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中小餐飲企業(yè)采購成本控制分析

2014-12-30 06:20:53董劍楠
2014年8期
關(guān)鍵詞:采購成本

董劍楠

摘要:目前,采購成本已成為企業(yè)經(jīng)營管理的一個核心環(huán)節(jié),是企業(yè)提高利潤的重要途徑,在企業(yè)經(jīng)營過程中起著越來越大的作用。因此,采購在企業(yè)中也就占有越來越重要的地位,只有盡可能的控制成本,才能在不增加資金的情況下更好的提高自身服務(wù),實現(xiàn)企業(yè)利潤最大化。

關(guān)鍵詞:采購成本;控制成本;利潤最大化

在餐飲業(yè)財務(wù)管理工作中,成本控制是重要的一部分,采購成本作為物流與資金的中心環(huán)節(jié),是成本控制的重中之重。餐飲業(yè)幾乎所有所需要的物品都通過采購部門采購然后分散到其他部門。當(dāng)前市場經(jīng)濟發(fā)展迅猛,餐飲業(yè)競爭白熾化,各酒店營業(yè)收入不相上下,在這種背景下,采購工作的好壞,采購成本控制的優(yōu)劣直接關(guān)系著酒店經(jīng)濟效益的高低,也影響著酒店提供的各種服務(wù)成本的高低。酒店的物資采購工作,就性質(zhì)而言,不僅是一項生產(chǎn)前的準(zhǔn)備工作,而且是開源節(jié)流的重要工作。要使生產(chǎn)均衡,需要持續(xù)供應(yīng)各種生產(chǎn)資料,那么,物耗需占企業(yè)產(chǎn)品成本的一半以上。因此,控制物資采購成本,對促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展,提高產(chǎn)品質(zhì)量,降低產(chǎn)品成本,降低經(jīng)營管理成本,加速資金周轉(zhuǎn),增加酒店效益,提高市場競爭力都具有極其重要的意義。

餐飲業(yè)在我國算是一個新興行業(yè),隨著改革開放的深入發(fā)展,餐飲業(yè)在經(jīng)歷了八九十年代的迅猛發(fā)展,目前已形成了一定的產(chǎn)業(yè)規(guī)模。

產(chǎn)業(yè)內(nèi)的競爭也愈演愈烈,產(chǎn)業(yè)虧空日益嚴(yán)重 ,潛伏巨大的經(jīng)濟危機。在這種背景下,采購工作的好壞,采購成本控制的優(yōu)劣直接關(guān)系著酒店經(jīng)濟效益的高低,也影響著酒店提供的各種服務(wù)成本的高低。因此,采購在餐飲業(yè)經(jīng)營管理中至關(guān)重要,其為酒店提高服務(wù)效率,降低經(jīng)營管理成本,攫取利潤最大化,提高市場競爭力奠定堅實基礎(chǔ)。

一、中小餐飲企業(yè)采購管理存在的問題

(一)采購部門設(shè)置欠缺,沒有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟少徶贫?/p>

很多中小型的餐飲企業(yè),沒有設(shè)立專門的采購部門,采購部隸屬于財務(wù)部,采購工作也由財務(wù)部安排人員進(jìn)行,沒有分工明確的采購專員,不便于管理,對采購工作不夠重視。在采購時從詢價的過程及結(jié)果到最終供應(yīng)商的選擇,這些復(fù)雜的過程,在實際工作中往往由采購員一人決定,其權(quán)力雖說受財務(wù)經(jīng)理的約束,但操作過程并不透明,且缺乏外部的監(jiān)督。

(二)采購人員素質(zhì)不高

公司采購人員素質(zhì)不高,采購人員不是采購專業(yè)出身,對采購,供應(yīng)鏈和庫存管理等專業(yè)知識和職業(yè)技能不熟悉,采購信息渠道不暢,缺乏責(zé)任心,不能嚴(yán)格執(zhí)行采購制度,采購時不能做到貨比三家,對季節(jié)上的差價、時令上的差價不能準(zhǔn)確掌握,加大了采購成本。

(三)缺乏采購計劃

餐飲產(chǎn)品具有多樣性、產(chǎn)銷短暫等特點,這就導(dǎo)致其原材料的選購受到季節(jié)性和顧客點菜隨機率的影響。采購環(huán)節(jié)涉及到采購什么、向誰采購及什么時候采購、采購多少的問題。大批量采購時,往往價格較便宜,可以降低采購成本。但其結(jié)果是庫存量加大,庫存成本上升。若小批量采購,則由于采購數(shù)量少而能節(jié)約庫存成本,但同時又會增加采購次數(shù),導(dǎo)致采購環(huán)節(jié)的費用增加,如運輸費。所以采購成本與庫存成本是一個此消彼長的關(guān)系。

(四)忽略了原材料成本以外的其他采購成本的重要性

采購成本不僅僅只有原材料的成本,還包括其運輸成本,存儲成本,管理成本和正常損耗成本等。很多餐飲企業(yè)只注重原材料的本身采購價格而忽略了其他的采購成本。如果原料既可以自主采購也可以由供應(yīng)商直接發(fā)貨,后者就節(jié)省了一定的運輸成本。

