劉 青,劉 釗
美國管理預(yù)算局(Office of Management and Budget,簡稱OMB)是美國政府信息采集與預(yù)算管理的核心機(jī)構(gòu),負(fù)責(zé)信息采集管理的整體架構(gòu)設(shè)計、政策制定與執(zhí)行,管理對象為聯(lián)邦政府各部門的信息采集工作。
1921 年《預(yù)算和會計法》 頒布后,OMB正式成立,初期僅負(fù)責(zé)各部門財政預(yù)算方案申報。1942 年《聯(lián)邦報告法案》通過,旨在減少報告和調(diào)查表的復(fù)制,方便各機(jī)構(gòu)間的信息共享,從而降低私人產(chǎn)業(yè)的成本和負(fù)擔(dān)。該法案授權(quán)OMB 審查部檢查各機(jī)構(gòu)信息采集情況,決定是否阻止那些不必要或重復(fù)的信息采集申請。在文書數(shù)量仍大幅增長的情況下,聯(lián)邦政府出臺《文書削減法案》 (簡稱PRA)[1],OMB增設(shè)信息與規(guī)章事務(wù)辦公室(Office of Information and Regulatory Affairs,簡 稱OIRA)。1981年4 月1 日,OIRA 成為OMB 內(nèi)部制度辦公室,它包括規(guī)章評價、信息系統(tǒng)和統(tǒng)計政策等分支[2]。至此,美國政府信息采集管理機(jī)制初步建立。
PRA 1995 版要求OMB 向議會報告并著手降低聯(lián)邦政府對公民的文書工作負(fù)擔(dān),開始增加信息采集預(yù)算管理職能,規(guī)定OMB 局長與各分支機(jī)構(gòu)的信息管理職責(zé)。1985 年12 月OMB 發(fā)布名為《聯(lián)邦信息資源的管理》 的A- 130 號通報,確立了OMB 美國聯(lián)邦信息管理的核心地位,并建立首席信息官制度,由CIO 負(fù)責(zé)各分支機(jī)構(gòu)內(nèi)部信息采集。2002 年12 月美國國會通過《電子政府法》,規(guī)定在OMB 內(nèi)增設(shè)電子政務(wù)信息技術(shù)辦公室。同時新增設(shè)政府信息跨機(jī)構(gòu)委員會(ICGI),由OMB局長或其指定人員擔(dān)任委員會主席,成員來自國家檔案與記錄管理局、各機(jī)構(gòu)首席信息官辦公室及其它行政機(jī)構(gòu)的相關(guān)部門,負(fù)責(zé)制定政府信息組織分類標(biāo)準(zhǔn),便于檢索,逐步實現(xiàn)跨機(jī)構(gòu)間統(tǒng)一操作。
1.2.1 OMB 的機(jī)構(gòu)設(shè)置
美國聯(lián)邦政府秉承“三權(quán)分立”原則。該原則不僅貫徹于整個政體,在政府信息采集管理機(jī)制中也充分體現(xiàn)。美國信息采集管理機(jī)制由采集執(zhí)行機(jī)構(gòu)——聯(lián)邦政府各部門下屬專項負(fù)責(zé)采集政府信息的職能機(jī)構(gòu);以及三大宏觀管理機(jī)構(gòu)——立法機(jī)構(gòu)國會,行政執(zhí)行機(jī)構(gòu)OMB 以及監(jiān)督審計機(jī)構(gòu)美國政府責(zé)任署(Government Accountability Office,簡稱GAO)共同構(gòu)成。國會出臺法律法規(guī),如《文書削減法案》《信息技術(shù)管理改革法》《信息科學(xué)技術(shù)法》《電子信息電子自由改進(jìn)法》《電子政府法》《政府文書工作消除法》等,奠定了美國政府信息采集管理機(jī)制的法律基礎(chǔ),賦予OMB 管理信息采集的合法地位。OMB 主要負(fù)責(zé)監(jiān)管聯(lián)邦各機(jī)構(gòu)所開展的政府信息采集工作,包括監(jiān)管信息采集需求是否必要、管理采集預(yù)算、出臺年度采集財政開支報告。