周麗萍

作為環(huán)保的忠實(shí)“哨兵”與靈敏“耳目”，環(huán)保檔案是對環(huán)保過程中工作情況的真實(shí)記錄與歷史反饋，能夠?yàn)榄h(huán)境管理與政府決策提供充足的數(shù)據(jù)支撐以及技術(shù)支持。隨著我國經(jīng)濟(jì)的大力發(fā)展，持續(xù)發(fā)展的工業(yè)與建筑行業(yè)對我國環(huán)境帶來了巨大的沖擊。為了給子孫后代多留一些藍(lán)天、清河與厚土，推動我國經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)、健康發(fā)展，必須加大對于環(huán)境的保護(hù)力度，我國環(huán)保事業(yè)方興未艾。而作為環(huán)保工作的重要組成部分，環(huán)保檔案在經(jīng)濟(jì)發(fā)展與環(huán)保方面所起的作用越來越大，必須采取有效措施加強(qiáng)環(huán)保檔案管理，確保檔案管理工作真正落實(shí)。本文以筆者所在環(huán)境科學(xué)研究院的檔案管理流程與措施為實(shí)際案例，在概敘環(huán)保檔案管理的必要性后，簡要闡述如何高效進(jìn)行環(huán)保檔案管理。

一、環(huán)保檔案管理的必要性

加強(qiáng)環(huán)保檔案管理，能夠?yàn)榄h(huán)境規(guī)劃的編制、環(huán)境污染的治理提供具有很高參考價值的數(shù)據(jù)與資料，為這些工作的開展鋪墊下很好的基礎(chǔ)。因此，加強(qiáng)環(huán)保檔案管理是十分必要的。通常認(rèn)為，環(huán)保檔案管理的必要性主要體現(xiàn)在以下幾方面。

1.較高的社會經(jīng)濟(jì)價值。環(huán)保檔案中含有大量、豐富的信息資源，不僅能夠?yàn)槠髽I(yè)或單位考核提供重要的參考依據(jù)，還能夠?yàn)槠髽I(yè)發(fā)展提供良好的信息與技術(shù)基礎(chǔ)。近年來，隨著環(huán)境污染問題的日益嚴(yán)峻化，環(huán)保檔案的利用價值越來越高，社會各界對于環(huán)保檔案的重視度也隨之越來越高。人們發(fā)現(xiàn)，有效開發(fā)、高效管理和合理利用這些蘊(yùn)含豐富信息資源的環(huán)保檔案，對于一些企業(yè)的成長與發(fā)展能夠提供一定幫助，從而產(chǎn)生良好的經(jīng)濟(jì)效益。例如，多數(shù)企業(yè)要被進(jìn)行年度環(huán)保審核與排污審核，為了確保審核通過，必須使其企業(yè)在這一年中的相關(guān)指標(biāo)不超過規(guī)定值。這個時候，當(dāng)?shù)丨h(huán)保檔案中有關(guān)該企業(yè)的不定期監(jiān)督性保護(hù)結(jié)果則起到重要的參考作用。充分有效的利用檔案中的這些數(shù)據(jù)，能夠給予企業(yè)相對較為公平、公正的審核評價，同時提高了保護(hù)部門的工作效益。

2.較高的歷史價值。環(huán)保檔案是對以往工作情況的及時記錄、工作得失的分析、研究和總結(jié)，能夠?yàn)楹罄m(xù)環(huán)保工作的開展提供極具參考性的信息資料以及良好的研究基礎(chǔ)，能夠有效避免重復(fù)錯誤的一再出現(xiàn)，有助于環(huán)保工作的不斷優(yōu)化、完善，推動環(huán)保技術(shù)人員的不斷創(chuàng)新。一些落后的保護(hù)方法被不斷改進(jìn)或直接棄用，另一些高效的保護(hù)方法則被繼續(xù)沿用并持續(xù)優(yōu)化。同時，通過整合、判斷環(huán)保檔案中的相關(guān)數(shù)據(jù)，能夠?qū)Ξ?dāng)?shù)氐沫h(huán)境質(zhì)量的優(yōu)劣狀況及變化趨勢進(jìn)行準(zhǔn)確評估與預(yù)測，明確后期環(huán)境工作重心。此外，這些數(shù)據(jù)還能為污染事故、污染糾紛的處理提供具有說服力的依據(jù)，方便環(huán)境執(zhí)法、政府決策以及科學(xué)研究。

