霍慶娟

黑龍江省大慶市讓胡路區(qū)乘風(fēng)社區(qū)工作站 黑龍江大慶 163000

數(shù)字化時代檔案雙套制問題再探討

霍慶娟

黑龍江省大慶市讓胡路區(qū)乘風(fēng)社區(qū)工作站 黑龍江大慶 163000

當(dāng)今社會是信息化時代，檔案管理工作必須要朝向現(xiàn)代化、信息化方向發(fā)展，但是在管理工作中，針對于一些重要檔案，管理者需要采用雙套制進(jìn)行管理，但是從實際情況來看，人們將所有檔案都實行了雙套制進(jìn)行管理，這就導(dǎo)致其存在許多問題，本文簡單對檔案雙套制問題進(jìn)行分析，以供參考。

數(shù)字化時代；檔案；雙套制；問題；探討

一、概述

早在上個世紀(jì)80年代，檔案雙套制問題已被檔案學(xué)術(shù)界研究者提出，并對其展開了一系列的研究。但是如今檔案雙套制問題已不再是傳統(tǒng)的檔案雙套制問題，因為受到當(dāng)時條件的限制，計算機(jī)并不普及，檔案管理工作一般都是對紙質(zhì)文檔進(jìn)行管理，而此時的檔案雙套制問題只是針對于紙質(zhì)文檔。隨著社會的發(fā)展，檔案形式開始從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變而電子檔案，而在對電子檔案進(jìn)行管理的過程中，若管理人員依舊根據(jù)傳統(tǒng)的方式實行雙套制管理顯然是不大實際的，致使其存在許多問題。因此我們必須要對其進(jìn)行深入分析。

二、檔案雙套制在檔案管理中存在的重要性

在了解檔案管理中雙套制實行與否之前，相關(guān)研究者還必須要對其含義及涵蓋的范圍繼續(xù)擰分析。在現(xiàn)代化社會發(fā)展中，自動化、信息化水平不斷提高，檔案管理工作不斷朝向現(xiàn)代化方向發(fā)展，不管檔案管理中是否需要實行雙套制，檔案的形式同樣發(fā)生了巨大的變化，不僅存在著紙質(zhì)檔案，還存在著許多電子檔案等。在對這些檔案進(jìn)行管理過程中，雖然很多管理者也采用了雙套制對其進(jìn)行保存與管理，但是這一方式并不包含在本文討論的檔案雙套制方面。而本文所指的雙套制問題也就是要求管理人員從大的范圍上對檔案雙套制問題進(jìn)行分析，從而了解其實行的實際情況。但是在管理工作中，如果脫離了檔案數(shù)量的限制，那么檔案雙套制問題在討論中也就沒有了意義。

為了了解檔案雙套制問題在檔案管理中存在的重要性，這就需要我們對兩種檔案進(jìn)行全面分析，也就是說，如果兩種檔案的內(nèi)容與載體都相同，那么此時的雙套制也就能夠?qū)煞N檔案都進(jìn)行保存，具有一定的重復(fù)性；而如果兩種檔案的內(nèi)容或者載體有一種不同，那么是否可以實行雙套制也就需要管理者進(jìn)行全面分析。

1、以磁盤、光盤為載體的電子檔案

這一類檔案具有信息量大、體積小、檢索迅速等優(yōu)點。但是在對其進(jìn)行管理過程中，往往會在傳輸過程中致使檔案泄密，并且刪改之后無任何痕跡，其不存在原告的概念，在對其管理過程中，對于先進(jìn)技術(shù)的要求也有很大的差異，另外，這些檔案也不具有法律地位，壽命極其短。相對于電子檔案而言，紙質(zhì)載體的檔案文件雖然具有法律地位，并且具有真實性、可靠性特點，但是我們也需要清楚的知道，這些占據(jù)的空間非常大，不利于人們對檔案的檢索。目前，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，也出現(xiàn)了一些縮微品檔案，但是通過實踐發(fā)現(xiàn)，這種檔案的成本非常高，其管理難度也非常大，在使用過程中，其功能遠(yuǎn)不如電子檔案。

針對于此，檔案管理人員可以在其中實行雙套制，因為它不僅能夠提高檢索速度，達(dá)到理想的要求，還能夠是檔案的平整價值得到有效票的體現(xiàn)。由此可以看出，雙套制在現(xiàn)代化檔案管理中的存在具有至關(guān)重要的作用。如果電子檔案的局限性與法律地位等問題還沒有得到有效的解決，那么我們也就可以實行雙套制，從而對檔案進(jìn)行全面管理，尤其是對一些重要文件的管理。在數(shù)字化時代，管理人員通過雙套制的實行能夠?qū)㈦娮訖n案與紙質(zhì)檔案進(jìn)行長期保存，從而提高檔案管理水平。