特別需指出的是,OMB并不直接參與信息采集工作,而是通過出臺政策對聯(lián)邦政府各分支機(jī)構(gòu)進(jìn)行監(jiān)督來實施管理。GAO 作為獨立監(jiān)督機(jī)構(gòu),向總統(tǒng)與國會負(fù)責(zé),對OMB 統(tǒng)計編制的財務(wù)報表進(jìn)行審計,對法案執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督,并撰寫提交審計報告。此三角架構(gòu),從法律制定、執(zhí)行、到驗收,形成完整的循環(huán),充分保證了聯(lián)邦政府各個信息采集執(zhí)行部門有法可依,監(jiān)管機(jī)構(gòu)執(zhí)法必嚴(yán)。
OMB 制定并監(jiān)督總統(tǒng)的管理計劃以及其他政府管理政策,同時與各個資源管理辦公室共同協(xié)作,確保政策落實。OMB 由五個辦公室組成,其中四個是法定辦公室,主要包括:(1)聯(lián)邦金融管理辦公室(OFFM)。其職責(zé)主要是制定并確立致力于改善財務(wù)管理和系統(tǒng)的工作方向;減少不當(dāng)款項;提高補(bǔ)助金管理;以及將聯(lián)邦不動產(chǎn)控制在合理規(guī)模內(nèi);同時負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)首席財務(wù)官和高級不動產(chǎn)主任。(2)聯(lián)邦采購政策辦公室(OFPP)。其職責(zé)主要是與聯(lián)邦政府各個機(jī)構(gòu)合作,提高聯(lián)邦采購工作實踐,對聯(lián)邦采購產(chǎn)生全方位的影響。(3)電子政務(wù)信息技術(shù)辦公室(OFPP)。由首席信息官辦公室領(lǐng)導(dǎo),制定并提供以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的技術(shù)指導(dǎo)方向,目的是使公民、企業(yè)與聯(lián)邦政府交互更加容易,節(jié)省納稅人的錢,簡化公民參與。(4)績效人事管理辦公室(OPPM)。其職責(zé)主要是鼓勵績效信息的使用與溝通,以改善結(jié)果和透明度。OPPM還與美國人力管理局(OPM)緊密合作,共同推進(jìn)人力實踐高效化。(5)信息與規(guī)章事務(wù)辦公室(OIRA)。具有多項功能,包括制定信息政策,統(tǒng)計政策和規(guī)章政策[3],負(fù)責(zé)審核聯(lián)邦政府所有信息采集,出臺政策并監(jiān)督部分領(lǐng)域信息采集實施情況,包括信息的質(zhì)量和統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行情況,也監(jiān)管美國12866 號行政命令《監(jiān)管的計劃和審核》下的法律草案。
1.2.2 OMB 的主要職能
OMB 主要職能包括“指導(dǎo)形成各種影響政府活動的立法;評估和限制政府性服務(wù)的成本[4]?!監(jiān)MB 具有行政管理、計劃與政策管理功能,涵蓋監(jiān)督機(jī)構(gòu)設(shè)計、實施、管理以及評估所負(fù)責(zé)的法定程序和政策。主要有五大職能:(1)預(yù)算編制與執(zhí)行;(2)管理職能:評估機(jī)構(gòu)績效、監(jiān)督聯(lián)邦采購、財務(wù)管理、IT/ 信息管理(包括文書削減,隱私安全);(3)決策監(jiān)管:與執(zhí)行機(jī)構(gòu)協(xié)調(diào),審查所有重要聯(lián)邦法規(guī),以反映總統(tǒng)處理業(yè)務(wù)的優(yōu)先事項,保證經(jīng)濟(jì)及其他方面運轉(zhuǎn)良好,同時兼顧信息采集請求的審查和評估;(4)立法撤銷與協(xié)調(diào),覆蓋所有機(jī)構(gòu)與國會溝通的審查和清理,包括證詞、條例草案,以確保立法機(jī)構(gòu)意見與總統(tǒng)政策建議一致;(5)發(fā)布行政命令與總統(tǒng)備忘錄,總統(tǒng)通過行政部門官員來指示政府各部門的具體行動[5]。OMB政府信息采集管理職能主要包括:編制與執(zhí)行信息采集預(yù)算;信息政策法規(guī)的起草、撤銷以及執(zhí)行;信息采集許可審查;發(fā)布信息采集行政命令與總統(tǒng)備忘錄等,下屬OIRA 專門負(fù)責(zé)信息采集工作。