3.較高的科學(xué)技術(shù)價值。當(dāng)前，我國環(huán)境污染問題十分嚴(yán)峻，已經(jīng)成為阻礙我國經(jīng)濟(jì)健康與可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵原因?；谶@一現(xiàn)狀，相關(guān)學(xué)者們展開了大量研究，以期找出有效的應(yīng)對方法，顯著改善我國環(huán)境現(xiàn)狀。而環(huán)保檔案中所蘊(yùn)含的豐富信息，為學(xué)者們展開研究提供了大量的研究資料與重要的參考數(shù)據(jù)。例如，通過對比、分析被保護(hù)區(qū)域環(huán)境的水質(zhì)、魚群種類、水生植物類等的歷年保護(hù)結(jié)果，并作進(jìn)一步的研究論證，能夠?yàn)檎归_該區(qū)域的環(huán)境科研工作提供重要的信息來源與論據(jù)。

二、環(huán)保檔案管理的實(shí)施步驟

幾十年來，筆者所在的環(huán)境科學(xué)研究院在環(huán)保檔案管理上經(jīng)歷了從無到有、從少到多的過程，在檔案管理上已經(jīng)形成一套較為完善、可行的實(shí)施方案。

1.嚴(yán)格遵循檔案管理相關(guān)規(guī)定。我院嚴(yán)格遵循國家頒發(fā)的相關(guān)規(guī)定與條例，建立專門的檔案管理室，安排專職人員有序進(jìn)行環(huán)保檔案的收集、整理與管理工作。檔案管理專職人員必須熟知《中華人民共和國檔案法》、《全國環(huán)保管理?xiàng)l例》、《環(huán)保檔案管理辦法》以及《環(huán)保檔案管理暫行規(guī)定》等重要規(guī)定。

2.準(zhǔn)確界定檔案材料歸檔范圍。在檔案管理的過程中，往往涉及的檔案材料的數(shù)量較大、類別較多，一旦管理人員對這些材料的擺放或存儲過于隨意化和無序化，不僅查詢時耗時耗力，而且還容易造成一些重要文件的丟失。因此，必須對這些檔案材料按一定依據(jù)進(jìn)行分門別類，對其歸檔范圍進(jìn)行準(zhǔn)確界定，實(shí)現(xiàn)有序、便捷和高效查詢和利用。通常可按表1所示進(jìn)行有序歸檔。

表1 環(huán)保檔案材料的歸檔范圍界定

3.檔案材料的管理。在準(zhǔn)確界定檔案材料歸檔范圍后，就要對檔案進(jìn)行存儲管理，這是檔案管理工作的重中之重。按照存儲介質(zhì)劃分，我院的環(huán)保檔案主要分為電子文件與紙質(zhì)資料。

第一，電子文件。所謂電子文件，是指一類以光盤、磁盤以及磁帶等為儲存載體，以計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備為閱讀、處理媒介，在通信網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)自由傳輸?shù)奈募?，該文件以?shù)碼的形式產(chǎn)生于數(shù)字設(shè)備與數(shù)字環(huán)境中。我院經(jīng)歷了硬磁盤、磁帶、一次寫光盤以及只讀光盤等階段，目前常用只讀光盤來歸檔電子文件。對于電子文件的管理，我院主要按照以下流程進(jìn)行:

(1)做好歸檔前的檢查工作。對于將要?dú)w檔的電子文件，檔案管理人員必須首先按照相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范來核查電子文件的內(nèi)容，確保內(nèi)容的真實(shí)性與完整性;隨后對光盤進(jìn)行檢查，確認(rèn)其表面潔凈、無劃痕;最后確認(rèn)存儲在光盤上的內(nèi)容無病毒、可讀性好。

(2)做好光盤的存儲工作。在將光盤存檔的過程中，必須做好光盤的保護(hù)工作，盡量避免對光盤記錄涂層的觸摸、擦和劃，以免光盤的失效。在實(shí)際存儲過程中，應(yīng)盡量做到以下幾點(diǎn):為了防止光盤在存儲時擦劃失效、擠壓變形，對于容易損傷的光盤，應(yīng)加設(shè)光盤保護(hù)盒。我院采取硬質(zhì)塑料光盤盒;為了防止擠壓變形，對于單片光盤，應(yīng)將其裝入盒內(nèi)，豎立存放。我院在單片豎立存放的同時，將其與紙質(zhì)資料分開;光盤存放的場所應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)熱源、強(qiáng)磁場，隔絕有害氣體的污染。我院在檔案室中建有獨(dú)立的密集柜，可滿足一般要求;盡量保持檔案室維持一定的溫度和濕度，我院通過放置溫度計、濕度計以及干燥劑等方式來實(shí)現(xiàn)對儲存環(huán)境的及時調(diào)控。

