要素標(biāo)識(shí)不規(guī)范，發(fā)文范圍任意擴(kuò)大或縮小等。

常見問題：一是公文結(jié)構(gòu)層次序數(shù)錯(cuò)誤，正確的四層結(jié)構(gòu)層次應(yīng)為：“一、”（黑體），“（一）”（楷體），“1.”和“（1）”（國標(biāo)仿宋），該結(jié)構(gòu)層次可以跳過，但不可顛倒使用。而集團(tuán)相當(dāng)一部分公文將第三層序號(hào)“1.”誤用為“1、”。二是公文發(fā)文字號(hào)中的年份應(yīng)用六角括號(hào)〔〕擴(kuò)入，部分公文仍使用【】或［］。三是辦公軟件掌握不熟練，常使用Word或Excel等軟件的自動(dòng)排序、默認(rèn)行間距等排版功能，不符合公文處理規(guī)范。

（二）文種混用、錯(cuò)用或自制文種。如請(qǐng)示和報(bào)告混用，公告和通告混用，決定和通報(bào)混用；如“函”錯(cuò)用為“通知”，“復(fù)函”錯(cuò)用為“批復(fù)”，“通知”錯(cuò)用為“意見”等。

常見問題：一是請(qǐng)示和報(bào)告混用或報(bào)告夾請(qǐng)示、請(qǐng)示夾報(bào)告。請(qǐng)示是向上級(jí)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)適用的文種。而報(bào)告是向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況、回復(fù)詢問適用的文種。報(bào)告夾請(qǐng)示，上級(jí)機(jī)關(guān)就可以不批復(fù)，請(qǐng)示沒有實(shí)際意義；請(qǐng)示夾報(bào)告，造成文字冗長，不簡(jiǎn)潔，影響了辦文效率。特別是在請(qǐng)示中，請(qǐng)示的問題必須明確、具體，必須一文一事，不能在一個(gè)請(qǐng)示中請(qǐng)示多個(gè)事項(xiàng)，能夠批復(fù)和不能批復(fù)的事項(xiàng)混雜一起，或該具體的沒具體，上級(jí)機(jī)關(guān)難以批復(fù)。二是自制“申請(qǐng)”文種，與請(qǐng)示、報(bào)告混用。如企業(yè)向上級(jí)行文《關(guān)于建議XXXX的申請(qǐng)》，就是極為典型的“自制文種”的例子，如果請(qǐng)求上級(jí)批準(zhǔn)某事項(xiàng)，應(yīng)使用“請(qǐng)示”文種；如果是向上級(jí)提出工作建議，則應(yīng)使用“意見”文種。

（三）文稿質(zhì)量不過關(guān)。公文立意不清晰、詞不達(dá)意，情況掌握不全面、分析不透徹，公文指導(dǎo)意義不強(qiáng)，可操作性小等。

常見問題：情況說明不全面、內(nèi)容混雜或語言歧義造成正文主題不明確，使用限定詞語不準(zhǔn)確、濫行省略、語序不當(dāng)、錯(cuò)用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等造成對(duì)公文理解混亂，使公文無法辦理。如某企業(yè)向上級(jí)行文《關(guān)于公務(wù)車輛報(bào)廢的請(qǐng)示》，正文中未說明報(bào)廢車輛的技術(shù)參數(shù)、使用狀況及報(bào)廢原因，使辦文無法進(jìn)行，因此只能做退文處理。

（四）公文審核不到位。公文起草、審閱、簽批、校核、封發(fā)等流程各節(jié)點(diǎn)沒有真正起到公文審核作用，部分公文時(shí)間緊急、沒有充分的審核時(shí)間，部分公文起草、審核人員缺乏專業(yè)知識(shí)或?qū)徍肆饔谛问?，?dǎo)致公文審核未形成全程、全員審核的局面。