⑴屬于采集對象的范疇。包括任何形式或格式的陳述或看法,涵蓋數(shù)字、圖形或文字?jǐn)⑹龅刃问剑灰约翱陬^、紙張和電子載體等保存介質(zhì)。具體有發(fā)送給政府的請求信息、表格、書面報告、調(diào)查等,例如:承授人表現(xiàn)報告,人口普查;要求保留的記錄,例如美國職業(yè)安全與健康管理局(OSHA)要求雇主保存工作場所事故記錄;第三方或公民披露信息,例如對食品營養(yǎng)標(biāo)簽的規(guī)定[6]。
⑵不屬于采集對象的范疇。包括宣誓書、收據(jù)、變更單位地址、或同意書;資質(zhì)、能力測試或個人的知識;以及常規(guī)征集所獲取的公眾反饋意見、個人收信地址、公眾聽證會中獲取的相關(guān)信息、聯(lián)邦機(jī)構(gòu)直接觀察所得信息(例如,目測的某個特定交易完成時間)、參與臨床試驗的相關(guān)信息(這些信息通常不具有典型共通性)等事實或意見。特別需指出,公民集會中獲得的事實或意見不被視為“信息”[7]。
信息采集手段是指如何聯(lián)系調(diào)查對象,以及如何收回調(diào)查結(jié)果。OMB 最常用的信息采集手段包括:人際采集(或者面對面采集)、電話采集、信件采集以及網(wǎng)絡(luò)采集(包括電子郵件)。人際采集與電話采集是典型的以采集者為導(dǎo)向的,而信件采集與網(wǎng)絡(luò)采集是以采集對象為導(dǎo)向的。與此同時,科技為采集工作提供了新鮮血液,比如自助電話調(diào)查使用按鍵電話數(shù)據(jù)輸入(TDE)技術(shù)或者交互式話音響應(yīng)系統(tǒng)(IVR)。雖然人際采集(或者面對面采集)、電話采集、信件采集曾經(jīng)采用紙筆填寫問卷的傳統(tǒng)手段,但是現(xiàn)在主要的聯(lián)邦調(diào)查都采用計算機(jī)輔助采集表格(CAI)。各種手段都可以使用計算機(jī)輔助:如計算機(jī)輔助電話采集(CATI),計算機(jī)輔助人際采集(CAPI),計算機(jī)輔助自助采集(CASI)[8]。
OMB 通過使用通用標(biāo)準(zhǔn)表格,達(dá)到規(guī)范采集結(jié)果的目的。通用表格是指一種基于共同目標(biāo),能夠被兩個或以上的機(jī)構(gòu)使用,或者整個政府通用的信息采集表格。為了方便使用,政府應(yīng)致力于提高信息采集效率,避免表格復(fù)雜、繁重、混淆;調(diào)查信息采集對采集對象可能造成的負(fù)擔(dān);將減少負(fù)擔(dān)與提高便捷性、降低復(fù)雜性結(jié)合起來。在《文書削減法案》的要求下,以上舉措應(yīng)在提交信息采集表格給公民之前實施,或者與征求公民意見同時進(jìn)行[9]。
隨著電子通信和互聯(lián)網(wǎng)的普及,公民與聯(lián)邦機(jī)構(gòu)的網(wǎng)上互動需求增加。改用電子交易和電子簽名可降低交易成本,提升政府信息采集效率。美國政府2000 年出臺《政府文書工作消除法》(GPEA)要求聯(lián)邦機(jī)構(gòu)在條件允許時,將個人或?qū)嶓w提交的信息、機(jī)構(gòu)交易及相關(guān)記錄進(jìn)行電子化;并規(guī)定電子記錄和其相關(guān)的電子簽名同樣具有法律效力、有效性或可執(zhí)行性,鼓勵聯(lián)邦政府利用一系列電子簽名替代品[10]。可見美國政府信息采集正逐漸用電子文本取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)文本,便于采集、共享以及管理。