二、完善采購成本的措施

(一)發(fā)揮網(wǎng)上采購優(yōu)勢,擴大采購范圍,增加選擇性

針對本地供應(yīng)商易形成壟斷從而導(dǎo)致采購價格上升這一現(xiàn)象,提出這一建議。很多供應(yīng)商在網(wǎng)上創(chuàng)建在線商城,訂貨方便,價格便宜,選擇多樣,并且可以節(jié)約大量的采購成本,優(yōu)化采購流程,提高采購效率。網(wǎng)上采購建立了用戶和商家直接溝通和比選的平臺,減少了中間環(huán)節(jié)。網(wǎng)上采購特有的“賣方一對多”和“買方一對多”模式既可以使作為賣方的供應(yīng)商增加市場份額,也使買方有了更多的選擇。

(二) 完善采購部門設(shè)置,改進(jìn)監(jiān)管方式,培養(yǎng)專業(yè)采購員

中小型餐飲業(yè)應(yīng)重新調(diào)整部門設(shè)置,設(shè)置專門的采購部,而不是附屬于財務(wù)部。培養(yǎng)業(yè)的采購人員,上崗前進(jìn)行培訓(xùn)。采購主管與采購人員要職責(zé)分明,在招聘采購人員時避免其與公司的上層有親屬、朋友等關(guān)系。公司選任采購人員時,要充分考慮其是否具備專業(yè)素養(yǎng),盡量選用對餐飲市場和采購市場有經(jīng)驗的人員。采購人員要具備正直的品行,不會與供應(yīng)商或是運輸負(fù)責(zé)人相勾結(jié),以權(quán)謀私,損害公司利益。為防止暗箱操作,建立采購人員的績效評估制度,對于節(jié)約采購資金對于節(jié)約采購資金的采購人員給予適當(dāng)獎勵,以獎勵的方式激發(fā)員工的積極性。

(三)定期制定合理的采購計劃,具備應(yīng)對突發(fā)事件的能力

公司應(yīng)該制定合理的采購計劃,科學(xué)安排采購任務(wù),借以避免過去由采購管理員憑經(jīng)驗判斷庫存的數(shù)量而產(chǎn)生的弊端,提高庫存管理水平,降低庫存成本。根據(jù)餐飲部管理人員要根據(jù)酒店餐飲的營運特點,制訂周期性的以及臨時性的原料采購計劃。減少無計劃采購,采購人員要經(jīng)過廚房、倉庫的審核后進(jìn)行采購 。

建立嚴(yán)格的周期性詢價報價制度。對于蔬菜等季節(jié)性比較強的原材料設(shè)定稍短(10天左右)的定價周期,對于日常價格相對穩(wěn)定的品種,如調(diào)味料、擺花和桌布等則實行詢月價制。采購部門要及時發(fā)現(xiàn)市場的價格變動情況,實行多家采購,多種采購方式,防止原材料價格的壟斷。同時也可以發(fā)現(xiàn)時令菜肴,豐富餐飲的菜食品種。

由于顧客口味各異,原材料的消耗不能準(zhǔn)確估量,很容易出現(xiàn)缺貨。缺料。這就要求采購人員在采購時適當(dāng)留出余量,在滿足生產(chǎn)的情況下盡可能最小化。并且,要有補充的渠道,有可以代替的應(yīng)急產(chǎn)品。

(四) 擇優(yōu)選擇供應(yīng)商,保證物資供應(yīng),降低采購成本

單一供應(yīng)商增加了供應(yīng)的采購資源的風(fēng)險,也不利于對供應(yīng)商進(jìn)行壓價,在采購過程中會處于被動地位,缺乏對供應(yīng)商的控制。在進(jìn)行采購時也要保證所選擇的供應(yīng)商所承擔(dān)的供應(yīng)份額充足,這樣才能取得一定的商業(yè)折扣,進(jìn)而降低原料價格和減少采購成本。為了在產(chǎn)生缺料情況時能及時應(yīng)對,供應(yīng)商的數(shù)量應(yīng)該維持在3到4家為宜。在選擇供應(yīng)商時,除了質(zhì)量價格外,交貨能力、靈活性、供應(yīng)商的財務(wù)狀況穩(wěn)定性也是采購方應(yīng)該考慮的因素 。

對于供應(yīng)商的選擇可以采用公開競爭性招標(biāo)采購、網(wǎng)上采購、詢價采購和直接簽訂合同等方式,不同的采購方式具體的應(yīng)用于各種物資的采購當(dāng)中。大部分的物資原材料都是選擇公開競爭性招標(biāo)的采購方式,在多家供應(yīng)商中挑選3、4家。在此基礎(chǔ)上,蔬菜、果蔬類需要設(shè)定詢價周期,定期派遣采購專員去市場詢價。一些低值易耗品如臺布,餐布等可以通過網(wǎng)上批量訂購。加強供應(yīng)商之間的競爭,公司是受益者。

在采購當(dāng)中與供應(yīng)商形成合作伙伴關(guān)系,要適當(dāng)?shù)牟扇∫恍┐碳な侄螌?yīng)商產(chǎn)生危機感,打消其偷工減料的念頭。建立有效的雙向激勵機制 。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商可以通過加大訂單的方式進(jìn)行激勵,這是供應(yīng)商最樂于見到的,也是最為有效的對供應(yīng)商進(jìn)行激勵的手段?;蛘咄ㄟ^提供更有誘惑力的付款方式來激勵優(yōu)秀的供應(yīng)商。開辟免檢通道,對所供應(yīng)物品長期保持優(yōu)異質(zhì)量的供應(yīng)商需方給予免檢待遇,這對供應(yīng)商具有長期、廣泛的外部影響,特別是對競爭對手具有強大的震撼作用。(作者單位:河北經(jīng)貿(mào)大學(xué))

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