三、當(dāng)前檔案雙套制在實行中存在的問題及具體的措施

針對上述，檔案管理人員基本在實際工作中到底應(yīng)不應(yīng)該實行檔案雙套制呢？這就需要我們對其進(jìn)行深入研究。

兩套檔案的來源，主要包括兩個方面:一是隨著當(dāng)前辦公自動化的應(yīng)用和普及所產(chǎn)生的大量電子文件和與之相伴的紙質(zhì)文件，按歸檔要求，需一并進(jìn)入檔案室并移交給檔案館;二是隨著數(shù)字檔案館的建設(shè)，現(xiàn)有檔案館藏紙質(zhì)檔案也將逐漸實行數(shù)字化，也會隨之產(chǎn)生大量電子檔案。此外，對某一機(jī)關(guān)而言，也不是機(jī)關(guān)的全部檔案都存在兩套的情況，而只有發(fā)文部分才會既有紙質(zhì)文件又有電子文件，收文卻只有紙質(zhì)文件，電子文件存放在對方發(fā)文機(jī)關(guān)。不過，當(dāng)全國所有機(jī)關(guān)間的辦公都實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化后，文件的傳輸和閱讀都在計算機(jī)上進(jìn)行時，就沒有這種區(qū)別了。但是，由于人們長期形成的閱讀紙質(zhì)文件的習(xí)慣，想必人們還會將機(jī)上文件下載轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件閱讀，這樣也將出現(xiàn)電子文件和紙質(zhì)文件并存的局面。

目前要明確而具體地劃定實行雙套制的檔案范圍是極其困難的，本文無力完成這一重任，這需要我國檔案學(xué)界對此做深入的調(diào)研，特別是國家檔案局要盡快出臺有關(guān)方面的法規(guī)和規(guī)章。目前我們可以首先制定實行雙套制的原則。筆者認(rèn)為，至少應(yīng)包括這幾方面:我國檔案部門在人力、物力和財力方面具有承受力，有利于檔案的安全保管和方便利用，所選檔案要有典型性和代表性。

機(jī)關(guān)檔案是檔案館檔案的主要來源，機(jī)關(guān)檔案雙套歸檔保存的范圍，就決定了檔案館雙套檔案的范圍，因此應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)。機(jī)關(guān)檔案部門作為雙套保存的檔案范圍，應(yīng)當(dāng)限定在具有永久保存價值的檔案部分，保管期限為長期的檔案不必搞雙套制。此外，在機(jī)關(guān)檔案部門，兩套不同載體檔案如何統(tǒng)一保管且便于檢索也很值得研究，要把電子檔案和紙質(zhì)檔案做有機(jī)的對應(yīng)，建立相互準(zhǔn)確可靠的標(biāo)識關(guān)系。

檔案館如何實行檔案雙套制呢?筆者認(rèn)為，檔案館除了接收機(jī)關(guān)檔案部門移交的符合要求的雙套檔案外，另一方面就是原有館藏檔案如何實行雙套制問題。目前我國各類檔案館館藏檔案基本上都是紙質(zhì)檔案，鑒于數(shù)字檔案館的發(fā)展是大勢所趨，因此今后現(xiàn)有館藏紙質(zhì)檔案將會逐步實施數(shù)字化，但由于我國現(xiàn)有館藏紙質(zhì)檔案數(shù)量巨大，有的大型綜合檔案館館藏量多達(dá)幾十萬甚至百萬卷冊以上，加之不少檔案又是歷史上形成的，若全部數(shù)字化，工作量實在太大，成本實在太高，實在無此必要。對檔案館現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案應(yīng)維持現(xiàn)狀，不必做過多的折騰，只需對其中具有永久保存價值的檔案和部分年代久遠(yuǎn)需搶救的珍貴檔案實施數(shù)字化，并實行雙套制保存?？傊F(xiàn)有檔案館既成的紙質(zhì)檔案不是雙套制的重點。

四、結(jié)束語

隨著社會的發(fā)展，檔案信息數(shù)量越來越多，并且其載體越來越多，為了將這些檔案進(jìn)行長期保存，本文對雙套制的實行與否以及實行方法進(jìn)行了深入探討，相信大家已有所了解，希望能夠給予同行參考性依據(jù)。

[1]彭堅.關(guān)于檔案“雙套制”管理問題的探討

[2]方瑩芬.試論電子文件歸檔的雙套制

[3]潘蓉.對檔案“雙套制”管理的思考