PRA 目的在于“確保最大程度的公民利益和最大限度地提高信息的創(chuàng)造、收集、維護(hù)、使用、分享與傳播”[11],促進(jìn)開放性的信息采集與管理,減少公民負(fù)擔(dān),提高采集程序的運行效率。在向公民采集信息之前,PRA 要求聯(lián)邦機(jī)構(gòu)必須:征求公民對于采集工作的意見;提交采集意見,通過OMB 的審查、批準(zhǔn)。OIRA負(fù)責(zé)審查政府信息采集要求通過與否。
⑴審批流程。具體步驟,詳見圖1。公告必須包括一項具體要求,公民評估信息采集提議是否必要;評估政府對于采集對象預(yù)計所施加負(fù)擔(dān)的準(zhǔn)確性,評論如何提高所采集信息的質(zhì)量、實用性和明晰度;以及建議如何最大限度地減少信息的收集負(fù)擔(dān)[12]。
圖1 審批流程
⑵快速審批。符合快速審批的情形包括:“①如果使用正常工作流程,會有可能產(chǎn)生公民危害;②未預(yù)料到的事件已經(jīng)發(fā)生,或盡管使用正常工作流程是合理的,但可能會阻礙或破壞信息的收集;③或者是法定或法院責(zé)令限期不容錯過。”[13]當(dāng)上述情況出現(xiàn),各機(jī)構(gòu)應(yīng)與OIRA 商議,選擇快速審查。
近3 年OMB 聚焦文書負(fù)擔(dān)問題,重點開展改革措施。2011 年1 月18 日奧巴馬總統(tǒng)簽署13563 號行政命令《提高監(jiān)管和規(guī)章審核》,OMB 采取措施改進(jìn)監(jiān)管審查工作,并引起了整個政府范圍內(nèi)對現(xiàn)有監(jiān)管要求的回顧[14]。2012 年5 月10 日,13610 號行政命令《辨識和減少監(jiān)管負(fù)擔(dān)》頒布,使得監(jiān)管制度化,并明確要求各個機(jī)構(gòu)優(yōu)先采取措施,致力于顯著降低量化貨幣儲蓄或者量化文書負(fù)擔(dān)量[15]。在該行政命令定期執(zhí)行報告的首個周期,行政部門及各機(jī)構(gòu)采取100 多項措施,預(yù)計共減少了超過每年一億小時的文書工作負(fù)擔(dān)。自2011財年起,文書削減工作取得了可喜的成績,詳見表1[16]。可見在OMB 的努力下,工作負(fù)擔(dān)已經(jīng)呈現(xiàn)凈減少狀態(tài),此項改革不僅使得財政開支減少了幾十億,還大大縮短了政府年度文書工作時長。
表1 2011 財政年度文書削減工作成效
OMB 出臺了一系列政策服務(wù)小型企業(yè),為其減免文書工作負(fù)擔(dān)。2002 年出臺《小企業(yè)文書救濟(jì)法》,責(zé)令聯(lián)邦政府成立一個跨部門專責(zé)小組開展研究,同時發(fā)布減負(fù)方法:(1)發(fā)布符合援助條件的小型企業(yè)年度名單;(2)建立相關(guān)機(jī)構(gòu)與小型企業(yè)互動的單一聯(lián)絡(luò)點;(3)建立跨部門專責(zé)小組,研究并推薦降低小企業(yè)信息負(fù)擔(dān)的補(bǔ)充手段[17]。2011 年1 月18 日頒發(fā)的總統(tǒng)備忘錄《靈活監(jiān)管小型企業(yè),創(chuàng)造就業(yè)機(jī)會》要求各機(jī)構(gòu)為減免小型企業(yè)負(fù)擔(dān)采取措施,包括流水型化或精簡化申報要求[18]。13610 號行政命令要求各機(jī)構(gòu)針對小型企業(yè)減少不必要的監(jiān)管負(fù)擔(dān),對簡化或協(xié)調(diào)監(jiān)管要求給予特殊考慮[19]。在近三年間,OIRA 已經(jīng)從超過24 個機(jī)構(gòu)中接收了超過200 份減負(fù)方案。這些方案減少了數(shù)以百萬計的文書負(fù)擔(dān)[20]。這些措施與OMB 強(qiáng)調(diào)減少文書負(fù)擔(dān)原則如出一轍。