常見問題：一是文稿送審程序不夠完善。如文稿需經(jīng)企業(yè)總經(jīng)理辦公會(huì)議討論，是否已上會(huì)？文稿需經(jīng)有關(guān)部門會(huì)簽，是否會(huì)簽？制度新建或發(fā)生較大程度修訂，是否已在一定范圍內(nèi)征求意見并完成制度審核流程？如果這些程序不完備、有缺漏，辦公室審核人員就要提醒文稿起草部門完善上述措施后再發(fā)起發(fā)文流程。二是公文未嚴(yán)格遵守《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T 9704-2012）要求。主要問題集中在適用文種、標(biāo)題不夠準(zhǔn)確，上行文未加注簽發(fā)人姓名，主送、抄送范圍不準(zhǔn)確，附件不齊全，附加標(biāo)記有遺漏等。三是文字、數(shù)字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)適用不規(guī)范。部分公文用詞不夠簡(jiǎn)練、精確，數(shù)字使用與行文目的不一致、使用不規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、字母詞及一些特殊稱謂中標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用不規(guī)范等。

三、加強(qiáng)公文審核的對(duì)策建議

（一）建立公文前置審核制度。精簡(jiǎn)文件是中央八項(xiàng)規(guī)定中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。企業(yè)應(yīng)建立前置審核制度，在嚴(yán)控文件規(guī)格、數(shù)量、篇幅的同時(shí)，切實(shí)提高文件質(zhì)量。應(yīng)切實(shí)轉(zhuǎn)變思維觀念、提高管理水平，避免靠發(fā)文推動(dòng)工作、以文件落實(shí)文件。同時(shí)要切實(shí)深入實(shí)際、加強(qiáng)調(diào)查研究，克服發(fā)文中經(jīng)常出現(xiàn)的“穿靴戴帽”、照抄照轉(zhuǎn)、貪大求全的現(xiàn)象，多一些結(jié)合自身、創(chuàng)新務(wù)實(shí)、簡(jiǎn)潔高效的舉措。

（二）加強(qiáng)公文審核責(zé)任意識(shí)。機(jī)關(guān)工作人員要高度重視公文審核工作，在行文過程中強(qiáng)化公文審核意識(shí)，熟知公文規(guī)范，全面掌握情況，勤于學(xué)習(xí)，準(zhǔn)確定位，才能在行文的各個(gè)節(jié)點(diǎn)把好公文審核關(guān)，確保公文質(zhì)量。公文審核不是辦公室一個(gè)部門的事。公文流程的每個(gè)節(jié)點(diǎn)都負(fù)有公文審核責(zé)任，需要各節(jié)點(diǎn)人員都樹立明確的責(zé)任意識(shí)，嚴(yán)格按照公文處理制度做好審核工作，關(guān)注細(xì)節(jié)，提高效率，進(jìn)而提高文稿質(zhì)量和行文效率。

（三）提高公文審核業(yè)務(wù)水平。公文審核重點(diǎn)要做到“看、問、核”?！翱础惫囊欠颀R全；“問”清楚發(fā)文目的及背景情況；“核”則要對(duì)行文格式、適用文種、公文內(nèi)容、背景依據(jù)等進(jìn)行全面審核。

公文審核貫穿于行文的全過程，各節(jié)點(diǎn)人員應(yīng)切實(shí)履行崗位職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)文稿的審核。擬稿人草擬公文是公文審核的“起始關(guān)”，發(fā)文目的是否明確，公文內(nèi)容是否準(zhǔn)確，適用文種是否得當(dāng)，對(duì)整個(gè)公文審核起到?jīng)Q定性的作用。核稿人應(yīng)站在全局的高度對(duì)上述內(nèi)容進(jìn)行再審核。會(huì)簽人、辦公室審核人及簽批領(lǐng)導(dǎo)等審核環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，盡可能減少和消除文稿在各個(gè)環(huán)節(jié)的錯(cuò)誤，提高文稿質(zhì)量。機(jī)關(guān)工作人員除了要切實(shí)提高責(zé)任意識(shí)以外，還要注重加強(qiáng)政治理論和專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，樹立良好的職業(yè)道德和職業(yè)素養(yǎng)，不斷提高公文處理規(guī)范化水平。

（作者單位：南京港（集團(tuán)）有限公司辦公室）