文/張艷輝

淺析秘書必備的知識(shí)和能力

文/張艷輝

隨著社會(huì)的發(fā)展，企業(yè)和個(gè)人對(duì)秘書的需求越來越旺盛，人才市場(chǎng)對(duì)秘書素質(zhì)及技能的要求有別于傳統(tǒng),適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)需求的高級(jí)秘書，已成為搶手的職業(yè)新寵。在無紙化辦公和網(wǎng)絡(luò)辦公的大趨勢(shì)下，更多的高級(jí)秘書將逐步成為高層管理人士，在企業(yè)中具有舉足輕重的作用。秘書必備的理論知識(shí)、基本技能與專業(yè)知識(shí)及專業(yè)技能的結(jié)合，已成為人才市場(chǎng)對(duì)秘書素質(zhì)與技能的帶有普遍性的要求，這也標(biāo)志著目前我國秘書行業(yè)已經(jīng)與國際接軌。有關(guān)專家預(yù)言，20世紀(jì)最大的職業(yè)群體為會(huì)計(jì)，而21世紀(jì)最大的職業(yè)群體是秘書。

一、秘書職業(yè)的現(xiàn)狀

（一）社會(huì)對(duì)秘書人員的需求狀況。當(dāng)今社會(huì)對(duì)秘書人員的需求情況，據(jù)近幾年來人才市場(chǎng)的信息統(tǒng)計(jì)分析，社會(huì)對(duì)秘書的需求大致可以分為以下4類人員：

1.服務(wù)類秘書：如公司辦公室，基層行政事業(yè)單位辦公室的服務(wù)人員、生活類秘書。指在生活方面為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)和幫助的秘書人員，通常是專為較高級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)人配備的。

2.事務(wù)類秘書：如企業(yè)、基層行政事業(yè)單位的辦公室文員，公關(guān)文員，檔案管理人員等，在辦公室主任領(lǐng)導(dǎo)下做好辦公室日常行政事務(wù)及文秘工作。及時(shí)處理上級(jí)文件的簽收、傳遞、催辦；做好文件的回收、清退、銷毀工作；做好文秘檔案收集管理及保密工作。做好各種會(huì)議的記錄及會(huì)務(wù)工作。

3.文書類秘書：如在企業(yè)，基層行政事業(yè)單位負(fù)責(zé)文字起草，文字處理的專業(yè)文字秘書。撰擬、處理文稿為主要工作的秘書人員，即人們通常所說的一個(gè)機(jī)關(guān)或單位的“筆桿子”“秀才”。 負(fù)責(zé)各種文件的起草、裝訂及傳遞工作。

4.管理類秘書：如企事業(yè)單位的總經(jīng)理助理、辦公室主任、部門經(jīng)理等具有管理能力的秘書人員。辦理本單位人員的招聘錄用、培訓(xùn)教育、績(jī)效考核、晉級(jí)晉職、薪資福利、各類保險(xiǎn)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等事項(xiàng)的具體事宜并進(jìn)行管理。

目前，我國企事業(yè)單位尤為需要高層次的滿足國際化要求的高級(jí)秘書。打造高素質(zhì)的秘書已成為市場(chǎng)的迫切要求，也將為秘書專業(yè)人才提供較好的就業(yè)前景。

（二）秘書人員自身素質(zhì)狀況分析。

1.業(yè)務(wù)水平欠缺，專業(yè)技能薄弱。這是目前秘書表現(xiàn)最弱的一點(diǎn)。伴隨信息技術(shù)的高速發(fā)展和辦公自動(dòng)化的趨勢(shì)，秘書人員的很多工作,比如傳統(tǒng)的文書寫作、文檔管理、文字處理等，逐漸被自動(dòng)辦公系統(tǒng)所取代，現(xiàn)代辦公效率同時(shí)大為提高。雖然絕大部分秘書的文化層次不低，但是由于沒有經(jīng)過專門的行業(yè)業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，在初入職的時(shí)候，工作效率低，不能及時(shí)保質(zhì)保量地完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作任務(wù)，也不能適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快節(jié)奏。

2.創(chuàng)新能力及意識(shí)低下。創(chuàng)新能力及意識(shí)是對(duì)秘書素質(zhì)的考驗(yàn)，當(dāng)今很多秘書缺乏創(chuàng)新意識(shí)和能力，主要表現(xiàn)在以下兩方面：首先，墨守成規(guī)的傳統(tǒng)觀念難以打破。任何事情和工作都按照領(lǐng)導(dǎo)說得做，依葫蘆畫瓢，沒有自己獨(dú)立的風(fēng)格和個(gè)性。慣性順向思維及依賴性過強(qiáng)。其次，工作缺乏主動(dòng)性。日常工作中采取被動(dòng)的工作方式，滿足于跟著領(lǐng)導(dǎo)的指揮棒行事，沒有主動(dòng)積極、樂于開拓的創(chuàng)新精神，而目前企事業(yè)單位強(qiáng)調(diào)的是秘書要具有時(shí)代感和創(chuàng)新意識(shí)，能有效地提出新見解、新看法，具有預(yù)見性、前瞻性，積極主動(dòng)展開工作，充分發(fā)揮出主觀能動(dòng)性。