1999 年GAO 出臺報告《文書削減法案:負(fù)擔(dān)增長與未授權(quán)信息采集》,驗收OMB 關(guān)于PRA 1995 版的完成情況,認(rèn)為OMB 未完全履行PRA 要求,盡管有客觀的經(jīng)濟(jì)增長因素,文書負(fù)擔(dān)數(shù)量仍在增長[21]。由于全美新增的大規(guī)模減稅政策的制定與實施,文書負(fù)擔(dān)有所增加,這在小型企業(yè)方面尤為突出。2011 年能實現(xiàn)文書負(fù)擔(dān)的凈減少絕大多數(shù)應(yīng)歸功于新的法規(guī)要求。在目前年度信息采集預(yù)算(ICB)中,OMB相較往年同期預(yù)算作了一個適當(dāng)?shù)脑黾印?/p>
2002 年國務(wù)院信息化工作辦公室(現(xiàn)已合并至國家工信部)17 號文件規(guī)定,選擇試點探索有效的政府信息采集、登記、處理交換、利用和發(fā)布機(jī)制[22]。歷經(jīng)十年的發(fā)展,我國政府信息資源采集的硬件和軟件實力均有很大進(jìn)步;在機(jī)構(gòu)建設(shè)方面,國家統(tǒng)計局負(fù)責(zé)國情國力普查,編制全國性基本統(tǒng)計數(shù)據(jù),收集、整理國際統(tǒng)計數(shù)據(jù)等[23];工業(yè)和信息化部將電信、通信、無線電等信息技術(shù)方面的管理與信息化建設(shè)工作相結(jié)合,指導(dǎo)協(xié)調(diào)電子政務(wù)的發(fā)展,負(fù)責(zé)政府信息資源的開發(fā)利用[24];各部委均設(shè)有負(fù)責(zé)各自系統(tǒng)內(nèi)部信息采集的分支單位等。我國政府組織結(jié)構(gòu)是縱向?qū)蛹壷坪蜋M向職能制交叉組成的二維模式,政府對信息資源并未作統(tǒng)一的管理,也尚未設(shè)立統(tǒng)一的政府管理機(jī)構(gòu)[25]。國家統(tǒng)計局政府信息公開指南中公開了機(jī)構(gòu)職能、規(guī)章文件、統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn),但未涉及信息采集預(yù)算以及年度財政報告[26]。我國政府信息采集管理缺少專門機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé),管理機(jī)制尚未完全建立;中美對提高采集效率已形成共識,但我國的信息采集力度有待加強(qiáng);政府信息公開深度與公民參與度有待加強(qiáng)。他山之石,可以攻玉,在中美政府信息采集的比較中,找出問題的同時,也得出啟示,我國可從四個方面改進(jìn)政府信息采集工作。
需要明確我國政府信息采集主管機(jī)構(gòu),而覆蓋各平行機(jī)構(gòu)、縱貫各級政府信息采集的管理機(jī)制也有待建立。應(yīng)由一個專門機(jī)構(gòu)總負(fù)責(zé),與其他平行機(jī)構(gòu)合作,逐級深入推廣,并由獨立機(jī)構(gòu)監(jiān)督管理,績效考核?!吨腥A人民共和國統(tǒng)計法》總則第三條明文規(guī)定,“國家建立集中統(tǒng)一的統(tǒng)計系統(tǒng),實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)的統(tǒng)計管理體制”[27],要求建立統(tǒng)一管理的組織架構(gòu)。目前,我國政府信息采集機(jī)構(gòu)系統(tǒng)設(shè)置龐雜,國家統(tǒng)計局、工信部以及其他信息機(jī)構(gòu)之間既有分工合作,又相對獨立,如國家統(tǒng)計局負(fù)責(zé)信息采集,而電子政務(wù)建設(shè)由工信部負(fù)責(zé)。出現(xiàn)信息采集管理對象范圍小,僅限于部門采集信息,其他公民信息錄入、第三方調(diào)查均未被納入管理系統(tǒng)。