(3)做好光盤的定期檢查工作。在電子文件的實(shí)際存儲過程，常常會因?yàn)楣獗P變形、劃傷或格式不兼容等情況而使得一些重要數(shù)據(jù)與文件流失。為了確保這些光盤使用效能的長久性，必須對其進(jìn)行定期檢查，檢查這些光盤的表面清潔度、可讀性以及內(nèi)容完整度。一般情況下，光盤超過四年就要進(jìn)行一次機(jī)讀檢驗(yàn)，并且其合格率應(yīng)為百分之百。同時，當(dāng)更新相關(guān)處理設(shè)備(如計算機(jī))后，應(yīng)及時檢查設(shè)備運(yùn)行環(huán)境，確認(rèn)光盤與計算機(jī)光盤驅(qū)動的兼容性。如果無法兼容，則要對光盤進(jìn)行轉(zhuǎn)換。此外，為了避免光盤出現(xiàn)問題而無法讀取，可刻錄兩份，其中一份留作備用。

第二，紙質(zhì)資料。我院環(huán)保檔案中的紙質(zhì)資料主要含有:環(huán)境評價報告書、檢測報告、合同書，任務(wù)書、項(xiàng)目批復(fù)以及公眾參與等內(nèi)容。盡管隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，以電子文檔式的信息儲存方式被越來越廣泛的用于檔案管理，但這并不就意味紙質(zhì)資料存儲的落伍，它仍然是檔案管理中的重要組成部分。

(1)做好歸檔前的審核工作。我院在提交紙質(zhì)資料之前，首先由資料產(chǎn)出部門對資料的真實(shí)度、完整度與可靠度進(jìn)行初審與復(fù)審，確認(rèn)資料合格后，再提交至檔案管理部門。隨后，檔案管理部門對上交的紙質(zhì)資料再一次進(jìn)行審核，確認(rèn)材料滿足歸檔要求后進(jìn)行歸檔。

(2)做好紙質(zhì)資料的保存工作?；诩堎|(zhì)資料易燃、易潮、招蟲且占用空間較大等特性，在保存紙質(zhì)資料時，除了給紙質(zhì)資料預(yù)留足夠的儲存空間外，還要做好相應(yīng)的防火、防潮、防蟲、防塵、防盜等工作。我院在紙質(zhì)資料儲存室放置了溫度計、濕度計、干燥劑、滅火器、除蟲丸等物件。

(3)做好紙質(zhì)資料的檢查工作。對于紙質(zhì)資料儲存室，應(yīng)定期進(jìn)行檢查(半年或一年一次)，對照登記側(cè)目，確保賬物無遺失。我院遵照自己制定的《檔案儲存室管理規(guī)定》，每到年末對紙質(zhì)資料的保存情況進(jìn)行一次檢查，檢查內(nèi)容主要包括資料的完整與否、環(huán)境的符合與否以及案卷中資料的完好與否。對于照片，我院每隔兩年進(jìn)行一次抽樣檢查，每隔五年進(jìn)行一次大檢查，對照片與底片的變化情況進(jìn)行認(rèn)真檢查，檢查是否出現(xiàn)破損、粘連、卷曲、變形、褪色、霉斑以及變脆等現(xiàn)象，根據(jù)具體情況采取相應(yīng)補(bǔ)救措施。我院通常在歸檔照片前將其塑封，然后分類集中保存。

總而言之，加強(qiáng)環(huán)保檔案管理，不僅能夠?yàn)橹卫憝h(huán)境污染、推動環(huán)保提供重要的理論依據(jù)，還能夠幫助人們樹立良好的環(huán)保意識，是一項(xiàng)十分有意義的工作。我們必須在充分認(rèn)識到環(huán)保檔案管理的必要性，嚴(yán)格遵循檔案管理相關(guān)規(guī)定、準(zhǔn)確界定檔案材料歸檔范圍、科學(xué)管理檔案材料，才能真正落實(shí)檔案管理工作，推動環(huán)保檔案管理的制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化以及信息化發(fā)展。

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