3.知識(shí)老化過時(shí)，知識(shí)儲(chǔ)備不足。隨著信息時(shí)代的到來，傳統(tǒng)的知識(shí)儲(chǔ)備已不能滿足時(shí)代的發(fā)展及需求，知識(shí)更新迫在眉睫。部分秘書目前還局限于傳統(tǒng)知識(shí)結(jié)構(gòu)，不善于接受和學(xué)習(xí)新知識(shí)，不善于對(duì)已學(xué)知識(shí)進(jìn)行整合。一些秘書人員天天雜事纏身，疲于奔命，自學(xué)也難抽出時(shí)間，知識(shí)得不到更新，只能啃老本。還有部分秘書依靠老秘書傳幫帶的方式，知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)難免有局限性，缺乏現(xiàn)代管理方面的綜合性知識(shí)和能力。

4.缺乏“通才”及“全才”。當(dāng)今對(duì)秘書綜合素質(zhì)要求越來越高，除了專業(yè)知識(shí)和技能之外，還要有行業(yè)知識(shí)和社會(huì)知識(shí)，更需要具備高情商和高智商，通才和全才真的是一將難求。

二、秘書應(yīng)具備的能力與知識(shí)

（一）秘書應(yīng)具備的能力。

1.普通能力。主要指人的智商，包括人的洞察力、注意力、記憶力、思維力、理解辨別力、交際溝通力。上述能力是其他能力的基礎(chǔ)。現(xiàn)代秘書工作人員要具有敏銳的洞察力和靈敏的應(yīng)變能力，要善于觀察事務(wù)，發(fā)現(xiàn)問題，這樣才能加強(qiáng)輔佐領(lǐng)導(dǎo)的主動(dòng)性，真正發(fā)揮參謀助手作用。思維力是人們智力活動(dòng)的核心，一個(gè)人如果失去了思維能力，其他能力也就失去了意義。

2.通用能力?，F(xiàn)代的秘書人員要掌握表達(dá)、調(diào)研、管理、辦事4種通用能力。秘書的首要職能就是運(yùn)用語言載體進(jìn)行信息溝通，輔助領(lǐng)導(dǎo)的活動(dòng)，因此，表達(dá)能力是最關(guān)鍵的。表達(dá)能力包括口頭表達(dá)能力和文字表達(dá)能力兩個(gè)方面?，F(xiàn)代秘書要既擅長(zhǎng)寫，又長(zhǎng)于說，無論寫說，都要做到準(zhǔn)確簡(jiǎn)潔、適用合理。秘書人員的調(diào)研能力包括調(diào)查能力及研究能力兩方面，秘書調(diào)研能力的強(qiáng)弱直接影響著秘書參謀助手作用的發(fā)揮。秘書的管理能力包括3個(gè)方面:輔助計(jì)劃能力、組織實(shí)施能力和溝通協(xié)調(diào)能力。現(xiàn)代秘書必須具備較強(qiáng)的管理能力以輔助領(lǐng)導(dǎo)的管理活動(dòng)，為領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)提供全局性和超前性的智能服務(wù)。范圍廣，內(nèi)容多，頭緒多的事務(wù)性工作要求秘書人員要有較強(qiáng)的應(yīng)變品質(zhì)和變通能力;要熟悉辦事渠道、掌握辦事程序，及時(shí)準(zhǔn)確、妥善地處理事務(wù). 同時(shí)，還要有較強(qiáng)的人際交