在主體清晰明確之后,需要探索建立一套規(guī)范采集信息的管理機(jī)制:(1)明確采集對象,對政府信息采集管理所涵蓋的信息范圍進(jìn)行具體界定。管理對象不明,容易導(dǎo)致監(jiān)管不力,出現(xiàn)職能空白地帶。(2)引入先進(jìn)采集手段,在傳統(tǒng)人際對話采集、電話采集等基礎(chǔ)上,引入并重點推廣電子表格、計算機(jī)輔助采集技術(shù)。(3)設(shè)置規(guī)范統(tǒng)一的通用采集表格,減少重復(fù)采集,方便采集對象填寫表格以及采集主體處理信息。(4)健全采集許可審批制度,從源頭對采集工作進(jìn)行把關(guān),充分論證采集項目的科學(xué)性、合理性,避免重復(fù)與冗余采集。(5)建立采集預(yù)算開支公開制度,制定年度采集預(yù)算,對于所耗費的財力、人力進(jìn)行科學(xué)配置,年終要統(tǒng)計實際開支情況,便于總結(jié)經(jīng)驗,及時采取措施,并為后續(xù)采集收支提供指導(dǎo)。
由于當(dāng)前缺乏關(guān)于信息來源、采集方式、信息用途、耗費成本、取舍標(biāo)準(zhǔn)等方面的具體規(guī)范和說明,導(dǎo)致我國政府進(jìn)行信息采集時,過多地被人為因素影響,隨意浪費、任意篩選、“報喜不報憂”等不規(guī)范行為時有發(fā)生[28],因此政府信息采集管理機(jī)制的建立刻不容緩。
我國政府采集信息時應(yīng)當(dāng)將最低成本理念貫穿始終,通過嚴(yán)格控制投入產(chǎn)出效益比,提升采集效能,節(jié)約人力、財力、物力等。美國OIRA 在2009- 2012 年間每年都頒布備忘錄,指導(dǎo)各機(jī)構(gòu)制定減負(fù)策略,包括:減少小型企業(yè)負(fù)擔(dān);使用預(yù)先填寫的表格;使用改進(jìn)后更簡短的表格;以電子錄入代替紙質(zhì)歸檔;減少信息采集頻率(例如以年度采集代替季度采集);減少復(fù)制與冗余[29]。采集前,政府應(yīng)當(dāng)本著科學(xué)、節(jié)約的原則,及時更新采集手段,推廣電子政務(wù)和無紙化辦公,利用預(yù)算審批,對經(jīng)費成本進(jìn)行控制,科學(xué)論證信息采集必要性,適當(dāng)減少采集頻率;采集中,可考慮引入通用表格、預(yù)填寫表格,避免重復(fù),減免采集對象負(fù)擔(dān);采集后,要建立和完善政府信息資源共享機(jī)制,使采集到的信息能夠得到充分利用,避免重復(fù)浪費,協(xié)調(diào)全國各個部門、地區(qū)之間的信息采集工作。
我國政府應(yīng)擴(kuò)大政府信息采集工作公開程度,鼓勵公民參與監(jiān)督,如法律法規(guī)論證、采集項目審批、預(yù)算開支報告等。以信息采集許可審批為例,由于政府信息采集工作的對象廣、任務(wù)重,將主管部門的科學(xué)論證與廣泛聽取公民意見相結(jié)合,能夠從源頭上保證信息采集工作的科學(xué)開展。我國采集審批工作日間隔較短,效率相對較高,但是并未充分征集多方意見,僅在項目通過審批后在網(wǎng)上公示目錄。從公民角度看,缺乏對采集原因、必要性等內(nèi)容的了解,公民作為采集對象時的配合度與積極性也受到限制。從政府角度看,其信息采集缺少監(jiān)督,難以保證工作效益,同時無法得到改進(jìn)意見。美國不僅在采集工作審批時公開征求公民意見,并且將每年的信息采集預(yù)算、開支在政府網(wǎng)站上公開。我國政府信息公開正在逐步推進(jìn)中,目前已經(jīng)在采集組織機(jī)構(gòu)、相關(guān)政策法規(guī)、項目審批結(jié)果等方面實現(xiàn)了公開通告,未來仍需繼續(xù)加大力度,打造陽光政府,使得公民充分享有知情權(quán),對為什么采集、如何采集、采集所耗費的經(jīng)費、時間等全過程均可以參與監(jiān)督。
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