往能力，能善于通過建立良好的人際關(guān)系，創(chuàng)造良好的人際環(huán)境，提高辦事的效率。

3.專業(yè)技能。作為現(xiàn)代秘書，必須具備較強(qiáng)的專業(yè)技能，如語言溝通表達(dá)能力、外語聽說讀寫能力、計(jì)算機(jī)操作能力、速記能力。秘書人員工作一個(gè)重要的任務(wù)就是辦文，從事大量文稿的草擬與修改，這都要求現(xiàn)代秘書具備扎實(shí)的文字功底,要精通語法、修辭、格式及邏輯知識(shí)，要掌握一定的寫作規(guī)律，要做到內(nèi)容與形式的統(tǒng)一，既要有好的表現(xiàn)形式，又要有充實(shí)的內(nèi)容。因此秘書一定要加強(qiáng)寫作訓(xùn)練，熟練掌握各類應(yīng)用文的特點(diǎn)、寫作要求和語言表達(dá)技巧，平時(shí)隨時(shí)注意積累資料，不斷提高寫作水平,培養(yǎng)精確的文字表達(dá)能力。加入WTO后的中國,外貿(mào)出口已經(jīng)在許多企業(yè)的貿(mào)易總額中占據(jù)了相當(dāng)大的比重,對(duì)外貿(mào)易中多多少少都會(huì)用到外語，因此這也客觀地要求現(xiàn)代秘書必須具備較強(qiáng)的外語能力。計(jì)算機(jī)操作能力是現(xiàn)代秘書應(yīng)具備的又一個(gè)基本能力要求，秘書要熟悉辦公軟件的使用并熟悉計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，還要對(duì)辦公室常用設(shè)備的使用達(dá)到熟練程度。速記是近年來被提到日程上來的一種錄入能力，領(lǐng)導(dǎo)在口頭表述的時(shí)候，秘書要以最快的速度記錄到工作筆記中，或者錄入電腦中，從而大大減少工作時(shí)間，提高工作效率。

4.創(chuàng)新能力。秘書還應(yīng)具備一定的創(chuàng)新能力。秘書的創(chuàng)新能力，是指秘書人員能夠領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)的意圖,發(fā)揮主觀能動(dòng)性，創(chuàng)造性地為領(lǐng)導(dǎo)提供最佳服務(wù)的能力。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，各種信息瞬息萬變的情況下,要求秘書在實(shí)際工作中勇于探索、改革創(chuàng)新。所謂創(chuàng)新，就是無論從工作內(nèi)容還是從工作方式上都有新意、新內(nèi)容、新辦法。

要做到這些，秘書人員必須注重自身的繼續(xù)教育和綜合能力的培養(yǎng)，激勵(lì)自己盡快增長(zhǎng)理論知識(shí)和實(shí)踐才干，在思想觀念、行為傾向、知識(shí)結(jié)構(gòu)、知識(shí)存量、應(yīng)用能力等方面作較大努力，以適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代對(duì)人才的要求。

（二）秘書應(yīng)具備的知識(shí)。

1.基本知識(shí)?；局R(shí)是秘書工作者知識(shí)結(jié)構(gòu)的關(guān)鍵 。一切其它知識(shí)離不開基本基礎(chǔ)知識(shí)的鋪墊，否則就是“ 無源之水,無本之木”。秘書應(yīng)具有的基本知識(shí)可分為兩類：一方面是社會(huì)科學(xué)知識(shí)，相當(dāng)于高中水平的語文、政治、歷史、地理等知識(shí)；另一方面是自然科學(xué)知識(shí)，即物理、化學(xué)、數(shù)學(xué)、生物知識(shí)，除此之外還應(yīng)懂得一點(diǎn)經(jīng)濟(jì)知識(shí)，法律知識(shí)和科技常識(shí)，并且熟練一門外語。

2.專業(yè)知識(shí)。秘書人員的專業(yè)知識(shí)可分為兩大部分，第一部分是秘書專業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)，第二部分是秘書所在行業(yè)的行業(yè)知識(shí)。行業(yè)知識(shí)是指秘書專業(yè)知識(shí)的另一部分，是秘書所在行業(yè)的行業(yè)知識(shí)。這是秘書知識(shí)結(jié)構(gòu)中的核心部分?？傮w來說，行業(yè)知識(shí)是指秘書在單位所從事的行業(yè)要求秘書必須具備的行業(yè)知識(shí)，這對(duì)于秘書來說是“第二專業(yè)知識(shí)”。在秘書學(xué)研究中，人們愈來愈重視到第二專業(yè)知識(shí)的重要性。在國外，對(duì)秘書職業(yè)早按第二專業(yè)進(jìn)行分類，如法律秘書、商務(wù)秘書、外事秘書、技術(shù)秘書、醫(yī)務(wù)秘書等。

3.拓展知識(shí)。秘書人員不僅要了解并熟知專業(yè)知識(shí)和生活當(dāng)中的一些基礎(chǔ)知識(shí)，還應(yīng)該掌握一些相關(guān)的邊緣知識(shí)來拓展自己更好的工作。比如心理學(xué)、禮儀學(xué)、公關(guān)關(guān)系學(xué)、企業(yè)管理學(xué)等。拓展自己的知識(shí)面，才能使自己在工作中更加揮灑自如、得心應(yīng)手?，F(xiàn)代秘書人員不僅應(yīng)該是一個(gè)專才，還應(yīng)該是通才、全才。

（作者單位：武漢職業(yè)技術(shù)學(xué)院人文學(xué)院）